Man09134

09134 * Spisový a skartační plán

Formulář je číselník, jehož naplnění je věcí metodika pro spisovou službu. Číselník by měl odpovídat interním předpisům a kategorizaci dokumentů v každé organizaci v návaznosti na obecně platné právní normy (součást Spisového řádu). Číselník využívá následně zejména funkce 09122 - Podací deník jako seznam povolených hodnot. Poté je tento číselník využíván pro uložení dokumentů, následnou přípravu a realizaci skartačních řízení (včetně členění dokumentů do vytvořených spisů - viz 09144 - Číselník spisů). Ve formuláři se evidují veškeré spisové a skartační plány.

Obr. 09134/1 Spisový a skartační plán

Pro každou ekonomickou jednotku lze zaevidovat více záznamů spisových a skartačních plánů. V rámci záznamu lze nadefinovat oddělovače (znaky) jednotlivých dílčích hodnot spisových znaků. Do položek Oddělovače pro úrovně 1 - 10 lze vybrat znak z číselníku oddělovačů, který:

• je určen pro evidenci oddělovačů pro jednotlivé úrovně spisových a skartačních plánů ve Spisové službě
• obsahuje výčet použitelných znaků
• se zobrazí pomocí klávesy pro Seznam hodnot
• je nadefinovaný v doméně Číselník oddělovačů pro modul SPSL ve správě jádrových domén

Obr. 09134/2 Výběr oddělovače

Do detailu spisového a skartačního plánu se lze ze záznamu umístěnému v boldu (přehledu) formuláře přesunout klávesou pro Detail/Volání číselníku.

Obr. 09134/3 Detail spisového plánu

Formulář má stromovou strukturu, čímž splňuje požadavek Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb). Zobrazit formulář ve stromové struktuře lze tlačítkem Pouze strom. Tlačítkem Strom a tabulka se lze přepnout zpět.

Obr. 09134/4 Spisový a skartační plán - stromová struktura zobrazená po použití tlačítka "Pouze strom"

Proměnlivým tlačítkem VŠE / platné se lze přepínat mezi zobrazením všech záznamů a těch, které jsou aktuálně platné.

Obr. 09134/5 Spisový a skartační plán - proměnlivé tlačítko "vše / PLATNÉ" a "VŠE / platné"

Záznamy ve formuláři obsahují položky, které jsou připraveny pro následné využití v dalších funkcích spisové služby.

Hlavička detailu formuláře obsahuje tyto položky:

• Zrušeno - příznak zneplatnění záznamu spisového plánu (zneplatnění nadřízeného záznamu má za následek automatické zneplatnění i všech podřízených záznamů)
• Ek. j. - možnost určit, pro kterou ekonomicku jednotku je záznam určen
• Poř. - pořadí záznamu spisového a skartačního plánu, v jakém budou zobrazeny všechny nabídky pro výběr
• Způsob vyřízení - způsob vyřízení dokumentu
• Popis - popis záznamu spisového a skartačního plánu
• Popis celý - složený popis příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a popisů nadřízených záznamů
• Poznámka - možnost upřesnění popisu záznamu
• Spisový znak - spisový znak záznamu spisového a skartačního plánu
• Spisový znak celý - složený spisový znak příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a spisových znaků nadřízených záznamů (oddělovače znaků jsou nastavitelné globálními parametry)
• Právní váha - možnost evidence požadované právní váhy ke kategorii dokumentů
• Skartační znak - skartační znak (A,S,V) příslušející záznamu spisovému plánu (spisovému znaku)
• Skartační lhůta - skartační lhůta v rocích příslušející spisovému znaku
• Lhůta pro el. dok. - možnost evidence jiné skartační lhůty pro dokumenty v elektronické (digitální) podobě
• Spouštěcí událost - možnost evidence jiné spouštěcí události, než je termín vyřízení dokumentu
• Platnost od - počáteční termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
• Platnost do - konečný termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
• Typový spis - věcná skupina určená pouze pro entitu Typové spisy
• E-sign - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované elektronické podpisy
• Časové razítko - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované časová razítka
• TSS - možnost evidence záznamů s povoleným trvalým skartačním souhlasem
• + - odložení skartační lhůty
• Skutečná platnost - skutečný počátek a konec platnosti věcné skupiny s ohledem na platnost plánu

Řádky detailu formuláře obsahují tyto položky:

• Zrušeno - příznak zneplatnění záznamu
• Ek. j. - ekonomická jednotka
• Poř. - pořadí v rámci nadřízené věcné skupiny
• Popis - popis věcné skupiny
• Spisový znak - spisový znak
• Spisový znak celý - celý spisový znak
• Skartační znak - skartační znak
• Skartační lhůta - skartační lhůta ve dnech
• Platnost od/do - počátek a konec platnosti věcné skupiny
• Skutečná platnost od/do - skutečný počátek a konec platnosti věcné skupiny s ohledem na platnost plánu
• Lhůta pro el. dok. - lhůta zachování elektronického dokumentu
• Spouštěcí událost - spouštěcí událost
• Odložení lhůty - odložení skartační lhůty
• Právní váha - právní váha dokumentu
• Způsob vyřízení - způsob vyřízení dokumentu
• E-sign - vyžadován elektronický podpis (K - kvalifikovaný, N - nekvalifikovaný)
• Čas. razítko - vyžadováno elektronické časové razítko (K - kvalifikované, N - nekvalifikované)
• Typový spis - věcná skupina určená pouze pro entitu Typové spisy
• TSS - trvalý skartační souhlas dle zákona
• Popis celý - popis věcné skupiny složený přes všechny úrovně
• Poznámka - komentář k věcné skupině

Obr. 09134/6 Formulář se zatržítkem "Typový spis"

Při zaškrtnutí příznaku Typový spis věcné skupiny v detailu formuláře se kontroluje, zda spisové znaky podřízených věcných skupin již nejsou vloženy do spisu či typového spisu.

Položky Skartační znak a Skartační lhůta se plní podle následujících pravidel:

• pokud je dokument v dílu typového spisu přímo nebo přes spis, přebírají se ze spisového a skartačního plánu
• pokud je dokument ve spisu, který není v typovém spisu, přebírají se ze spisu
• pokud není dokument ani ve spisu ani v typovém spisu, přebírají se z dokumentu

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník
• 09144 - Číselník spisů
• 09138 - Číselník typů dokumentu

Volané sestavy:

• 09104 - Spisový a skartační plán
• 19104 - Spisový a skartační plán