Man07206

07206 * Evidence malých zakázek

Formulář je určen pořizovatelům k operativní evidenci základních údajů o konkrétní veřejné zakázce malého rozsahu (VZM), k evidenci oslovených dodavatelů a k záznamu o výběru dodavatele, případně o uzavřené smlouvě. K písemné komunikaci s dodavateli může zadavatel vložit a následně využít vlastních předdefinovaných šablon písemností. Veškerou související dokumentaci je možno přiložit přímo k dané zakázce, současně lze využít vazby na aplikaci iFIS/Spisové služby. Formulář umožňuje také vytvářet pro potřeby následných výběrových řízení vlastní seznam kvalifikovaných dodavatelů. Pro přístup a hlavně pro potřeby případného dokončení zakázky malého rozsahu za osobu pořizovatele lze určit náhradní osoby.

Obr. 07206/1 Evidence malých zakázek (záznam základních údajů k VZM)

Záložka Zakázky

Záložka slouží k zaevidování jednotlivé zakázky malého rozsahu a dodavatelů, kteří byli v souvislosti s ní osloveni. Ke každé předmětné zakázce malého rozsahu lze určit zdroj financování a vkládat libovolné dokumenty.

Možnosti editace a mazání záznamů

Editovatelnost údajů u jednotlivých zakázek malého rozsahu je řízena hodnotami položky Stav uvedené v záhlaví zakázky. Pokud je položka Stav nastavena na hodnotu Uzavřená nebo Zrušená, další pole vztahující se k příslušné zakázce malého rozsahu nejsou editovatelná. Možnosti mazání záznamů z evidence jsou dány nastavením globálního parametru VZM_DEL, pomocí kterého lze určit, ve kterých případech ne/lze mazat záznamy o zakázkách malého rozsahu.

Blok Veřejné zakázky malého rozsahu

Pro záznam nové zakázky malého rozsahu se využívá obecné funkce ovládání v iFIS, a to klávesa pro Nový záznam. Každá zakázka malého rozsahu je jednoznačně definována svým názvem a interním číslem (alfanumerické označení). Interní číslo je buď generováno dle předem nastavené a definované "masky", nebo ho lze zadat v libovolné podobě ručně. Způsob pořízení interního čísla je řízen parametricky, a to pomocí globálního parametru VZM_MASK ve funkci 00308 - Nastavení parametrů). Interní čísla pořizovaná ručně lze dodatečně měnit a upravovat. Pokud uložené interní číslo předchozí zakázky malého rozsahu je zakončeno znaky číselné hodnoty, pak následující nový záznam v položce se přednastaví na stejné značení s číselnou hodnotou o 1 vyšší. V případě generování čísla dle masky je počet znaků omezen na 20. Při vkládání nového záznamu není interní číslo viditelné (v poli se objeví text "dle masky") a zobrazí se až po uložení záznamu, přičemž poté již není měnitelné, aby nedošlo k narušení číselné řady. Pravidla pro definování masky jsou dána aktuálními možnostmi nastavení číselných řad ve funkci 00304 - Nastavení některých číselných řad. Pokud je ve struktuře masky použito nákladové středisko, pak je tento údaj vázán k osobě pořizovatele zakázky malého rozsahu a je potřeba dát pozor na jednoznačnost této vazby v číselníku osob - viz dále.
Pro vyplnění předpokládané hodnoty zakázky malého rozsahu slouží položky Hodnota předpokládaná, Kód a Název měny.
Pomocí výběru v poli Druh je zakázka zařazena dle předmětu plnění. Toto členění dle druhu vychází z příslušné legislativy.
Položka Stav slouží pořizovateli, případně jiným osobám ke zjištění, v jakém stavu je konkrétní zakázka. Stav položky je měněn ručním vstupem z předdefinovaných hodnot.
Pro jednotnou evidenci je předmět zakázky malého rozsahu klasifikován pomocí CPV kódů, a to výběrem z číselníku dle kódu či názvu CPV. Předmět plnění je možno volným textem specifikovat v položce Vymezení předmětu plnění. Místo plnění se vyplňuje také volným textem, čímž ho lze přesně určit.
Jako Interní zadavatel zakázky malého rozsahu je zaznamenán Iniciátor (osoba) a také nákladové středisko, pro které je plnění zakázky malého rozsahu určeno. Pro pořízení záznamů je využíváno číselníku osob a číselníku středisek. Pokud existuje v číselníku osob jednoznačná vazba zapsaného iniciátora právě na jedno nákladové středisko, pak je položka pro jeho vyplnění dotažena automaticky. V případě, že existuje k osobě v číselníku více vazeb nebo vazba není žádná, pak je nutno nákladové středisko vybrat z příslušného číselníku středisek.
Pořizovatelem zakázky malého rozsahu je osoba, která je přihlášena do systému pod svým uživatelským jménem a heslem. K osobě pořizovatele se váže pole NS - pořiz., které se v případě jednoznačnosti předvyplňuje hodnotou z číselníku osob. Využití tohoto pole je pouze v případě generování interních čísel zakázek malého rozsahu dle nastavené masky, jejichž struktura vyžaduje také nákladové středisko pořizovatele, jinak má pouze informativní charakter. Pokud vazba osoby k nákladovému středisku není jednoznačná nebo není žádná, je zapotřebí pole doplnit ručně výběrem z číselníku středisek. Pole Datum evidence udává termín uložení prvního záznamu o zakázce malého rozsahu a generuje se jako systémové.
V případě, že údaje o zakázce malého rozsahu jsou vhodným způsobem uveřejňovány, je možno tuto informaci (kde a kdy) také zaznamenat v bloku Zveřejnění VZM - Způsob a Datum. Pokud budou k zakázce malého rozsahu podávány nabídky, pak termín Ukončení příjmu nabídek lze také zaevidovat (včetně stanoveného času).
Další pole v horním bloku jsou určena k vyplnění až na konci výběrového řízení, kdy dojde k výběru vhodného dodavatele (záznam datumu do položky Výběr dodavatele) a následně k plnění předmětu zakázky. Při smluvním plnění tak mohou být zaznamenány údaje k uzavřené smlouvě vztahující se k zakázce malého rozsahu (datum Uzavření smlouvy, Číslo smlouvy a Předmět smlouvy) - s vazbou na funkci 08202 - Registr smluv. Pole pro smlouvu VZM jsou přístupná za předpokladu, že alespoň u jednoho z evidovaných potenciálních dodavatelů je hodnota pole Byl dodavatel vybrán = "Ano".
Výběr smlouvy je pak umožněn v poli Číslo smlouvy přes seznam existujících smluv (evidovaných v Registru smluv).
Propojení s aplikací Registr smluv je oboustranné. Je možno zobrazit detail zaevidované smlouvy v prohlížecím režimu, pokud ve vyplněném poli Číslo smlouvy je použita klávesa pro Volání číselníku. Také Sjednaná (konečná) hodnota zakázky je zadávána až jako cena dohodnutá a uvedená ve smlouvě (případně jako cena nákupu).

Obr. 07206/2 Provázání na "Registr smluv"

Volba Dodavatelé

Pro zadání dodavatelů k dané zakázce malého rozsahu je možno si vybrat a využít tři druhy evidence:

1. Volným textem
2. Číselníková
3. Seznam kvalifikovaných dodavatelů

Pro evidenci "Číselníkovou" je využíváno dat z číselníku organizací. Při evidenci ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů jsou dodavatelé vybíráni ze samostatného seznamu tvořeného pro účely zadávání zakázky malého rozsahu (výběr je omezen na přihlášeného uživatele). Identifikační údaje dodavatelů (IČO, Adresa) jsou dotaženy z již uložených údajů k příslušnému subjektu. Při evidenci dodavatelů Volným textem jsou všechny údaje doplňovány ručně. Položka Kontakt se buď přetahuje ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů, nebo je možno ji doplnit volným textem.

Další nepovinné položky k záznamům o dodavatelích:

• Zdroj informací o dodavateli - udává, z jakého zdroje byly čerpány informace pro oslovení dodavatele
• Způsob oslovení dodavatele - udává, jakým způsobem byli dodavatelé osloveni
• Byla podána nabídka? - udává, zda bylo požadováno podání nabídky (jakoukoliv formou) a zda byla skutečně podána
• Doručení nabídky - udává, zda byla nabídka doručena do stanoveného termínu
• Cena nabídky - udává se cenová nabídka v požadované měně
• Výsledek kontroly ZP - udává případný výsledek kontroly požadadovaných zadávacích podmínek
• Byl dodavatel vybrán? - udává, který dodavatel(é) byl vybrán pro plnění dané zakázky malého rozsahu
• Zdůvodnění výběru dodavatele - udává způsob a zdůvodnění výběru dodavatele
• Výběr dodavatele - udává datum, kdy byl vybrán vhodný dodavatel k realizaci zakázky malého rozsahu

Tlačítko Přidat do seznamu umožňuje rozšířit Seznam kvalifikovaných dodavatelů o firmu (organizaci), která dosud v tomto seznamu není uvedena (pro konkrétní osobu iniciátora). Tentýž subjekt je umožněno evidovat k jedné zakázce malého rozsahu duplicitně z důvodu potřeby evidence různých variant nabídek.

Volba Zdroje financování

K příslušné zakázce malého rozsahu lze zaznamenat její způsob financování. Zdroj financí může být vybrán jeden nebo několik z předdefinované nabídky možností dle konkrétní situace (pole Název finančního zdroje). Vybraný zdroj je možno blíže popsat v poli Specifikace. Tato pole mají pouze evidenční charakter, zatímco další pole záznamu mají vazbu na ekonomické agendy iFIS, a to konkrétně na modul Zakázky - projekty. Položky zdrojů financování (NS, TA, Akce a KP) je možno vyplnit hodnotami z již existujících záznamů v aplikaci Zakázky-Projekty, a tím tyto moduly vzájemně propojit. Přes tlačítko Detail je možno si prohlédnout detail konkrétní akce v aplikaci Zakázky - projekty.

Obr. 07206/3 Volba zdroje financování

Volba Dokumenty

V této záložce je umožněno zadavateli evidovat a případně uložit do databáze jakýkoliv dokument (v libovolném formátu) související s předmětnou zakázkou malého rozsahu. Před vlastním vložením je třeba vkládaný soubor (dokument) vhodným způsobem nazvat (pole Název dokumentu) a označit, zda se jedná o dokumement doručený, odesílaný nebo interní (pole Směr).

Obr. 07206/4 Volba dokumenty - vložené dokumenty související se zakázkou malého rozsahu

Pro specifikaci a popis dokumentu slouží pole Bližší popis uloženého dokumentu. Pokud je dokument určen konkrétní osobě, je možno ji vybrat z číselníku osob a zapsat do pole Popis. Jestliže se jedná o korespondenci s dodavateli, pak lze k odesílanému nebo přijatému dokumentu zaevidovat konkrétního možného dodavatele (výběrem z nabídky subjektů již zapsaných v záložce Dodavatelé) v bloku Dodavatel (adresát / odesílatel). Ke zvolenému Názvu či jménu jsou případně z databáze dotaženy další známé údaje (Adresa, IČO, Kontakt). Pomocí tlačítka Vlož je dohledán dokument v příslušném adresáři a uložen pod skutečným Názvem souboru. Přes tlačítko Ukaž je možno uložené kopie souborů otevřít pro čtení (prohlížení). Tlačítko Vyjmi umožní vyjmout vložený dokument a uložit ho v adresáři PC.

Propojení se Spisovou službou

U každého dokumentu existuje možnost jeho propojení s modulem iFIS/Spisová služba, a to v případě, že pořizovatel využívá aplikace iFIS/Spisová služba. Pokud dokument již má přidělen PID, pak lze tuto položku vyplnit výběrem z číselníku již existujících hodnot. Pokud dokument dosud nebyl evidován v iFIS/Spisová služba, pak může být přes tlačítko SPS zaevidován dokument ve funkci 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby (položky se předvyplní údaji z funkce 07206 - Evidence malých zakázek a PID vygenerován - jeho hodnota se uloží do stejnojmenného pole. U dokumentu, kde již je pole PID vyplněno, je možno klávesou pro Volání číselníku zavolat funkci 09122 - Podací deník s dohledáním daného dokumentu přímo v příslušné složce aplikace iFIS/Spisová služba. Tlačítko Spis umožňuje ke každé zakázce malého rozsahu vygenerovat v iFIS/Spisová služba (pro příslušný spisový uzel) samostatný spis, do kterého by byly ukládány veškeré dokumenty vztahující se k dané zakázce malého rozsahu. Takto vytvořený spis ve svém názvu obsahuje interní číslo zakázky.

Obr. 07206/5 Propojení se SPS - Výběr existujícího PID, náhled dokumentu a generování spisu

Horní pole Spis je možno také vyplnit ručně výběrem z již existujících spisů v iFIS/Spisová služba pro spisové uzly přístupné pořizovateli. Tato hodnota je následně přednastavena pro jednotlivé dokumenty, které jsou přes tlačítko SPS provazovány s iFIS/Spisová služba. V případě, že je dokument v aplikaci iFIS/Spisová služba součástí nějakého spisu, pak je tento údaj zobrazen v poli Spis. Pole Číslo z PD je určeno a zpřístupněno pouze těm uživatelům, kteří vedou dokumenty ručně v Podacím deníku (nevyužívají aplikace iFIS/Spisová služba).

Pro možnost řídit propojení s modulem iFIS/Spisová služba na úrovni spisů existuje v systému globální parametr VZM_GENS - Povolit z VZM generování/přiřazení Spisu? (pro doklady VZM v modulu iFIS/Spisová služba):

• A - generovat spis nebo umožnit výběr z existujících spisů
• N - pouze výběr z existujících spisů bez možnosti generovat spis
• X - zakázat výběr i generování spisů

Volba Další osoby

Pomocí volby Další osoby lze zaevidovat další osoby týkající se zakázky malého rozsahu (například schvalovatele zakázky malého rozsahu).

Obr. 07206/6 Volba "Další osoby"

Volba Vazby dokladů

Volba Vazby dokladů umožní připojit doklady týkající se zakázky z úloh:

• 032 - Závazky
• 050 - Drobný majetek
• 058 - Dlouhodobý majetek
• 082 - Registr smluv
• 303 - Objednávky

Obr. 07206/7 Výběr úlohy pomocí klávesy pro "Seznam hodnot"

Volba Typ zveřejnění

Volba Typ zveřejnění umožňuje zaevidovat uveřejnění veřejné zakázky v různých informačních systémech (dle požadavků legislativy), a to včetně evidenčních čísel, které v jednotlivých systémech veřejných zakázek uveřejněním získá (dostane přiděleno). Dále je možno evidovat URL odkazy na uveřejnění veřejných zakázek v různých informačních systémech a následně spustit evidovaný odkaz tlačítkem Ukaž za účelem prohlédnutí veřejné zakázky v daném systému (např. profil zadavatele, věstník VZ, elektronické tržiště, atd.). V rámci každého uveřejnění je veřejné zakázce přiděleno evidenční číslo v definované struktuře.

Obr. 07206/8 Záložka "Typ zveřejnění"

Pro možnost využívat tuto funkcionalitu záložky Typ zveřejnění je potřeba ze strany správců iFIS nadefinovat jednotlivé typy zveřejnění ve formuláři 00310 - Správa jádrových domén. Nový typ domény Typ zveřejnění veřejné zakázky je prázdný (bez naplnění) a k doméně je potřeba nadefinovat nastavení kontextových přístupů (formulář 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu).

Předpokládané využití je pro výkaznictví CSÚIS, kde je požadována také evidence veřejných zakázek. Vybraný záznam z evidenčním číslem by bylo možné následně dotahovat do výkazů PKP/PAP.

Záložka Seznam

Seznam kvalifikovaných dodavatelů je tvořen průběžně pro jednotlivé iniciátory zakázek malého rozsahu, kteří následně pro oslovení dodavatelů v dalších zakázkách mohou využít prověřené a osvědčené firmy zde uložené.

Obr. 07206/9 Vytvořený "Seznam kvalifikovaných dodavatelů"

Vytváření seznamu kvalifikovaných dodavatelů Nový záznam do Seznamu je možno pořídit následujícími způsoby:

1. zápisem volným textem
2. zápisem přes číselník organizací
3. přidáním záznamu přes tlačítko Přidat do seznamu v záložce Zakázky → volba Dodavatelé

Popis polí seznamu kvalifikovaných dodavatelů

• P - umožňuje dočasně zneplatnit záznam v seznamu, nezatržený záznam se nezobrazuje při výběru dodavatele ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů (při evidenci dodavatelů zakázky malého rozsahu)
• Druh evidence - udává, jakým způsobem byl (bude) pořízen záznam do seznamu
• Iniciátor - udává osobu (z číselníku osob), pro kterou je udržován seznam
• Název, jméno - název nebo jméno firmy (organizace), pořizováno volným textem nebo z číselníku organizací
• IČO - identifikační číslo organizace, dotaženo z číselníku organizací nebo doplněno volným textem
• Adresa - adresa organizace, dotaženo z číselníku organizací nebo doplněno volným textem
• Kontakt - kontakty a spojení na organizaci doplňované volným textem
• Obor podnikání - specifikace zaměření organizace, čím se zabývá (volným textem)
• Poznámka - jakékoliv další vlastní poznámky vztahující se k řádku subjektu (volným textem)

Záložka Šablony

Záložka Šablony je určena pro uložení vlastních šablon písemností používaných dle zvyklostí zadavatele pro zakázky malého rozsahu. Vkládané soubory mohou být pořízeny v jakémkoliv formátu. Vkládání probíhá stejným způsobem jako u volby Zakázky/Dokumenty. Před vlastním vložením je třeba vkládaný soubor (šablonu) vhodným způsobem nazvat (pole Popis). Pomocí tlačítka Vlož je dohledán dokument v příslušném adresáři a uložen pod skutečným Názvem souboru. Přes tlačítko Ukaž je možno uložené kopie souborů otevřít pro čtení (prohlížení). Pokud chce uživatel šablonu použít, je nutno otevřený soubor uložit do vybraného adresáře a zde provést doplnění a úpravy dokumentu pro konkrétní účel. Písemnost v konečném znění je vhodné uložit k ostatním souvisejícím dokladům ve volbě Zakázky/Dokumenty.

Obr. 07206/10 Seznam šablon používaných pro zakázky malého rozsahu s otevřením a uložením šablony pro vytvoření konkrétní písemnosti

Záložka Univerzální náhradníci

Záložka Univerzální náhradníci je pro běžného uživatele nepřístupná. Přístup je umožněn pouze osobě, která má alespoň u jedné uživatelské role přiřazen přístup k nové akci VZMEVID_NAHRU. V záložce mohou být určeny náhradní osoby, které tím při zaktivnění získají přístup pro editaci záznamů u všech pořízených zakázek malého rozsahu určenými pořizovateli VZM (volba zaškrtávátky v pravém bloku). Je doporučeno využít pouze v případech, kdy zadávání je centralizováno na 1 nebo omezený počet pracovišť, případně ještě ošetřit vnitřními předpisy. Do položky Univerzální náhradník je možno vybrat osoby z číselníku osob. Do pole Poznámka lze provést jakýkoliv související záznam volným textem. V poli Osoba pořizovatele je seznam dosavadních pořizovatelů zakázek malého rozsahu, k jejichž evidovaným zakázkám mohou náhradníci získat Přístup. Položka Použít? (propojená se zatrhávátkem) slouží k aktivaci osoby pro přístup k editaci záznamů. Je možno zaevidovat i zaktivnit libovolný počet náhradních osob.

Obr. 07206/11 Evidence malých zakázek (univerzální náhradníci)

Rozšíření rozhraní s VERSO*eLL – vazba na VZ/VZM

Bylo rozšířeno datové rozhraní s aplikací VERSO/eLL o vazbu na:

• veřejné zakázky (VZ)
• zakázky malého rozsahu (VZM)

Při změně čísla Veřejné zakázka nebo Zakázky malého rozsahu v aplikaci VERSO/eLL se podle nastavení parametrů ve funkci 00340 – Parametry pro generování zpráv do úkolovníku:

• buď automaticky přepíše číslo VZ/VZM také v iFIS do hlavičky závazku,
• nebo se vygeneruje úkol do Úkolovníku, který čeká na splnění

Navazující funkce:

• 07201 - Přehled malých zakázek
• 07207 - Evidence malých zakázek - prohlížení
• 01110 - Číselník organizací
• 01103 - Číselník středisek
• 01111 - Číselník osob

Volané sestavy:

• 07201 - Veřejné zakázky malého rozsahu