Zveřejňování smluv

V tomto dokumentu jsou doporučení a postupy pro uživatele verze iFIS 11.15., která obsahuje přírůstky SW podpory pro zveřejňování smluv a objednávek dle zákona 340/2015 Sb. Změny oproti verzi 11.14 jsou vyznačeny barevně.

	Pozor
	Při uveřejňování smluv v ISRS doporučujeme nepoužívat diakritiku v názvech souborů vkládaných příloh, tedy již při přípravě XML metadat a následně při tvorbě datové zprávy určené k odeslání do ISRS.

	Pozor
	Objednávky se zveřejňují prostřednictvím iFIS/Registr smluv, iFIS/Spisová služba a datových schránek (pokud je implementováno), což je podrobně popsáno v jiném samostatném dokumentu Zveřejňování objednávek.

0. Zkontrolovat/doplnit a upravit číselník 08208 - Typy smluv (původně systémová doména) a číselné řady pro RS – úloha 082
   1. Pro právní typy je založeno 5 systémových záznamů: Rámcová smlouva, DNS, Dodatky, Objednávky přijaté a Objednávky vystavené. Doporučuje se označit stávající rámcové smlouvy a smlouvy DNS novými příznaky právního typu. Lze přidat další právní typy. Právní typ je nepovinný údaj.
   2. Předmětné typy smluv jsou převzaty dle původního nastavení ve verzi 11.13., přičemž první znak(y) v komentáři řídí generování čísla smlouvy, je-li na instalaci aktivní. Doporučuje se provést kontrolu, případně reorganizaci tohoto číselníku s ohledem na nové širší použití RS, zveřejňování objednávek, další uživatele RS a jejich kompetence. Předmětný typ je povinný a oprávnění k záznamům RS je řízeno kontextovými přístupy k předmětnému typu smlouvy.
   3. Zkontrolovat / revidovat nastavení generátoru číselné řady RS. Od verze 11.14. lze do číselné řady použít více jak jeden znak zleva z hodnoty Komentář typu smlouvy.
1. Všechny smlouvy řádně evidovat v iFIS/Registr smluv (RS) a u smluv nad 50 tis dále:
   1. Do textů smluv doplnit zveřejňovací doložku (viz samostatný dokument CRP 16)
   2. Zajistit text smlouvy v elektronické podobě ve verzi pro zveřejnění (nikoliv prostý sken)
   3. Uložit zveřejňovaný text smlouvy do dokumentů smlouvy v iFIS/RS (v názvech souborů nepoužívat diakritiku !!!)
   4. Zveřejňované smlouvy označovat příznakem "Zveřejnit = ANO" v záhlaví smlouvy
   5. Doplňovat novou kategorii Právní typ smlouvy zejména pro rámcové smlouvy, smlouvy DNS.
2. Všechny objednávky řádně vystavovat v iFIS/Objednávky a u objednávek nad 50 tis dále:
1. Do textů objednávek doplnit zveřejňovací doložku
2. Objednávku uložit ve formátu PDF jako přílohu záznamu v iFIS/Objednávky
3. Doporučuje se zveřejňované objednávky zaevidovat také jako smlouvu v iFIS/RS s právním typem smlouvy Objednávka přijatá nebo Objednávka vystavená a při odesílání do ISRS postupovat shodně jako u běžných smluv.
3. Připravit data pro zveřejnění na záložce iFIS/RS-Zveřejňovací doložka
1. Metadata pro zveřejnění se do záložky přebírají z ostatních údajů smlouvy a lze je upravit. Stavy zveřejnění jsou v kompetenci uživatele.
2. Vlastní stranu neuvádět, bude doplněna automaticky dle odesílající datové schránky
3. Do pole eMail uvést adresu referenta, který je odpovědný za zveřejnění (automaticky je předvyplněn kontakt na aktuálního uživatele)
4. Vybrat správné soubory určené ke zveřejnění
5. Po ukončení přípravy metadat a příloh odemknout blok ISRS a nastavit stav záznamu „Připraveno ke zveřejnění“
6. Volba Vygenerovat XML umožní vytvořit XML soubor s metadaty přímo ve formuláři iFIS/RS.
   XML soubor se uloží mezi dokumenty smlouvy s typem dokumentu „ISRS“ a současně se na lokální disk uloží XML soubor s metadaty a všechny soubory příloh ve stavu "Připraveno ke zveřejnění"
7. Volba Elektronicky umožní vytvořit datovou zprávu (DZ1) obsahující XML soubor s metadaty smlouvy a všechny soubory příloh ve stavu "Připraveno ke zveřejnění".
   XML soubor se uloží mezi dokumenty smlouvy s typem dokumentu „ISRS“.
   - volba Elektronicky je aktivní za předpokladu, že existuje speciální centrální SU pro evidence komunikace s ISRS
   - volba Elektronicky zatím není k dispozici fakultám UK (s implementovaným modulem iFIS/SPS), kde komunikace s ISDS není napřímo, ale prostřednictvím SPSL R UK
4. Odeslat soubory ke zveřejnění prostřednictvím Spisové služby a ISDS na adresu Informačního systému registru smluv MV ČR (ISRS): whbt3kp
1. Volba Vygenerovat XML
1. Záznam ve Spisové službě provést přímo z Registru smluv, levá nástrojová lišta, tlačítko „SPS“ (tím dojde po uložení k propojení připravené datové zprávy o zveřejnění smlouvy ve spisové službě se záznamem v iFIS/RS)
2. Pro záznamy SPSL týkající se zveřejňování v ISRS doporučujeme použít typ dokumentu Datová zpráva k RS
3. Soubory příloh je nutné připojit ve správném pořadí: jako první musí být připojen XML soubor s metadaty, další přílohy již v libovolném pořadí
4. V případě využívání spisů doporučujeme připravenou datovou zprávu o zveřejnění smlouvy ve spisové službě vložit do předem založeného spisu příslušné smlouvy
5. Předat připravenou datovou zprávu příslušnému spisovému uzlu k odeslání do datové schránky ISDS
2. Volba Elektronicky
1. Záznam do Spisové služby se generuje a eviduje automaticky (na speciální SU pro evidenci komunikace s ISRS) s vyplněnými údaji ze záznamu smlouvy v RS a odpovídajícím požadavkům na DZ1 posílanou do ISRS - viz A)
2. Dle implementačního nastavení lze zajistit:
   - zcela automatické odeslání datové zprávy až do ISRS (bezobslužně se záznamem ve Spisové službě ve složce Odesláno - preferováno), nebo
   - zaevidování datové zprávy do Spisové služby ve složce K odeslání a odtud potřeba odeslání do ISRS obsluhou zvoleného spisového uzlu
3. Záznam ve Spisové službě o odeslané DZ1 je automaticky propojen s příslušným záznamem v iFIS/RS, ze kterého byl generován
4. V případě využívání spisů lze následně odeslanou datovou zprávu o zveřejnění smlouvy ve spisové službě vložit do předem založeného spisu (např. příslušné smlouvy)
5. Zkontrolovat výsledek zveřejnění, případně sjednat nápravu a odeslat nové zveřejnění
1. Kontrola přímo na portále MV ČR jen v krajním případě – zdlouhavé bez identifikátoru smlouvy, nebo
2. Kontrola podle datových zpráv zasílaných z ISRS do datové schránky, nebo
3. Kontrola podle zpráv zasílaných z ISRS do emailu referenta.
6. Zaevidovat úspěšné zveřejnění smlouvy v iFIS/RS – Zveřejňovací doložka
1. Volba Vygenerovat XML
1. Při úspěšném zveřejnění odemknout blok „ISRS“, změnit stav na „Zveřejněno“, zapsat datum zveřejnění, číslo smlouvy, číslo verze ISRS a URL odkaz.
2. Je-li datum účinnosti OD nevyplněno, je automaticky nastaveno podle data zveřejnění smlouvy. Je-li datum účinnosti OD vyplněno při založení smlouvy, automaticky se vytvoří záznam v úkolovníku s pokynem na vyřešení konfliktu dat.
3. Odemknout blok metadat a nastavit stav úspěšně zveřejněných dokumentů na „Zveřejněno“.
4. Soubory přijatých zpráv z ISRS uložit do dokumentů smlouvy v záložce Dokumenty.
5. V případě chyby zveřejnění opravit zdroj chyby a provést odeslání opakovaně.
6. V případě oprav metadat a dodatečného zveřejnění příloh se změní číslo zveřejněné verze. Je nutné nové číslo verze upravit v poli Verze smlouvy a v poli URL odkaz. Datum zveřejnění ponechat vyplněné datem prvního úspěšného zveřejnění smlouvy!
7. Řízení stavů zveřejnění je v kompetenci uživatele.
8. Dále je doporučené propojit přijatou datovou zprávu o zveřejnění smlouvy ve spisové službě se záznamem v iFIS/RS (a v případě využívání spisů vložit datovou zprávu do spisu příslušné smlouvy)
2. Volba Elektronicky
1. Při úspěšném zveřejnění se automaticky zapíše datum zveřejnění, číslo smlouvy, číslo verze ISRS a URL odkaz; stav smlouvy se také automaticky změní na „Zveřejněno“
2. Záznam ve Spisové službě o doručené odpovědní DZ2 je automaticky propojen se záznamem o odeslané DZ1 (přes Související dokumenty) a také s příslušným záznamem v iFIS/RS
3. Uživatelem jsou kontrolovány zaevidované termíny, zda nejsou v rozporu s danými podmínkami (Datum účinnosti od > = Datum zveřejnění), případně jsou uživatelem opraveny nebo doplněny
7. Zaevidovat úspěšné zveřejnění objednávky v iFIS/Objednávky
1. V případě doporučeného zaevidování objednávek jako smlouvy v iFIS/RS se postupuje při evidenci zpětných zpráv z ISDS stejně jako u běžných smluv.

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba naleznete zde.

V dalším textu následuje podrobnější návod s příklady doporučených postupů:

1. Příprava dat smlouvy pro uveřejnění v ISRS (v nové záložce v iFIS/RS)
   • Data a stavy zveřejnění na záložce Zveřejňovací doložka jsou plně v kompetenci uživatele.
   • Tlačítko Odeslat ke zveřejnění je aktivní pouze ve stavu Připraveno k odeslání
   • Při prvním zveřejnění (není vyplněn datum zveřejnění nebo není vyplněno číslo smlouvy ISRS) se generuje soubor zverejneni.xml
   • Při opakovaném zveřejnění (je vyplněno datum zveřejnění a číslo smlouvy ISRS) se generuje soubor modifikace.xml.
   • Do výstupu jsou zahrnuty všechny dokumenty ve stavu Připraveno ke zveřejnění, a to i opakovaně!
   • Tlačítko Zrušit zveřejnění je aktivní vždy, ale výstupní soubor znepristupneni.xml se generuje pouze, když je vyplněno číslo smlouvy ISRS a Datum zveřejnění.
   
   
   • Vyplnění metadat k uveřejnění (záložka Zveřejňovací doložka – využití tlačítka Načíst data ke zveřejnění)
   
   Obr. 1 Záložka "Zveřejňovací doložka"
   • Uvedení správné e-mailové adresy pro zaslání potvrzení o ne/uveřejnění
   • Výběr souboru textu smlouvy k uveřejnění (případně dalších příloh)
   Obr. 2 Vyplnění údajů na záložce "Zveřejňovací doložka"

   
   

2. Vytvoření souboru XML dat smlouvy k uveřejnění a následně záznamu Datové zprávy v iFIS/SPS

Varianta 1 – volba Vygenerovat XML
• Vytvoření a uložení souboru XML dat (přes tlačítko „Odeslat ke zveřejnění“ – je aktivní za předpokladu Stavu smlouvy = Připraveno ke zveřejnění) do připraveného adresáře
Obr. 3 Vytvoření a uložení souboru XML dat
• Vytvořit záznam ve spisové službě lze přímo ze záznamu v Registru smluv prostřednictvím ikony SPS v levé nástrojové liště
Obr. 4 Ikona SPS v levé nástrojové liště ve formuláři 08202 - Registr smluv
• Datovou zprávu je možno připravit a zaevidovat na jakémkoliv pracovišti spisové služby/spisovém uzlu:
• Vyhledání ID DS ISRS - identifikátor datové schránky Registru smluv (Ministerstvo vnitra) je whbt3kp
Obr. 5 Vyhledání ID DS ISRS ve formuláři 00225 - Vyhledávání Datové schránky
• Zaevidování záznamu o DZ1 (doporučujeme použít Typ dokumentu Datová zpráva k RS zaevidovaný v Číselníku typů dokumentů pro odlišení těchto Datových zpráv)
Obr. 6 Zaevidování záznamu o datové zprávě ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• Vložení příloh DZ1 - nutno dodržet pořadí: 1. XML data = hlavní příloha 2. Text smlouvy případně další přílohy (v jakém byly vkládány pro vytvoření XML) = vedlejší přílohy, položka Typ dok. nemá zatím žádný význam
Obr. 7 Vložení příloh datové zprávy ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• Předání na příslušný SU, který má oprávnění k odesílání DZ do ISDS
• Odeslání do ISDS
Obr. 8 Odeslání do ISDS přes formulář 09137 - Předávací formulář
• Zaevidovaný záznam o odeslané DZ1 k uveřejnění (včetně stažených doručenek a vlastní autentizované DZ v příloze)

Obr. 9 Zaevidovaný záznam ve formuláři 09122 - Podací deník
Obr. 10 Záložka "Přílohy" ve formuláři 09122 - Podací deník



Varianta 2 - volba Elektronicky

• Vygenerování DZ1 přímo ze smlouvy (přes tlačítko „Odeslat ke zveřejnění“ – je aktivní za předpokladu Stavu smlouvy = Připraveno ke zveřejnění)
Obr. 11 Vygenerování DZ1 přímo ze smlouvy
• Vložení DZ1 do zásobníku/fronty, informace o průběhu jsou průběžně zobrazovány v bloku ISRS
Obr. 12 Vložení DZ1 do zásobníku/fronty
• Jednotlivé kroky vedoucí ke zveřejnění jsou evidovány v Historii zveřejnění
Obr. 13 Historie zveřejnění
• Zaevidovaný záznam o odeslané DZ1 k uveřejnění (včetně stažených doručenek a vlastní autentizované DZ v příloze) – automaticky v iFIS/SPS na speciálním nastaveném SU (dle implementace ve složce Odesláno – odesláno automatem bezobslužně nebo ve složce K odeslání – pak je potřeba zajistit odeslání obsluhou)
Obr. 14 Zaevidovaný záznam o odeslané DZ1 Obr. 15 Zaevidovaný záznam o odeslané DZ1




3. Přijatá odpovědní DZ2 o výsledku uveřejnění v ISRS

Varianta 1 – volba Vygenerovat XML
• DZ2 importovaná a zaevidovaná v iFIS/SPS – úspěšně zveřejněná

Obr. 16 Úspěšně zaevidovaný záznam ve formuláři 09122 - Podací deník
Obr. 17 Záložka "Přílohy" ve formuláři 09122 - Podací deník s úspěšně zveřejněným záznamem
• Detail odpovědní DZ

Obr. 18 Detail odpovědní DZ
• Případně detail mailového potvrzení o úspěšném uveřejnění

Obr. 19 Detail e-mailového potvrzení o úspěšném uveřejnění

	Poznámka
	Přílohy mailu nebo DZ je možné vložit jako přílohy k záznamu smlouvy v RS. Nebo je možné využít vzájemné ruční propojení záznamů iFIS/SPS a iFIS/RS (viz níže – bod D.) → následně u záznamu smlouvy jsou navázány příslušné PIDy dokumentů (přes CTRL + A si lze prohlédnout jejich detail včetně příloh).




• Přílohy lze zobrazit také jako Související přímo u smlouvy

Obr. 20 Zobrazení souvisejících příloh ve formuláři 08202 - Registr smluv



Varianta 2 - volba Elektronicky

• DZ2 importovaná a zaevidovaná v iFIS/SPS na speciálním nastaveném SU (oddělení komunikace s ISRS od ostatních DZ) – úspěšně zveřejněná

Obr. 21 DZ2 importovaná a zaevidovaná v iFIS/SPS

	Poznámka
	Záznamy odeslané DZ1 a doručené odpovědní DZ2 jsou automaticky vzájemně provázané v iFIS/SPS (přes iniciační PID a související dokumenty) a jsou také automaticky navázány na příslušný záznam smlouvy v iFIS/RS (viz body D. a E. - níže).







4. Provázání dokumentů k uveřejnění smlouvy s příslušným záznamem v Registru smluv


• Vazba dokumentu na RS

Obr. 22 Vazba dokumentu na RS ve formuláři 09122 - Podací deník
• Vazba smlouvy a dokumentů (přes PID)

Obr. 23 Vazba smlouvy a dokumentů (přes PID)
5. Vzájemné provázání souvisejících dokumentů k uveřejnění smlouvy
   • Přes iniciační PID a související dokumenty
   • Přes spisy
   
   Obr. 24 Dokumenty související s PID
   Obr. 25 Dokument s navázanými PID ve formuláři 09144 - Spisy
6. Doplnění evidence o zveřejnění smlouvy v iFIS/RS – Zveřejňovací doložka

Varianta 1 – volba Vygenerovat XML
• Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění (z doručené DZ2 či mailu – viz bod C.)

Obr. 26 Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění
• Doplnění evidence u smlouvy (ručně) – Číslo smlouvy ISRS, Číslo verze ISRS, Datum zveřejnění

Obr. 27 Doplnění evidence u smlouvy ve formuláři 08202 - Registr smluv



Varianta 2 - volba Elektronicky

• Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění (z doručené DZ2 či mailu – viz bod C.)

Obr. 28 Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění
• Doplnění evidence u smlouvy (automaticky) – Číslo smlouvy ISRS, Číslo verze ISRS, Datum zveřejnění (jen u záznamů příloh je potřeba změnit stav na Zveřejněno zatím ručně)

Obr. 29 Doplnění evidence u smlouvy (automaticky)




7. Prohlížení zveřejněných údajů v ISRS
• Zveřejněné údaje v centrálním registru smluv (přes otevřený URL odkaz)

Obr. 30 Zveřejněné údaje v centrálním registru smluv

Dosud se do Předmětu požadavku (dokumentu odesílaném přes datovou schránku) vždy generuje Předmět = "Smlouva č. XXXXX" bez ohledu na operaci, která se v ISRS dle požadavku provádí. Při zakládání požadavku do ISRS je ponovu v Předmětu požadavku uvedena také informace o prováděné operaci (např. Zveřejnění, Modifikace, Zrušení), a to v závislosti na použitém tlačítku ve Zveřejňovací doložce k odeslání požadavku a podle toho se také generuje název souboru XML.

Opravy a doplnění smluv

Mohou nastat dva případy:

1. Vrátila se chyba, tzn. nedošlo k uveřejnění smlouvy
   V tomto případě je potřeba opravit metadata včetně případných souborů příloh, tzn., že se znovu generuje XML do souboru zverejneni.xml (jedná se o další pokus uveřejnit tutéž smlouvu).
   • Došlo k úspěšnému uveřejnění
     V tomto případě je předpokladem, že jsou u smlouvy Registru smluv vyplněny údaje z primárního uveřejnění (z odpovědi z ISRS) v bloku ISRS Zveřejňovací doložky (především ID/číslo smlouvy a Datum zveřejnění). Dále je potřeba aktualizovat metadata (včetně případného doplnění nového/jiného souboru). Při novém generování XML se vytváří soubor modifikace.xml, součástí metadat tohoto souboru je pak i ID původní zveřejněné smlouvy, čímž se v ISRS naváže na původní záznam a pouze se opraví již zveřejněné údaje, případně přidá soubor.

     	Pozor
     	I při výměně souboru dojde v ISRS k jeho doplnění, dříve uveřejněné soubory v ISRS zůstávají!

     
     

     	Poznámka
     	Je vhodné rovnou vyplňovat všechny údaje o zveřejnění, tj. i položky Verze smlouvy, Datum zveřejnění, případně URL odkaz. Aby se generoval XML soubor pro aktualizaci zveřejněné smlouvy (modifikace.xml), je potřeba mít vyplněno minimálně položky ID/číslo smlouvy a Datum zveřejnění.

     
     

     Ošetření výstupní fronty pro jeden nezpracovaný požadavek k jedné smlouvě

     Ošetřena výstupní fronta pro jeden nezpracovaný požadavek k jedné smlouvě. Do výstupní fronty je doplněn mechanizmus, který před vložením nového požadavku kontroluje, zda ve frontě již není předchozí nezpracovaný požadavek. Pokud takový požadavek existuje a je již odeslán do ISRS, není umožněno vložit nový. Pokud takový požadavek ještě nebyl odeslán do ISRS, je odstraněn a místo něj vložen nový. Pokud dojde při odesílání požadavku k chybě, kterou je nutné uživatelsky vyřešit, je požadavek rovnou odstraněn z fronty. Současně byly upraveny parametry fronty tak, že pokus o odeslání požadavku se opakuje pouze 5x po 12 hodinách.

     
     

     Možnost zveřejnění smluv s přílohami větších velikostí

     Umožněno zveřejňování smluv, které obsahují přílohy větších velikostí. Jedná se o smlouvy, jejich přílohy mají více než 20 MB. S těmito přílohami dříve byl problém. Nyní lze i tyto smlouvy s velkými přílohami zveřejňovat bez problémů. Aby bylo možné zveřejňovat takovéto typy smluv, bylo nutné změnit celkové zpracování při odesílání smlouvy do ISRS. Na základě provedené analýzy byly uskutečněny úpravy v odesílání velkoobjemových datových zpráv. Při odesílání zpráv se ponovu kontroluje i velikost a objem příloh. Pokud je zpráva s velkým objemem dat rozeznána, je zobrazeno uživateli upozornění. Optimalizace byla provedena ve dvou krocích. V první fázi byl snížen nárok na paměť cca o 60 %, a to u příloh, které jsou větší než 10 MB, v druhé fázi bylo optimalizováno i pro přílohy větší než 20MB. Nedochází tak k vyčerpání paměti a záznam s velkokapacitní přílohou s 20 MB jde zaevidovat v iFIS/Spisová služba bez problémů. Smlouvy lze tak zveřejnit i s přílohami větších velikostí, což doposud nebylo možné.

     
     
     Odkazy:

     • Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba
     • Zveřejňování objednávek