Hlavní strana

Úvod do iFIS

iFIS je informační systém určený pro podporu finančního řízení podniku. Systém iFIS podporuje oblasti řízení, které přímo zasahují do oběhu finančních prostředků. Kapacitní plánovaní, materiální zabezpečení výroby a výrobní kalkulace jsou řešeny v jiných systémech.

Členění manuálu

Manuál je určen jako doprovodný text k uživatelské dokumentaci iFIS. Uživatelská dokumentace je tématicky členěna do oddílů podle předpokládaných skupin uživatelů. Cílem členění je dát uživateli vždy jen nezbytně nutnou část textů, ve které se lépe orientuje. Některé funkce se záměrně opakují ve více oddílech. Funkce, které se stále opakují, jsou popsány zvlášť v oddíle Obecné funkce iFIS. Ovládání systému a jeho funkční klávesy jsou popsány v oddíle Ovládání formulářů iFIS. V první části uživatelské dokumentace jsou popsány základní informace pro implementaci, oživení a provozování iFIS. Tuto část manuálu nemusí číst koncový uživatel. V druhé části uživatelské dokumentace je popsáno jádro iFIS a všechny jeho funkce. Samostatným subsystémům iFIS, které stojí mimo jádro jsou věnovány samostatné části uživatelské dokumentace.

Tento text není určen jako zdroj informací pro vlastní vývoj doplňků iFIS.

Vlastnosti iFIS

Firma BBM zaručuje následující vlastnosti všech částí iFIS:
100 % ORACLE Při vývoji aplikace není použito jiných programovacích prostředků než produktů ORACLE. To zajišťuje aplikaci přenositelnost beze změn na libovolné HW prostředky a operační systémy, kde je RDBMS ORACLE podporován.

Legislativní nezávislost

Všechny úlohy, jejichž funkce mohou být závislé na vývoji legislativy v ČR, jsou co nejvíce parametrizovány. Změnou parametrů je možné do jisté míry změnit chování celého systému. Tato vlastnost umožňuje rychlou reakci na vývoj předpisů, a to bez zásahu do aplikace.

Účetnictví samostatných subjektů

iFIS je přizpůsoben pro zpracování informací více nezávislých ekonomických subjektů. Knihy prvotních dokladů a účetní knihy jsou vedeny samostatně, některé číselníky jsou společné. Předpokládá se využití v holdingových společnostech s podporou sestavení konsolidované účetní závěrky.

Likvidace prvotních dokladů

Všechny prvotní doklady jsou k dispozici ve všech úlohách systému. To znamená, že prvotní papírové doklady neobíhají po podniku, ale jsou ihned archivovány. V kterémkoliv místě systému včetně účetnictví lze zobrazit prvotní doklad, který byl původcem záznamu v databázi

Jednotné uložení kmenových údajů

iFIS je postaven na základních kamenech - číselnících. Tyto číselníky jsou nositeli stálých nebo velmi málo se měnících informací. Každý údaj svého druhu je v databázi zapsán pouze jednou. Všechny výskyty téže informace jsou pouze odkazy do číselníku. Jakákoliv změna údajů v číselníku má za následek změnu týchž údajů ve všech dokladech, kde byl údaj z číselníku použit.

Přímé doplnění číselníků

V každé funkci, kde se položka doplňuje výběrem z číselníku a údaj v číselníku dosud není uveden, je možné tento číselník přímo doplnit, pokud však uživatel má na takovou činnost právo.

Demonstrativní databáze

Správce systému může otevřít další databáze, ve kterých je možné provádět simulace a zaškolování uživatelů. Název databáze, se kterou právě uživatel pracuje, je vždy zobrazen v hlavičce formuláře.

Ochrana a monitorování dat

Při vývoji iFIS byla otázce ochrany informací věnována značná pozornost. Data jsou dobře chráněna již samotným jádrem databáze ORACLE. Mimo to byl vytvořen třístupňový ochranný a monitorovací systém na úrovni uživatele iFIS, který registruje i neúspěšné pokusy o přístup k informacím.

Ochrana a monitorování dat proti zneužití

iFIS uplatňuje tři stupně ochrany dat proti zneužití :

1) Heslo

Každý uživatel má v iFIS své uživatelské jméno a tajné heslo. Správné zadání jména a hesla opravňuje uživatele ke spuštění správcem definovaných funkcí. Nesprávně zadané heslo je registrováno jako pokus o narušení ochranného systému a po překročení nastaveného počtu možných chyb je uživatel od iFIS odpojen.

	Varování
	Jméno uživatele a heslo NESMÍ obsahovat diakritiku, interpunkční znaménka, závorky, matematické, speciální a řídící znaky!!! Může se skládat pouze ze znaků malé a velké abecedy, číslic a podtržítek!

2) Monitorování historie

U vybraných funkcí lze sledovat historickou posloupnost přístupu uživatelů k těmto funkcím. Služba je náročná na diskovou paměť a lze ji zrušit jako celek.

3) Autor záznamu

U všech záznamů v databázi je archivován autor, místo, datum a čas provedení poslední změny dat. U prvotních dokladů se dále zaznamenává autor pořízení a autor uzavření dokladu.

Ochrana dat proti výpadku proudu, rozpadu datové sítě

Všechny informace jsou vždy a za všech okolností v konzistentním stavu. Tento fakt zajišťuje již samo jádro RDBMS Oracle. Dále se na konzistenci dat podílí jedna ze základních funkčních podmínek aplikace - transakční zpracování dat. Tyto podmínky umožňují správci systému zabezpečit data dle vlastního návrhu, případně dle návrhu vytvořeného firmou BBM Písek. Podrobnosti jsou popsány v oddíle "Správa databáze ORACLE."

Ochrana dat proti poškození obsluhou

Data uložená v databázi nejsou přístupná jako datové soubory žádnému uživateli iFIS. Jediný přístup k datům je možný pomocí vstupně/výstupních formulářů a tiskových sestav. Formuláře nelze spouštět jinak, než pomocí dodaného nebo správcem vygenerovaného uživatelského MENU.

Záznamy, které nemají být již dále zobrazované a používané pro další zpracování nelze z databáze zrušit. Záznamy jsou označeny pouze jako neplatné. Stav záznamu neplatný lze kdykoli obnovit. Všechny změny provedené ve formuláři nejsou promítnuty do databáze, dokud uživatel sám tyto změny ( popř. nové údaje ) sám jako platné nepotvrdí.

Podmínky provozu iFIS

Pro správnou funkci všech částí iFIS je zapotřebí zabezpečit :

	Pozor
	Uživatel nesmí mít jiná práva přístupu k datům než pomocí dodávaného menu.

	Pozor
	Žádný uživatel nesmí přímo měnit vyjmenované parametry systému i po předání iFIS do provozu.

	Pozor
	Uživatelé se musí po ukončení práce s iFIS odhlásit a zamezit přístupu k iFIS nepovolaným osobám.

	Pozor
	Každý uživatel, který mění data v číselnících, toto činí s vědomím, že informace se mění i na všech dříve pořízených dokladech, které data z číselníku využívají.

	Pozor
	Jakékoliv programové doplňky iFIS vytvářené uživatelem musí být konzultovány a odsouhlaseny dodavatelem iFIS.

	Pozor
	Jakékoliv změny v programech, datech a v dokumentaci jsou nepřípustné.

	Pozor
	Nedodržením těchto podmínek se uživatel vystavuje riziku poškození nebo ztráty dat a v neposlední řadě riziku ztráty veškerých záruk poskytovaných dodavatelem iFIS.

Omezení iFIS

Možnosti iFIS jsou omezeny těmito hodnotami :

Struktura iFIS

Subsystémy iFIS

Finanční informační systém se skládá z jednotlivých subsystémů, které v sobě zahrnují jednotlivé úlohy.

Minimální konfigurace iFIS, která je smysluplně provozovatelná, se skládá z následujících subsystémů:

• iFIS/Správce

• iFIS/Číselníky

• iFIS/Zakázky Projekty

• iFIS/Finance

• iFIS/Účetnictví

Předpokládá se instalace na jediném centrálním počítači na rozdíl od ostatních částí systému. Na základní sadu iFIS navazují další subsystémy, které zpracovávají jednotlivé agendy prvotních dokladů. Jedná se o následující subsystémy:

• iFIS/Majetek

• iFIS/Zásoby

• iFIS/Objednávky

• iFIS/WebMailer

• iFIS/Rozpočty

• iFIS/Výkazy

Kromě subsystémů, které zpracovávají jednotlivé agendy prvotních dokladů lze rozšířit iFIS o nadstavbové subsystémy. Jedná se o subsystémy:

• iFIS/Spisová služba

• iFIS/E-Podatelna

• iFIS/Registr smluv

• Dokumenty iFIS

• iFIS/Monitoring

• iFIS/Inventarizace

• iFIS/Zakázky malého rozsahu

• iFIS/Veřejné zakázky

• iFIS/IPS

• iFIS/Identifikační karty

• iFIS/Správa majetku

• iFIS/Přihlášky na akce

Úlohy

Všechny subsystémy jsou rozděleny do samostatných úloh. Úlohy jsou logické celky souvisejících funkcí (formulářů), ve kterých vznikají stejné prvotní doklady. Prvotním dokladem se zde rozumí takový doklad, o kterém se účtuje. Každá úloha registruje vždy nejvýše jeden prvotní doklad. Např. úloha Banka v subsystému iFIS/Finance registruje výpisy z běžných účtů i příkazy k úhradě, ale pouze výpisy z účtů jsou účetním dokladem.

Funkce

Úlohy jsou členěny na funkce. Funkce je koncová činnost v systému MENU, tzn. že funkce přímo vykonává nějakou činnost systému. U většiny funkcí je spuštěn vstupně/výstupní formulář pro vstup dat z klávesnice, výstup dat na obrazovku, pro řízení vstupu dat z pevného média nebo výstup dat na jiné periferní zařízení. Popis všech funkcí je popsán v oddíle Ovládání formulářů iFIS

Přehled veřejných funkcí iFIS

Funkce iFIS - Seznam jednotlivých funkcí iFIS

Nastavení parametrů iFIS

Pro nastavení systému iFIS a ovlivnění jeho fungování slouží celá řada číselníků především v subsystémech Správce a Číselníky. Další číselníky se nacházejí také u jednotlivých úloh subsystému Finance. Část číselníků bude dodána při instalaci systému iFIS dodavatelem. Některé z těchto číselníků poté budou oprávnění uživatelé zákazníka průběžně doplňovat.

Dodávané číselníky

Seznam číselníků, jež jsou předmětem základní dodávky v rámci implementace, je uveden v následující tabulce. Každému číselníku odpovídá samostatná funkce (formulář).

Číselník	Formulář	Poznámka	Udržuje D/S/M/U *)
Číselník typů (právních forem) organizací	Man00310		M
Číselník organizací	Man08102	Vlastní organizace	S, M, U
Číselník syntetických účtů	Man01304	Příspěvkové organizace	M
Číselník peněžních ústavů - směrové kódy bank	Man03161	Operující v ČR	M
Číselník zemí - dle kurzovního lístku	Man01416		S, M
Číselník měn - dle kurzovního lístku	Man01417	Běžně používané měny v ČR	S, M
Číselník párovacích kritérií pro automatické saldo	Man03164		M
Číselník subsystémů	Man00101		D
Číselník úloh	Man00102		D
Číselník funkcí	Man00312		D
Číselník relací (vazeb) mezi úlohami	Man00105		D, S, M
Číselník organizačních uzlů	Man00605	Jediný záznam 000	D
Číselník lokálních úloh	Man00607		D
Číselník parametrů	Man00308		D, vybrané parametry: S, M

• Údržbu číselníku za provozu provádí D-Dodavatel, S-Správce aplikace, M-Metodik, U-Uživatelé

Dodávané domény (registry)

Seznam registrů, jež jsou předmětem základní dodávky v rámci implementace, je uveden v následující tabulce. Všechny registry mají platnost pro všechny ekonomické jednotky současně a nastavují se ve funkci Nastavení domén viz. formulář Man00310.

Číselník	Poznámka	Udržuje D/S/M/U *)
Titul před jménem	Běžně používané v ČR	S, M
Titul za jménem	Běžně používané v ČR	S, M
Číselník konstantních symbolů	Běžně používané symboly v ČR	S, M
Typy lokalit	Pro umístění majetku	S, M
Typy středisek		S, M
Typy účetních osnov		D

• Údržbu číselníku za provozu provádí D-Dodavatel, S-Správce aplikace, M-Metodik, U-Uživatelé

Číselníky a registry nastavované a plněné zákazníkem při implementaci

V následující tabulce jsou uvedeny číselníky, jejichž naplnění je věcí pracovníků zákazníka podle doporučení uvedených ve studii, školeních projektového týmu, školení koncových uživatelů a doporučení v dokumentaci k aplikaci.

Číselník	Formulář	Poznámka	Udržuje D/S/M/U *)
Číselník typů (právních forem) organizací	Man00310		M
Číselník středisek - organizační struktura	Man01103		M
Číselník osob	Man00005	Aktualizace z PaM	U
Číselník uživatelů			S
Číselník přístupových práv uživatelů (oprávnění k funkcím)			S
Číselník přístupových práv uživatelů (přístupy uživatelů dle kontextu)	Man00212		S
Číselník přístupových práv uživatelů (oprávnění ke změně parametrů)	Man00213		S
Číselník masek číselných řad	Man00304		S
Číselník typů pokladen	Man03562		M
Číselník pokladen	Man03561		M
Číselník účelů plateb pro pokladní operace	Man03563	(základní, jednoznačné)	M
Číselník saldokontních účtů	Man03461		M
Číselník deník závazků	Man03260		M
Číselník deník pohledávek	Man03360		M
Číselník účtový rozvrh - struktura analytiky	Man01305		M
Číselník komplexních položek	Man01202		M
Číselník typů zakázek	Man01205		M
Číselník typů akcí	Man01203		M
Číselník generační tabulka	Man01306	Část pro kontrolu vazeb účet-NS	M
Číselník vlastních bankovních účtů	Man03163		M
Číselník cizích bankovních účtů	Man01410		U
Číselník zakázek a projektů	Man01220	Přístup uživatelů na zakázky podle přiděleného typu zakázky	U
Číselník organizací	Man08102	Nutno stanovit a dodržovat normu plnění	S, M, U

• Údržbu číselníku za provozu provádí D-Dodavatel, S-Správce aplikace, M-Metodik, U-Uživatelé

Číselníky, které mohou být doplněny až při náběhu reálného provozu

Číselník	Formulář	Poznámka	Udržuje D/S/M/U *)
Číselník typů účtů	Man01307	Nutné pro výkazy R,V, Rozpočet a Objednávky	M
Číselník vlastností účtů	Man01308		M
Číselník generační tabulka	Man01309	Část pro generování dokladů	M
Pravidla pro rozpouštění režií	Man01216		M
Číselník organizací	Man08102	Postupně podle zpracovávaných dokladů (faktur)	U
Číselník bankovních účtů partnerů	Man01410	Postupně podle zpracovávaných dokladů (faktur)	U

• Údržbu číselníku za provozu provádí D-Dodavatel, S-Správce aplikace, M-Metodik, U-Uživatelé

	Poznámka
	Číselník typů účtů je při implementaci nastaven dodavatelem pro potřeby sestavení závěrkových sestav rozvahy a výsledovky v platném znění.

Číselníky průběžně importované

Vzhledem k tomu, že ČNB poskytuje prostřednictvím služeb sítě Internet aktuální kurzy vypsané pro daný den, lze provádět denně import do číselníku kurzovních lístků.
Mezi průběžně importované číselníky lze zařadit i záznamy o zaměstnancích z personálního modulu PaM.