Man09154

09154 * Protokoly skartačních řízení

Formulář je určený k prohlížení skartačních protokolů vytvořených během skartačního řízení ve formuláři 09122 - Podací deník nebo dokumentů evidovaných ve složce Chybná evidence.

Obr. 09154/1 Protokoly skartačních řízení

Formulář je rozčleněn na tři části. V levém okraji jsou zobrazeny centrální a příruční spisovny všech uživatelem spravovaných spisových uzlů. Složky spisoven jsou dále členěny na složky Skartační řízení, Trvalý skartační souhlas a Chybná evidence podle druhu skartačního řízení. Struktura složek je stromová, kořenovou složkou je složka Vše. V pravé horní části je zobrazen seznam protokolů skartačních řízení, jeho obsah je řízen výběrem složky v části levé. V pravé dolní části je zobrazen seznam dokumentů obsažených ve skartačním protokolu vybraném ze seznamu v pravé horní části. Na rozdíl od aplikací jiných adresářových systémů jsou vždy v nadřízené složce zobrazeny všechny záznamy ze všech podřízených složek. Záložka Vše tedy zpřístupní skartační protokoly ze všech uživatelem spravovaných spisoven, což je výhodné při vyhledávání protokolů. Na formulář je také navázána tisková sestava Skartační protokol.

Horní blok obsahuje tyto položky:

• Protokol č. - číslo skartačního protokolu, jedinečné v celé spisové službě
• Typ SŘ - typ skartačního řízení
• Zahájeno - datum zahájení skartačního řízení
• Ukončeno - datum ukončení skartačního řízení
• Stav - stav skartačního řízení
• Spisový uzel - název spisového uzlu, na kterém bylo provedeno skartační řízení
• Identifikátor SŘ - identifikátor skartačního řízení obdržený z digitálního archivu
• Archiv - identifikace digitálního archivu obdržená z digitálního archivu
• Posuzovatel - interní osoba zodpovědná za provedení procesu výběru archiválií (posuzovatel skartační operace)
• E-mail - e-mailová adresa, ze které se komunikuje s digitálním archivem a na kterou informuje agent o výsledku generování sady SIP balíčků

Dolní blok formuláře je rozdělen na tři záložky:

• Entity – obsahuje navíc zatržítko Zobrazit podřízené entity
• SIPy – obsahuje navíc tlačítka:
  • Generovat – zahájí generování SIP balíčků aktuální sady
  • Odeslat do DA – odešle aktuální sadu SIP balíčků do digitálního archivu
• Seznamy – na záložce se zobrazují data z XML souborů předávaných z aplikace NArP, obsahuje navíc tlačítka:
  • Ukaž – je-li dostupné, otevře seznam zaslaný z digitálního archivu v XML souboru
  • Nový seznam – stáhne seznam z digitálního archivu a zpracuje ho

Podřízené entity nejpozději v době uzavření nadřízených entit přebírají jejich spisové znaky, například dokumenty vložené do spisu nebo dokumenty a spisy vložené do dílu typového spisu.

Ve formuláři je zavedena funkcionalita pro vlastní realizaci Skartačních řízení, která byla přemístěna z formuláře 09122 - Podací deník. Zde probíhá celý proces Skartačního řízení od zahájení (zafixování Skartačních návrhů), přes generování datových SIP balíčků (v záložce SIPy), nahrání výstupních souborů z aplikace DA/NArP (v záložce Seznamy) až po ukončení.

	Pozor
	Byla ukončena možnost realizace okamžité skartace dokumentů. Více informací naleznete zde.

Po skartaci a archivaci s následným vyjmutí entity ze skartačního návrhu již nelze ukončit skartační řízení automaticky, ale pouze ručně, k čemuž je určeno tlačítko Uzavřít SŘ

Jako podpora pro elektronické skartační řízení a import XML souborů z aplikace DA/NArP do iFIS/Spisová služba je ve formuláři na záložce Seznamy umožněno:

• jednotlivé záznamy třídit a filtrovat
• rušit seznamy
• tisknout data ve formátu XLS

Informace o entitách se dotahují z nové funkce. S položkami na záložce Seznamy lze tak dále pracovat a bez problémů realizovat celý proces skartačního řízení, včetně nahrání výstupních XML souborů předávaných z aplikace DA/NArP.

Tlačítka ve formuláři

Tlačítka v horním bloku formuláře:

• Zahájit SŘ - tlačítkem lze zahájit skartační řízení
• Zrušit SŘ - tlačítko zruší zahájené skartační řízení
• Skartovat – provede skartaci entit označených v rozhodnutí digitálního archivu operací zničit
• Archivovat - provede archivaci entit označených v rozhodnutí digitálního archivu operací vybrat za archiválii

Tlačítko Zahájit SŘ

Pro zahájení skartačního řízení je určeno tlačítko Zahájit SŘ. Tlačítkem je nejdříve vyvolán dotaz, zda si uživatel skutečně přeje zahájit skartační řízení. Pokud uživatel souhlasí a potvrdí volbu Ano, je skartační řízení zahájeno. Pokud se podaří skartační řízení zahájit úspěšně, je o této skutečnosti uživatel informován hláškou. Zároveň se aktualizuje datum v položce Zahájeno.

Obr. 09154/2 Zahájení skartačního řízení tlačítkem "Zahájit SŘ"

Obr. 09154/3 Zahájení skartačního řízení tlačítkem "Zahájit SŘ"

Tlačítko Zrušit SŘ

Zrušit již zahájené skartační řízení lze tlačítkem Zrušit SŘ. Před zrušením skartačního řízení se hned po stisku tlačítka Zrušit SŘ uživateli nejprve zobrazí upozornění, zda akci skutečně provést a vrátit ho zpět do stavu Příprava. Tlačítko Zrušit SŘ umožní zrušit zahájené skartační řízení a vrátí skartační řízení zpět do stavu Příprava, což má za následek, že nebude možné upravovat skartační návrh Tlačítko Zrušit SŘ je aktivní, pokud:

• typ skartačního řízení je STD a stav skartačního řízení je Potvrzení, nebo
• typ skartačního řízení je ERR nebo TSS a stav skartačního řízení je Rozhodnutí

Pokud bylo skartační řízení zahájeno jako elektronické a poté se změnilo na ruční, lze ho zrušit až po návratu zpět na elektronické skartační řízení. Jakýkoli typ skartačního řízení (ERR, TSS, STD - elektronické i ruční - viz parametr SPSSR) lze přerušit tlačítkem Zrušit SŘ. Typ skartačního řízení STD lze takto přerušit pouze s ohledem na hodnotu stavu.

Obr. 09154/4 Skartační řízení s typem "TSS" a stavem "Rozhodnutí" a aktivní tlačítko "Zrušit SŘ"

Tlačítko Skartovat

Tlačítko Skartovat provede skartaci entit označených v rozhodnutí digitálního archivu operací zničit. Po stisku tlačítka Skartovat je uživatel upozorněn a zároveň dotázán, zda opravdu ve spisové službě skartovat entity označené v rozhodnutí digitálního archivu operací zničit.

Obr. 09154/5 Použití tlačítka "Skartovat"

Tlačítko Archivovat

Tlačítko Archivovat provede archivaci entit označených v rozhodnutí digitálního archivu operací vybrat za archiválii. Archivaci lze provést až po potvrzení přejímky archiválií digitálním archivem. Po použití tlačítka Archivovat je uživatel dotázán, zda skutečně chce ve spisové službě archivovat entity označené v rozhodnutí digitálního archivu operací vybrat za archiválii.

Obr. 09154/6 Použití tlačítka "Archivovat"

Záložka SIPy

Obr. 09154/7 Záložka "SIPy"

Obr. 09154/8 Záložka "Seznamy"

Obr. 09154/9 Použití tlačítka "Ukaž" na záložce "Seznamy"

Po stisku tlačítka Nový seznam se zobrazí uživateli upozornění, že je nejprve před provedením akce zapotřebí vygenerovat a odeslat rozpracovanou sadu SIP balíčků nebo ji smazat.

Obr. 09154/10 Použití tlačítka "Nový seznam" na záložce "Seznamy"

V iFIS je zavedena technická podpora pro generování SIP balíčků. V rámci jednoho skartačního řízení je umožněno vygenerovat větší dávku SIP souborů. Je tak ošetřeno, aby nedocházelo k přerušení procesu generování SIP balíčků ještě před jeho ukončením. Zvýšeno standardní nastavení Java Heap Memory na koncovém PC, kde je generování SIP balíčků prováděno. Zavedeno řízené generování SIP (uvolnění Java Heap Memory) a následná automatická aktivace procesu dalšího generování SIP balíčků.

Ve formuláři:

• na záložce Entity přidána všem entitám položka Forma, a to buď:
  • Digitální nebo
  • Analogová
• entitě Dokument přidán příznak přílohy (sponka)
• přes klávesu pro Detail/Volání číselníku (CTRL + A) se lze přesunout do detailu příslušné entity, a to na:
  • dokument do formuláře 09122 - Podací deník
  • spis do formuláře 09144 - Spisy
  • typový spis do formuláře 09145 - Typové spisy
• tlačítkem Zahájit SŘ se aktualizuje datum v položce Zahájeno
• pro datum zahájení skartačního řízení byla vytvořena nová položka, aby se nepřišlo o informaci, kdy bylo skartační řízení založeno (kdyseq)
• přidáno tlačítko Historie

Plnění SIP balíčků ne/anonymizovanými hodnotami osob v Odesílateli/Adresátovi

V rámci skartačních řízení prováděných v iFIS/Spisová služba lze pomocí parametru SPSANON (= Povolit deanonymizování adresátů/odesílatelů SPS) určit, zda se mají deanonymizovat osoby. Parametr je defaultně nastaven na hodnotu A. Pokud je parametr nastaven na hodnotu N, do adres se nakopírují jména ve stylu ZRUSEN 1234..., v opačném případě se použije původní jméno osoby.

Možnost provedení skartace dokumentů až po vydání rozhodnutí z Digitálního archivu

V iFIS/Spisová služba je umožněna skartace dokumentů až poté, co je k dispozici rozhodnutí z NArP (Digitálního archivu) ke všem entitám skartačního řízení. Řádek skartačního protokolu ve formuláři je rozšířen o informaci, zda bylo k entitě vydáno rozhodnutí Digitálního archivu. Skartovat, resp. archivovat, lze pouze entity s vydaným rozhodnutím Digitálního archivu. Při pokusu o skartaci, resp. archivaci, entity bez rozhodnutí Digitálního archivu je do seznamu chyb zapsán důvod odmítnutí operace. Podmínky pro vyjmutí entity ze skartačního řízení servisním zásahem:

1. Entitu smí vyjmout pouze uživatelé FIS_01 a BBM_01
2. Vyjmout lze pouze dokument a spis, ne již díl typového spisu
3. Vyjmout lze pouze entitu, která není součástí nadřízené entity (dokument ve spisu)
4. Entitu lze vyjmout ze skartačního řízení, které je ve stavu Příprava
5. Entitu lze vyjmout ze skartačního řízení, které je ve stavu Návrh, který nebyl dosud přijat do Digitálního archivu
6. Entitu lze vyjmout ze skartačního řízení, které je ve stavu Rozhodnutí, pokud k entitě nebylo vydáno rozhodnutí z Digitálního archivu (SIP balíček nebyl předán do Digitálního archivu)
7. Entitu lze vyjmout ze skartačního řízení, které je ve stavu Přejímka, pokud k entitě nebylo vydáno rozhodnutí z Digitálního archivu (SIP balíček nebyl předán do Digitálního archivu)

Hláška při importu XML souboru z NArP

Při importu XML souboru z NArP se objevuje hláška. Kontrolují se hodnoty z předchozích komunikací uložené v hlavičce skartačního řízení. Hláška upozorňuje na konflikt (nesoulad) v identifikátoru archivu.

Možnost identifikace chyb při realizaci skartace / operace a ošetření skartace Chybné evidence

Zavedena možnost identifikace chyb při realizaci skartace / operace a ošetřena skartace chybné evidence. Ošetřeny situace, kdy operace skartace či archivace končila chybou a nebylo možné identifikovat příčinu a zajistit tak následnou nápravu. Obsažen je i výpis chyb při skartaci / archivaci. Doplněno do skartace / archivace mazání pole příloh před skartací / archivací v CUL. Prověřeno provedení skartačního řízení s chybnou evidencí, a to s dokumenty s přílohou i bez přílohy.

Klonování příloh sdílených více dokumenty a generování chybějících archivních verzí příloh dokumentu

Ve formuláři protokoly skartačních řízení je při zahájení skartačního řízení testováno, zda jsou přílohy dokumentů skartačního protokolu sdílené a pokud ano, jsou automaticky naklonovány v CUL. Zároveň je v TPRILOHY původní url_id nahrazeno guidem klonu. Pokud nemá příloha v CUL archivní verzi a její tzv. mimetype je ze seznamu CUL podporovaných konverzí, je automaticky provedena konverze přílohy do archivní verze v CUL.

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník

Volané sestavy:

• 09116 - Skartační protokol
• 19116 - Skartační protokol
• 19148 - Dokumenty vyžádané archívem s předávajícím uzlem a lokací