Man09143

09143 * Evidence nového dokumentu do externí spisové služby

Formulář je určen pro zaevidování dokumentů z jiné agendy (ikonou SPS v levém toolbaru). Formulář je podobný funkci 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby s tím rozdílem, že umožňuje zaevidovat záznam v externím systému spisové služby. Formulář se otevírá přes ikonu [SPS] v levé postranní liště z různých formulářů (např. z objednávek, závazků, smluv, ...).

Obr. 09143/1 Evidence nového dokumentu do externí spisové služby

	Pozor
	Formulář 09143 - Evidence nového dokumentu do externí spisové služby není přístupný všem, ale jen některým zákazníkům, a to na vyžádání.

	Poznámka
	Pro případné nastavení formuláře pro zaevidování nového dokumentu do externí spisové služby (ESS) a jeho správné fungování je nutné kontaktovat pracovníky BBM přes aplikaci Helpdesk.

Obr. 09143/2 Evidence nového dokumentu do externí spisové služby

Založení záznamu o dokumentu z jiné agendy (ikona SPS)

Formulář je možno vyvolat i z funkcí jiných agend, než je Spisová služba (např. Finance, Objednávky, Registr smluv, atd.), a to prostřednictvím ikony [SPS] volitelně umístěné v levé nástrojové liště. V agendách Veřejné zakázky a Zakázky malého rozsahu je tato funkce volána pomocí tlačítka [SPS] umístěného u příslušných písemností.

Položky Předmět, Typ dokumentu a Odesílatel (nebo Adresát) mohou být předvyplněny údaji, které jsou převzaty ze záznamu volající agendy. Po stisknutí tlačítka Uložit a další (případně Koncepty) se nový záznam o dokumentu uloží do Spisové služby a připraví se k odeslání, k oběhu a nebo k vyřízení. Současně dojde k vytvoření vazby mezi záznamy v obou agendách - ve Spisové službě na záložce Doklady, u záznamu volající agendy je doplněn vygenerovaný identifikátor PID, který je provazujícím elementem.

	Poznámka
	Pro některé zákazníky lze na vyžádání nastavit, aby se ikonou [SPS] v levém toolbaru z jiné agendy (např. Registr smluv) místo formuláře 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby volal formulář 09143 - Evidence nového dokumentu do externí spisové služby. Pro nastavení je nutné kontaktovat pracovníky BBM přes aplikaci Helpdesk.

Možnost zobrazení dokumentu v externí spisové službě

Pokud je používána externí spisová služba, lze pomocí:

• ikony s číslem v levé nástrojové liště nebo
• pomocí klávesy pro Detail/Volání číselníku (CTRL + A) na položce PID

zobrazit dokument evidovaný v externí spisové službě

	Poznámka
	Podrobnější informace uvedeny zde.

Rozšíření možností způsobu vypravení při evidenci dokumentu do externí spisové služby

Rozšířeny možnosti způsobu vypravení při evidenci dokumentu do externí spisové služby. Ve formuláři pro zaevidování dokumentu do externí spisové služby byly provedeny tyto změny:

• rozšířena F3 nabídka pro položku Způsob vypravení o další hodnoty
• upraveno předvyplnění způsobu vypravení

Obr. 09143/3 Rozšířená F3 nabídka pro položku "Způsob vypravení" ve formuláři pro evidenci nového dokumentu do externí spisové služby

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník
• 09132 - Skupiny adresátů
• 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• 09170 - Externí Spisová služba