Převod výplatní a zúčtovací listiny do iFIS*

Dokument je určen pro potřeby uživatelů iFIS.

Úvod

Modul iFIS/Výplaty provádí na pokyn obsluhy automatický převod výplatních listin z externích aplikací jako je např. mzdový nebo studijní systém. Zaměstnanci finančních účtáren tak mohou přímo z Finančního informačního systému iFIS provádět výplaty mezd, platby odvodů za pojišťovnami, výplaty ubytovacích příspěvků nebo např. výplaty prospěchových nebo postgraduálních stipendií. Výplaty je možno provádět bezhotovostně na bankovní účet s využitím jednotného elektronického bankovnictví, hotově přes pokladnu a nebo např. složenkou přes Českou poštu. Konečný způsob výplaty přitom může odpovědný uživatel iFIS operativně měnit podle potřeb. Současně s převodem výplatní listiny přechází do iFIS podklady pro automatickou účetní likvidaci řádků bankovních výpisů a hotovostních pokladních dokladů. Do iFIS/Účetnictví je dále převáděna tzv. zúčtovací listina, která je podkladem pro proúčtování finančních operací na hlavní knize. Celý proces věcné i účetní likvidace veškerých výplat tím je do značné míry automatizován.

Postup převodu výplatní listiny z externí aplikace do iFIS

Převod uzavřené výplatní listiny z externí aplikace do iFIS provede odpovědný uživatel iFIS pomocí příslušného formuláře v menu iFIS/Finance/Saldo/Výplaty/Převod výplatní listiny.

Obr. Menu iFIS/Výplaty

Po spuštěni formuláře Převod výplatní listiny se uživateli objeví formulářový dotaz, zda chce zpracovat data. Uživatel potvrdí tlačítkem ANO a sleduje průběh převodu výplatní listiny na obrazovce. Pokud se v protokolu o průběhu převodu objeví jakékoliv chybové hlášení, pak není umožněno převod výplatní listiny dokončit. Obvykle se může jednat např. o chybějící IČO v číselníku organizací (viz odvody za institucemi zdravotního a sociálního pojištění). Uživatelé musejí nejprve odstranit všechny příčiny nesrovnalostí v nastavení iFIS nebo v nastavení externí aplikace a teprve potom převod výplatní listiny do iFIS dokončit.
Převod lze dokončit až v okamžiku, kdy systém iFIS vyhodnotí výplatní listinu na vstupu jako platnou. Úspěšná kontrola je signalizována výpisem celkové částky za výplatní listinu v bloku tzv. závěrečné rekapitulace výplatní listiny.

Obr. Protokol o průběhu převodu výplatní listiny s detailem závěrečné rekapitulace

Uživatel iFIS je v tomto okamžiku povinný zobrazenou celkovou částku výplatní listiny zkontrolovat proti celkové částce výplat vypočítané ve zdrojové externí aplikaci. Pokud celková částka z rekapitulace souhlasí, pak uživatel potvrdí hlášení "Chcete potvrdit změny?" tlačítkem ANO a následně použije tlačítko Zavřít.
V případě, že celková částka výplatní listiny nesouhlasí, pak je nutno převod výplatní listiny odvolat zobrazené hlášení Chcete potvrdit změny? tlačítkem NE. Uživatel iFIS pak musí kontaktovat odpovědné uživatele zdrojové externí aplikace a musí vyčkat, než budou dohledány a opraveny platby, které způsobují rozdíl. Po odstranění příčin rozdílu na straně externí aplikace může být převod výplatní listiny do iFIS zopakován.
Pokud jsou výplaty prováděny ve více výplatních termínech v rámci jednoho účetního období, pak je možné tyto "dílčí" výplatní listiny převádět do iFIS postupně vždy k výplatnímu termínu.

Postup vytvoření platebního příkazu v iFIS/Banka

Vytvoření platebního příkazu je zcela standardní záležitostí. Nový platební příkaz se vytvoří pomocí formuláře iFIS/Banka/Příkazy/03261 - Sestavení příkazu k úhradě a jednotlivé řádky se nadefinují volbou Úhrada výplaty.

Obr. Způsob tvorby řádků platebního příkazu

Uživatel označuje výplaty k proplacení (CTRL+N) a hromadně je vkládá do řádků platebního příkazu. Uživatel může provést také částečnou úhradu výplaty tak, že v řádcích příkazu ručně změní částku výplaty k proplacení. Vytvořený platební příkaz je uzavírán a následně posílán obvyklým způsobem do banky.

Obr. Výběr výplat k hromadnému vložení do řádku platebního příkazu

Obr. Připravený platební příkaz

iFIS automaticky hlídá platební saldo každé jednotlivé výplaty, tzn. jedna výplata nemůže být proplacena dvakrát a nemůže být částečnými úhradami "přeplacena". Uživatel iFIS musí dohlédnout na to, aby seznam neproplacených výplat byl po ukončení závěrky prázdný, tzn. nebyla opomenuta žádná úhrada výplaty.

Souhrnná bezhotovostní platba - výplaty složenkou

Pokud je zapotřebí výplaty vložit na platební příkaz jediným souhrnným řádkem (typicky souhrnná sumární platba České poště navýšená o poplatek za jednotlivé složenky), pak je zapotřebí nejprve ve formuláři iFIS/Finance/Saldo/Výplaty/04506 - Výplaty - servisní funkce změnit způsob úhrady jednotlivých výplat na způsob Složenkou.
Uživatel pak v řádcích platebního příkazu volí volbu Výplaty složenkou. Objevuje se formulář pro výběr výplat (CTRL + N) se zvoleným způsobem úhrady "složenkou". V dolním bloku formuláře uživatel vyplňuje položky souhrnného řádku platebního příkazu. Standardní volbou Konec a volbou Vložení výplat hromadně vkládá označené výplaty do jediného souhrnného řádku platebního příkazu.

Obr. Souhrnné platba – výplaty poukázané složenkou přes Českou poštu

Obr. Konečný platební příkaz připravený k uzavření a odeslání do banky

Hotovostní výplaty

Výplaty je zapotřebí proplácet také v hotovosti přes pokladny. Pokladník volí typ úhrady Hotovostní výplata a dále volí jeden z připravených účelů plateb. Pokud se žádný účel platby nenabízí, pak se je zapotřebí obrátit na metodika, který založí nový účel platby do formuláře iFIS/Pokladna/Číselníky/03563 - Účel platby (účel pro typ dokladu V bez vazby na DPH).

Obr. Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – hotovostní výplata

Obr. Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – hotovostní výplata

Obr. Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – výběr výplaty k úhradě pokladnou

Změna způsobu úhrady výplat

Pro změnu způsobu úhrady uživatel iFIS použije formulář iFIS/Finance/Saldo/Výplaty/04506 - Výplaty - servisní funkce. Na úvodním přehledovém formuláři je k dispozici přehled všech dosud věcně a účetně nezlikvidovaných výplat. Uživatel systémem dotazů vybere výplatu a klávesou Enter zobrazuje její detail. Na tomto formuláři může uživatel provést změnu způsobu úhrady a přesměrovat tak výplatu např. z účtu na pokladnu nebo na složenku. Lze zde také zcela vyřadit výplatu z nabídky neuhrazených výplat nebo z nabídky účetně nezlikvidovaných výplat tlačítky Vyřadit. Jednotlivé operace s výplatou jsou zaznamenány v historii, kterou lze zobrazit tlačítkem Historie.

Obr. Formulář Výplaty – servisní funkce – využíván především pro změnu způsobu úhrady

Účetní likvidace řádků výpisů

Účetní likvidace řádků výpisů probíhá automaticky pomocí formulářů iFIS/Finance/Saldo/Výplaty/Párování/04508 - Automatické párování výplat. Uživatel dále ve formuláři iFIS/Finance/Saldo/Výplaty/Párovaní/04507 - Ruční párování výplat kontroluje, zda jsou spárovány všechny provedené výplaty proti řádkům výpisů (dolní blok formuláře 04507 - Ruční párování výplat by měl být po dokončení uzávěrky aktuálního měsíce vždy prázdný).

Obr. Formulář 04507 - Ruční párování výplat

	Pozor
	Pokud byly některé výplaty hrazeny souhrnnou úhradou (viz souhrnná platba na složenky České pošty), je nutné tyto souhrnné platby spárovat pomocí formuláře iFIS/Finance/Saldo/Závazky/03417 - Souhrnné párování závazků (viz také párování avíz).

	Poznámka
	Pro správnou funkci automatického párování řádků výpisů je nezbytně nutné zaevidovat všechny spojovací analytické účty použité jako předpis výplat v číselníku saldokontních účtů s příslušným párovacím kritériem a příznakem Typ salda „M“.

Převod zúčtovací listiny do iFIS/Účetnictví

Zúčtovací listina je připravována v rámci měsíčních závěrek v externí aplikaci a následně je na pokyn obsluhy převáděna do iFIS/Účetnictví. Účtovací listina je podkladem pro vnitropodnikové proúčtování finančních operací na hlavní knize. Oprávněný uživatel spouští formulář iFIS/Účetnictví/Účetní doklady/Převod zúčtovací listiny a volí volbu Zpracovat data ANO. Případné nesrovnalosti ve zúčtovací listině jsou vypisovány na obrazovku ve formě protokolu o převodu zúčtovací listiny. Uživatel si může výsledný protokol ULOŽIT ve formátu .TXT na disk svého počítače. Po dohledání a odstranění všech příčin nesrovnalostí může být převod zúčtovací listiny zopakován. Volbou Chcete potvrdit změny ANO je vytvářen účetní doklad v iFIS/Účetnictví, který je připraven pro zaúčtování na hlavní knihu.