Kategorie:Archiv dokumentů

Subsystém Archiv dokumentů

Popis subsystému

Subsystém je určen pro hromadné stahování vybraných dokumentů z iFIS/Nadstavby / Dokumenty iFIS / iFIS/Archiv dokumentů do adresáře na lokální disk. Uložit označené a předem vybrané dokumenty lze ve formuláři 09301 - Archiv dokumentů pomocí tlačítka Uložit soubory. Tlačítko vyvolá formulář 11001 - Hromadné ukládání příloh, který se podobá funkcionalitě pro ukládání dokumentů ve formuláři 02224 - Účetní pohyby - podpora monitorovací zpráv, kde je také popsána další podrobnější dokumentace.

Formulář je určen také pro ukládání sestav do archivu, což splňuje jeho původní funkcionalitu. Modul je určen pro archivaci libovolných elektronických dokumentů v různých formátech (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k jejich archivaci, stejně tak i k archivaci tiskových sestav iFIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace iFIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze iFIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace iFIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě iFIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování iFIS. Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace. Ovládání formuláře 09301 - Archiv dokumentů přitom vychází ze standardního ovládání systému iFIS. Podrobnější popis funkcionality pro hromadné stahování vybraných dokumentů do archivu dokumentů je uveden přímo u formulářů 09301 - Archiv dokumentů a 11001 - Hromadné ukládání příloh.

Seznam formulářů

Globální a lokální parametry

Při ukládání sestav do archivu se automaticky vyplňuje číslo úlohy. Povinné ruční vyplnění střediska je řízeno globálním parametrem ARCHSTR (= povinně uvádět středisko v Archivu dokumentů) s možnými hodnotami A/N.