Kategorie:Archiv dokumentů

Subsystém Archiv dokumentů

Popis subsystému

Subsystém je určen pro hromadné stahování vybraných dokumentů z iFIS/Nadstavby / Dokumenty iFIS / iFIS/Archiv dokumentů do adresáře na lokální disk. Uložit označené a předem vybrané dokumenty lze ve formuláři 09301 - Archiv dokumentů pomocí tlačítka Uložit soubory. Tlačítko vyvolá formulář 11001 - Hromadné ukládání příloh.

Formulář je určen také pro ukládání sestav do archivu, což splňuje jeho původní funkcionalitu. Modul je určen pro archivaci libovolných elektronických dokumentů v různých formátech (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k jejich archivaci, stejně tak i k archivaci tiskových sestav iFIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace iFIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze iFIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace iFIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě iFIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování iFIS. Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace. Ovládání formuláře 09301 - Archiv dokumentů přitom vychází ze standardního ovládání systému iFIS. Podrobnější popis funkcionality pro hromadné stahování vybraných dokumentů do archivu dokumentů je uveden přímo u formulářů 09301 - Archiv dokumentů a 11001 - Hromadné ukládání příloh.

Seznam formulářů

Globální a lokální parametry

Při ukládání sestav do archivu se automaticky vyplňuje číslo úlohy. Povinné ruční vyplnění střediska je řízeno globálním parametrem ARCHSTR (= povinně uvádět středisko v Archivu dokumentů) s možnými hodnotami A/N.