Man09136
09136 * Samoobslužný předávací formulář
Je určen na podatelny pro příjem a výdej dokumentů bez přítomnosti pracovníka podatelny a bez potřeby tisku předávacího protokolu. Příjem a výdej mohou provádět všichni uživatelé iFIS*. Ostatní osoby musí použít dosavadní systém pro příjem a výdej dokumentů. Formulář se obsluhuje v následujících krocích:
- Správce podatelny spustí formulář. Pokud obsluhuje více spisových uzlů, je požádán o výběr spisového uzlu, pro který má být nastartováno samoobslužné předávání dokumentů, viz Obr.09136/1. Další činnosti (body 2. až 7.) již provádí osoba, která přišla na podatelnu, aby přijala nebo vydala dokumenty (dále jen doručovatel).
- Na obrazovce se zobrazí žádost o uživatelské jméno a heslo, viz Obr.09136/2.
- Doručovatel zadá správné jméno a heslo.
- Doručovatel v případě:
a. Příjem dokumentů z podatelny:
- Stiskne tlačítko Příjem v nástrojové liště SPS. Poté se vyplní pole Předávající a z uzlu jménem přihlášeného pracovníka podatelny a uzlem, pro který je samoobslužné předávání nastartováno (viz bod 1). Pole Příjemce je vyplněno jménem doručovatele (viz bod 3).
- Vyplní pole pro uzel a stiskne tlačítko Filtruj.
- Označí dokumenty, které přijímá.
- Stiskne tlačítko Převzetí, viz Obr.09136/3. Výdej dokumentů na podatelnu:
- Stiskne tlačítko Výdej v nástrojové liště SPS. Poté se vyplní pole Příjemce a pro uzel jménem přihlášeného pracovníka podatelny a uzlem, pro který je samoobslužné předávání nastartováno (viz bod 1). Pole Předávající je vyplněno jménem doručovatele (viz bod 3).
- Vyplní pole z uzlu a stiskne tlačítko Filtruj.
- Označí dokumenty, které předává na podatelnu.
- Stiskne tlačítko Převzetí.
- Bod 4 lze opakovat pro různé uzly, tj. jedna osoba může dělat doručovatele pro více spisových uzlů.
- Po vyřízení všech příjmů a výdejů se doručovatel odhlásí tlačítkem Konec v nástrojové liště SPS.
- Dále se pokračuje na bodu 2, tj. formulář očekává příchod a přihlášení nového doručovatele.
- Správce podatelny ukončí formulář ikonou Exit. Pokus o ukončení formuláře osobou, která není správcem podatelny, je odmítnut.
Pozn.: doručovatel tím, že se na konci práce se Samoobslužným předávacím formulářem odhlásí, zabrání tomu, aby někdo jiný pod jeho jménem manipuloval s dokumenty.
Informace o tom, že dokument byl předán samoobslužně, je zapsána v historii dokumentu.
Funkce je určena pouze pro subjekty, u nichž organizace práce, pracovní postupy a technická připravenost umožní tuto funkčnost využívat. Možnost jejího použití by také mělo být ošetřeno vnitřními předpisy (např. spisovým řádem).
Obr.09136/1 Spuštění formuláře - výběr jednoho ze spravovaných uzlů.
Obr.09136/2 Přihlášení doručovatele.
Obr.09136/3 Formulář pro příjem písemností v samoobslužném předávacím formuláři.
Navazující funkce :
09126 - Číselník uzlů
09101 - Číselník osob
