Import zúčtovací listiny do iFIS*
Popis datového rozhraní pro převod zúčtovací listiny ve formátu TXT z externího systému do iFIS*Účetnictví / Účetní doklady
Obecné zásady převodu dat do iFIS*Účetnictví
Zúčtovací listiny mohou být do iFIS*Účetnictví převedeny až po předchozí kontrole ze strany zdrojového systému (mzdový systém, skladové nebo stravovací systémy, telefonní ústředny, pomocné účetní XLS evidence…) a potvrzení, že data jsou věcně a formálně v pořádku. Při importu dat do iFIS jsou prováděny kontroly na formální správnost TXT souboru a kontroly na existenci odpovídajících účetních položek v číselnících iFIS. Na obrazovce iFIS* je vypisován podrobný protokol o převodu dat, ten je následně možné vytisknout nebo uložit v elektronické podobě. Po potvrzení tohoto protokolu ze strany obsluhy iFIS vzniká v iFIS*Účetnictví tzv. účetní doklad, který je pak obsluhou iFIS* zaúčtován na hlavní knize.
Struktura textového souboru se zúčtovací listinou
Zúčtovací listinu je možné do iFIS předávat také ve tvaru textového souboru s pevným formátem řádků, případně ve formátu řádků s oddělovačem. Importovat lze pouze textové soubory s ANSI kódováním WIN1250. Oddělovačem jednotlivých položek v souboru pak může být např. středník. Povolené datové typy a pořadí jednotlivých položek v souboru jsou pro oba formáty řádků shodné. Přípona souboru bývá obvykle TXT a nebo CSV.
Základní pravidla pro přípravu importovaného TXT souboru:
- Prvním řádkem v souboru je vždy řádek s identifikací dávky.
- Zúčtovací listina může obsahovat pouze jeden řádek pro identifikaci dávky
- Při zapnuté kontrole posloupnosti importovaných dávek je nutné, aby každé další číslo dávky bylo o jedničku vyšší než předešlé číslo dávky. Každá ekonomická jednotka má své číslování dávek a začíná vždy od jedničky
- V jedné dávce může být více zúčtovacích listin, tzn. více hlaviček v jednom souboru.
- V rámci jedné dávky jsou zúčtovací listiny vždy číslovány pořadovým číslem od jedničky.
- Každá zúčtovací listina je složena z hlavičky a jednotlivých řádků, které jsou spolu svázány přes položku „Číslo zúčtovací listiny“.
- Hodnoty „Celková částka MD“ a „Celková částka DAL“ v hlavičkovém řádku obsahují součty obratů v řádcích odpovídající zúčtovací listiny.
- Každý řádek je ukončen oddělovačem řádku.
- Hlavičkový řádek je uveden až za řádky zúčtovací listiny.
- Částka v řádku zúčtovací listiny vyjadřující obrat smí být uvedena pouze na jednu stranu a to „Částka MD“ nebo „Částka DAL“. Druhá strana musí být vždy nulová.
- Textový soubor může obsahovat tzv. závěrkový doklad. Uvedení řádku se závěrkovým dokladem v textovém souboru způsobí, že v rámci importu je automaticky uzavřeno aktuální období úlohy. Tím je zajištěno, že do iFIS*Účetnictví nemůže být pro danou úlohu a účetní období importována další zúčtovací listina. Import další zúčtovací listiny je možné provést až v období následujícím. Pokud je potřeba import do uzavíraného období z nějakého důvodu zopakovat, pak tuto možnost musí odblokovat odpovědný uživatel iFIS.
Pokud v souboru závěrkový doklad není uveden, pak se předpokládá, že pro dané období a úlohu budou následovat importy dalších zúčtovacích listin.
Závěrkový doklad je v souboru uveden jako nulová hlavička zúčtovací listiny (bez řádků) viz. schéma uložení vět v souboru.
Dávka se zúčtovacími listinami
| Název položky | Datový typ | Pevná délka / Max. délka při oddělovači | Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku ** | Povolené hodnoty | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|
| Typ záznamu | char(1) | 1 / 1 | "D" | ||
| Ekonomická jednotka (EJ) | number(2) | 10/ 2 | R0 | Identifikace organizační součásti – obvykle číslice 1 | |
| Uzel | number(3) | 3 / 3 | R0 | Identifikace organizačního uzlu (např. pracoviště v rámci EJ nebo skupina pracovišť v rámci EJ) | |
| Úloha | number(3) | 3 / 3 | R0 | Identifikace externího systému | |
| Číslo dávky | number(10) | 10 / 10 | R0 | Pořadové číslo dávky v rámci ekonomické jednotky a čísla úlohy na síti. Slouží pro hlídání posloupnosti importu jednotlivých souborů |
Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami
Hlavička zúčtovací listiny
| Název položky | Datový typ | Pevná délka / Max. délka při oddělovači | Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku ** | Povolené hodnoty | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|
| Typ záznamu | char(1) | 1 / 1 | "H" | ||
| Ekonomická jednotka (EJ) | number(10) | 10/ 2 | R0 | Musí být shodná s hodnotou uvedenou ve větě "dávka" | |
| Uzel | number(3) | 3 / 3 | R0 | Musí být shodné s hodnotou uvedenou ve větě "dávka" | |
| Úloha | number(3) | 3 / 3 | R0 | Musí být shodné s hodnotou uvedenou ve větě "dávka" | |
| Číslo zúčtovací listiny | number(10) | 10 / 10 | R0 | Pořadové číslo zúčt. listiny v rámci dávky (týká se i závěrkového dokladu) | |
| Typ dokladu | char(1) | 1 / 1 | "E" nebo "B" nebo "Z" |
E..externí úč. doklad, B..běžný úč. doklad, Z..závěrkový doklad pro uzavření účetního období přísl. úlohy | |
| Měsíc zpracování | number(2) | 2 / 2 | R0 | Účetní období MM | |
| Rok zpracování | number(2) | 2 / 2 | R0 | Účetní období RR | |
| Celková částka MD | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. U závěrkového dokladu jsou částky vždy rovny nule. | |
| Celková částka DAL | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. U závěrkového dokladu jsou částky vždy rovny nule. | |
| Textová poznámka | char(35) | 35 / 35 | LM | Libovolný text popisující hlavičku účetního dokladu | |
| Číslo střediska | char(10) | 10 / 10 | LM | Dle číselníku středisek | |
| Komentář | char(50) | 50 / 2000 | LM | Libovolný text komentující hlavičku účetního dokladu |
Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami
Řádek zúčtovací listiny
| Název položky | Datový typ | Pevná délka / Max. délka při oddělovači | Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku ** | Rozsah hodnot | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|
| Typ záznamu | char(1) | 1 / 1 | "R" | ||
| Číslo zúčtovací listiny | number(10) | 10 / 10 | R0 | Musí být shodné s hlavičkou dokladu (vazební položka) | |
| Číslo řádku | number(4) | 4 / 5 | R0 | Pořadové číslo řádku v rámci účetního dokladu | |
| Číslo prvotního dokladu | number(10) | 10 / 10 | R0 | Číslo prvotního dokladu identifikující prvotní doklad úlohy na síti | |
| Analytický účet | char(9) | 9 / 9 | LM | 3 číslice syntetika, 6 číslic analytika | |
| Označení nákladového střediska | char(10) | 10 / 10 | LM | Dle číselníku středisek | |
| Typ akce | number(3) | 3 / 3 | R0 | Při neuvedení TA, je nahrazen mezerami | |
| Označení akce | char(10) | 10 / 30 | LM | Kód akce nebo prvních deset znaků z názvu akce | |
| Komplexní položka | char(10) | 10 / 45 | LM | Kód KP při pevném formátu řádků / kód KP a nebo kód – název KP | |
| Částka MD | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. | |
| Částka DAL | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. | |
| Textová poznámka | char(35) | 35 / 35 | LM | Libovolný text k řádku účetního zápisu | |
| Datum vzniku účetního případu | number(6) | 6 / 8 | DDMMRR / DDMMRR nebo DD.MM.RR nebo DD-MM-RR |
Datum vzniku účetního případu | |
| Číslo úlohy prvotního dokladu | number(3) | 3 / 3 | P0 | Identifikace prvotního dokladu – vazba na "Číslo prvotního dokladu" | |
| Párovací symbol | char(40) | 40 / 40 | LM | Text pro párování na hlavní knize |
Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami
Obr. Náhled na výsledný účetní doklad v iFIS*Účetnictví
Volitelné systémové parametry importního modulu na straně iFIS*Účetnictví
SEPARATOR - řetězec s oddělovačem jednotlivých údajů záznamu
MASKA - řetězec s maskou pro výběr datového souboru
KONTR_POSL - zapnuti kontroly posloupnosti davek, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'A'
BEZNY - vytvářet vždy jako běžný doklad, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
RELZAK - neuvedené NS a KP se automaticky doplní podle nastaveni zakázky, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
IGNORE - ignorovat chyby v datech, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
KUMULACE - provést kumulaci generovaných řádků účetního dokladu podle AU, NS, TA/A, KP, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
CODE_PAGE - kódová stránka vstupního souboru, default EE8MSWIN1250
