Import zúčtovací listiny do iFIS*
Popis datového rozhraní pro převod zúčtovací listiny ve formátu TXT z externího systému do iFIS/Účetnictví/Účetní doklady
Obecné zásady převodu dat do iFIS/Účetnictví
Zúčtovací listiny mohou být do iFIS/Účetnictví převedeny až po předchozí kontrole ze strany zdrojového systému (mzdový systém, skladové nebo stravovací systémy, telefonní ústředny, pomocné účetní XLS evidence…) a potvrzení, že data jsou věcně a formálně v pořádku. Při importu dat do iFIS jsou prováděny kontroly na formální správnost TXT souboru a kontroly na existenci odpovídajících účetních položek v číselnících iFIS. Na obrazovce iFIS je vypisován podrobný protokol o převodu dat, ten je následně možné vytisknout nebo uložit v elektronické podobě. Po potvrzení tohoto protokolu ze strany obsluhy iFIS vzniká v iFIS/Účetnictví tzv. účetní doklad, který je pak obsluhou iFIS zaúčtován na hlavní knize.
Struktura textového souboru se zúčtovací listinou
Zúčtovací listinu je možné do iFIS předávat také ve tvaru textového souboru s pevným formátem řádků, případně ve formátu řádků s oddělovačem. Importovat lze pouze textové soubory s ANSI kódováním WIN1250. Oddělovačem jednotlivých položek v souboru pak může být např. středník. Povolené datové typy a pořadí jednotlivých položek v souboru jsou pro oba formáty řádků shodné. Přípona souboru bývá obvykle TXT a nebo CSV.
Základní pravidla pro přípravu importovaného TXT souboru:
- Prvním řádkem v souboru je vždy řádek s identifikací dávky.
- Zúčtovací listina může obsahovat pouze jeden řádek pro identifikaci dávky
- Při zapnuté kontrole posloupnosti importovaných dávek je nutné, aby každé další číslo dávky bylo o jedničku vyšší než předešlé číslo dávky. Každá ekonomická jednotka má své číslování dávek a začíná vždy od jedničky
- V jedné dávce může být více zúčtovacích listin, tzn. více hlaviček v jednom souboru.
- V rámci jedné dávky jsou zúčtovací listiny vždy číslovány pořadovým číslem od jedničky.
- Každá zúčtovací listina je složena z hlavičky a jednotlivých řádků, které jsou spolu svázány přes položku „Číslo zúčtovací listiny“.
- Hodnoty „Celková částka MD“ a „Celková částka DAL“ v hlavičkovém řádku obsahují součty obratů v řádcích odpovídající zúčtovací listiny.
- Každý řádek je ukončen oddělovačem řádku.
- Hlavičkový řádek je uveden až za řádky zúčtovací listiny.
- Částka v řádku zúčtovací listiny vyjadřující obrat smí být uvedena pouze na jednu stranu a to „Částka MD“ nebo „Částka DAL“. Druhá strana musí být vždy nulová.
- Textový soubor může obsahovat tzv. závěrkový doklad. Uvedení řádku se závěrkovým dokladem v textovém souboru způsobí, že v rámci importu je automaticky uzavřeno aktuální období úlohy. Tím je zajištěno, že do iFIS/Účetnictví nemůže být pro danou úlohu a účetní období importována další zúčtovací listina. Import další zúčtovací listiny je možné provést až v období následujícím. Pokud je potřeba import do uzavíraného období z nějakého důvodu zopakovat, pak tuto možnost musí odblokovat odpovědný uživatel iFIS.
Pokud v souboru závěrkový doklad není uveden, pak se předpokládá, že pro dané období a úlohu budou následovat importy dalších zúčtovacích listin.
Závěrkový doklad je v souboru uveden jako nulová hlavička zúčtovací listiny (bez řádků) viz. schéma uložení vět v souboru.
Dávka se zúčtovacími listinami
| Název položky | Datový typ | Pevná délka / Max. délka při oddělovači | Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku ** | Povolené hodnoty | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|
| Typ záznamu | char(1) | 1 / 1 | "D" | ||
| Ekonomická jednotka (EJ) | number(2) | 10/ 2 | R0 | Identifikace organizační součásti – obvykle číslice 1 | |
| Uzel | number(3) | 3 / 3 | R0 | Identifikace organizačního uzlu (např. pracoviště v rámci EJ nebo skupina pracovišť v rámci EJ) | |
| Úloha | number(3) | 3 / 3 | R0 | Identifikace externího systému | |
| Číslo dávky | number(10) | 10 / 10 | R0 | Pořadové číslo dávky v rámci ekonomické jednotky a čísla úlohy na síti. Slouží pro hlídání posloupnosti importu jednotlivých souborů |
Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami
Hlavička zúčtovací listiny
| Název položky | Datový typ | Pevná délka / Max. délka při oddělovači | Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku ** | Povolené hodnoty | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|
| Typ záznamu | char(1) | 1 / 1 | "H" | ||
| Ekonomická jednotka (EJ) | number(10) | 10/ 2 | R0 | Musí být shodná s hodnotou uvedenou ve větě "dávka" | |
| Uzel | number(3) | 3 / 3 | R0 | Musí být shodné s hodnotou uvedenou ve větě "dávka" | |
| Úloha | number(3) | 3 / 3 | R0 | Musí být shodné s hodnotou uvedenou ve větě "dávka" | |
| Číslo zúčtovací listiny | number(10) | 10 / 10 | R0 | Pořadové číslo zúčt. listiny v rámci dávky (týká se i závěrkového dokladu) | |
| Typ dokladu | char(1) | 1 / 1 | "E" nebo "B" nebo "Z" |
E..externí úč. doklad, B..běžný úč. doklad, Z..závěrkový doklad pro uzavření účetního období přísl. úlohy | |
| Měsíc zpracování | number(2) | 2 / 2 | R0 | Účetní období MM | |
| Rok zpracování | number(2) | 2 / 2 | R0 | Účetní období RR | |
| Celková částka MD | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. U závěrkového dokladu jsou částky vždy rovny nule. | |
| Celková částka DAL | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. U závěrkového dokladu jsou částky vždy rovny nule. | |
| Textová poznámka | char(35) | 35 / 35 | LM | Libovolný text popisující hlavičku účetního dokladu | |
| Číslo střediska | char(10) | 10 / 10 | LM | Dle číselníku středisek | |
| Komentář | char(50) | 50 / 2000 | LM | Libovolný text komentující hlavičku účetního dokladu |
Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami
Řádek zúčtovací listiny
| Název položky | Datový typ | Pevná délka / Max. délka při oddělovači | Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku ** | Rozsah hodnot | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|
| Typ záznamu | char(1) | 1 / 1 | "R" | ||
| Číslo zúčtovací listiny | number(10) | 10 / 10 | R0 | Musí být shodné s hlavičkou dokladu (vazební položka) | |
| Číslo řádku | number(4) | 4 / 5 | R0 | Pořadové číslo řádku v rámci účetního dokladu | |
| Číslo prvotního dokladu | number(10) | 10 / 10 | R0 | Číslo prvotního dokladu identifikující prvotní doklad úlohy na síti | |
| Analytický účet | char(9) | 9 / 9 | LM | 3 číslice syntetika, 6 číslic analytika | |
| Označení nákladového střediska | char(10) | 10 / 10 | LM | Dle číselníku středisek | |
| Typ akce | number(3) | 3 / 3 | R0 | Při neuvedení TA, je nahrazen mezerami | |
| Označení akce | char(10) | 10 / 30 | LM | Kód akce nebo prvních deset znaků z názvu akce | |
| Komplexní položka | char(10) | 10 / 45 | LM | Kód KP při pevném formátu řádků / kód KP a nebo kód – název KP | |
| Částka MD | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. | |
| Částka DAL | number | 14 / 14 | R0 | V souboru s pevným formátem dat neuvádět desetinnou tečku ani čárku, v souboru s oddělovačem je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku (obvykle se uvádí čárka), vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, u záporných částek uvést znaménko mínus na první pozici před částkou, oddělovače tisíců neuvádět. | |
| Textová poznámka | char(35) | 35 / 35 | LM | Libovolný text k řádku účetního zápisu | |
| Datum vzniku účetního případu | number(6) | 6 / 8 | DDMMRR / DDMMRR nebo DD.MM.RR nebo DD-MM-RR |
Datum vzniku účetního případu | |
| Číslo úlohy prvotního dokladu | number(3) | 3 / 3 | P0 | Identifikace prvotního dokladu – vazba na "Číslo prvotního dokladu" | |
| Párovací symbol | char(40) | 40 / 40 | LM | Text pro párování na hlavní knize |
Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami
Obr. Náhled na výsledný účetní doklad v iFIS/Účetnictví
Volitelné systémové parametry importního modulu na straně iFIS/Účetnictví
SEPARATOR - řetězec s oddělovačem jednotlivých údajů záznamu
MASKA - řetězec s maskou pro výběr datového souboru
KONTR_POSL - zapnuti kontroly posloupnosti davek, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'A'
BEZNY - vytvářet vždy jako běžný doklad, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
RELZAK - neuvedené NS a KP se automaticky doplní podle nastaveni zakázky, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
IGNORE - ignorovat chyby v datech, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
KUMULACE - provést kumulaci generovaných řádků účetního dokladu podle AU, NS, TA/A, KP, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
CODE_PAGE - kódová stránka vstupního souboru, default EE8MSWIN1250
