Balíky se spisy a dokumenty k uložení na spisovně

Jednotlivé spisy se zakládají do balíků. Pro evidenci balíků se spisy je určen formulář 09164 - Balíky. Formulář lze otevřít z menu iFIS*Spisová služba. Po otevření se zobrazí úvodní formulář s přehledem balíků. Zobrazení přehledu balíků lze ovlivnit zatržítkem Jen platné balíky. Po zatržení se zobrazí jen platné balíky a neplatné se v přehledu nebudou zobrazovat.

Obr. Formulář 09164 - Balíky

Nový balík lze vytvořit klávesou pro Nový záznam. Objeví se nové okno, kam lze zaevidovat podrobnější údaje o balíku. U nového balíku musí být vyplněny povinné položky. Bez jejich vyplnění nelze záznam uložit do databáze. Nový balík musí mít vyplněný název, spisový uzel, skartační znak, skartační lhůtu a rok skartačního řízení. Nově založený balík se automaticky nastaví do stavu Rozpracováno. Stav rozpracovaného balíku je možné změnit na Uloženo přiřazením ukládacího místa. V tomto stavu již není možné měnit některá metadata balíku, a to název, spisový znak, skartační znak, lhůta a rok skartačního řízení. Uložený balík lze uzavřít tlačítkem Uzavřít, čímž se uživateli znemožní editace všech metadat. Opětovně lze uzavřený balík znovu otevřít a umožnit tím editaci metadat. K tomu je určeno tlačítko Otevřít.

Z přehledu balíku lze zobrazit detail konkrétního balíku klávesou Výběr (Enter) nebo Tab. V detailu se zobrazí obsah balíku (dokumenty, spisy). Použitím klávesy Detail/Volání číselníku (CTRL + A) v bloku dokumentů (spisů), se zobrazí detail dokumentu nebo spisu.

Jak využít podací deník k vložení dokumentu do balíku?

Vložení dokumentu do balíku je nutné provést z podacího deníku z formuláře 09122 - Podací deník. Dokument lze vložit pouze do balíku, který se nachází na stejném spisovém uzlu, má stejný spisový znak a zatím nemá vyplněné ukládací místo. Vložení se provádí ze záložky Vyřízení. V případě, že pro dokument existuje alespoň jeden balík, do něhož je možné dokument vložit, lze z položky Ukládací jed. vyvolat list vyhovujících balíků. Pokud takový balík existuje jen jeden, položka se naplní kódem balíku.

Obr. Položka "Ukládací jed." ve formuláři 09122 - Podací deník