Balíky se spisy a dokumenty k uložení na spisovně

Jednotlivé spisy se zakládají do balíků. Pro evidenci balíků se spisy je určen formulář 09164 - Balíky. Formulář lze otevřít z menu iFIS*Spisová služba. Po otevření se zobrazí úvodní formulář s přehledem balíků. Zobrazení přehledu balíků lze ovlivnit zatržítkem Jen platné balíky. Po zatržení se zobrazí jen platné balíky a neplatné se v přehledu nebudou zobrazovat.

Obr. Formulář 09164 - Balíky

Nový balík lze vytvořit klávesou pro Nový záznam. Objeví se nové okno, kam lze zaevidovat podrobnější údaje o balíku. U nového balíku musí být vyplněny povinné položky. Bez jejich vyplnění nelze záznam uložit do databáze. Nový balík musí mít vyplněný název, spisový uzel, skartační znak, skartační lhůtu a rok skartačního řízení. Nově založený balík se automaticky nastaví do stavu Rozpracováno. Stav rozpracovaného balíku je možné změnit na Uloženo přiřazením ukládacího místa. V tomto stavu již není možné měnit některá metadata balíku, a to název, spisový znak, skartační znak, lhůta a rok skartačního řízení. Uložený balík lze uzavřít tlačítkem Uzavřít, čímž se uživateli znemožní editace všech metadat. Opětovně lze uzavřený balík znovu otevřít a umožnit tím editaci metadat. K tomu je určeno tlačítko Otevřít.