Nadstavbová webová aplikace iFIS/SPSL

Nadstavbová webová aplikace iFIS*Spisová služba je určena pro možnost vybraným nadefinovaným uživatelům dohledat a zobrazit záznamy o dokumentech evidovaných v modulu iFIS*Spisová služba.

Prohlížeč: libovolný web prohlížeč na PC nebo mobilním telefonu

Spuštění aplikace: speciální URL adresa dle projektu

Uživatel/heslo: viz přihlášení SSU

Funkce webové spisovky je určena především pro zpracování dokumentů pracovníky spisových uzlů, kteří nejsou uživateli iFIS*, ale potřebují bez ohledu na strukturu spisového uzlu:

• přijmout k vyřízení dokumenty, které jsou na jeho spisovém uzlu (spisových uzlech) a jsou směřovány (adresátovi) přímo na jeho osobu nebo jsou označeny "zpracovává = osoba já"
• umožnit zobrazení svých dokumentů již vyřízených a dokumentů k vyřízení, včetně příloh, vyhledávat v nich (i fultextově) a třídit dle libovolných údajů,
• umožnit u dokumentů v držení u osoby provést změny v záznamu o dokumentu, změny v přílohách, apod.
• umožnit vyřízení dokumentu, vrácení dokumentu, odmítnutí dokumentu
• umožnit předání jiné osobě v rámci svých spisových uzlů, předat zpět správci spisového uzlu
• umožnit zaevidovat nový dokument včetně příloh, atd.

Nová verze nadstavbové aplikace webové iFIS*Spisové služby zahrnuje také:

• základní prvky kontroly nových odpovědností
• zrychlení načítání obsahu
• správu obsahu a přístupu

Nová verze překvapí zcela jiným vzhledem i rozšířenou nabídkou různých funkcí. Změny oproti předchozí verzi se zobrazí po prvním přihlášení po aktualizaci automaticky.

Pro vstup do nadstavbové apexové webové aplikace je nutné se přihlásit. Přihlašení probíhá pomocí účtu ActiveDirectory, proto tento účet musí mít vytvořen. Do nadstavbové webové aplikace se může přihlásit pouze osoba, která splňuje alespoň jednu z těchto podmínek:

• je zaměstnancem společnosti BBM, zároveň se musí jednat o osobu dosud platnou (v číselníku osob je uvedena jako platná osoba) a má nastaven přístup do webové aplikace
• je uživatelem iFIS* a má nastaven přístup do webové aplikace pomocí uživatelského účtu
• není zaměstnancem ani uživatelem iFIS*, ale musí mít nastaven přístup do webové aplikace
• je uvedena v číselníku osob jako platná osoba
• pro přihlášení přes LDAP má v číselníku osob nastaveny údaje (osobní číslo nebo e-mailovou adresu), kterými se ověřuje proti LDAP
• má nastavený uživatelský účet a zná své přihlašovací údaje pro přihlášení do webové aplikace (přihlašovací jméno a heslo)

	Poznámka
	Uživateli, který již není platný, například z důvodu ukončení pracovního poměru, bude odepřen přístup do aplikace.

Uživateli lze nastavit, jaká data se mu budou zobrazovat.

Obr. Přihlášení do apexové webové aplikace

Obr. Po přihlášení do apexové webové aplikace z PC

	Tip
	Aplikaci lze zobrazit i ve zmenšené verzi určené pro mobilní telefony.

Obr. Aplikace ve zmenšené verzi určené pro mobilní telefony

Přesunem do části nazvané Spisová služba se uživateli zobrazí složky:

• Moje dokumenty
• Dokumenty k příjmu
• Moje spisy

Obr. Náhled na webovou aplikaci

Uživatel si může v části nazvané Moje dokumenty zobrazit jen své dokumenty, u kterých nějakým způsobem figuruje (například je uveden jako Adresát, Odesílatel, apod.). Zároveň se mu zobrazí jen dokumenty, na které má přístup.

Obr. Náhled na webovou aplikaci

Pro koho je aplikace Spisové služby určena

Web klient SPSL je nástroj určený primárně pro vedoucí pracovníky organizace, kteří jsou osobami určenými k vyřízení dokumentů a mají zájem mít přehled o všech dokumentech evidovaných v rámci výkonu spisové služby na svém pracovišti. Tyto osoby velmi často nemají přístup do modulu iFIS*Spisová služba, a nejsou tedy jeho přímými uživateli, bývají pouze zaregistrováni na příslušném pracovišti spisové služby/spisovém uzlu.

Obr. K pojmu osoba registrovaná k uzlu spisové služby

Účel a funkcionalita aplikace

Verze 1.1. poskytuje pouze služby pasivního přístupu k záznamům ve spisové službě:

• Náhled na seznam dokumentů
• Dohledání konkrétních dokumentů
• Informace o hlavních metadatech dokumentů
• Otevření a zobrazení příloh dokumentů

	Poznámka
	V této verzi není obsažena žádná "aktivní" funkce, je umožněno pouze prohlížení záznamů. První pole na seznamu umožňuje označit jeden nebo více záznamů, bez dalšího významu v této verzi.

Význam jednotlivých částí aplikace Spisové služby

Moje dokumenty

Část Moje dokumenty obsahuje záznamy, u kterých je přihlášený uživatel aplikace určen a uveden jako vyřizující osoba v modulu iFIS*Spisová služba (je zaevidována v položce Vyřizuje).

Obr. Řízení přístupových práv v iFIS*Spisová služba

Pole Vyřizuje musí obsahovat jméno přihlášeného uživatele z registru osob. Jiná omezení přístupů nejsou implementována. Zobrazují se moje dokumenty k vyřízení i vyřízené. Pro možnost výběru dosud nevyřízených nebo již vyřízených záznamů je v horní části bloku k dispozici roletka určená pro omezení seznamu dokumentů.

Obr. Roletka pro omezení seznamu dokumentů

Obr. Nastavení roletky na "Vyřizuje se"

Vyhledávání dokumentů je možné přes pole Hledat (fulltextové vyhledávání) nebo pomocí dalších filtrů přímo v záhlaví jednotlivých polí.

Třídění záznamů je defaultně nastaveno sestupně podle "Data evidence" dokumentu. Pořadí záznamů lze změnit nastavením v záhlaví jednotlivých polí viz dále.

Zobrazí se jen dokumenty přihlášeného uživatele, u kterých nějakým způsobem figuruje (je uveden v poli Vyřizuje, Adresát).

Dokumenty k příjmu

V části nazvané Dokumenty k příjmu jsou zobrazeny veškeré záznamy s dokumenty evidované v iFIS*Spisová služba na všech spisových uzlech, u kterých je přihlášený uživatel aplikace registrován (bez ohledu na typ přístupu Správce nebo Adresát). Zobrazují se záznamy mého spisového uzlu (mých uzlů) bez jakéhokoliv dalšího omezení (bez ohledu na aktuální stav a lokaci), tedy i záznamy, které pracovištěm/spisovým uzlem pouze "prošly" v rámci evidence oběhu dokumentů. Možnosti vyhledávání a řazení záznamů jsou stejné jako u části Moje dokumenty viz dále.

Obr. Řízení přístupových práv v iFIS*Spisová služba – přiřazením osoby ke spisovému uzlu jako "Správce" nebo jako "Adresát"

Moje spisy

Zobrazují se pouze mé spisy.

Význam barev v aplikaci Spisová služba

Obr. Význam ikon a barev

Třídění a filtrování záznamů aplikace

V aplikaci je umožněno třídění (vzestupné či sestupné) dle vybrané položky přehledu.

Obr. Třídění a filtrování záznamů aplikace

Filtrování pro možnost omezení či výběr záznamů je umožněn buďto určením použité hodnoty na položce přehledu (obr. nahoře) anebo lze použít v hlavičce bloku fulltextové vyhledávání.

Obr. Fulltextové vyhledávání

Použitá pravidla filtrování jsou zobrazena, lze je kombinovat prostřednictvím zatržítek, případně je lze rušit ("křížek" v pravé části pravidla).

Obr. Kombinace prostřednictvím zatržítek

Detail záznamu v aplikaci Spisová služba

U každého záznamu lze zobrazit jeho detail, kde jsou uvedena základní metadata o dokumentu evidovaná v iFIS*Spisová služba. Dvojím kliknutím na modře zvýrazněnou položku PID / Naše Č.j. se zobrazí detail dokumentu. Pokud jsou k dokumentu připojeny přílohy, zobrazí se navíc v dolní části okna detailu dokumentu v části Přílohy. Přílohu lze otevřít a zobrazit ikonou v položce Stáhnout. K tomu je nutné v prohlížeči povolit automatické otevírání okna. Pokud se uživatel pokouší otevřít přílohu, na kterou nemá právo zobrazení, je na tuto skutečnost upozorněn.

Obr. Detail dokumentu s přílohami

Nastavení

Nastavení, za jakých podmínek, kdy se dané dokumenty zobrazí a komu budou zobrazeny, lze nastavit v části Nastavení spisové služby. Tato část není přístupná všem uživatelům, ale pouze správcům dané aplikace. O nastavení přístupů lze požádat pracovníky BBM prostřednictvím aplikace Helpdesk.

Obr. Nastavení webové aplikace