Postup realizace skartačního řízení

Skartační řízení v iFIS/Spisová služba

eSkartace (SIP balíčky - komunikace s DA za podpory ESSS)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s DA (SIP balíčky)

Skartační řízení – předpoklady pro SIPv3

Předpoklady pro možnost generování SIPv3 z iFIS/SPS:

• Správná verze klienta iFIS*
  • nyní již na verzi klienta iFIS nezávislé
• JAVA knihovny
  • nutná instalace poslední knihovny FileLoaderLibrary pro Forms
• Správná verze CUL
  • požadovaná minimálně verze CUL je min. 2.3.3, ale ta může obsahovat chyby
  • konverze se automaticky provádí pouze na nově vložených dokumentech, a to za předpokladu, že tato funkcionalita je v CUL zapnutá (pro dříve vložené dokumenty musíme spustit nástroj pro vytvoření konverzí)
• Nastavení, konfigurace
  • konfigurace aplikačních služeb forms na WLS
  • zapnutí systémového parametru pro komunikaci s příslušnou verzí CUL

Příprava skartačního řízení v iFIS*Spisová služba

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (příruční)

Obr. SPS/PD/Spisovna - uložení na Spisovnu (příruční)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (centrální)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (centrální)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (centrální)

Obr. SPS/PD/Příruční spisovna - uložení na Spisovnu (centrální)

Parametrizace

Nastavení parametrizace:

• Ruční SŘ
• Elektronické SŘ
• SN
• SŘ

Obr. Nastavení parametrizace

SPS/Parametrizace SU:

• SN
• SŘ

Obr. SPS/Parametrizace SU

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - kontroly (Podací deník)

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - kontroly (Podací deník)

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - kontroly (Podací deník) – report k dozařazení do SN

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - tvorba SN (Podací deník)

Obr. SPS/Skartační návrh - tvorba SN (Podací deník) - vyřazení, kontroly

Obr. SPS/Skartační návrh – tvorba SN (Podací deník)

Skartační řízení v iFIS*Spisová služba - ruční

Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)

Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)

Obr. SPS/Protokoly SŘ - založení SŘ, rozhodnutí z Archívu, změna skartační operace

Obr. SPS/Protokoly SŘ - zahájení SŘ

Obr. SPS/Protokoly SŘ - možnost realizace Skartace a Archivace, možnost zrušení SŘ

Obr. SPS/Protokoly SŘ - uzavření SŘ

eSkartace - komunikace s DA (SIP balíčky)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické

Obr. Parametrizace – elektronické skartační řízení

Obr. SPS/PD/Skartační návrh – tvorba SN (PD)

Obr. SPS/Protokoly SŘ - založení eSŘ (hlavička SŘ, přenesené entity SN = dokumenty, spisy)

Obr. SPS/Protokoly SŘ - zahájení eSŘ

Obr. SPS/Protokoly SŘ – generování SIP (uložení do adresáře)

Obr. SPS – generování SIP (uložení do adresáře)

Obr. SPS – složení a podoba SIP (komprimace) pro předání Archívu

Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (dokument)

Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (spis)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP přihlášení

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování SŘ

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování SŘ (původce)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola (mail)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání dalších souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (mail)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (seznam)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy SŘ

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy SŘ

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP stav "K založení SŘ"

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí, uložení souboru

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí archiváře

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (dožádání)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (výběr souboru XML)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (výpis zpracování)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (uložený záznam, požadované operace)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - generování SIP (dožádání), uložení do adresáře, předání Archívu (nahrání do NArP)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – SIPy dožádání odeslány do NArP - vrácena odpověď z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - generování SIP pro předání archiválií (znovu celá komunikace s NArP), zpracování odpovědi z NArP (potvrzení)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - potvrzení o přejímce archiválií z NArP (identifikátory)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - vlastní skartace a archivace v iFIS*

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - uzavření eSŘ

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/PD/Spisovna - dokumenty Skartováno (číslo protokolu)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Spisy - spis Archivováno (číslo protokolu)

Postup z dokumentů

Příprava SIP balíčků

Vytvoření SIP na SU = Spisovna

Obr. Nastavení globálního parametru

Obr. Nastavení parametru u SU = Spisovna

Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) – při nastavení Nadřízený SU = Podatelna by se předání záznamů z 901 na Spisovna muselo realizovat standardní cestou, tj. ještě předáním přes Podatelnu nebo by se u všech předávaných záznamů musela měnit Doručovací cesta na Přímá

Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět)

Výběr dokumentů ze složky "Zařazeno do SŘ" na SU = 901 (Váha = -123) + označení zatržítky

Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) - volba "Předat"

Na "Spisovně" jsou dokumenty "K příjmu"

Obr. Na "Spisovně" dokumenty "K příjmu"

Volba Příjem, Vyfiltrování a Převzetí na SPISOVNU

Obr. Volba Příjem, Vyfiltrování a Převzetí na SPISOVNU

Výběr záznamů (CTRL+N), přes volbu SŘ zařazení do SN

Obr. Výběr záznamů (CTRL+N), přes volbu SŘ zařazení do SN

Vytvořený SN na úrovni Podacího deníku

Obr. Vytvořený SN na úrovni Podacího deníku

Vytvoření Adresáře (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC

Obr. Vytvoření Adresáře (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC

Formulář 09154 - Protokoly skartačních řízení – automaticky založené skartační řízení

Obr. Automaticky založené skartační řízení ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení

Zahájení skartačního řízení přes tlačítko Zahájit SŘ, zafixovat SN = Ano

Obr. Zahájení skartačního řízení přes tlačítko "Zahájit SŘ", zafixovat SN = Ano

Změna stavu SŘ na Návrh, záložka SIPy

Obr. Změna stavu SŘ na Návrh, záložka SIPy

Tlačítko Generovat, výběr podadresáře pro uložení SIP

Obr. Tlačítko "Generovat" a výběr podadresáře pro uložení SIP

Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů

Obr. Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů

Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na Vygenerováno

Obr. Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na "Vygenerováno"

SIP soubory uložené ve zvoleném adresáři

Obr. SIP soubory uložené ve zvoleném adresáři

Seznam dožádaných SIP balíčků - import

Elektronické skartační řízení - import XML souboru z NArP do SPS

PD - SU = 905 - SN

Obr. PD - SU = 905 - SN

Protokoly SŘ – Entity SN

Obr. Protokoly skartačních řízení – Entity SN

Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky)

Obr. Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky)

Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků

Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků

Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam

Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"

Výběr souboru XML z NArP/DA

Obr. Výběr souboru XML z NArP/DA

Dohledání souboru v adresáři

Obr. Dohledání souboru v adresáři

Import XML souboru

Obr. Import XML souboru

Uložení dat z importu souboru XML

Obr. Uložení dat z importu souboru XML

Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit

Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit

Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP

Obr. Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP

Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP

Obr. Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP

Výsledek generování SIP

Obr. Výsledek generování SIP