Zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce

Na základě objednávky ČVUT byly realizovány úpravy a rozšíření IS iFIS* včetně doplnění datových rozhraní a služeb pro zajištění funkcionality a možnost napojení elektronické úřední desky dodavatele BSS Praha (EUD) na modul Spisové služby.

Obr. Modulové schéma a toky dat mezi spisovou službou a EUD

1. Výběr dokumentu a předání ke zveřejnění

Všechny dokumenty ke zveřejnění jsou evidovány jako záznamy ve spisové službě, na jakémkoliv spisovém uzlu. Předání dokumentu ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce se provede prostřednictvím určených funkcí v modulu iFIS*Spisová služba.

	Poznámka
	Omezení: Lze realizovat pouze u záznamů obsahujících elektronickou přílohu.

1.1. Zveřejnění na EUD = doručení evidovanému adresátovi

Jedná se o variantu, kdy na základě zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce je dokument považován za doručený uvedenému adresátovi (např. náhradní doručení v případě, že se dokument nepodařilo adresátovi v předchozích případech doručit jinou formou). Realizuje se v evidenci prostřednictvím konkrétního způsobu doručení = Webový portál a Typu adresáta = W a URL = EUD.

K přenosu do formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky dochází přes formulář 09137 - Předávací formulář (záložka e-Dokumenty, volba Zveřejnění, tlačítko Zveřejnit) prostřednictvím volaného speciálního doručovacího modulu / služby.

1.2. Zveřejnění libovolného dokumentu evidovaného v eSSL na EUD

Varianta, kdy může být vybrán ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce jakýkoliv dokument podléhající výkonu Spisové služby a evidenci v eSSL. Lze realizovat se záznamy v eSSL na kterémkoliv spisovém uzlu (SU), ale jen ve složkách, kdy je příslušné pracoviště "vlastníkem" dokumentu (lokace na daném spisovém uzlu). Přenos do formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky se provádí přes funkci Další akce, volba Zveřejnění dokumentu opět prostřednictvím volaného speciálního doručovacího modulu / služby.

	Poznámka
	Omezení: Lze provádět jen s jednotlivými záznamy, nelze realizovat hromadně s výběrem více záznamů.

2. Funkce pro správu dat ke zveřejnění na EUD

Pro správu a administraci dat určených ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce slouží formulář 00360 - Administrace elektronické úřední desky.

2.1. Přístupy do formuláře pro správu dat ke zveřejnění na EUD

Formulář lze vyvolat z menu iFIS*Spisová služba.

Ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů je možno nadefinovat pro uživatele či roli správce / administrátora elektronické úřední desky samostatný přístup.

2.2. Vlastní správa dat ke zveřejnění na EUD

Úspěšným přenosem záznamu z modulu iFIS*Spisová služba je řízení a správa dokumentu ke zveřejnění / vyvěšení na elektronické úřední desce předáno oprávněnému uživateli s přístupem do funkce 00360 - Administrace elektronické úřední desky. Předmětem přenosu je Název dokumentu, identifikátory (PID a Číslo jednací) a Soubory příloh.

Ve formuláři 00360 - Administrace elektronické úřední desky je provedena kontrola předaného dokumentu, doplnění chybějících metadat (do jaké kategorie pro elektronickou úřední desku má být dokument zařazen, na kterých pracovištích elektronické úřední desky má být zobrazen) a termínů pro vyvěšení, čímž je řízeno, kde a kdy budou záznamy vyvěšeny / zveřejněny. Uložením příslušných údajů se uvolní dokument pro import na elektronickou úřední desku.

V horní části formuláře 00360 - Administrace elektronické úřední desky se zobrazuje přehled všech záznamů pro elektronickou úřední desku.

Omezení výběru jen určitých záznamů lze zobrazit dle předdefinovaných voleb stavů:

• Vše
• Zveřejněné
• Svěšené
• Zrušené
• V přípravě
• Nezveřejněné

Seznam je možné ještě zúžit pouze na záznamy určité kategorie anebo pracoviště. Pro výběr lze také použít standardní funkce iFIS* přes vyhledávací podmínky v režimu dotazů.

Pro přehlednost jsou záznamy ve formuláři dle termínů a stavu zveřejnění rozlišeny barevnou indikací (shodně s předdefinovanými volbami).

Pořízené záznamy nelze mazat.