Převod výplatní a zúčtovací listiny do iFIS*

Dokument je určen pro potřeby uživatelů iFIS*

Úvod

Modul iFIS*Výplaty provádí na pokyn obsluhy automatický převod výplatních listin z externích aplikací jako je např. mzdový nebo studijní systém. Zaměstnanci finančních účtáren tak mohou přímo z Finančního informačního systému iFIS provádět výplaty mezd, platby odvodů za pojišťovnami, výplaty ubytovacích příspěvků nebo např. výplaty prospěchových nebo postgraduálních stipendií. Výplaty je možno provádět bezhotovostně na bankovní účet s využitím jednotného elektronického bankovnictví, hotově přes pokladnu a nebo např. složenkou přes Českou poštu. Konečný způsob výplaty přitom může odpovědný uživatel iFIS operativně měnit podle potřeb. Současně s převodem výplatní listiny přechází do iFIS podklady pro automatickou účetní likvidaci řádků bankovních výpisů a hotovostních pokladních dokladů. Do iFIS*Účetnictví je dále převáděna tzv. zúčtovací listina, která je podkladem pro proúčtování finančních operací na hlavní knize. Celý proces věcné i účetní likvidace veškerých výplat tím je do značné míry automatizován.

Postup převodu výplatní listiny z externí aplikace do iFIS

Převod uzavřené výplatní listiny z externí aplikace do iFIS provede odpovědný uživatel iFIS pomocí příslušného formuláře v menu iFIS*Finance / Saldo / Výplaty / Převod výplatní listiny.

Obr. Menu iFIS*Výplaty

Po spuštěni formuláře Převod výplatní listiny se uživateli objeví formulářový dotaz, zda chce zpracovat data. Uživatel zvolí tlačítko ANO a sleduje průběh převodu výplatní listiny na obrazovce. Pokud se v protokolu o průběhu převodu objeví jakékoliv chybové hlášení, pak není umožněno převod výplatní listiny dokončit. Obvykle se může jednat např. o chybějící IČO v číselníku organizací (viz. odvody za institucemi zdravotního a sociálního pojištění). Uživatelé musejí nejprve odstranit všechny příčiny nesrovnalostí v nastavení iFIS nebo v nastavení externí aplikace a teprve potom převod výplatní listiny do iFIS dokončit.
Převod lze dokončit až v okamžiku, kdy systém iFIS vyhodnotí výplatní listinu na vstupu jako platnou. Úspěšná kontrola je signalizována výpisem celkové částky za výplatní listinu v bloku tzv. závěrečné rekapitulace výplatní listiny.

Obr. Protokol o průběhu převodu výplatní listiny s detailem závěrečné rekapitulace

Uživatel iFIS je v tomto okamžiku povinný zobrazenou celkovou částku výplatní listiny zkontrolovat proti celkové částce výplat vypočítané ve zdrojové externí aplikaci. Pokud celková částka z rekapitulace souhlasí, pak uživatel zvolí tlačítko Chcete potvrdit změny ANO a následně zvolí tlačítko Zavřít.
V případě, že celková částka výplatní listiny nesouhlasí, pak je nutno převod výplatní listiny odvolat zvolením tlačítka Chcete potvrdit změny NE. Uživatel iFIS pak musí kontaktovat odpovědné uživatele zdrojové externí aplikace a musí vyčkat, než budou dohledány a opraveny platby, které způsobují rozdíl. Po odstranění příčin rozdílu na straně externí aplikace může být převod výplatní listiny do iFIS zopakován.
Pokud jsou výplaty prováděny ve více výplatních termínech v rámci jednoho účetního období, pak je možné tyto „dílčí“ výplatní listiny převádět do iFIS postupně vždy k výplatnímu termínu.

Postup vytvoření platebního příkazu v iFIS*Banka

Vytvoření platebního příkazu je zcela standardní záležitostí. Nový platební příkaz se vytvoří pomocí formuláře iFIS*Banka / Příkazy / 03261 Sestavení příkazu k úhradě a jednotlivé řádky se nadefinují volbou Úhrada výplaty.

Obr. Způsob tvorby řádků platebního příkazu

Uživatel označuje výplaty k proplacení (CTRL+N) a hromadně je vkládá do řádků platebního příkazu. Uživatel může provést také částečnou úhradu výplaty tak, že v řádcích příkazu ručně změní částku výplaty k proplacení. Vytvořený platební příkaz je uzavírán a následně posílán obvyklým způsobem do banky.

Obr. Výběr výplat k hromadnému vložení do řádku platebního příkazu

Obr. Připravený platební příkaz

iFIS automaticky hlídá platební saldo každé jednotlivé výplaty, tzn. jedna výplata nemůže být proplacena dvakrát a nemůže být částečnými úhradami “přeplacena“. Uživatel iFIS musí dohlédnout na to, aby seznam neproplacených výplat byl po ukončení závěrky prázdný, tzn. nebyla opomenuta žádná úhrada výplaty.

Souhrnná bezhotovostní platba - výplaty složenkou

Pokud je zapotřebí výplaty vložit na platební příkaz jediným souhrnným řádkem (typicky souhrnná sumární platba České poště navýšená o poplatek za jednotlivé složenky), pak je zapotřebí nejprve ve formuláři iFIS*Finance / Saldo / Výplaty / 04506 Výplaty - servisní funkce změnit způsob úhrady jednotlivých výplat na způsob “Složenkou“.
Uživatel pak v řádcích platebního příkazu volí volbu Výplaty složenkou. Objevuje se formulář pro výběr výplat (CTRL+N) se zvoleným způsobem úhrady “složenkou“. V dolním bloku formuláře uživatel vyplňuje položky souhrnného řádku platebního příkazu. Standardní volbou Konec a volbou Vložení výplat hromadně vkládá označené výplaty do jediného souhrnného řádku platebního příkazu.

Obr. Souhrnné platba – výplaty poukázané složenkou přes Českou poštu

Obr. Souhrnné platba – vložení označených výplat do sumárního řádku platebního příkazu

Obr. Konečný platební příkaz připravený k uzavření a odeslání do banky

Hotovostní výplaty

Výplaty je zapotřebí proplácet také v hotovosti přes pokladny. Pokladník volí typ úhrady Hotovostní výplata a dále volí jeden z připravených účelů plateb. Pokud se žádný účel platby nenabízí, pak se je zapotřebí obrátit na metodika, který založí nový účel platby do formuláře iFIS*Pokladna/Číselníky/03563 Účel platby (účel pro typ dokladu „V“ bez vazby na DPH).

Obr. Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – hotovostní výplata

Obr. Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – hotovostní výplata

Obr. Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – výběr výplaty k úhradě pokladnou

Změna způsobu úhrady výplat

Pro změnu způsobu úhrady uživatel iFIS použije formulář iFIS*Finance / Saldo / Výplaty / 04506 Výplaty - servisní funkce. Na úvodním přehledovém formuláři je k dispozici přehled všech dosud věcně a účetně nezlikvidovaných výplat. Uživatel systémem dotazů vybere výplatu a klávesou ENTER zobrazuje její detail. Na tomto formuláři může uživatel provést změnu způsobu úhrady a přesměrovat tak výplatu např. z účtu na pokladnu nebo na složenku. Lze zde také zcela vyřadit výplatu z nabídky neuhrazených výplat nebo z nabídky účetně nezlikvidovaných výplat tlačítky Vyřadit. Jednotlivé operace s výplatou jsou zaznamenány v historii, kterou lze zobrazit tlačítkem Historie.

Obr. Formulář Výplaty – servisní funkce – využíván především pro změnu způsobu úhrady

Účetní likvidace řádků výpisů

Účetní likvidace řádků výpisů probíhá automaticky pomocí formulářů iFIS*Finance/Saldo/ Výplaty/Párování/ 04508 Automatické párování výplat. Uživatel dále ve formuláři iFIS*Finance/ Saldo/Výplaty/Párovaní/ 04507 Ruční párování výplat kontroluje, zda jsou spárovány všechny provedené výplaty proti řádkům výpisů (dolní blok formuláře 04507 by měl být po dokončení uzávěrky aktuálního měsíce vždy prázdný).

Obr. Formulář 04507 Ruční párování výplat

	Pozor
	Pokud byly některé výplaty hrazeny souhrnnou úhradou (viz. souhrnná platba na složenky České pošty), pak je nutno tyto souhrnné platby spárovat pomocí formuláře iFIS*Finance/Saldo/ Závazky/ 03417 Souhrnné párování závazků (viz. také párování avíz).

Poznámka: Pro správnou funkci automatického párování řádků výpisů je nezbytně nutné zaevidovat všechny spojovací analytické účty použité jako předpis výplat v číselníku saldokontních účtů s příslušným párovacím kritériem a příznakem Typ salda „M“.

Převod zúčtovací listiny do iFIS*Účetnictví

Zúčtovací listina je připravována v rámci měsíčních závěrek v externí aplikaci a následně je na pokyn obsluhy převáděna do iFIS*Účetnictví. Účtovací listina je podkladem pro vnitropodnikové proúčtování finančních operací na hlavní knize. Oprávněný uživatel spouští formulář iFIS*Účetnictví/Účetní doklady/Převod zúčtovací listiny a volí volbu Zpracovat data ANO. Případné nesrovnalosti ve zúčtovací listině jsou vypisovány na obrazovku ve formě protokolu o převodu zúčtovací listiny. Uživatel si může výsledný protokol ULOŽIT ve formátu .TXT na disk svého počítače. Po dohledání a odstranění všech příčin nesrovnalostí může být převod zúčtovací listiny zopakován. Volbou Chcete potvrdit změny ANO je vytvářen účetní doklad v iFIS*Účetnictví, který je připraven pro zaúčtování na hlavní knihu.