Převod výplatní a zúčtovací listiny do iFIS*

Dokument je určen pro potřeby uživatelů iFIS*

Úvod

Modul iFIS*Výplaty provádí na pokyn obsluhy automatický převod výplatních listin z externích aplikací jako je např. mzdový nebo studijní systém. Zaměstnanci finančních účtáren tak mohou přímo z Finančního informačního systému iFIS provádět výplaty mezd, platby odvodů za pojišťovnami, výplaty ubytovacích příspěvků nebo např. výplaty prospěchových nebo postgraduálních stipendií. Výplaty je možno provádět bezhotovostně na bankovní účet s využitím jednotného elektronického bankovnictví, hotově přes pokladnu a nebo např. složenkou přes Českou poštu. Konečný způsob výplaty přitom může odpovědný uživatel iFIS operativně měnit podle potřeb. Současně s převodem výplatní listiny přechází do iFIS podklady pro automatickou účetní likvidaci řádků bankovních výpisů a hotovostních pokladních dokladů. Do iFIS*Účetnictví je dále převáděna tzv. zúčtovací listina, která je podkladem pro proúčtování finančních operací na hlavní knize. Celý proces věcné i účetní likvidace veškerých výplat tím je do značné míry automatizován.

Postup převodu výplatní listiny z externí aplikace do iFIS

Převod uzavřené výplatní listiny z externí aplikace do iFIS provede odpovědný uživatel iFIS pomocí příslušného formuláře v menu iFIS*Finance / Saldo / Výplaty / Převod výplatní listiny.

Obr. Menu iFIS*Výplaty

Po spuštěni formuláře Převod výplatní listiny se uživateli objeví formulářový dotaz, zda chce zpracovat data. Uživatel zvolí tlačítko ANO a sleduje průběh převodu výplatní listiny na obrazovce. Pokud se v protokolu o průběhu převodu objeví jakékoliv chybové hlášení, pak není umožněno převod výplatní listiny dokončit. Obvykle se může jednat např. o chybějící IČO v číselníku organizací (viz. odvody za institucemi zdravotního a sociálního pojištění). Uživatelé musejí nejprve odstranit všechny příčiny nesrovnalostí v nastavení iFIS nebo v nastavení externí aplikace a teprve potom převod výplatní listiny do iFIS dokončit.
Převod lze dokončit až v okamžiku, kdy systém iFIS vyhodnotí výplatní listinu na vstupu jako platnou. Úspěšná kontrola je signalizována výpisem celkové částky za výplatní listinu v bloku tzv. závěrečné rekapitulace výplatní listiny.

Obr. Protokol o průběhu převodu výplatní listiny s detailem závěrečné rekapitulace

Uživatel iFIS je v tomto okamžiku povinný zobrazenou celkovou částku výplatní listiny zkontrolovat proti celkové částce výplat vypočítané ve zdrojové externí aplikaci. Pokud celková částka z rekapitulace souhlasí, pak uživatel zvolí tlačítko Chcete potvrdit změny ANO a následně zvolí tlačítko Zavřít.
V případě, že celková částka výplatní listiny nesouhlasí, pak je nutno převod výplatní listiny odvolat zvolením tlačítka Chcete potvrdit změny NE. Uživatel iFIS pak musí kontaktovat odpovědné uživatele zdrojové externí aplikace a musí vyčkat, než budou dohledány a opraveny platby, které způsobují rozdíl. Po odstranění příčin rozdílu na straně externí aplikace může být převod výplatní listiny do iFIS zopakován.
Pokud jsou výplaty prováděny ve více výplatních termínech v rámci jednoho účetního období, pak je možné tyto „dílčí“ výplatní listiny převádět do iFIS postupně vždy k výplatnímu termínu.

Postup vytvoření platebního příkazu v iFIS*Banka

Vytvoření platebního příkazu je zcela standardní záležitostí. Nový platební příkaz se vytvoří pomocí formuláře iFIS*Banka / Příkazy / 03261 Sestavení příkazu k úhradě a jednotlivé řádky se nadefinují volbou Úhrada výplaty.

Obr. Způsob tvorby řádků platebního příkazu

Uživatel označuje výplaty k proplacení (CTRL+N) a hromadně je vkládá do řádků platebního příkazu. Uživatel může provést také částečnou úhradu výplaty tak, že v řádcích příkazu ručně změní částku výplaty k proplacení. Vytvořený platební příkaz je uzavírán a následně posílán obvyklým způsobem do banky.

Obr. Výběr výplat k hromadnému vložení do řádku platebního příkazu

Obr. Připravený platební příkaz