Kategorie:E-podatelna

E-podatelna

Subsystém iFIS* e-Podatelna

Popis subsystému

Subsystém je důležitým nástrojem pro evidenci e-mailových zpráv. Tato nadstavba iFIS* je určena zejména pro analýzu e-mailových zpráv. Zavedením elektronické podatelny je docíleno podrobného přehledu o došlých e-mailových zprávách, včetně jejich příloh. Tím je zajištěna rychlá analýza přijatých dokumentů v elektronické podobě a jejich předání k dalšímu zpracování v rámci celé organizace. Využití e-Podatelny je navázáno na modul iFIS* Spisová služba.

Nadstavba iFIS* e-Podatelna umožňuje hned několik funkcí najednou:

• dokáže zanalyzovat došlou e-mailovou poštu a dokáže ji sama evidovat v iFIS* Spisová služba
• automaticky eviduje doručené e-mailové zprávy včetně příloh na e-mailové adrese elektronické podatelny
• přílohy e-mailových zpráv jsou akceptovány ve všech obvyklých formátech (pdf, doc, xls, txt, isdoc a další)
• po úspěšném doručení odesílá potvrzující e-mailovou zprávu s oznámením o převzetí doručené pošty
• zpracovává e-mailové zprávy doručené z různých poštovních domén/adres (zaměstnanci, obchodní partneři, orgány státní správy apod.)
• detekuje kvalifikovaný elektronický podpis
• umožňuje výměnu elektronických faktur ve standardu ISDOC
• je umožněna podpora více e-podatelen v rámci jedné organizace

Obr. e-Podatelna

Pomocí iFIS* e-Podatelny je možné provádět elektronickou výměnu prvotních dokladů. Modul iFIS* e-Podatelna dokáže zanalyzovat veškerou došlou poštu a informace odtud zaevidovat v iFIS* Spisová služba. V agendě e-Podatelna se nacházejí formuláře pro nastavení celkové funkcionality e-Podatelny.
Pro správný chod e-Podatelny je nutné nejdříve nadefinovat konkrétní e-mailovou adresu (např. e-faktury@organizace.cz) elektronické podatelny, kterou lze nastavit ve formuláři 09162 - e-Podatelny. Tento formulář je určen pro nadefinování záznamu o e-Podatelně s rozhodnutím, zda bude či nebude využívána možnost evidence do iFIS* Spisové služby. Po nadefinování konkrétní e-mailové adresy elektronické podatelny lze nastavit, na jaký spisový uzel mají být e-mailové zprávy evidovány, případně na jaký spisový uzel mají být nasměrovány. Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční spisový uzel a složka, do které jsou e-maily automaticky zaznamenávány. Kromě toho lze nastavit i kontrolu e-mailové adresy odesílatele a jeho zařazení mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých e-mailů formou povolených/zakázaných e-mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres. E-podatelny lze nastavit i pro využívání jednotlivými ekonomickými jednotkami.

E-mailové zprávy obsahující fakturu ve standardu ISDOC je e-Podatelna schopna sama rozpoznat a dále ji předat do iFIS* Závazky. Tyto faktury jsou předávány do funkce 03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze snadným způsobem pořídit závazkovou fakturu. ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS* Závazky.

Fakturu ISDOC a jiné související doklady lze odeslat:

• e-mailem
• prostřednictvím datových schránek

Jelikož formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný, lze posílat elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy.

Podrobnější informace naleznete v jednotlivých popisech funkcí.

Pozor

V případě zájmu o zprovoznění u konkrétního zákazníka je nezbytné informovat dodavatele aplikace, neboť je nutno z jeho strany provést doinstalace příslušných nástrojů a realizovat související nastavení služeb! Předpokladem pro spuštění a pro zajištění správné funkcionality na projektu je potřeba ze strany zákazníka provést potřebné přípravné práce a dodat informace a údaje požadované dodavatelem!

Postup instalace u jednotlivých zákazníků zahrnuje tyto úkony:

• Příprava e-Podatelny (veřejné e-mailové adresy) zákazníkem
• Instalace a nastavení funkcí dodavatelem
• Nastavení povolených/zakázaných adres
• Nastavení plánovače úloh
• Zpracování e-mailových zpráv
• Evidence e-mailových zpráv

Menu subsystému

Celý subsystém pro elektronickou podatelnu je tvořen

Příprava e-Podatelny (veřejné e-mailové adresy) zákazníkem

Zákazník připraví e-mailovou schránku, ve které je třeba vytvořit složky pojmenované:

• ACCEPTED
• REJECTED
• TRUSTED

Zákazník předá BBM tyto údaje pro přístup ke schránce:

• Hostname
• Uživatel
• Heslo

Instalace a nastavení funkcí dodavatelem

Ze strany BBM jsou instalovány automatické funkce na aplikační server a nastaveny systémové parametry s přístupovými údaji k připravené e-mailové schránce zákazníka.

Nastavení povolených (a zakázaných) adres - varianta A

Ve formuláři 09162 - e-Podatelny lze nadefinovat konkrétní e-mailovou adresu elektronické podatelny (položka E-mail). Dále je zde možno nastavit, na jaký SU mají být e-mailové zprávy evidovány (položka Spisový uzel OD), případně na jaký SU nasměrovány (položka Spisový uzel DO. Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční SU a složka, do které jsou e-maily automaticky zaznamenány. Položka Adresa odesílatele a tlačítko Test nastavení je určeno pro možnost prověření, zda e-mailová adresa odesílatele je/není zařazena mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých e-mailů (položky Whitelist a Blacklist) formou povolených/zakázaných e-mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres.

Nastavení povolených (a zakázaných) adres - varianta B

Pokud nebudou zaevidovány seznamy povolených/zakázaných adres odesílatelů v rámci Whitelistů a Blacklistů, je možno využít již definovaných e-mailových spojení v Číselníku organizací a Číselníku osob (typ spojení MAIL). Tyto adresy jsou automaticky považovány za povolené pro příjem a zpracování na e-Podatelně. Dále pokud nebudou definovány seznamy povolených/zakázaných adres odesílatelů v rámci Whitelistů a Blacklistů, je možno využít také nového typu spojení SMASK, které lze nastavit u záznamů do číselníku osob (formulář 09101 - Jmenný seznam osob) a číselníku organizací (formulář 01110 - Organizace), a tím vytvořit evidenci povolených e-mailových adres nebo domén.

Nastavení plánovače úloh

Import e-mailů od povolených odesílatelů a evidence ve funkci 09122 - Podací deník je zajištěn prostřednictvím automatické funkce, která je spouštěna v pravidelných intervalech dle nastavení ve formuláři 09455 - Plánování úloh.

Zpracování e-mailových zpráv

Dle nastavených podmínek jsou záznamy doručené pošty na evidovanou adresu elektronické podatelny členěny do složek. Akceptované e-maily jsou importovány, evidovány a ukládány do iFIS* Spisová služba (složka ACCEPTED). E-maily od zakázaných či předem nepovolených odesílatelů jsou odkládány do samostatné složky REJECTED.

Nezpracované záznamy lze předat k opětovnému importu po rozšíření povolených odesílatelů o příslušnou adresu.

Nebo je možné definovat speciální složku (TRUSTED), do které se budou ručně přesouvat vybrané odložené e-maily, a tím dojde také k jejich následnému zpracování a evidenci (určeno pro jednorázové použití bez nutnosti rozšiřování seznamu povolených adres).

Poznámka

Zákazník (určená osoba s přístupem do dané e-mailové schránky) by měl pravidelně kontrolovat schránku E-podatelny, a to především složku s odmítnutými zprávami (REJECTED) - dle interně stanovených pravidel/předpisů zákazníka je třeba rozhodnout o zrušení/smazání konkrétní zprávy nebo o jejím přesunutí do složky důvěryhodných zpráv (TRUSTED). Zprávy v této složce jsou zpracovávány bez ohledu na whitelist/blacklist - není tedy vždy nezbytné nastavovat seznam povolených (zakázaných) adres odesílatelů, ale příjem zpráv je možné řídit ručně přesunem do příslušné složky TRUSTED.

Evidence e-mailových zpráv

V případě, že e-mail je přijat a zaevidován v aplikaci iFIS* Spisová služba, pak je ze systému generována odpovědní e-mailová zpráva a odeslána na adresu odesílatele.