Kategorie:E-podatelna

E-podatelna

Subsystém iFIS* e-Podatelna

Popis subsystému

Subsystém je důležitým nástrojem pro evidenci e-mailových zpráv. Tato nadstavba iFIS* je určena zejména pro elektronické předávání dokumentů. Zavedením elektronické podatelny je docíleno podrobného přehledu o došlých e-mailových zprávách, včetně jejich příloh. Tím je zajištěn rychlý přístup k těmto e-mailovým zprávám, jejich převzetí, zanalyzování a předání k dalšímu zpracování v rámci celé organizace. Využití e-Podatelny je navázáno na modul iFIS* Spisová služba.

Nadstavba iFIS* e-Podatelna umožňuje hned několik funkcí najednou:

• dokáže zanalyzovat došlou e-mailovou poštu a dokáže ji sama evidovat v iFIS* Spisová služba
• automaticky eviduje doručené e-mailové zprávy včetně příloh na e-mailové adrese elektronické podatelny
• přílohy e-mailových zpráv jsou akceptovány ve všech obvyklých formátech (pdf, doc, xls, txt, isdoc a další)
• po úspěšném doručení odesílá potvrzující e-mailovou zprávu s oznámením o převzetí doručené pošty
• zpracovává e-mailové zprávy doručené z různých poštovních domén/adres (zaměstnanci, obchodní partneři, orgány státní správy apod.)
• detekuje kvalifikovaný elektronický podpis
• umožňuje výměnu elektronických faktur ve standardu ISDOC
• je umožněna podpora více e-podatelen v rámci jedné organizace

Obr. e-Podatelna

Pomocí iFIS* e-Podatelny je možné provádět elektronickou výměnu prvotních dokladů. Modul iFIS* e-Podatelna dokáže zanalyzovat veškerou došlou poštu a informace odtud zaevidovat v iFIS* Spisová služba. V agendě e-Podatelna se nacházejí formuláře pro nastavení celkové funkcionality e-Podatelny.
Pro správný chod e-Podatelny je nutné nejdříve nadefinovat konkrétní e-mailovou adresu (např. e-faktury@organizace.cz) elektronické podatelny, kterou lze nastavit ve formuláři 09162 - e-Podatelny. Tento formulář je určen pro nadefinování záznamu o e-Podatelně s rozhodnutím, zda bude či nebude využívána možnost evidence do iFIS* Spisové služby. Po nadefinování konkrétní e-mailové adresy elektronické podatelny lze nastavit, na jaký spisový uzel mají být e-mailové zprávy evidovány, případně na jaký spisový uzel mají být nasměrovány. Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční spisový uzel a složka, do které jsou e-maily automaticky zaznamenávány. Kromě toho lze nastavit i kontrolu e-mailové adresy odesílatele a jeho zařazení mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých e-mailů formou povolených/zakázaných mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres. E-podatelny lze nastavit i pro využívání jednotlivými ekonomickými jednotkami.

E-mailové zprávy obsahující fakturu ve standardu ISDOC je e-Podatelna schopna sama rozpoznat a dále ji předat do iFIS* Závazky. Tyto faktury jsou předávány do funkce 03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze snadným způsobem pořídit závazkovou fakturu. ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS* Závazky.

Fakturu ISDOC a jiné související doklady lze odeslat:

• e-mailem
• prostřednictvím datových schránek

Jelikož formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný, lze posílat elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy.

Podrobnější informace naleznete v jednotlivých popisech funkcí.

Pozor

V případě zájmu o zprovoznění u konkrétního zákazníka je nezbytné informovat dodavatele aplikace, neboť je nutno z jeho strany provést doinstalace příslušných nástrojů a realizovat související nastavení služeb! Předpokladem pro spuštění a pro zajištění správné funkcionality na projektu je potřeba ze strany zákazníka provést potřebné přípravné práce a dodat informace a údaje požadované dodavatelem!

Postup instalace u jednotlivých zákazníků zahrnuje tyto úkony:

• Příprava e-Podatelny (veřejné mailové adresy) zákazníkem
• Instalace a nastavení funkcí dodavatelem
• Nastavení povolených/zakázaných adres
• Nastavení plánovače úloh
• Zpracování mailových zpráv
• Evidence mailových zpráv

Příprava e-Podatelny (veřejné mailové adresy) zákazníkem

Zákazník připraví e-mailovou schránku, ve které je třeba vytvořit složky pojmenované:

• ACCEPTED
• REJECTED
• TRUSTED

Zákazník předá BBM tyto údaje pro přístup ke schránce:

• Hostname
• Uživatel
• Heslo

Instalace a nastavení funkcí dodavatelem

Ze strany BBM jsou instalovány automatické funkce na aplikační server a nastaveny systémové parametry s přístupovými údaji k připravené e-mailové schránce zákazníka.

Nastavení povolených (a zakázaných) adres - varianta A

Ve formuláři 09162 - e-Podatelny lze nadefinovat konkrétní mailovou adresu elektronické podatelny (položka E-mail). Dále je zde možno nastavit, na jaký SU mají být mailové zprávy evidovány (položka Spisový uzel OD), případně na jaký SU nasměrovány (položka Spisový uzel DO. Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční SU a složka, do které jsou maily automaticky zaznamenány. Položka Adresa odesílatele a tlačítko Test nastavení je určeno pro možnost prověření, zda mailová adresa odesílatele je/není zařazena mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých mailů (položky Whitelist a Blacklist) formou povolených/zakázaných mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres.

Nastavení povolených (a zakázaných) adres - varianta B

Pokud nebudou zaevidovány seznamy povolených/zakázaných adres odesílatelů v rámci Whitelistů a Blacklistů, je možno využít již definovaných mailových spojení v Číselníku organizací a Číselníku osob (typ spojení MAIL). Tyto adresy jsou automaticky považovány za povolené pro příjem a zpracování na e-Podatelně. Dále pokud nebudou definovány seznamy povolených/zakázaných adres odesílatelů v rámci Whitelistů a Blacklistů, je možno využít také nového typu spojení SMASK, které lze nastavit u záznamů do číselníku osob (formulář 09101 - Jmenný seznam osob) a číselníku organizací (formulář 01110 - Organizace), a tím vytvořit evidenci povolených mailových adres nebo domén.

Nastavení plánovače úloh

Import mailů od povolených odesílatelů a evidence ve funkci 09122 - Podací deník je zajištěn prostřednictvím automatické funkce, která je spouštěna v pravidelných intervalech dle nastavení ve formuláři 09455 - Plánování úloh.

Zpracování mailových zpráv

Dle nastavených podmínek jsou záznamy doručené pošty na evidovanou adresu elektronické podatelny členěny do složek. Akceptované maily jsou importovány, evidovány a ukládány do iFIS* Spisová služba (složka ACCEPTED). Maily od zakázaných či předem nepovolených odesílatelů jsou odkládány do samostatné složky REJECTED.

Nezpracované záznamy lze předat k opětovnému importu po rozšíření povolených odesílatelů o příslušnou adresu.

Nebo je možné definovat speciální složku (TRUSTED), do které se budou ručně přesouvat vybrané odložené maily, a tím dojde také k jejich následnému zpracování a evidenci (určeno pro jednorázové použití bez nutnosti rozšiřování seznamu povolených adres).

Poznámka

Zákazník (určená osoba s přístupem do dané mailové schránky) by měl pravidelně kontrolovat schránku E-podatelny, a to především složku s odmítnutými zprávami (REJECTED) - dle interně stanovených pravidel/předpisů zákazníka je třeba rozhodnout o zrušení/smazání konkrétní zprávy nebo o jejím přesunutí do složky důvěryhodných zpráv (TRUSTED). Zprávy v této složce jsou zpracovávány bez ohledu na whitelist/blacklist - není tedy vždy nezbytné nastavovat seznam povolených (zakázaných) adres odesílatelů, ale příjem zpráv je možné řídit ručně přesunem do příslušné složky TRUSTED.

Evidence mailových zpráv

V případě, že mail je přijat a zaevidován v aplikaci iFIS* Spisová služba, pak je ze systému generována odpovědní e-mailová zpráva a odeslána na adresu odesílatele.