Man07016

07016 * Pořízení zadávací dokumentace

Formulář Pořízení zadávací dokumentace slouží k sestavení zadávací dokumentace, která bude následně poskytována potenciálním dodavatelům jako podklad pro zpracování a možnost podání nabídek k dané VZ. Ve většině případů se zde při tvorbě zadávací dokumentace doplňují předdefinované texty. Doplnění je prováděno buďto výběrem z nadefinovaných možností nebo volným textem. Část údajů je do zadávací dokumentace dotažena již z formuláře Evidence veřejné zakázky (07011 ), případně z formuláře Zadavatel veřejných zakázek (07030 ). V případě, že zadavatel nebude sestavovat zadávací dokumentaci dle obecně připraveného vzoru, ale přesto bude chtít využít dalších následných funkcí aplikace, je nutno vyplnit či nadefinovat alespoň některé vybrané volby, případně v nich konkrétní položky a funkce: • Formulář obsahuje důležitá pole pro vyplnění termínů, které jsou dále využívány v Harmonogramu zadávacího řízení (07014 ) a případně také pro systém varování. Jedná se především o konečné termíny pro možnost žádání o zadávací dokumentaci a dodatečné informace k zadávací dokumentaci (volba Poskytování a prohlídka), lhůty pro podání žádostí o účast v zadávacím řízení a lhůty pro podání nabídek (volba Podání žádosti/nabídky), případně termín otevírání obálek (volba Otevírání obálek) a termín prohlídky místa plnění (volba Poskytování a prohlídka). Tato data jsou využívána také v šablonách pro uveřejňování veřejných zakázek v IS VZ US a ÚV EU. • Pro následné využití systému posouzení a hodnocení je potřeba vymezit požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů a zadávací podmínky (volba Posouzení), dále pak stanovit hodnotící kritéria ve volbě Hodnocení.

Obr.07016/1 - Pořízení zadávací dokumentace / vyplňované volby pro návaznost dalších funkcí v aplikaci VZ

Volba Obsah Volba Obsah slouží jako ucelený přehled o stavu dat v zadávací dokumentaci a o vyplnění jednotlivých oddílů v navázané písemnosti. Stavy oddílů a pole s údajem o kompletnosti zadávací dokumentace jsou aktualizovány ručně pořizovatelem VZ.

Obr.07016/2 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Obsah

Volba Předmět Volba obsahuje pole, která jsou zadavatelem doplňována volným textem. Slouží k jednoznačnému vymezení předmětu plnění veřejné zakázky. Pole Stručný popis veřejné zakázky je určeno pro konkrétní popis VZ, čímž se upřesňuje identifikace VZ daná jejím Názvem. V následujících polích je možno specifikovat jednotlivé součásti veřejné zakázky v rámci předmětu plnění a zadat konkrétní požadavky a případná omezení pro jejich plnění. Technickými podmínkami se rozumí vymezení předmětu zakázky pomocí technických charakteristik a popisů, čímž je jednoznačným způsobem vyjádřen jeho účel použití. Předpokládáme, že technické podmínky budou ve většině případů samostatnou přílohou zadávací dokumentace, kterou budou zpracovávat odborníci v daném oboru. V příslušném poli a v textu zadávací dokumentace by se v těchto případech objevil pouze odkaz na příslušnou přílohu. Pokud je VZ rozdělena na části, pak jsou jednotlivá pole vyplňována také pro jednotlivé části (záložka Části). Záložka je přístupná pouze v případě, že ve funkci 07011 bylo rozdělení na části zaevidováno. Tato omezení platí i pro další volby zadávací dokumentace, kde je možno doplňovat údaje i pro části.

Obr.07016/3 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Předmět

Obr.07016/4 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Charakteristika

Volba Charakteristika Ve volbě Charakteristika jsou pole, do kterých se přetahují již zadaná data z formuláře 07011 (Klasifikace dle CPV kódů, Předpokládaná hodnota VZ a Místo plnění VZ). Vyplněním dalších polí (volným textem) můžeme Přesněji vymezit místo plnění a pokud je třeba, blíže specifikovat Rozsah a podmínky plnění u jednotlivých položek předmětu plnění. Pole Zadávací lhůta umožňuje zadavateli stanovit předpokládanou dobu trvání zadávacího řízení, a to výběrem z několika způsobů. Lhůta plnění vymezuje dobu, po kterou má být VZ plněna (po uzavření smlouvy). V záložce Části mohou být některá popsaná pole vyplňována pro konkrétní části VZ. Záložka je přístupná pouze v případě, že ve funkci 07011 bylo rozdělení na části zaevidováno.

Obr.07016/5 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Poskytování a prohlídka (1)

Volba Poskytování a prohlídka Volba je rozdělena do samostatných záložek. V záložce Poskytování dokumentace k VZ jsou do jednotlivých polí doplňovány informace o možném placení nákladů a o podobě zadávací dokumentace. Je zde specifikována Lhůta pro poskytování dokumentace a případně Doba pro její vyzvednutí. Údaje o Kontaktní osobě a Adrese jsou přebírány z funkce 07030 . V případě, že pro některé VZ nebude kontaktní osobou právě ta předdefinovaná, pak lze tuto osobu změnit (doplnit) z číselníku osob. Kontaktní místo může být ještě blíže specifikováno volným textem.

Obr.07016/6 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Poskytování a prohlídka (2)

Obr.07016/7 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Poskytování a prohlídka (3)

V záložce Poskytování dodatečných informací k VZ doplňuje zadavatel Formu a Lhůtu pro poskytnutí dodatečných informací. Údaje o Kontaktní osobě a Adrese jsou přebírány z funkce 07030 . V případě, že pro některé VZ nebude kontaktní osobou právě ta předdefinovaná, pak lze tuto osobu změnit (doplnit) z číselníku osob. Údaje do polí pro doplňování určitého počtu dní (k doručení písemností) se zapisují volným textem dle podmínek zvoleného zadávacího řízení. V případě, že zadavatel umožní Prohlídku místa plnění, pak jsou zadávány údaje o Termínu, času a Místě prohlídky (volným textem), případně o Kontaktní osobě k tomuto kroku (výběr z číselníku osob).

Volba Posouzení Ve volbě jsou stanovovány kvalifikační předpoklady a zadávací podmínky, které jsou v dalším průběhu zadávacího řízení předmětem posuzování. Vybrané požadavky jsou přenášeny do funkce 07022 , kde je možno s nimi dále pracovat. Záložka Kvalifikace dodavatelů obsahuje předdefinovaný text podmínek pro splnění kvalifikace. Ze strany uživatele není možno v této záložce nic doplnit.

Obr.07016/8 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Posouzení (zákl.kval.předp.)

Základní kvalifikační předpoklady musí být splněny všechny, a to každým dodavatelem, a proto je nelze omezit. Jsou obsaženy ve stejnojmenné záložce. Obecný text předpokladu obsahuje § zákona, ke kterému se váže. Na dvojklik myší v položce je možno vidět detail plného znění předpokladu dle zákona. Výběrem z předdefinovaných možností je možno zvolit Způsob prokázání a Pravost dokladu. Pokud pole Stáří dokladu není vyplněno, platí doba platnosti dokladu uvedená v zákoně. Pro splnění kvalifikace je nutno požadovat prokázání alespoň jednoho Profesního kvalifikačního předpokladu (dle charakteru VZ). Požadavek je označen zatrhávátkem v poli P. Každý předpoklad je možno dále volným textem Specifikovat a vymezit jeho Minimální úroveň. Výběrem z předdefinovaných možností je možno zvolit Pravost dokladu, kterým je předpoklad prokazován.

Obr.07016/9 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Posouzení (prof.kval.předp.)

Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady a Technické kvalifikační předpoklady nemusí, ale může zadavatel požadovat. Podmínky pro zadání zde platí stejné, jako v předchozích dvou záložkách.

Obr.07016/10 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Posouzení (techn.kval.předp. včetně zobrazení plného znění předpokladu)

Obr.07016/11 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Posouzení (zadávací podmínky)

Zadávací podmínky jsou vybírány z předdefinovaných možností (pomocí zatrhávátek). V případě VZ rozdělené na části je možno zvolit, zda vybrané podmínky budou následně posuzovány k VZ jako celku nebo k jednotlivým částem. Požadovanou Formu prokázání je možno zadat volným textem. Obsah této záložky není součástí textu v písemnosti zadávací dokumentace určené pro potenciální dodavatele, ale údaje je možno vytisknout v samostatné písemnosti 07035/07025 "Přehled zadávacích podmínek". Tato písemnost je určena pro komisi, která bude posuzovat splnění stanovených zadávacích podmínky u jednotlivých nabídek.

Volba Hodnocení V prvním kroku je vybíráno Základní hodnotící kritérium. Tato volba je obsažena v záložce Podmínky hodnocení. V případě volby "Nejnižší nabídková cena" existuje pouze 1 kritérium, a to cena s váhou 100%. V případě volby "Ekonomická výhodnost nabídky" je možno pro hodnocení zadat k ceně libovolné množství kritérií (případně subkritérií).

Obr.07016/12 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Hodnocení (Podmínky hodnocení)

Pořízení nového záznamu (kritéria nebo subkritéria) Zadání Kritéria probíhá přes funkci pořízení nového záznamu (v záložce Hodnotící kritéria pro VZ nebo u VZ rozdělené na části v záložce Hodnotící kritéria pro části VZ). Přiřazená Váha-závažnost je udávána v % a nesmí v součtu za všechna kritéria překročit 100%. Další položky jsou evidovány v závislosti na zvoleném požadovaném Způsobu hodnocení. Pro správnou funkčnost výpočtu ve funkci 07022 je potřeba určit, zda Nejvhodnější bude "Min." či "Max.hodnota" kritéria.

Obr.07016/13 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Hodnocení (Pořízení nového záznamu)

Subritéria je možno ke kritériu přiřadit, pokud byl záznam o kritériu uložen do databáze. Pro "subjektivní" hodnocení není umožněno vytvářet subkritéria. Subkritéria jsou opticky oddělena od kritérií a součet jejich %ních podílů k jednomu kritériu nesmí opět překročit 100%. Podrobný popis kritéria (či subkritéria) lze udělat u uloženého záznamu, stejně tak i specifikovat Požadavky na podklady pro hodnocení, kde mají být uvedeny hodnocené položky v nabídce.

Aktualizace pořízeného záznamu Možnost editace lze vyvolat pomocí dvojkliku myší nebo použitím klávesy [ Enter ] na označeném záznamu Hodnotícího kritéria.

Hodnotící kritéria pro části VZ Možnosti pořízení a editace jsou stejné jako u VZ jako celku, kritéria mohou být stanovena odlišně pro jednotlivé části. I hodnocení nabídek k jednotlivým částem poté probíhá samostatně (funkce 07022 ).

Obr.07016/14 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Hodnocení (kritéria pro části)

Obr.07016/15 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Nabídková cena

Volba Nabídková cena Ve volbě jsou uvedeny požadavky a podmínky pro tvorbu nabídkové ceny. Je zde možno specifikovat, v jakých dokladech má být cena Doložena, v jaké podobě, z čeho bude cena složena (Související náklady) a za jakých podmínek může případně dojít k Překročení nabídkové ceny.

Volba Platební podmínky Blok Zálohové platby je určen pro vymezení případných záloh, které by mohly být poskytnuty před nebo v průběhu plnění VZ. Jejich Výše je stanovena konkrétní finanční částkou nebo %ní hodnotou. Je potřeba také doplnit, za jakých Podmínek bude záloha vyplacena.

Obr.07016/16 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Platební podmínky

V bloku Úhrady plateb se určuje počet Splátek, jejich finanční Výše (absolutní hodnota nebo vymezený %ní podíl z nabídkové ceny) a Podmínky, za jakých budou platby uskutečněny. V bloku Splatnost a způsob úhrady se vymezuje doba splatnosti (Počet a Jednotka) jednotlivých plateb, Vymezení, jak a odkdy je doba splatnosti počítána a způsob Provedení úhrady.

Obr.07016/17 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Obchodní podmínky

Volba Obchodní podmínky Prvním krokem je výběr Typu smlouvy. Jednotlivé Možné náležitosti zvoleného typu smlouvy jsou přenášeny pomocí tlačítek [ ==> ] do bloku Zvolené náležitosti smlouvy. Pořadí vybraných bodů smlouvy je možno měnit pomocí voleb [ Níž ] a [ Výš ]. Ke každé náležitosti existuje pole Bližší specifikace, kde je možno konkrétně popsat každý bod smlouvy.

Volba Podání žádosti/nabídky Volba obsahuje 3 samostatné záložky. První dvě jsou určeny pouze pro určité typy zadávacích řízení, ve kterých jsou podávány Žádosti o účast v zadávacím řízení a případně může být Omezován počet přihlášených zájemců. Poslední záložka je společná pro všechna řízení. Záložka Podání žádosti je tvořena obecným předdefinovaným textem. Zadavatel (pořizovatel VZ) má možnost doplnit Konečný termín pro podání žádosti.

Obr.07016/18 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Podání žádosti (o účast v ZŘ)

Obr.07016/19 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Podání žádosti/nabídky (Omezení počtu zájemců)

V záložce Omezení počtu zájemců zadavatel určuje, zda a na kolik bude Omezován počet zájemců (výběr označován zatrhávátkem a vymezován číselnými hodnotami). Způsob omezení počtu je volen také pomocí zatrhávátek a konkrétní Postup omezování je možno specifikovat ještě volným textem. V případě soutěžního dialogu nebo jednání o nabídkách je Postup případného vyřazování návrhů a nabídek umožněn popsat v samostatné položce.

Obr.07016/20 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Podání nabídky

Do záložky Podání nabídky je doplňován konečný termín Lhůty pro podání nabídek. Tento datum je z hlediska zadávacího řízení jeden z nejdůležitějších. Kontaktní osoba a Adresa pro příjem nabídek se přebírá z formuláře 07030 . V případě, že pro některé VZ nebude kontaktní osobou právě ta předdefinovaná, pak lze tuto osobu změnit (doplnit) z číselníku osob. Místo příjmu je možno Blíže určit volným textem.

Volba Otevírání obálek Záložka Provedení otevírání obálek umožňuje zadat Termín a Místo pro jednání (včetně jeho Specifikace), na kterém budou otevírány obálky s nabídkami. Záložka Úplnost nabídky obsahuje předdefinované Náležitosti nabídky, z nichž vybrané zatrhávátkem budou při otevírání obálek kontrolovány komisí. Obsah této záložky není součástí textu v písemnosti zadávací dokumentace určené pro potenciální dodavatele, ale údaje je možno vytisknout v samostatné písemnosti 07021/07025 "Přehled požadavků na obsah nabídky". Tato písemnost je určena pro komisi, která bude kontrolovat úplnost jednotlivých nabídek.

Obr.07016/21 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Otevírání obálek (Pravidla)

Obr.07016/22 - Pořízení zadávací dokumentace / Otevírání obálek (Úplnost nabídky)

Obr.07016/23 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Požadavky na nabídku (na zpracování nabídky)

Volba Požadavky na nabídku Povinné náležitosti nabídky jsou definovány obecným předvyplněným textem. V Dalších požadavcích na zpracování nabídky je volen Jazyk a Forma podání nabídky a požadovaný Počet výtisků nabídky v originále a v kopii (včetně specifikace v poli Poznámka). V záložce Varianty a členění nabídky zadavatel udává, zda umožní podání Variant nabídek (a potom je povinen stanovit Požadavky na varianty). Pro přehlednost a snadnější orientaci v nabídkách může zadavatel požadovat Členění obsahu nabídky v náležitém pořadí. Požadované náležitosti nabídky je možno omezovat pomocí zatrhávátek a jejich pořadí měnit pomocí tlačítek [ Níž ] a [ Výš ]. Záložka Nabídky k částem slouží zadavateli k vymezení počtu Částí VZ, ke kterým lze uchazeči podat nabídky. Případně je zde možno volným textem blíže Specifikovat speciální požadavky na nabídky podávané k jednotlivýn částem VZ.

Obr.07016/24 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Požadavky na nabídku (Varianty a členění)

Obr.07016/25 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Požadavky na nabídku (nabídky k částem VZ)

Volba Požadavky zadavatele V záložce Jistota je možno zadat Požadavek na poskytnutí jistoty, její Výši (dáno finanční částkou nebo %ním podílem) a Formu poskytnutí. Další Specifikace je možná volným textem v následujícím poli. Záložka Subdodavatelské plnění VZ umožňuje vymezit ty součásti VZ, jejichž plnění není povoleno zajistit subdodavatelem. V záložce Vzorky jsou evidovány konkrétní požadavky na Poskytnutí ukázek, vzorků, popisů nebo fotografií zboží určeného k dodání.

Obr.07016/26 - Pořízení zadávací dokumentace / Požadavky zadavatele (Jistota)

Obr.07016/27 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Požadavky zadavatele (Subdodavatelské plnění VZ)

Obr.07016/28 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Požadavky zadavatele (Vzorky)

Volba Práva zadavatele Ve volbě jsou volným textem popsána Vyhrazená práva zadavatele VZ.

Obr.07016/29 - Pořízení zadávací dokumentace / volba Práva zadavatele

Volba Zadavatel Volba není přístupná, údaje jsou dotahovány pro písemnost Zadávací dokumentace z funkce 07030 .

Volba Uveřejňování Volba není přístupná, údaje jsou dotahovány pro písemnost Zadávací dokumentace z funkce 07025/ 07063 , a to přímo z detailu příslušného zaevidovaného XML dokumentu pro uveřejňování v IS VZ US (Oznámení o zakázce, případně Oznámení předběžných informací).

Tiskové výstupy K popsané funkci (k příslušné VZ) jsou navázány 2 tiskové výstupy. Zadávací dokumentace, která přímo vychází z doplněných údajů ve formuláři, a Přílohy zadávací dokumentace, které jsou předpřipraveny tak, aby je bylo možno předložit žadatelům o dokumentaci pouze k doplnění.

Navigační panel V navigačním panelu zobrazeny obrázkové ikony pro jednoduchý a rychlý přechod do ostatních formulářů aplikace. Popis je uveden ve funkci 07011 . Název formuláře se zobrazí u jednotlivých ikonek v bublinové nápovědě. Pro přechod do jiného formuláře je nutno mít kurzor postaven na zvolené veřejné zakázce, jejíž výběr bude přednastaven i v následně požadovaném formuláři.

Navazující a související funkce:

01111 - Číselník osob

07011 - Evidence veřejných zakázek

07014 - Harmonogram zadávacího řízení

07032 - Evidence dodavatelů

07018 - Evidence nabídek

07020 - Sestavení komise

07022 - Posuzování a hodnocení nabídek

07025 - Písemnosti veřejné zakázky

07030 - Zadavatel veřejných zakázek