Man01430
01430 * Podklady pro schvalování
K prvotním dokladům pořízeným do iFIS* Závazky je možné vystavit kromě klasického likvidačního listu v papírové podobě také tzv. elektronický likvidační list (elektronická košilka). Ten následně schvalují všichni odpovědní příkazci operací, správci rozpočtu a hlavní účetní „přímo ze své e-mailové pošty“. Samotné schválení nebo neschválení elektronického likvidačního listu je díky tomu jednoduchou a rychlou záležitostí. V průběhu schvalování je k dispozici naskenovaný originál schvalovaného dokladu i další důležité informace jako např. odkazy na související objednávky, smlouvy, apod. Zjednodušeně lze říci, že výsledkem schvalování je likvidační list ve formátu PDF, který je opatřen elektronickými podpisy všech odpovědných osob. Ten je plnohodnotnou obdobou dosud používaných papírových likvidačních listů. Procesy schvalování elektronických likvidačních listů lze v jednoduchosti popsat následujícím schématem.
Obr. 01430/1 Otevření formuláře
| Význam ikon ve formuláři | |
|
otevření formuláře pro schvalování |
|
výběr dle roletky |
|
kopie řádku a nulovými položkami |
|
provedení zvolené akce |
|
přepočet zadávaných částek dle volby |
|
přepnutí do formuláře 02430 - Rozpočty a plány |
|
odešle doklady ke schválení (iFIS* -> Verso) |
|
zobrazí dosavadní průběh schvalovacího procesu (pouze pro systém Verso) |
|
zobrazí přílohy ke schvalovanému dokladu |
Lze spouštět stiskem ikony pro aktivování formuláře „Podklady pro schvalování“ z přehledu všech dokladů nebo z detailu dokladu ve formuláři 03219 - Schvalování dodavatelské faktury.
Po otevření formuláře se překopírují řádky z faktury do řádků ve schvalování v poměru 1:1. Zde se dají jednotlivé řádky rozepsat na tolik zdrojů financování kolik potřebujeme. Stiskem tlačítka „Kopie“ se zkopíruje řádek , na kterém stojí kurzor, ale s prázdnými částkami. Je-li zapnutý přepočet a zadá se větší částka než je povoleno, tak částky v „Podklady za řádek“ zčervenají a při ukládání zahlásí chybu, „Stav dokladu“ změní barvu na růžovou barvou růžovou (chybovou). Řádky, které jsou takto rozepsány se přenášejí do účetní likvidace. Je-li v deníku předvyplněný i nákladový účet, předvyplní se celá kontace.
| Stavy dokladu | |
| bílá barva | prvotní doklad nemá ještě vyplněn schvalovací formulář |
| růžová barva | chybový, některá položka je buď nevyplněna nebo vyplněna nesprávnými daty |
| žlutá barva | doklad je připraven k odeslání |
| červená barva | odesláno |
| zelenomodrá barva | nepřístupná |
Navazující funkce:
Volané sestavy:
- 00430 - Likvidační list
