Postup pro připojení dvou a více PIDů k jednomu závazku
Z BBM Dokumentace iFIS
Umožněno připojit dva a více PIDů k jednomu závazku přes tlačítko PID. Dříve bylo možné navázat k jednomu závazku pouze jeden PID. Provázat další dokument se závazkem pak bylo možné pouze ze strany Spisové služby z formuláře 09122 - Podací deník přes záložku Doklady a tlačítko Připoj doklad. Pro připojení více PIDů najednou jsou v systému zavedeny dva formuláře:
- 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty:
- formulář lze vyvolat tlačítkem PID ze závazku a opětovně ho i tímto tlačítkem zobrazit
- tento editační formulář umožňuje připojit více PIDů najednou k jednomu závazku
- ve formuláři jsou zobrazeny vazby mezi dokladem (v tomto případě závazkem) a dokumentem Spisové služby
- ve formuláři lze tyto vazby jak vytvářet, tak i mazat
- 09176 - Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty:
- formulář se podobá funkci 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty s tím rozdílem, že je určen jen k prohlížení
- formulář lze vyvolat klávesou CTRL + A z položky PID
Zkrácený postup:
- V detailu závazku stisknout tlačítko PID → otevře se 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
- Přes F6 vytvořit nový záznam
- Pomocí F3 z položky PID otevřít formulář pro výběr dokumentu
- Vybrat dokument pro připojení k závazku klávesou Enter → dokument se dotáhne zpět do 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty
- Pomocí F2 uložit → vazba mezi dokumentem a závazkem je vložena
- Pro vložení dalšího záznamu znovu tlačítko PID → ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty přes klávesu F6 → znovu F3 z položky PID a Entrem dotáhnout vybraný dokument
- Přes CTRL + A z položky PID lze zobrazit 09176 - Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty určený jen k prohlížení připojených dokumentů k závazku
|
Tip |
| Podrobnější postup pro připojení dvou a více PIDů k jednomu závazku naleznete v zde. |
Podrobnější postup připojení 2 a více PIDů k jednomu závazku
- V detailu závazku se stiskne tlačítko PID, které vyvolá formulář 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty.
Tip Pro připojení pouze jednoho dokumentu (PIDu) k závazku lze využít jak tlačítka PID, tak i druhé možnosti, a to umístění kurzoru na prázdné pole vedle tlačítka PID, klávesou F3 tento jediný dokument (PID) vyhledat a klávesou pro potvrzení (Enter) připojit k závazku. Rovněž lze využít opačného způsobu a připojit závazek rovnou ze Spisové služby z formuláře 09122 - Podací deník ze záložky Doklady s následným výběrem úlohy 032 a přes tlačítko Připoj doklad. Tímto způsobem lze k dokumentu (PIDu) navázat několik druhů souvisejících dokladů.
Poznámka Stávající tlačítko PID bylo rozděleno na 2 tlačítka. Pravé tlačítko slouží jen pro zobrazení navázaných příloh z PID/Spisová služba a je barevně vizualizováno dle stavu ne/přítomnosti záznamů příloh. Levé tlačítko slouží pro zobrazení a případné přidání/výmaz hodnot PID. - Přes F3 seznam z položky PID ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty se vyhledá první dokument (první PID) ze Spisové služby a přes klávesu Enter se vloží do formuláře 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty. Formulář 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty lze ze závazku opětovně vyvolat přes tlačítko PID.
Pozor Pokud se ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty vloží či vymažou dokumenty, vždy je nutné před odchodem z formuláře stisknou klávesu F2 pro uložení změn. Před vložením druhého dokumentu (PIDu) je nutné mít vždy doklad uložený.
Tip Při založení nového záznamu ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty je možné úplně obejít otevření formuláře 09198 pro výběr dokumentu (PIDu), a to pokud je už dopředu známa hodnota PID, kterou doplní do formuláře 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty ručně a stiskem klávesy F3 se rovnou doplní metadata daného dokumentu. Pokud zadané hodnotě odpovídá více dokumentů, otevře se formulář 09198, omezený pouze na dokumenty, které této hodnotě odpovídají.
- Přes klávesu F6 nebo kliknutím kamkoli dolů do prázdných polí se ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty pořídí nový záznam, který se opět vyhledá přes klávesu F3 a výběrem přes klávesu Enter se připojí k předešlému dokumentu. Tím je vytvořena vazba i na druhý, případně další dokument (PID) ze Spisové služby.
- Takto lze vkládat libovolný počet dokumentů (PIDů) a připojit je k závazku.
- Vytvořené záznamy ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty se uloží klávesou F2.
- Pro zobrazení detailu dokumentu (PIDu) lze použít z položky PID ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty klávesu CTRL + A, která vyvolá formulář 09122 - Podací deník.
- Po ukončení editace ve formuláři 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty a po uložení se použije klávesa F4 nebo ESC pro odchod zpět do závazku.
- V položce PID vedle stejnojmenného tlačítka jsou dotažena všechna čísla dokumentů (PIDů), které byly připojeny k závazku. Pro jejich zviditelnění lze použít z položky PID ikonu Editovat pole.
- Pokud jsou ve Spisové službě u dokumentu (PIDu) připojeny přílohy, zaktivní se v závazku vedle pole s číslem dokumentu (PIDu) také tlačítko
a zvýrazní se zeleně, po jeho použití lze přílohy rovnou zobrazit i ze závazku.
Tlačítko může mít různé zbarvení:
- všechny přílohy mají připojený soubor
- existují přílohy s připojeným souborem i přílohy bez připojeného souboru
- ani jedna příloha nemá připojen soubor
- neexistují přílohy
- Pro opětovné vyvolání formuláře 09175 - Formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty ze závazku lze použít znovu tlačítko PID.
- Pokud je připojen pouze jeden dokument (PID), lze z pole s jeho číslem přes klávesu CTRL + A vyvolat detail ve formuláři 09122 - Podací deník.
- Pokud jsou připojeny dva a více PIDů, přes klávesu CTRL + A ze závazku z položky s čísly dokumentů (PIDů) se zobrazí nejdříve prohlížecí (výběrový) formulář 09176 - Prohlížecí formulář pro evidenci vazeb dokladů na dokumenty, odkud lze na příslušném záznamu znovu použít klávesu CTRL + A pro zobrazení detailu ve formuláři 09122 - Podací deník.
- Kliknutím na záložku "Doklady" ve formuláři 09122 - Podací deník lze zobrazit vazbu na konkrétní závazek.
