Man09136
09136 * Samoobslužný předávací formulář
Je určen na podatelny pro příjem a výdej dokumentů bez přítomnosti pracovníka podatelny a bez potřeby tisku předávacího protokolu.
Obr. 09136/1 Spuštění formuláře - výběr jednoho ze spravovaných uzlů
Příjem a výdej mohou provádět všichni uživatelé iFIS. Ostatní osoby musí použít dosavadní systém pro příjem a výdej dokumentů. Formulář se obsluhuje v následujících krocích:
- Správce podatelny spustí formulář. Pokud obsluhuje více spisových uzlů, je požádán o výběr spisového uzlu, pro který má být nastartováno samoobslužné předávání dokumentů. Další činnosti (body 2. až 7.) již provádí osoba, která přišla na podatelnu, aby přijala nebo vydala dokumenty (dále jen doručovatel)
- Na obrazovce se zobrazí žádost o uživatelské jméno a heslo
- Doručovatel zadá správné jméno a heslo
- Doručovatel v případě:
a. Příjem dokumentů z podatelny:
- Stiskne tlačítko Příjem v nástrojové liště SPS. Poté se vyplní pole Předávající a z uzlu jménem přihlášeného pracovníka podatelny a uzlem, pro který je samoobslužné předávání nastartováno (viz bod 1). Pole Příjemce je vyplněno jménem doručovatele (viz bod 3).
- Vyplní pole pro uzel a stiskne tlačítko Filtruj
- Označí dokumenty, které přijímá
- Stiskne tlačítko Převzetí. Výdej dokumentů na podatelnu:
- Stiskne tlačítko Výdej v nástrojové liště SPS. Poté se vyplní pole Příjemce a pro uzel jménem přihlášeného pracovníka podatelny a uzlem, pro který je samoobslužné předávání nastartováno (viz bod 1). Pole Předávající je vyplněno jménem doručovatele (viz bod 3).
- Vyplní pole z uzlu a stiskne tlačítko Filtruj
- Označí dokumenty, které předává na podatelnu
- Stiskne tlačítko Převzetí.
- Bod 4 lze opakovat pro různé uzly, tj. jedna osoba může dělat doručovatele pro více spisových uzlů
- Po vyřízení všech příjmů a výdejů se doručovatel odhlásí tlačítkem Konec v nástrojové liště SPS
- Dále se pokračuje na bodu 2, tj. formulář očekává příchod a přihlášení nového doručovatele
- Správce podatelny ukončí formulář ikonou Exit. Pokus o ukončení formuláře osobou, která není správcem podatelny, je odmítnut.
|
Poznámka |
| Doručovatel tím, že se na konci práce se Samoobslužným předávacím formulářem odhlásí, zabrání tomu, aby někdo jiný pod jeho jménem manipuloval s dokumenty. |
Informace o tom, že dokument byl předán samoobslužně, je zapsána v historii dokumentu.
Funkce je určena pouze pro subjekty, u nichž organizace práce, pracovní postupy a technická připravenost umožní tuto funkčnost využívat. Možnost jejího použití by také mělo být ošetřeno vnitřními předpisy (např. spisovým řádem).
Obr. 09136/2 Přihlášení doručovatele
Ve formuláři je zavedena kontrola na nesoulad platnosti spisového znaku a data vyřízení.
Navazující funkce :
Volané sestavy:
