Man03468

03468 * Vzájemné zápočty záv. a pohl.

Formulář zobrazuje detail zápočtu závazků a pohledávek. Formulář lze vyvolat například stiskem klávesy pro Výběr nebo tlačítkem Nový zápočet či klávesou pro Nový záznam z přehledového formuláře 03467 - Vzájemné zápočty záv. a pohl., případně klávesou pro Detail/Volání číselníku z položky Identifik. číslo zobrazené ve formulářích 03210 - Rozpis úhrad u závazků nebo 03318 - Rozpis úhrad u pohledávek, a to pouze na záznamu s typem dokladu Vzájemný zápočet. Přehledový formulář 03467 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. je přístupný z menu iFIS*Finance → Saldo → Vzájemné.

Obr. 03468/1 Vzájemné zápočty záv. a pohl. – detail

	Pozor
	Funkcionalita vzájemných zápočtů závazků a pohledávek je součástí modulu iFIS*Finance → úloha 034 - Saldo a zahrnuje formuláře 03467 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. a 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl., generátor účetního dokladu o provedení zápočtu, promítnutí provedeného zápočtu do funkcí 03210 - Rozpis úhrad a 03318 - Rozpis úhrad a zároveň do finančního salda.

Samozřejmostí je, že do vzájemného zápočtu může být zahrnuta i pouze část závazku či pohledávky, protože zápočet musí být vždy vyrovnaný. Zbývající část pohledávky nebo závazku může být uhrazena, nebo může být zahrnuta do dalšího zápočtu.

	Poznámka
	Zatím lze provádět zápočet pouze v CZK.

	Poznámka
	Nyní již není nutné v případě vzájemného zápočtu pořizovat výpis z interního bankovního účtu a jeho řádky následně spárovat se všemi příslušnými závazky a pohledávkami.

Formulář zobrazuje jak detail jednostranných, tak i dvoustranných zápočtů závazků a pohledávek.

Jednostranné zápočty provádí jedna ze stran (pokud se tak dohodly) a druhou stranu pouze informuje o provedeném zápočtu. Dvoustranné zápočty vyžadují odsouhlasení návrhu zápočtu druhou smluvní stranou. Přitom musí být zajištěno, že doklady vložené do „zápočtového listu“ již ve fázi návrhu zápočtu, nesmí být uhrazeny jiným způsobem, než bude návrh odsouhlasen druhou stranou.

Vytvoření nového zápočtu

Nový zápočet lze vytvořit z formuláře 03467 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. tlačítkem Nový zápočet či klávesou pro Nový záznam, čímž je vyvolán detail ve formuláři 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. s předvyplněným obdobím dle prvního otevřeného období pro banku.

Obr. 03468/2 Pořízení nového zápočtu

	Poznámka
	Hodnoty pro výběr období se zobrazují na základě otevřeného období banky nastaveného v parametrech BANKMES1 a BANKMES2.

Připravit si nový zápočet lze i do období vyššího než je první či druhé otevřené období banky. Systém vždy kontroluje, zda vybrané období odpovídá datu uvedenému v poli Datum zápočtu. Pokud neodpovídá, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn.

Při sestavování zápočtu ve formuláři 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. uživatel vyplňuje zejména položky, které jsou povinné. Uživatel vyplní povinnou položku Datum zápočtu.

	Poznámka
	Položku Datum zápočtu zadá uživatel ručně. Jedná se o datum, ke kterému mají být pohledávky a závazky do zápočtu zahrnuté započteny, což znamená, že toto datum je ve finále datem úhrady.

Dále uživatel rozhodne, o jaký typ zápočtu se jedná. Na výběr má ze dvou možností:

• Jednostranný
• Dvoustranný

	Pozor
	Systém v této fází nekontroluje, zda jsou splněny zákonné podmínky pro daný Typ zápočtu (jednostranný/dvoustranný). Údaje zadané uživatelem jsou pouze na jeho zodpovědnost.

	Tip
	Nákladové středisko není povinná položka. U ekonomických jednotek, kde má každá fakulta vidět pouze své záznamy, je vhodné zadávat vždy vrcholové neúčtovací středisko.

Výběr řádků pro zápočet závazků a pohledávek

Dále uživatel vybere firmu a stiskne tlačítko Vyber řádky. Systém mu automaticky nabídne závazky a pohledávky, které mohou být zařazeny do zápočtu. Do této chvíle je stav stále Chybový.

Obr. 03468/3 Formulář 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. - detail vzájemného zápočtu závazků a pohledávek (připravené podklady)

Pokud je zápočet rozpracován (tj. jeho stav je Chybový nebo Doplněn), pak při opětovném vstupu do formuláře jsou položky pohledávek a závazků, které lze zahrnout do tohoto zápočtu, vždy automaticky aktualizovány (doplněny).

Uživatel označí zaškrtnutím ty položky závazků a pohledávek, které mají být skutečně zahrnuty do zápočtu.

Přehled neuhrazených či částečně uhrazených závazků a pohledávek dané firmy lze vyhledat ve formuláři 03452 - Vzájemné saldo - neuhrazené.

	Pozor
	Zda doklady zahrnuté do zápočtu splňují zákonné podmínky zodpovídá vždy a pouze uživatel systému iFIS*.

Pokud je označen doklad s datem splatnosti vyšším než je Datum zápočtu, je na tuto skutečnost uživatel upozorněn.

Příklad

Uživatel označí například pohledávku, která má datum splatnosti 07.12.2017. V položce Datum zápočtu je uveden 30.01.2015. Pokusí-li se uživatel zaškrtnout zatržítko pro zahrnutí této pohledávky do zápočtu, zobrazí se mu upozornění: "Datum splatnosti je vyšší než datum zápočtu". Uživatel sám rozhodne, zda doklad ponechá v zápočtu. Obr. 03468/4 Upozornění "Datum splatnosti je vyšší než datum zápočtu"

	Tip
	Prohlédnout si detail závazku či pohledávky lze použitím klávesy pro Detail/Volání číselníku z položky Č. dokladu.

Je-li kurzor umístěn ve vzájemném zápočtu na řádku závazku s hodnotou 0,00 Kč, zobrazí se v POMLINE (dole v liště) upozornění "Doklad je zařazen do příkazu k úhradě".

V případě potřeby lze na zápočtu upravit částky v poli Spárovat Kč umístěném na řádcích závazků i pohledávek.

Pozor

Částka uvedená v položce Spárovat Kč u vybraných závazků / pohledávek označených zatržítkem může být ve stejné výši nebo nižší než částka v položce Závazek Kč / Pohledávka Kč. V případě, že je částka v položce Spárovat Kč uvedena vyšší, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn. Stejně tak je uživatel v poli Rozdíl upozorněn na případný rozdíl ve vzájemném zápočtu částek závazků a pohledávek. Pokud zápočet nebude vyrovnaný, nebude možné zápočet uzavřít a zůstane i po uložení ve stavu Chybový. Nevyrovnaný zápočet uživatel pozná tak, že v položce Rozdíl je uvedena jiná hodnota než 0 Kč, přičemž položka může mít jak mínusové, tak plusové hodnoty. Položka Rozdíl tak slouží ke kontrole vyrovnanosti zápočtu vybraných závazků a pohledávek.

Po označení vybraných závazků a pohledávek pro zápočet a případné úpravě částek v poli Spárovat Kč se uložením změn zápočet automaticky převede ze stavu Chybový na Doplněn. Zároveň se zpřístupní tlačítko Uzavřít.

	Pozor
	Pokud uživatel zatržítkem neoznačí vybrané závazky a pohledávky pro zápočet a poté nestiskne klávesu pro Uložení změn, zůstane i nadále zápočet ve stavu Chybový.

	Tip
	Pro dodatečné opravy lze zápočet ve stavu Doplněn vrátit zpět do stavu Chybový odškrtnutím vybraných položek a uložením změn.

	Pozor
	Zápočet zůstane v chybovém stavu také v případě, že není vyrovnán, tzn. v poli Rozdíl zůstává mínusová či plusová hodnota. Dokud zde nebude uvedena 0 Kč, zápočet zůstane v nevyrovnaném stavu. K vyrovnání zápočtu dojde po zapsání správné částky do pole Spárovat Kč u závazků / pohledávek.

Uzavření zápočtu

Stiskem tlačítka Uzavřít na zápočtu ve stavu Doplněn se změní jeho stav na Uzavřen.

Obr. 03468/5 Tlačítko "Uzavřít" u zápočtu ve stavu "Doplněn" ve formuláři 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl.

Na zápočtu ve stavu Uzavřen nelze zpětně provádět žádné změny. Provést dodatečné změny v zápočtu ve stavu Uzavřen lze pouze tlačítkem Otevřít, které převede zápočet zpět do stavu Doplněn (tzv. zpětný chod).

Obr. 03468/6 Použití tlačítka "Otevřít"

Vytvořený zápočet je stále možné ještě zcela zrušit použitím tlačítka Zrušit.

Potvrzení zápočtu

U zápočtu převedeném do stavu Uzavřen lze posléze použít tlačítko Potvrdit, které změní jeho stav z Uzavřen na Potvrzen.

Obr. 03468/7 Tlačítko "Potvrdit" v detailu formuláře 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl.

Na zápočtu ve stavu Potvrzen lze stejně jako u zápočtu se stavem Uzavřen použít tlačítko Otevřít, kterým se změní stav zpět na Doplněn a umožní provést dodatečné změny (tzv. zpětný chod).

Saldo a automatické vygenerování účetního dokladu

Po potvrzení je systémem aktivováno tlačítko Saldo.

Obr. 03468/8 Tlačítko "Saldo"

	Pozor
	Stisknutí tlačítka Saldo je pro systém iFIS* signálem k automatickému vygenerování externího účetního dokladu, záznamu o vzájemném zápočtu do Rozpisu úhrad všech příslušných závazků a pohledávek a zároveň do finančního salda.

	Pozor
	Doklady, které mají být zahrnuty do zápočtu musí být ve stavu Kontován. Je to z toho důvodu, že stiskem tlačítka Saldo systém automaticky generuje účetní doklad a je nutné, aby u saldokontních účtů byly v účetní větě i zde stejné údaje zdroje financování (celého nebo např. jen NS...) jako na dokladech ze závazku a pohledávky.

Automaticky vygenerovaný účetní doklad se vytvoří se stavem Nezaúčtovaný a lze si jej prohlédnout stiskem tlačítka Účetní doklad umístěném v horním bloku formuláře 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl..

Obr. 03468/9 Účetní doklad o provedeném vzájemném zápočtu (automaticky generován) zobrazený ve formuláři 02116 - Prohlížení účetního dokladu

Automaticky vygenerovaný účetní doklad lze také zobrazit z detailu závazku nebo pohledávky po stisku tlačítka Rozpis s následným použitím tlačítka Účetní doklad z vyvolaných formulářů 03210 - Rozpis úhrad pro závazky nebo 03318 - Rozpis úhrad pro pohledávky.

Údaje o vzájemném zápočtu se zobrazují také v bloku Informace v detailu závazku nebo pohledávky, a to včetně jeho interního čísla, stavu a započtené částky, která je samozřejmě zahrnuta i do položky Uhrazeno.

Obr. 03468/10 Informace zobrazené v detailu přijaté faktury – údaje o vzájemném zápočtu

	Poznámka
	Pokud se na straně závazků nabídne k započtení doklad, ale je u něj uvedena hodnota 0,00 Kč, lze snadno ověřit při prohlížení detailu závazku v bloku Informace, že na tento doklad už byl vystaven příkaz k úhradě.

Jak již bylo uvedeno výše, o vzájemném zápočtu je automaticky generován záznam označený typem dokladu Vzájemný zápočet také do Rozpisu úhrad (formuláře 03210 - Rozpis úhrad a 03318 - Rozpis úhrad), a to u všech závazků či pohledávek zahrnutých do zápočtu.

Obr. 03468/11 Formulář 03210 - Rozpis úhrad závazku - informace o vzájemném zápočtu s aktivním tlačítkem "Účetní doklad" pro prohlížení účetního dokladu k zápočtu

Tlačítko Zrušit saldo

Tlačítkem Zrušit saldo lze převést zápočet ze stavu Kontován zpět do Potvrzen, i když je již vygenerován účetní doklad. Vygenerovaný účetní doklad však musí být ve stavu Kontován nebo Nezaúčtovaný. Po stisku tlačítka Zrušit saldo je naposledy vygenerovaný účetní doklad převeden do stavu Stornován.

Obr. 03468/12 Použití tlačítka "Zrušit saldo"

Obr. 03468/13 Stornovaný účetní doklad po stisku tlačítka "Zrušit saldo"

Z formuláře 03468 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. se po dodatečných úpravách zápočtu opětovným stiskem tlačítka Saldo automaticky znovu vygeneruje nový účetní doklad se stavem Nezaúčtovaný.

	Pozor
	Pokud je vygenerovaný účetní doklad již ve stavu Zaúčtovaný, nelze již zpětný chod provést.

Tlačítko Historie

Tlačítkem Historie lze zobrazit historii dokladu ve formuláři 00412 - Prohlížení historie dokladu.

Obr. 03468/14 Použití tlačítka "Historie"

Seznam položek a tlačítek ve formuláři

Hlavička formuláře obsahuje tyto položky:

• Stav zápočtu:
  • Chybový - v případě, že:
    • nejsou vyplněny všechny povinné položky
    • zápočet je nevyrovnaný (v poli Rozdíl je uvedena mínusová či plusová hodnota)
    • nejsou označeny zatržítkem vybrané závazky a pohledávky, které mají být zahrnuty do zápočtu
    • v některých dalších případech
  • Doplněn - označením závazků a pohledávek, které mají být zahrnuty do zápočtu, zatržítkem a stiskem klávesy pro Uložení změn
  • Uzavřen - tlačítkem Uzavřít
  • Potvrzen - tlačítkem Potvrdit
  • Kontován - tlačítkem Saldo
  • Zrušen - tlačítkem Zrušit
• Období - účetní období banky - nabízí se aktuálně otevřené období banky zadané v parametru BANKMES1 nebo druhé otevřené období banky nastavené v parametru BANKMES2:
  • Mes - měsíc
  • Rok - rok
• Datum zápočtu:
  • povinná položka
  • uživatel ji zadává ručně
  • jedná se o datum, ke kterému mají být pohledávky a závazky do zápočtu zahrnuté započteny, což znamená, že toto datum je ve finále datem úhrady
• PID - identifikační číslo dokumentu spisové služby
• Typ zápočtu:
  • Jednostranný
  • Dvoustranný
• NS - nákladové středisko:
  • může a nemusí být povinné
  • pokud je součástí čísla dokladu, je povinné
  • u ekonomických jednotek, kde má každá fakulta vidět pouze své záznamy, je vhodné zadávat vždy vrcholové neúčtovací středisko
• Č. zápočtu - číslo zápočtu
• zatržítka:
  • Název - zápočet provést za název firmy
  • Adresa - zápočet provést za adresu firmy
  • IČO - zápočet provést za IČO firmy
• položky pro výběr firmy - nabízejí se pouze firmy, ke kterým jsou navázány vzájemně započitatelné pohledávky a závazky
  • Název firmy - název firmy
  • Část firmy - část firmy
  • Sídlo - sídlo firmy

Hlavička formuláře obsahuje tato tlačítka:

• Účetní doklad - umožní prohlížet vygenerovaný účetní doklad o provedení zápočtu
• Historie - zobrazí historii dokladu
• Vyber řádky - vybere řádky dle zadaného kritéria, systém nabídne závazky a pohledávky, které mohou být zařazeny do zápočtu

Řádky formuláře obsahují dva bloky pro závazky a pohledávky s těmito položkami:

• pole s upozorněním - je-li zobrazen vykřičník, pak řádek neodpovídá kritériu výběru
• pole pro označení závazku / pohledávky
• Č. dokladu - číslo dokladu závazku / pohledávky - klávesou pro Detail/Volání číselníku lze prohlížet detail dokladu závazku či pohledávky
• Dat. spl. - datum splatnosti závazku / pohledávky
• Typ - typ dokladu
• Spárovat Kč - částka ke spárování
• Závazek Kč / Pohledávka Kč - částka závazku / pohledávky
• Saldo - stav saldokontního vyrovnání:
  • Uhrazené
  • Částečně uhrazené
  • Neuhrazené
• Rozpis - rozpis úhrad ke spárování v Kč

Dolní část formuláře obsahuje tyto položky:

• Interní text:
  • interní poznámka k vzájemnému zápočtu, která se v sestavách pro obchodního partnera netiskne
  • může obsahovat až 255 znaků
• Zpráva pro příjemce:
  • libovolný text související se vzájemným zápočtem, který může být vytištěn v sestavě pro obchodního partnera
  • může obsahovat až 255 znaků

V dolní části formuláře mohou být aktivní tato tlačítka:

• Uzavřít / Otevřít - umožní uzavřít/otevřít zápočet:
  • tlačítko Uzavřít změní stav zápočtu z Doplněn na Uzavřen, čímž se tlačítko Uzavřít změní na Otevřít
  • tlačítkem Otevřít se změní stav zápočtu zpět na Doplněn a tlačítko Otevřít se změní zpět na Uzavřít; tlačítko Otevřít lze použít u zápočtu ve stavu Uzavřen a Potvrzen
• Zrušit - vytvořený zápočet, který je ve stavu Chybový nebo Doplněn, převede do stavu Zrušen
• Potvrdit - změní stav zápočtu z Uzavřen na Potvrzen
• Saldo / Zrušit saldo:
  • tlačítko Saldo je aktivní u zápočtu ve stavu Potvrzen, po jeho stisku je stav zápočtu změněn na Kontován, systém automaticky vygeneruje externí účetní doklad o provedení zápočtu a zpřístupní tlačítko Účetní doklad v horní části formuláře, kterým si lze vygenerovaný účetní doklad o provedení zápočtu prohlédnout
  • tlačítko Zrušit saldo - je aktivní jen u zápočtu ve stavu Kontován; zruší saldo zápočtu a stornuje vytvořený externí účetní doklad o provedení zápočtu (převede automaticky vygenerovaný účetní doklad do stavu Stornován)

Pozor

V případě částečné bezhotovostní úhrady závazku již nelze měnit částku k úhradě na příkazu k úhradě. Nejprve je nutno částku k úhradě rozepsat ve formuláři 03210 - Rozpis úhrad a teprve potom sestavovat příkaz. Výjimkou jsou přijaté zálohové listy, které zatím rozpis úhrad neumožňují. V případě částečné úhrady závazku nebo pohledávky v hotovosti lze na pokladním dokladu uvést částku nižší, než je částka k úhradě. Způsob úhrady Splátky byl nahrazen automaticky novým způsobem úhrady Rozpisem. Typ dokladu Splátka byl zneplatněn a ve formuláři Rozpis úhrad byl nahrazen Typem dokladu Částečná platba.

	Poznámka
	Další informace uvedeny také ve formuláři 03467 - Vzájemné zápočty záv. a pohl. nebo v aplikaci Helpdesk pod číslem hlášení 38500.

Navazující funkce:

• 02115 - Účetní doklad
• 03210 - Rozpis úhrad
• 03318 - Rozpis úhrad
• 03467 - Vzájemné zápočty záv. a pohl.

Volané sestavy:

• 13401 - Vzájemné zápočty