Postup realizace skartačního řízení

Skartační řízení v iFIS/Spisová služba

eSkartace (SIP balíčky - komunikace s DA za podpory ESSS)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s DA (SIP balíčky)

Skartační řízení – předpoklady pro SIPv3

Předpoklady pro možnost generování SIPv3 z iFIS/SPS:

• Správná verze klienta iFIS*
  • nyní již na verzi klienta iFIS nezávislé
• JAVA knihovny
  • nutná instalace poslední knihovny FileLoaderLibrary pro Forms
• Správná verze CUL
  • požadovaná minimálně verze CUL je min. 2.3.3, ale ta může obsahovat chyby
  • konverze se automaticky provádí pouze na nově vložených dokumentech, a to za předpokladu, že tato funkcionalita je v CUL zapnutá (pro dříve vložené dokumenty musíme spustit nástroj pro vytvoření konverzí)
• Nastavení, konfigurace
  • konfigurace aplikačních služeb forms na WLS
  • zapnutí systémového parametru pro komunikaci s příslušnou verzí CUL

Příprava skartačního řízení v iFIS*Spisová služba

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (příruční)

Obr. SPS/PD/Spisovna - uložení na Spisovnu (příruční)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (centrální)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (centrální)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na Spisovnu (centrální)

Obr. SPS/PD/Příruční spisovna - uložení na Spisovnu (centrální)

Parametrizace

Nastavení parametrizace:

• Ruční SŘ
• Elektronické SŘ
• SN
• SŘ

Obr. Nastavení parametrizace

SPS/Parametrizace SU:

• SN
• SŘ

Obr. SPS/Parametrizace SU

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - kontroly (Podací deník)

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - kontroly (Podací deník)

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - kontroly (Podací deník) – report k dozařazení do SN

Obr. SPS/Zařazeno do SŘ - tvorba SN (Podací deník)

Obr. SPS/Skartační návrh - tvorba SN (Podací deník) - vyřazení, kontroly

Obr. SPS/Skartační návrh – tvorba SN (Podací deník)

Skartační řízení v iFIS*Spisová služba - ruční

Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)

Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)

Obr. SPS/Protokoly SŘ - založení SŘ, rozhodnutí z Archívu, změna skartační operace

Obr. SPS/Protokoly SŘ - zahájení SŘ

Obr. SPS/Protokoly SŘ - možnost realizace Skartace a Archivace, možnost zrušení SŘ

Obr. SPS/Protokoly SŘ - uzavření SŘ

eSkartace - komunikace s DA (SIP balíčky)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické

Obr. Parametrizace – elektronické skartační řízení

Obr. SPS/PD/Skartační návrh – tvorba SN (PD)

Obr. SPS/Protokoly SŘ - založení eSŘ (hlavička SŘ, přenesené entity SN = dokumenty, spisy)

Obr. SPS/Protokoly SŘ - zahájení eSŘ

Obr. SPS/Protokoly SŘ – generování SIP (uložení do adresáře)

Obr. SPS – generování SIP (uložení do adresáře)

Obr. SPS – složení a podoba SIP (komprimace) pro předání Archívu

Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (dokument)

Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (spis)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP přihlášení

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování SŘ

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování SŘ (původce)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola (mail)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání dalších souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (mail)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (seznam)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy SŘ

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy SŘ

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP stav "K založení SŘ"

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí, uložení souboru

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí archiváře

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (dožádání)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (výběr souboru XML)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (výpis zpracování)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (uložený záznam, požadované operace)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - generování SIP (dožádání), uložení do adresáře, předání Archívu (nahrání do NArP)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – SIPy dožádání odeslány do NArP - vrácena odpověď z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - generování SIP pro předání archiválií (znovu celá komunikace s NArP), zpracování odpovědi z NArP (potvrzení)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - potvrzení o přejímce archiválií z NArP (identifikátory)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - vlastní skartace a archivace v iFIS*

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly SŘ - uzavření eSŘ

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/PD/Spisovna - dokumenty Skartováno (číslo protokolu)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Spisy - spis Archivováno (číslo protokolu)

Postup z dokumentů

Příprava SIP balíčků

Vytvoření SIP na SU = Spisovna

Obr. Nastavení globálního parametru

Obr. Nastavení parametru u SU = Spisovna

Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) – při nastavení Nadřízený SU = Podatelna by se předání záznamů z 901 na Spisovna muselo realizovat standardní cestou, tj. ještě předáním přes Podatelnu nebo by se u všech předávaných záznamů musela měnit Doručovací cesta na Přímá

Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět)

Výběr dokumentů ze složky "Zařazeno do SŘ" na SU = 901 (Váha = -123) + označení zatržítky

Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) - volba "Předat"

Na "Spisovně" jsou dokumenty "K příjmu"

Obr. Na "Spisovně" dokumenty "K příjmu"

Volba Příjem, Vyfiltrování a Převzetí na SPISOVNU

Obr. Volba Příjem, Vyfiltrování a Převzetí na SPISOVNU

Výběr záznamů (CTRL+N), přes volbu SŘ zařazení do SN

Obr. Výběr záznamů (CTRL+N), přes volbu SŘ zařazení do SN

Vytvořený SN na úrovni Podacího deníku

Obr. Vytvořený SN na úrovni Podacího deníku

Vytvoření Adresáře (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC

Obr. Vytvoření Adresáře (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC

Formulář 09154 - Protokoly skartačních řízení – automaticky založené skartační řízení

Obr. Automaticky založené skartační řízení ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení

Zahájení skartačního řízení přes tlačítko Zahájit SŘ, zafixovat SN = Ano

Obr. Zahájení skartačního řízení přes tlačítko "Zahájit SŘ", zafixovat SN = Ano

Změna stavu SŘ na Návrh, záložka SIPy

Obr. Změna stavu SŘ na Návrh, záložka SIPy

Tlačítko Generovat, výběr podadresáře pro uložení SIP

Obr. Tlačítko "Generovat" a výběr podadresáře pro uložení SIP

Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů

Obr. Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů

Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na Vygenerováno

Obr. Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na "Vygenerováno"

SIP soubory uložené ve zvoleném adresáři

Obr. SIP soubory uložené ve zvoleném adresáři

Seznam dožádaných SIP balíčků - import

Elektronické skartační řízení - import XML souboru z NArP do SPS

PD - SU = 905 - SN

Obr. PD - SU = 905 - SN

Protokoly SŘ – Entity SN

Obr. Protokoly skartačních řízení – Entity SN

Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky)

Obr. Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky)

Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků

Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků

Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam

Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"

Výběr souboru XML z NArP/DA

Obr. Výběr souboru XML z NArP/DA

Dohledání souboru v adresáři

Obr. Dohledání souboru v adresáři

Import XML souboru

Obr. Import XML souboru

Uložení dat z importu souboru XML

Obr. Uložení dat z importu souboru XML

Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit

Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit

Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP

Obr. Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP

Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP

Obr. Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP

Výsledek generování SIP

Obr. Výsledek generování SIP

Změna stavu dožádané sady SIP balíčků

Obr. Změna stavu dožádané sady SIP balíčků

Předání vygenerovaných souborů SIP balíčků.

Seznam rozhodnutí

Elektronické skartační řízení - import XML souboru rozhodnutí z NArP do SPS

Záložka SIPy – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky)

Obr. Záložka SIPy – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky)

Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků

Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků

Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam

Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"

Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře

Obr. Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře

Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí

Obr. Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí

Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích

Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích

Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP

Obr. Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP

Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení archivních SIP

Obr. Tlačítko "Generovat" – výběr adresáře pro uložení archivních SIP

Výsledek generování archivních SIP

Obr. Výsledek generování archivních SIP

Změna stavu archivní sady SIP balíčků

Obr. Změna stavu archivní sady SIP balíčků

Předání vygenerovaných souborů archivních SIP balíčků.

Import XML souboru potvrzení z NArP do SPS

Elektronické skartační řízení - import XML souboru potvrzení z NArP do SPS

Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky)

Obr. Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky)

Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků

Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků

Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam

Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"

Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře

Obr. Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře

Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení

Obr. Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení

Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA)

Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA)

Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální SPSSR (SR = A)

Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální SPSSR (SR = A)

Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u SU v 09126 (SŘ = A)

Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u SU v 09126 (SŘ = A)

Aktivace tlačítek Skartovat a Archivovat (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ

Obr. Aktivace tlačítek "Skartovat" a "Archivovat" (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ

Použití tlačítka Skartovat

Obr. Použití tlačítka "Skartovat"

Nelze dokončit – chyby CUL

Obr. Nelze dokončit – chyby CUL

Obdobná operace Archivovat.

Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace)

Obr. Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace)

Dokončení procesu

Elektronické skartační řízení – dokončení procesu – vlastní skartace a archivace v eSSL

Tlačítko Skartovat – pro skartování zbylých dokumentů s operací Zničit

Obr. Tlačítko "Skartovat" – pro skartování zbylých dokumentů s operací "Zničit"

Potvrzení provedení skartace

Obr. Potvrzení provedení skartace

Výsledek provedení skartace

Obr. Výsledek provedení skartace

Tlačítko Archivovat - pro archivaci zbylých záznamů s operací Vybrat za archiválii

Obr. Tlačítko "Archivovat" - pro archivaci zbylých záznamů s operací "Vybrat za archiválii"

Potvrzení provedení archivace

Obr. Potvrzení provedení archivace

Výsledek provedení archivace

Obr. Výsledek provedení archivace

Výsledný stav dokumentů a SŘ

Obr. Výsledný stav dokumentů a SŘ

Zaevidované identifikátory z DA – z předaného seznamu přejímky archiválií

Obr. Zaevidované identifikátory z DA – z předaného seznamu přejímky archiválií

Zaevidované identifikátory z DA u dokumentů prošlých SŘ

Obr. Zaevidované identifikátory z DA u dokumentů prošlých SŘ

Skartační návrh v PD – po uzavření SŘ (po vlastní skartaci a archivaci)

Obr. Skartační návrh v PD – po uzavření SŘ (po vlastní skartaci a archivaci)

Dokumenty se stavem Skartováno – výběr přes UF (pouze pro dané SŘ – protokol 3141)

Obr. Dokumenty se stavem "Skartováno" – výběr přes UF (pouze pro dané SŘ – protokol 3141)

Dokumenty se stavem Archivováno

Obr. Dokumenty se stavem "Archivováno"

Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto SŘ

Obr. Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto SŘ