Man09137

09137 * Předávací formulář

Formulář slouží k předávání a přebírání dokumentů mezi jednotlivými pracovišti spisové služby (mezi definovanými spisovými uzly). Spuštění této funkce je umožněno prostřednictvím volby "PŘÍJEM" nebo "VÝDEJ" ve formuláři 09122 Podací deník přes příslušná tlačítka.

Rozčlenění záznamů o dokumentech do příslušných záložek v rámci funkce je v závislosti na hodnotě "Způsobu doručení".

a) Papírové (listinné, analogové) dokumenty

Předání / převzetí dokumentů mezi uzly může být provedeno ze kterékoliv strany a také stvrzeno na kterékoliv straně (na straně vydávajícího nebo přejímajícího). Pro realizaci těchto činností v systému slouží tlačítka "PŘÍJEM" a "VÝDEJ". Funkce PŘÍJEM a VÝDEJ jsou rovnocenné a provádí se vždy jen jedna z nich. Liší se pouze v přednastavení polí. Pro předání / převzetí papírových (analogových) dokumentů je určena záložka Písemnosti.

Předávání (VÝDEJ):
Při otevření funkce VÝDEJ jsou v záložce Písemnostizobrazeny všechny záznamy ze složky K ODESLÁNÍ pro všechny uzly s výjimkou elektronických dokumentů.

• Předávající - je nastaveno na aktuálně přihlášeného uživatele
• Z uzlu - je nastaveno na aktuální uzel
• Příjemce - uživatel vybere z číselníku osobu, které poštu předává
• Pro uzel - uživatel vybere z číselníku uzel, kterému je pošta určená

Volby pro možnost omezení výběru záznamů

• Doporučeně - volba výběru doporučených dokumentů z / do tuzemska
• Doporuč. cizina - volba výběru doporučených dokumentů z / do ciziny
• Jinak - volba výběru jiných než doporučených dokumentů
• Hromadný výběr - volba výběru dokumentů označených v číselnících typů dokumentů a způsobů doručení příznakem
• Předávací protokol pro více uzlů - volba výběru umožní tisk předávacího protokolu společného pro více vybraných spisových uzlů. Při této volbě není možno provést předání, slouží pouze pro tisk protokolu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.
• Jen podřízené uzly - tato volba výběru je zpřístupněna pouze pro "Předávací protokol pro více uzlů", způsobí výběr pouze těch spisových uzlů, které jsou přímo podřízené aktuálnímu spisovému uzlu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.

Obr. 09122/14a Výdej dokumentů.

Tlačítkem FITRUJ se zredukují zobrazené záznamy pro vybraný uzel a volby výběru. Teprve po provedení filtrování lze provést vlastní operace tisku nebo předání:

Tlačítkem PŘEVZETÍ dojde k předání kompetencí nad záznamy cílovému uzlu bez tisku protokolu. Záznamy se přesunou u odesílatele dle stavu záznamu do složky ODESLANÁ / VRÁTIT a u příjemce do složky VYŘIZUJE SE / VYŘÍZENO / ZAPŮJČENO. Operace předání / převzetí je evidována v Historii záznamu. Tento akt nahrazuje vypisování a podepisování knih pošty (může být ještě doplněn vytištěním a podpisy Předávacího protokolu - viz dále).

Tlačítko TISK umožní vytisknout tiskovou sestava 09101 Předávací protokol nebo jiný tiskový výstup z nabídky VTS dle účelu použití (09102 Podací list České pošty nebo 09110 Předávací protokol pro spisovnu), ale záznamy zůstanou neodeslané/nepředané.

Tlačítkem TISK A PŘEVZETÍ se současně vytiskne některá z nastavených tiskových sestav z VTS dle účelu použití (09101 Předávací protokol, 09102 Podací list České pošty nebo 09110 Předávací protokol pro spisovnu). Předávací protokol a záznamy převezme přijímající uzel (viz tlačítko PŘEVZETÍ).

Po zaškrtnutí pole Předávací protokol pro více uzlů je možno vytisknout "Hromadný předávací protokol". Zároveň se zobrazí nové tlačítko JEN NA PODŘÍZENÉ UZLY, po jehož stisknutí jsou vybrány pouze dokumenty vydávané na podřízené spisové uzly. Vlastní převzetí dokumentu musí být následně provedeno v režimu nezaškrtnutého pole "Předávací protokol pro více uzlů" tlačítkem PŘEVZETÍ.

Obr. 09122/15 Ukázka tisku předávacího protokolu z Uzlu na Podatelnu

Obr. 09122/16 Ukázka tisku podacího listu České poštu. Na tuto sestavu se mohou zařadit pouze dokumenty směřované mimo organizaci (odesílané doporučeně).

Obr. 09122/17 Ukázka tisku předávacího protokolu na podřízené uzly.

Přebírání (PŘÍJEM):
Postupuje se obdobně jako při předávání, aktivita je však na straně přijímajícího uzlu. Vyplňují se pole Předávající, Z uzlu. Při příjmu nejsou k dispozici zaškrtávací pole "Předávací protokol pro více uzlů" a "Jen podřízené uzly".

Obr. 09122/14b Příjem dokumentů

Opakované vytištění předávacího protokolu:
Všechny předávací protokoly jsou číslovány. Pokud protokol nebyl nebo nemohl být vytištěn v okamžiku Převzetí/Předání, je možno tisk provést kdykoli později po zadání čísla protokolu tiskovými sestavami Opis předávacího protokolu nebo Opis podacího listu České pošty. V případě obou opisů je číslo protokolu společné a je možné ho zjistit ze záznamu o předání v historii předávaných dokumentů.

b) Elektronické (digitální) dokumenty

Při volbě "Příjem" je záložka e-Dokumenty připravena pro možnost příjmu elektronických (digitálních) dokumentů . Položka "Předávající" se nevyplňuje. Přes položku "z uzlu" lze omezit příjem na konkrétní SU, bez vyplnění je možno přijmout dokumenty ze všech SU (označení záznamů tlačítkem "Filtruj" a následně potvrzení tlačítkem "Převzetí").

	Poznámka
	Pro příjem elektronických dokumentů je nadále také zachována volba ePříjem (v horní části Podacího deníku) - viz Převzetí elektronického dokumentu

Při volbě "Výdej" je záložka e-Dokumenty připravena pro možnost výdeje elektronických (digitálních) dokumentů, které jsou odesílány na SU "Svět". Položka "Příjemce" se nevyplňuje, v položce "na uzel" je automaticky předvyplněna hodnota "Svět".

	Poznámka
	Tímto způsobem je zajištěno, že elektronické dokumenty odesílané na SU "Svět" nebudou zůstávat ve složce "K odeslání" Elektronické dokumenty s interním adresátem (Typ "U" nebo "O") lze nadále pouze přijmout na straně SU adresáta

c) Datové zprávy odesílané (do ISDS)

Záložka Datové zprávy je určena pro možnost přípravy a odesílání datových zpráv do ISDS prostřednictvím SPS. Dle nastavení je určeno, ze kterých SU je možno realizovat vlastní odeslání a ze kterých je možné připravené DZ pouze předávat na ty určené k odesílání. "Příjemce" se nevyplňuje a v položce "na uzel"je vybírán SU, který má v nastavení povoleno odesílání do ISDS.

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS*/SPS

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS*/SPS