Man09154

09154 * Protokoly skartačních řízení

Formulář je určený k prohlížení skartačních protokolů vytvořených během skartačního řízení ve formuláři 09122 - Podací deník nebo dokumentů evidovaných ve složce Chybná evidence.

Obr. 09154/1 Protokoly skartačních řízení

Formulář je rozčleněn na tři části. V levém okraji jsou zobrazeny centrální a příruční spisovny všech uživatelem spravovaných spisových uzlů. Složky spisoven jsou dále členěny na složky Skartační řízení, Trvalý skartační souhlas a Chybná evidence podle druhu skartačního řízení. Struktura složek je stromová, kořenovou složkou je složka Vše. V pravé horní části je zobrazen seznam protokolů skartačních řízení, jeho obsah je řízen výběrem složky v části levé. V pravé dolní části je zobrazen seznam dokumentů obsažených ve skartačním protokolu vybraném ze seznamu v pravé horní části. Na rozdíl od aplikací jiných adresářových systémů jsou vždy v nadřízené složce zobrazeny všechny záznamy ze všech podřízených složek. Záložka Vše tedy zpřístupní skartační protokoly ze všech uživatelem spravovaných spisoven, což je výhodné při vyhledávání protokolů. Na formulář je také navázána tisková sestava Skartační protokol.

• Protokol č. - číslo skartačního protokolu, jedinečné v celé spisové službě
• Datum SŘ - datum provedení skartačního řízení
• TYP SŘ - typ skartačního řízení
• Spisový uzel - název spisového uzlu, na kterém skartační řízení proběhlo
• Skart. znak - skartační znak dokumentu
• PID - PID dokumentu
• Předmět - předmět dokumentu
• Spis - název spisu, do kterého byl dokument zařazen

Ve formuláři je zavedena funkcionalita pro vlastní realizaci Skartačních řízení, která byla přemístěna z formuláře 09122 - Podací deník. Zde probíhá celý proces Skartačního řízení od zahájení (zafixování Skartačních návrhů), přes generování datových SIP balíčků (v záložce SIPy), nahrání výstupních souborů z aplikace DA/NArP (v záložce Seznamy) až po ukončení (přes tlačítka Skartovat a Archivovat).

	Pozor
	Byla ukončena možnost realizace okamžité skartace dokumentů. Více informací naleznete zde.

Jako podpora pro elektronické skartační řízení a import XML souborů z aplikace DA/NArP do iFIS*Spisová služba je ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení na záložce Seznamy umožněno:

• jednotlivé záznamy třídit a filtrovat
• rušit seznamy
• tisknout data ve formátu XLS

Informace o entitách se dotahují z nové funkce. S položkami na záložce Seznamy lze tak dále pracovat a bez problémů realizovat celý proces skartačního řízení, včetně nahrání výstupních XML souborů předávaných z aplikace DA/NArP.

Tlačítka:

• Zrušit SŘ:
  • umožní zrušit zahájení skartačního řízení a vrátí skartační řízení zpět do stavu Příprava, což má za následek, že nebude možné upravovat skartační návrh
  • je aktivní, pokud:
    • typ skartačního řízení je STD a stav skartačního řízení je Potvrzení, nebo
    • typ skartačního řízení je ERR nebo TSS a stav skartačního řízení je Rozhodnutí
  • pokud bylo skartační řízení zahájeno jako elektronické a poté se změnilo na ruční, lze ho zrušit až po návratu zpět na elektronické skartační řízení
  • jakýkoli typ skartačního řízení (ERR, TSS, STD - elektronické i ruční - viz parametr SPSSR) lze přerušit tlačítkem Zrušit SŘ. Typ skartačního řízení STD lze takto přerušit pouze s ohledem na hodnotu stavu (viz výše)
• Skartovat – provede skartaci entit označených v rozhodnutí digitálního archivu operací zničit
• Archivovat:
  • provede archivaci entit označených v rozhodnutí digitálního archivu operací vybrat za archiválii
  • lze provést až po potvrzení přejímky archiválií digitálním archivem

Obr. 09154/2 Skartační řízení s typem "TSS" a stavem "Rozhodnutí" a aktivní tlačítko "Zrušit SŘ"

Před zrušením skartačního řízení se po stisku tlačítka Zrušit SŘ uživateli nejprve zobrazí upozornění, zda akci skutečně provést a vrátit ho zpět do stavu Příprava.

Obr. 09154/3 Použití tlačítka "Zrušit SŘ"

Po stisku tlačítka Skartovat je uživatel upozorněn a zároveň dotázán, zda opravdu ve spisové službě skartovat entity označené v rozhodnutí digitálního archivu operací zničit.

Obr. 09154/4 Použití tlačítka "Skartovat"

Po použití tlačítka Archivovat je uživatel dotázán, zda skutečně chce ve spisové službě archivovat entity označené v rozhodnutí digitálního archivu operací vybrat za archiválii.

Obr. 09154/5 Použití tlačítka "Archivovat"

Dolní blok formuláře je rozdělen na tři záložky:

• Entity – obsahuje navíc zatržítko Zobrazit podřízené entity
• SIPy – obsahuje navíc tlačítka:
  • Generovat – zahájí generování SIP balíčků aktuální sady
  • Odeslat do DA – odešle aktuální sadu SIP balíčků do digitálního archivu
• Seznamy – na záložce se zobrazují data z XML souborů předávaných z aplikace NArP, obsahuje navíc tlačítka:
  • Ukaž – je-li dostupné, otevře seznam zaslaný z digitálního archivu v XML souboru
  • Nový seznam – stáhne seznam z digitálního archivu a zpracuje ho

Obr. 09154/6 Záložka "Entitiy"

Obr. 09154/7 Záložka "SIPy"

Obr. 09154/8 Záložka "Seznamy"

Obr. 09154/9 Použití tlačítka "Ukaž" na záložce "Seznamy"

Po stisku tlačítka Nový seznam se zobrazí uživateli upozornění, že je nejprve před provedením akce zapotřebí vygenerovat a odeslat rozpracovanou sadu SIP balíčků nebo ji smazat.

Obr. 09154/10 Použití tlačítka "Nový seznam" na záložce "Seznamy"

V iFIS* je zavedena technická podpora pro generování SIP balíčků. V rámci jednoho skartačního řízení je umožněno vygenerovat větší dávku SIP soborů. Je tak ošetřeno, aby nedocházelo k přerušení procesu generování SIP balíčků ještě před jeho ukončením. Zvýšeno standardní nastavení Java Heap Memory na koncovém PC, kde je generování SIP balíčků prováděno. Zavedeno řízené generování SIP (uvolnění Java Heap Memory) a následná automatická aktivace procesu dalšího generování SIP balíčků.

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník

Volané sestavy:

• 09116 - Skartační protokol