Man02431

02431 * Sestavení a úprava rozpočtu

Nový záznam se vkládá z formuláře 02430 Přehledu rozpočtů. Pro vytvoření nového rozpočtu je nutné mít aktivní (zaškrtnutý) radiobuton „Úprava“. Nový záznam uživatel pořídí tlačítkem pro Nový záznam v pravé části obrazovky.

 

Obr. 02431/1 Pořízení nového záznamu

Při pořizování nového rozpočtu má uživatel následující možnosti:
• Vytvořit nový rozpočet - uživatel vytváří rozpočet zcela od začátku
• Kopírovat rozpočet – nový rozpočet uživatel zkopíruje podle již existujícího rozpočtu.

Pořízení rozpočtu od prázdného záznamu

Obr. 02431/2 Nový rozpočet

Pokud se uživatel rozhodne vytvořit nový rozpočet pomocí nově nadefinované rozpočtové definice, má před sebou tři bloky pro vyplnění:

Blok nadřízeného rozpočtu

• Tento blok nemusí být vyplněn a to v případě, že se jedná o jednoúrovňový rozpočet (není žádný nadřízený rozpočet)

Blok zpracovávaného rozpočtu

Povinné údaje:

• Název - textové označení rozpočtu, volí uživatel sám
• Obraty v - v čem se načítají obraty, zda v korunách nebo v jejich násobcích
• Typ - na jaké období je rozpočet sestavován (čtvrtletí, měsíc, rok nebo více let). Dle volby typu se zadává období.

Nepovinné údaje:

• Přehledový - pomocí tohoto příznaku má uživatel možnost rozhodnout, zda bude sestavovat rozpočet na jednotlivé parciální zdroje (zakázky), nebo na zdroje primární (skupinové) či aktivity. V tomto případě není možné zahrnout rozpočet pro kontrolu objednávek ani nelze takový rozpočet sestavit jako podřízený jinému rozpočtu.
• NS/TA/A/KP - zdroj financování rozpočtu. Důležitý parametr pro zobrazení čerpání. Pro čerpání rozpočtu budou brány jen ty účetní informace, u kterých bude zdroj financování odpovídat vyplněným hodnotám rozpočtu. V případě nevyplnění celého zdroje (např. pouze NS) v rozpočtu bude systém zobrazovat ty účetní údaje, u kterých se bude zdroj shodovat s hodnotami v uvedené části zdroje (musí být stejné NS). Ostatní hodnoty zdroje, které v rozpočtu uvedeny nebudou (TA, KP) nebude systém u účetních informací vyhodnocovat a v čerpání je zobrazí bez ohledu na jejich hodnotu

Blok nastavení

• Prohlížení/Úprava - zde je poznat zda se jedná o úpravu rozpočtu a nebo o prohlížení - označeno pomocí zatrhávátka
• Evidovat změny - možnost evidovat změny plánovaných částek automaticky - označeno pomocí zatrhávátka
• Kód změny - kód pro seskupování rozpočtových změn
• Důvod změny - textová poznámka s odůvodněním provedení rozpočtových změn
• Datum - evidenční datum rozpočtových změn

Blok samotného rozpočtu

• Pomocí zatrhávátka lze označit, u kterého řádku rozpočtu se bude provádět kontrola na objednávky
• Formát - formát daného řádku rozpočtu pro tisk (B-Tučně, I-Kurzíva, O-Odřádkování, P-Podtrhnout, T-Tabelátor, X-Nezobrazit, Z-Zvětšit)
• Označení - označení rozpočtované položky
• Název položky - zvolí uživatel sám  - povinný údaj
• Typ účtu - typ účtu je vybírán z číselníku typu účtů  - povinný údaj
• Rozpočet - částky rozpočtu zadává uživatel sám - povinný údaj
• Fix - zafixování částky řádku rozpočtu proti změně přepočtem
• Přep. – operace pro přepočet řádků aktuálního i nadřízeného rozpočtu. Pole nabývá následujících hodnot:

   + hodnota řádku je přičtena do všech součtových řádků aktuálního i nadřízeného rozpočtu
   - hodnota řádku je odečtena od všech součtových řádků aktuálního i nadřízeného rozpočtu
   0 hodnota řádku není do součtových řádků započítávána

• Čerp. – operační znaménko pro zobrazení čerpání rozpočtů. Pole nabývá následujících hodnot:
  

   + čerpání rozpočtu je zobrazeno jako rozdíl stran MD – DAL
   - čerpání rozpočtu je zobrazeno jako rozdíl stran DAL - MD

• Odkud - z jaké strany typu účtu čerpat rozpočet a zda započítat počáteční stav (D-Dal, DP-Dal s počátečními stavy, M-Má dáti, MP-Má dáti s počátečními stavy, Z- zůstatek, ZP-zůstatek s počátečními stavy)
• Rozpočet pův. - plánovaný rozpočet před úpravami. Při uzavření se plní hodnotou upraveného rozpočtu
• Poznámka – textová poznámka k řádku rozpočtu

Funkční tlačítka pro práci s rozpočtem:

• Blok nadřízeného rozpočtu
  • - zodpovědné osoby nadřízeného rozpočtu
  • - přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů

• Blok zpracovávaného rozpočtu
  • - zodpovědné osoby aktuálního rozpočtu
  • - uzavření / otevření rozpočtu
  • - přepočet řádků aktuálního rozpočtu, nepřepočítávají se nadřízené rozpočty
  • - naplnit řádky nového rozpočtu podle vzoru (lze vybrat z nabídky typů účtů, výkazů nebo rozpočtů)

• Blok samotného rozpočtu
  • - evidence rozpočtových změn
  • - kalkulačka pro úpravu rozpočtu
  • - blokace posunu řádek (zatrženo - lze přesouvat řádky rozpočtu, nezatrženo - kurzor se posouvá pouze po řádcích)
  • - přesunout řádek rozpočtu nebo posun kurzoru o jednu pozici nahoru
  • - přesunout řádek rozpočtu nebo posun kurzoru o jednu pozici dolu

Pořízení řádků kopií struktury

Nový rozpočet může uživatel pořídit i tak, že nakopíruje řádky rozpočtu dle struktury definované typy účtů hromadně namísto pořizování každého řádku zvlášť. Pro tuto funkcionalitu je ve formuláři rozpočtu příslušné tlačítko.

Tlačítko je aktivní pouze ve chvíli, kdy je vyplněna hlavička rozpočtu (alespoň povinné údaje) a rozpočet nemá nadefinován žádný řádek. Jakmile uživatel vyplní hlavičku, uloží záznam a přesune se do řádků rozpočtu, může pro hromadné pořízení řádků použít příslušné tlačítko.

 

Obr. 02431/3 Pořízení řádků dle vzoru

Volba pro pořízení řádků dle vzoru zobrazí uživateli nabídku se všemi dostupnými vzory. V nabídce jsou uvedeny řádky již existujících rozpočtů a řádky typů účtů. Zda-li se jedná o řádky existujících rozpočtů nebo o typy účtů je uvedeno ve sloupci Typ vzoru. Pořízení řádků dle vzoru typu Rozpočet je analogické s pořízením rozpočtu kopií již existujícího rozpočtu. Pořízení řádků dle vzoru Typ účtu je vhodné v případě nově nadefinované struktury typů účtů, kdy neexistuje žádný rozpočet s těmito typy účtů. Volbou příslušného řádku a potvrzením OK doplní systém do rozpočtu řádek odpovídající zvolenému typu a řádky tomuto typu podřízené. V případě volby typu účtu, který není nadřízeným typem účtu k žádnému jinému, doplní systém pouze jeden řádek. V případě volby typu účtu, který je nejvyšším typem ve zvolené struktuře doplní systém všechny podřízené typy účtů v plné struktuře. Při pořizování dle vzoru Typ účtu doporučujeme jako vzorový řádek vybírat nejvyšší typ účtu v dané struktuře. Při pořizování řádků dle vzoru Rozpočet nabízí systém jako vzorové řádky názvy již existujících rozpočtů, výběrem tedy pořídíme všechny řádky, které jsou uvedeny v námi zvoleném vzorovém rozpočtu.

 

Obr. 02431/4 Pořízení řádků dle vzoru

Pořízené řádky dle vzoru doplní systém do nového rozpočtu. V případě, že vzorem byly typy účtů, doplní systém názvy jednotlivých typů účtů do názvu řádků rozpočtu. Analogicky doplní systém i strukturu typů účtů do sloupce Označení. Uživatel může obsah těchto sloupců následně editovat.

Pořízením řádků (min. jednoho) přestává být tlačítko pro pořízení řádků dle vzoru aktivní. Další řádky dle potřeby je možné přidávat jednotlivě volbou pro pořízení nového záznamu.

Pořízení rozpočtu kopií existujícího záznamu

Obr.02431/5 Kopírování rozpočtu

Pokud se uživatel rozhodne vytvořit nový rozpočet kopírováním jiného rozpočtu, pak je vyzván k označení tzv. zdrojového rozpočtu. Po stisku klávesy Výběr se data zdrojového rozpočtu překopírují do nového rozpočtu.

Obr.02431/6 Kopírování rozpočtu

Dále má uživatel možnost vyplněním položky Kopírované částky v % vyjádřit procentuelní navýšení/snížení částek v nově vytvářeném rozpočtu. Dále je možné kopírovat rozpočet volitelně s/bez poznámky a s/bez vazby na nadřízený rozpočet. Po vyplnění povinných údajů a alespoň jednoho řádku a následném uložení se stav rozpočtu nastaví na "Doplněn" Stav rozpočtů již nenabývá hodnot "Chybový" a "Upraven", ale nové hodnoty jsou "Doplněn" a "Uzavřen". Je-li v rozpočtu chyba objeví se na přehledovém formuláři v nové položce "Chyba".
Označení rozpočtu k výmazu - takto označený rozpočet vidí pouze ten uživatel, který má přístup na sestavení rozpočtu. Označené rozpočty se vymažou v servisních funkcích.

Obr.02431/7 Definice rozpočtu

Položky TA/A/KP lze také určit libovolnou textovou maskou obsahující znak "%" a znak "_". Pokud jsou všechny povinné údaje hlavičky rozpočtu vyplněny a existuje-li alespoň jedna řádka, pak je možno rozpočet uzavřít. Od okamžiku uzavření rozpočtu jsou evidovány veškeré provedené změny částek v řádcích rozpočtu v historii. Do historie změn rozpočtovaných částek může uživatel zapisovat poznámky o důvodech změny. Jednotlivé rozpočtové změny také může označovat tzv. kódem změny.Do evidence rozpočtových změn přibyl časový údaj a kód změny byl rozšířen na 25 znaků.
Vyplněním položky Nadřízený v hlavičce rozpočtu je možné sestavit rozpočet podřízený jinému rozpočtu. Při uzavírání podřízeného rozpočtu systém kontroluje tyto hodnoty :

• časový úsek typu nadřízeného rozpočtu

• NS/TA/A/KP

• typy účtů v řádcích

Každá změna v hlavičce rozpočtu se zaznamenává do historie. Historie změn k hlavičce rozpočtu (založení, uzavření, otevření) - kurzor je uvnitř daného rozpočtu a použije se ikona pro vyvolání číselníku nebo CTRL+A

Obr.02431/7 Historie změn k hlavičce rozpočtu

Řádky jsou automaticky číslovány, ale lze je ručně přečíslovat. Při vložení nového řádku se řádky automaticky přečíslují tak, aby bylo zachováno pořadí určené uživatelem.
Zaškrtnutím příznaku Obj. bude řádek rozpočtu zahrnut do kontrol, které probíhají při vystavování objednávek. Pokud je alespoň jeden řádek rozpočtu takto označen (a potvrzen), pak při pořízení nového řádku je položka přednastavena jako zaškrtnuta. V případě uživatelské změny rozpočtované částky na řádku je možno spustit funkci Přepočet (Přepočet aktuálního a nadřízeného rozpočtu; přepočet řádků aktuálního rozpočtu, nepřepočítávají se nadřízené rozpočty). Tato funkce zajistí automatický přepočet částek dle zvoleného pravidla.
POZOR!! Funkce přepočet není doporučeno spouštět v případě, kdy byly provedeny úpravy částky rozpočtu na součtovém řádku.

Obr.02431/8 Přepočet rozpočtů - přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů

Přepočty se řídí i nastavením v řádcích. Označení v položce Fix zabrání změně částky řádku při přepočtu. Při použití přepočtu "Přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů" se otevře tabulka s názvy nadřízených rozpočtů, čísly řádků, označeními rozpočtovaných položek, názvy řádků, původními rozpočty, změnami a novými rozpočty. Každý řádek lze označit/odznačit a tím se udává, který řádek a nadřízený rozpočet se budou přepočítávat. Při uzavřeném rozpočtu se zaznamenají částky do položky Rozpočet pův.

Obr.02431/9 Přepočet rozpočtů - přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů - dokončení

Zodpovědné osoby

Pro každý rozpočet je možné nadefinovat zodpovědné osoby. Po kliknutí na ikonu se objeví formulář 02434 a po stisku tlačítka "Převzetí osoby ze zakázky" lze dotáhnout odpovědné osoby evidované u rozpočtované zakázky. Jedna osoba může být u rozpočtu evidována vícekrát, pokaždé však s jinou odpovědnostní rolí.

Obr.02431/10 Převzetí osoby ze zakázky

Uzavření rozpočtu
K uzavření rozpočtu použije uživatel příslušné tlačítko v pravém bloku obrazovky. Uzavřením rozpočtu systém zablokuje většinu polí pro editaci. Hodnoty rozpočtovaných částek jsou uzavřením rozpočtu zaznamenány do pole Rozpočet původní. V uzavřeném rozpočtu může uživatel měnit pouze hodnotu rozpočtované částky.

Obr. 02431/11 Uzavřený rozpočet

Otevření rozpočtu provede uživatel stejným tlačítkem, jakým rozpočet uzavřel

Úprava rozpočtové částky
Hodnota rozpočtové částky může být kdykoli změněna. Změnu lze provést přímo v poli Rozpočet přepsáním částky nebo může být částka změněna rozdílově, o příslušnou hodnotu. Pro tuto změnu může uživatel použít příslušné tlačítko v pravém bloku obrazovky. Systém zobrazí pole pro úpravu částky rozpočtu, kam uživatel zapíše částku, o kterou se mění hodnota řádku rozpočtu s příslušným znaménkem.

Obr. 02431/12 Úprava částky rozpočtu

Volbou Pokračovat dojde k uložení změny částky rozpočtu na příslušném řádku. Pro přepočet součtových řádků je nutné použít příslušné tlačítko,

Posun řádků / posun po řádcích
Pro posun řádků či po řádcích slouží tlačítka v pravém bloku
obrazovky

Zaškrtnuto pole Posun – posun šipkami hýbe řádkem, na kterém stojí kurzor

Nezaškrtnuto pole Posun – posun kurzoru po řádcích

Navazující funkce:

02430 - Rozpočty a plány

02432 - Čerpání rozpočtu

02433 - Evidence rozpočtových změn

02434 - Zodpovědné osoby rozpočtu