Man09144

09144 * Spisy

Číselník spisů obsahuje všechny spisy založené ve spisové službě. V detailu záznamu (v dolním bloku) je možno zobrazit všechny dokumenty vložené do příslušného spisu.
Založení záznamu o spisu je nezbytným předpokladem pro to, aby bylo možno dokumenty následně do příslušného spisu vkládat.
Dokument se do spisu zařadí tak, že se při zápisu nového dokumentu 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby nebo později u již zaevidovaného dokumentu ve funkci 09122 - Podací deník na záložce "Základní údaje" vybere vhodný spis z nabídky již existujících a přístupných spisů (pro daný spisový uzel či uživatele SPS).

Obr. 09144/1 Číselník spisů s detailem dokumentů vybraného spisu

• + / - - Příznak ne/naplnění spisu dokumenty.

• EJ - ekonomická jednotka, které spis patří

• Název - Povinný údaj. Jednoznačný název spisu.

• Spisová značka

• Typ - Povinný údaj. Určuje přístupnost a viditelnost spisu:
  • V - veřejný. Spis je viditelný pro všechny uživatele SPS. Pokud není vyplněn vlastník spisu (jen ve výjimečných případech), mohou spis udržovat všichni uživatelé SPS, v opačném případě pouze vlastník spisu. Do veřejného spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS.
  • U - pro uzel. Spis je viditelný pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu. Pokud není vyplněn vlastník spisu, mohou spis udržovat všichni uživatelé registrovaní k uzlu (správci SU), v opačném případě pouze vlastník spisu. Do uzlového spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS registrovaní k tomuto uzlu.
  • S - soukromý pro vlastníka. Spis je viditelný pouze pro vlastníka spisu, který jediný ho smí udržovat a jediný do něj může vkládat dokumenty. Spis lze v případě potřeby dodatečně zveřejnit pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu, resp. pro všechny uživatele. Ve výjimečných případech může být udržován také správcem aplikace.

• Vlastník - Povinný pro typ skupiny "S". Pro ostatní typy je nepovinný. Osoba určená pro údržbu spisu (konkrétního záznamu o spisu).

• Spis. uzel - Povinný údaj pro typ skupiny "U", u ostatních typů je nepřístupný.

• Platn. od - Povinný údaj. Udává počátek platnosti záznamu o spisu.

• Platn. do - Nepovinný údaj. Udává konec platnosti záznamu o spisu.

• Stav vyřízení - Povinný údaj. Stav vyřízení spisu Vyřizuje se / Vyřízeno. Stav "Vyřízeno" je možno nastavit pouze, je-li vyplněn spisový i skartační znak a skartační lhůta. Dále je hlídáno, aby všechny vložené dokumenty byly ve stavu "Vyřízeno" a aby skartační znak i lhůta spisu nebyly méně vážné, než skartační údaje vložených dokumentů.

• Způsob vyřízení - z číselníku způsobů vyřízení; údaj je povinný u vyřízených spisů v xml elementu

• Datum vyřízení - Datum vyřízení spisu se automaticky aktualizuje tak, aby bylo rovno nejmladšímu datumu vyřízení všech vložených dokumentů.

• Vyřizuje - nepovinný evidenční údaj pro označení osoby, která spis vyřizuje; umožní vyhledat spisy dané osoby

• Spisový znak - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Spisový znak spisu. Vybírá se ze spisového plánu a slouží pro uložení na spisovny a následné skartační řízení.

• Skartační znak - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační znak spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Zadává se podle skart. znaků dokumentů obsažených ve spisu v pořadí A, V, S.

• Skartační lhůta - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační lhůta spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Udává se minimálně nejvyšší skartační lhůta z dokumentů obsažených ve spisu.

• Stav spisu – je dán stavem dokumentů vložených do spisu, může obsahovat tyto hodnoty:
  • Aktivní
  • Archivováno
  • Chybná evidence
  • Skartační návrh
  • Skartováno
  • Skartovat ihned
  • Spisovna
  • Zapůjčeno

• Digitální archiv - údaje jsou předávány u spisů, které byly archivovány (vyhodnoceny a předány příslušnému archívu jako archiválie):
  • Id spisu – identifikace spisu v digitálním archivu, do kterého byl spis předán
  • Id archivu – identifikace digitálního archivu, do kterého byl spis předán

• Poznámka - Nepovinný údaj. Textová poznámka ke spisu.

• Typový spis:
  • Název - název typového spis, do kterého je spis zařazen
  • Součást - součást typového spisu, do kterého je spis zařazen
  • Díl - díl součásti typového spisu, do kterého je spis zařazen

Ze seznamu dokumentů (z řádku konkrétního dokumentu v dolním bloku) je umožněno otevření funkce 09122 - Podací deník pro případné zobrazení detailu dokumentu (přes klávesu Volání číselníku).

Z dolního i horního bloku lze otevřít tiskovou sestavu 09115 - Dokumenty zařazené do spisu.

Zakládání spisů VZ do iFIS/SPS

Pro založení spisu v iFIS* Spisová služba ze systému e-GORDION je určen globální parametr E_EG_SPS. Pro jeho nastavení je nutné kontaktovat pracovníky BBM.

Historie spisu

Tlačítkem Historie lze zobrazit podrobnější historii změn spisu. Do historie spisu se zapisují například změny osoby, která spis vyřizuje (položka "Vyřizuje").

Navazující funkce :

• 09122 - Podací deník

Volané sestavy:

• 09115 - Dokumenty zařazené do spisu