|
|
| Řádek 1: |
Řádek 1: |
| == 11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu == | | == 11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu == |
|
| |
|
| V systému ''i''FIS* lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.). Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu) a případně dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona v horní liště. | | V systému ''i''FIS* lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.). Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu) a případně dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona pro ''Přílohy'' umístěná v horní liště. |
|
| |
|
|
| |
|
| Řádek 8: |
Řádek 8: |
|
| |
|
|
| |
|
| Formulář je rozdělen na dvě záložky, přičemž záložka ''Dodatky'' je přístupná pouze ve funkcích, kde bylo možno dodatky využít.
| | {{Poznamka|Podrobnější informace o formuláři a dokumentovém úložišti CUL uvedeny [[Obecné funkce IFIS#Přílohy v iFIS* a dokumentové úložiště|zde]].}} |
| | |
| | |
| Formulář obsahuje údaje, které byly využívány u příloh a navíc je rozšířen o další informativní položky:
| |
| * '''I''' - uživatelské upozornění k dokumentu
| |
| * '''Z''' - způsob založení přílohy
| |
| ** R - ručně
| |
| ** I - importem
| |
| * '''Úlo.''' - úloha iFIS, ve které došlo ke vložení dokumentu
| |
| * '''Typ dok.''' - o jaký typ dokumentu se jedná
| |
| * '''Popis''' - vlastní popis vkládaného dokumentu
| |
| * '''Práv. váha''' - právní váha dokumentu
| |
| ** Kopie
| |
| ** Originál
| |
| ** Ověřená kopie
| |
| * '''Kód''' - externí ID přílohy jednoznačně identifikující přílohu (např. čárový kód nalepený na dokumentu)
| |
| | |
| | |
| Ikonka ([[Image:R obr100.gif]]) v horní nástrojové liště upozorňuje na možnost přístupu k přílohám. Barvy ikony se mění v závislosti na přístupech a obsahu:
| |
| *'''šedá''' - není možné přistupovat k přílohám, ikona je nepřístupná
| |
| *'''bílá''' - u záznamu není žádná příloha připojena
| |
| *'''zelená''' - u záznamu je připojena nějaká příloha
| |
| | |
| | |
| Pomocí ikony lze otevřít univerzální prohlížecí / editovací formulář. Možnost provádět úpravy přílohy, vkládání nebo mazání je určena v definici vazby k přílohám pro daný doklad. Obecně platí, že u prohlížecích formulářů nelze provádět změny příloh. Přílohy k hlavičce objednávky přístupné z přehledového formuláře. Ve vkládacích / editovacích formulářích je možné upravovat také přílohy. Přílohy mohou být ve stejném formuláři připojeny i k dalším částem dokladu, např. k řádkům objednávky. Nejprve je nutné postavit se kurzorem do některé položky na řádku objednávky. Pokud je ikonka zelená, jsou k řádku objednávky již připojeny nějaké přílohy.
| |
| | |
| | |
| ===Velikost přílohy===
| |
| | |
| U vložených příloh je viditelný údaj o velikosti souboru připojeného dokumentu. Tento údaj se zobrazí po vložení přílohy k záznamu.
| |
| | |
| | |
| [[Image:R_11002b.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/9''' ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu - údaj o velikosti přílohy''
| |
| | |
| {{Poznamka|Obrázek zobrazuje nově přiložený soubor jako přílohu k faktuře. Jelikož dříve vložené přílohy údajem o velikosti souboru nedisponovaly, tento údaj se u nich nezobrazuje. Z toho vyplývá, že údaj o velikosti přiloženého souboru se zobrazí pouze u nově vložených příloh.}} | |
| | |
| U skenovaných příloh typu '''přijatá faktura''', které se automaticky připojují jako přílohy obsahující OCR vytěžená data, se ponovu ''mění text'' '''popisu''' na '''Faktura č. xxx''' dle ''čísla doručené faktury'' a současně v závislosti na ''vytěžených datech''. '''Typ''' ''přílohy'' či dokumentu'' je nastaven na '''Sken'''.
| |
| | |
| | |
| [[Image:V1114_52.png]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/10''' ''Zobrazení naskenovaných příloh ve formuláři [[Man11002|11002]] - Přílohy a dodatkové informace k dokladu''
| |
| | |
| | |
| ===Možnosti vkládání příloh===
| |
| | |
| | |
| ====Připojení přílohy pomocí tlačítka Vlož====
| |
| | |
| Vložení přílohy je umožněno ručně přes tlačítko '''Vlož'''.
| |
| | |
| | |
| ====Připojení dokumentu pomocí čárového kódu====
| |
| | |
| Dále je možno vkládat přílohy s obecným externím identifikátorem (např. dokumenty skenované, jejichž listinný originál je opatřen etiketou s čárovým kódem). Hodnotu čárového kódu lze vložit ručním zadáním do pole ''Nový kód'' v dolní části formuláře nebo nasnímat prostřednictvím čtečky (snímače) čárového kódu. Tato volba je přístupná na základě uživatelských přístupů (přístup k modulu PRIVLOZ). V tomto případě je přístupné pole „'''Nový kód'''“ a kurzor na něm stojí hned po otevření formuláře. Pokud je v datovém úložišti připraven dokument s uvedeným čárovým kódem, je automaticky připojen jako příloha k danému dokladu. Pokud není nalezen žádný dokument, je založena pouze hlavička přílohy se zadaným kódem.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_01c.gif]]<br> | |
| '''Obr. 11002/2'''
| |
| | |
| Záznam se vytvoří přes sousedící administrovatelné tlačítko (ikonu) [[Image:OZ_03c.gif]] "''Připojit nový kód''"
| |
| Pokud dokument byl (bude následně) naskenován, pak dojde k připojení příslušného skenu dokumentu k danému záznamu v ''i''FIS*.
| |
| | |
| Předpokladem pro tuto funkcionalitu je instalace a zprovoznění speciální automatické funkce pro párování skenů se záznamy v ''i''FIS* a odpovídající nastavení skenovacího SW.
| |
| | |
| [[Image:PRIL_01d.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/3'''
| |
| | |
| {{Poznamka|Uvedená funkcionalita nahrazuje funkčnost ikon v levém toolbaru implementovaných do vybraných formulářů v rámci meziverzí.}}
| |
| | |
| U skenovaných příloh typu '''přijatá faktura''', které se automaticky připojují jako přílohy obsahující OCR vytěžená data, se ''mění text'' '''popisu''' na '''Faktura č. xxx''' dle ''čísla doručené faktury'' a současně v závislosti na ''vytěžených datech''. '''Typ''' ''přílohy'' či dokumentu'' je nastaven na '''Sken'''.
| |
| | |
| | |
| [[Image:V1114_52.png]]
| |
| | |
| '''Obr.''' ''Zobrazení naskenovaných příloh ve formuláři [[Man11002|11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu]]''
| |
| | |
| | |
| Přílohy mohou být vkládány k záznamům v iFIS také v rámci integračních vazeb na jiné IS (např. STAG, ISDS,...). V těchto případech jsou přílohy vkládány prostřednictvím definované automatické funkce při založení záznamu do iFIS.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL 05d.gif]]
| |
| | |
| | |
| ===Související přílohy===
| |
| | |
| Na detailu záznamu je možno ve vybraných úlohách zobrazit také "související přílohy", a to pomocí zatržítka '''Zobrazit související přílohy'''. Formulář příloh se otevírá poté pouze pro čtení. Volba „''Zobrazit související přílohy''“ je dostupná, pokud jsou nadefinovány i vazby na přílohy k souvisejícím dokladům. Například u řádku objednávky je nadefinována možnost zobrazit přílohy k hlavičce objednávky. Pokud jsou zobrazeny také související přílohy, pak není možné přílohy vkládat, mazat ani upravovat.
| |
| | |
| | |
| Tato možnost musí být předem definovaná. V této verzi je umožněno využít této funkcionality pro úlohu:
| |
| * 303 Objednávky - k přílohám z řádku objednávky je možno dotáhnout přílohy z hlavičky objednávky, ale také z úlohy 032 Závazky a 091 Spisová služba | |
| * 032 Závazky - k přílohám u závazku je možno dotáhnout přílohy z úlohy 303 Objednávky, 082 Smlouvy a 012 Zakázky-projekty a 091 Spisová služba
| |
| | |
| [[Image:PRIL_01e.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/4'''
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_01f.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/5'''
| |
| | |
| | |
| Související přílohy se dotahují k prvotnímu záznamu za předpokladu existující vazby na uvedené úlohy a existujících příloh u provázaných záznamů v těchto úlohách.
| |
| | |
| | |
| ===Popisné údaje (metadata) do CUL===
| |
| Při vkládání souborů do příloh jsou dokumenty ukládány do předem definovaného úložiště. Zároveň je možné připojit ke vkládanému dokumentu základní popisné údaje (metadata), které jsou společně uloženy do úložiště.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_01g.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/6'''
| |
| | |
| Metadata je umožněno vložit prostřednictvím formuláře [[Man00311|00311]] ''Metadata pro centrální úložiště''. Tato funkce se otevírá na základě zatrhávátka u pole '''Popis''' po stisku tlačítka '''Vlož'''.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_01h.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/7'''
| |
| | |
| | |
| ===Sjednocení obsahu a funkčnosti příloh===
| |
| | |
| Ve formulářích iFIS, kde je možné vkládat přílohy, je dostupná záložka ''Dokumenty'' pro možnost realizovat práci s přílohami (např. formulář [[Man30335|30335]] - ''Objednávky - detail''). Obsah záložek a jejich funkcionalita je přizpůsobena formuláři [[Man11002|11002]] - ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu''. Vzhled záložek je obdobný. V záložkách však nelze realizovat připojení dokumentů s externím identifikátorem.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_01i.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/8'''
| |
| | |
| | |
| ===Chování iFIS při využití dokumentového úložiště===
| |
| | |
| Při přechodu ukládání dokumentů z databáze do dokumentového úložiště (CUL = centrální úložiště) a při realizovaných změnách či aktualizacích v rámci úložiště se uživatelům zobrazuje následující informativní hláška '''"Nahrávám moduly výchozího úložiště dokumentů."'''.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL 05a.gif]]<br>
| |
| | |
| <br>V případě následující hlášky je potřeba zatrhnout zaškrtávátko u '''"Always trust content from this publisher." '''a pokračovat prostřednictvím tlačítka '''"Yes"'''
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL 05b.gif]]<br>
| |
| | |
| <br>Pokud se objeví následující hlášení, pak je dokumentové úložiště z nějakého důvodu danému uživateli nepřístupné a není mu umožněna práce s přílohami. Je potřeba informovat správce CUL pro zjištění příčiny a zajištění nápravy.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL 05c.gif]]<br>
| |
| | |
| | |
| ===Práce s přílohami při využití dokumentového úložiště===
| |
| | |
| S přílohami je umožněno pracovat prostřednictvím tlačítek:
| |
| * '''Vlož''' - vkládání a změny příloh k záznamu
| |
| * '''Ukaž''' - zobrazení připojené přílohy
| |
| * '''Kopíruj''' - uložení přílohy do vybraného adresáře (pod shodným názvem jako vložený soubor)
| |
| * '''Zruš''' - zrušení záznamu o příloze (soubor zůstává v úložišti)
| |
| | |
| Tlačítka jsou administrovatelná, na základě čehož mohou mít uživatelé nastaveny různé přístupy pro práci s přílohami v ''i''FIS*.
| |
| | |
| | |
| ====Vkládání příloh====
| |
| | |
| [[Image:PRIL_02a.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/11'''
| |
| | |
| Pro vložení přílohy musí být vyplněny povinné položky, případně lze doplnit i údaje v nepovinných polích. Část informací lze v případě využití předdefinovat do ukládaných metadat.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_02b.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/12'''
| |
| | |
| | |
| Vkládaná příloha je vybírána z příslušného adresáře. Při vkládání je možno k dokumentu připojit elektronický podpis. Při vlastním ukládání dokumentu jsou na úrovni úložiště realizovány zapnuté kontroly na zjištění virů a vyhodnocení ověřovacích doložek (elektronické podpisy a časová razítka).
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_02c.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/13'''
| |
| | |
| | |
| Pokud je položka ''Soubor'' vyplněna, pak záznam o příloze obsahuje odkaz na příslušný dokument v úložišti.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_02d.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/14'''
| |
| | |
| | |
| ====Náhrada příloh====
| |
| | |
| Prostřednictvím tlačítka '''Vlož''' lze provést také změnu přílohy a nahradit tak původní soubor odkazem na jinou přílohu v úložišti.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_02e.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/15'''
| |
| | |
| | |
| ====Zobrazení příloh====
| |
| | |
| Zobrazení přílohy je umožněno přes tlačítko '''Ukaž'''. Před otevřením přílohy jsou podány informace o výsledku provedených kontrol na úrovni úložiště (rozsah kontrol je v závislosti na nastavení v úložišti).
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_03a.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/16'''
| |
| | |
| | |
| Je možno si prohlédnout detailní popisné údaje a vložené informace k dokumentu.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_03b.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/17'''
| |
| | |
| Přílohu je možné ''Otevřít'' nebo ''Uložit'' na lokální disk.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_03c.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/18'''
| |
| | |
| | |
| ====Kopírování příloh====
| |
| | |
| Tlačítko '''Kopíruj''' slouží k uložení přílohy do vybraného adresáře (pod shodným názvem jako vložený soubor).
| |
| Obdobně jako u zobrazení přílohy jsou před uložením přílohy zobrazeny informace o výsledku provedených kontrol na úrovni úložiště (rozsah kontrol je v závislosti na nastavení v úložišti).
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_04a.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/19'''
| |
| | |
| | |
| Je možno si prohlédnout detailní popisné údaje a vložené informace k dokumentu.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_04b.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/20'''
| |
| | |
| | |
| Je vybrán adresář, do kterého je soubor uložen. Název souboru je předdefinován shodně jako byl vložen.
| |
| | |
| | |
| [[Image:PRIL_04c.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/21'''
| |
| | |
| | |
| ====Rušení příloh====
| |
| | |
| Tlačítko '''Zruš''' je určeno k odstranění vazby na soubor v úložišti u příslušného záznamu přílohy.
| |
| | |
| | |
| [[Image:R_104a.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/22'''
| |
| | |
| | |
| [[Image:R_104b.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/23'''
| |
| | |
| | |
| Vlastní dokument není vymazán, zůstává v úložišti.
| |
| | |
| [[Image:R_104c.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/24'''
| |
| | |
| | |
| Dochází ke smazání příslušného záznamu o příloze.
| |
| | |
| [[Image:R_104d.gif]]<br>
| |
| '''Obr. 11002/25'''
| |
|
| |
|
|
| |
|
| [[Kategorie:Správce]] | | [[Kategorie:Správce]] |
11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu
V systému iFIS* lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.). Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu) a případně dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona pro Přílohy umístěná v horní liště.
Obr. 11002/1 Přílohy a dodatkové informace k dokladu
|
Poznámka
|
| Podrobnější informace o formuláři a dokumentovém úložišti CUL uvedeny zde.
|
