Import zúčtovací listiny do iFIS*

Popis datového rozhraní pro převod zúčtovací listiny ve formátu TXT z externího systému do iFIS*Účetnictví / Účetní doklady

Obecné zásady převodu dat do iFIS*Účetnictví

Zúčtovací listiny mohou být do iFIS*Účetnictví převedeny až po předchozí kontrole ze strany zdrojového systému (mzdový systém, skladové nebo stravovací systémy, telefonní ústředny, pomocné účetní XLS evidence…) a potvrzení, že data jsou věcně a formálně v pořádku. Při importu dat do iFIS jsou prováděny kontroly na formální správnost TXT souboru a kontroly na existenci odpovídajících účetních položek v číselnících iFIS. Na obrazovce iFIS* je vypisován podrobný protokol o převodu dat, ten je následně možné vytisknout nebo uložit v elektronické podobě. Po potvrzení tohoto protokolu ze strany obsluhy iFIS vzniká v iFIS*Účetnictví tzv. účetní doklad, který je pak obsluhou iFIS* zaúčtován na hlavní knize.

Struktura textového souboru se zúčtovací listinou

Zúčtovací listinu je možné do iFIS předávat také ve tvaru textového souboru s pevným formátem řádků, případně ve formátu řádků s oddělovačem. Importovat lze pouze textové soubory s ANSI kódováním WIN1250. Oddělovačem jednotlivých položek v souboru pak může být např. středník. Povolené datové typy a pořadí jednotlivých položek v souboru jsou pro oba formáty řádků shodné. Přípona souboru bývá obvykle TXT a nebo CSV.

Základní pravidla pro přípravu importovaného TXT souboru:

• Prvním řádkem v souboru je vždy řádek s identifikací dávky.
• Zúčtovací listina může obsahovat pouze jeden řádek pro identifikaci dávky
• Při zapnuté kontrole posloupnosti importovaných dávek je nutné, aby každé další číslo dávky bylo o jedničku vyšší než předešlé číslo dávky. Každá ekonomická jednotka má své číslování dávek a začíná vždy od jedničky
• V jedné dávce může být více zúčtovacích listin, tzn. více hlaviček v jednom souboru.
• V rámci jedné dávky jsou zúčtovací listiny vždy číslovány pořadovým číslem od jedničky.
• Každá zúčtovací listina je složena z hlavičky a jednotlivých řádků, které jsou spolu svázány přes položku „Číslo zúčtovací listiny“.
• Hodnoty „Celková částka MD“ a „Celková částka DAL“ v hlavičkovém řádku obsahují součty obratů v řádcích odpovídající zúčtovací listiny.
• Každý řádek je ukončen oddělovačem řádku.
• Hlavičkový řádek je uveden až za řádky zúčtovací listiny.
• Částka v řádku zúčtovací listiny vyjadřující obrat smí být uvedena pouze na jednu stranu a to „Částka MD“ nebo „Částka DAL“. Druhá strana musí být vždy nulová.
• Textový soubor může obsahovat tzv. závěrkový doklad. Uvedení řádku se závěrkovým dokladem v textovém souboru způsobí, že v rámci importu je automaticky uzavřeno aktuální období úlohy. Tím je zajištěno, že do iFIS*Účetnictví nemůže být pro danou úlohu a účetní období importována další zúčtovací listina. Import další zúčtovací listiny je možné provést až v období následujícím. Pokud je potřeba import do uzavíraného období z nějakého důvodu zopakovat, pak tuto možnost musí odblokovat odpovědný uživatel iFIS.

Pokud v souboru závěrkový doklad není uveden, pak se předpokládá, že pro dané období a úlohu budou následovat importy dalších zúčtovacích listin.
Závěrkový doklad je v souboru uveden jako nulová hlavička zúčtovací listiny (bez řádků) viz. schéma uložení vět v souboru.

Dávka se zúčtovacími listinami

Název položky	Datový typ	Pevná délka / Max. délka při oddělovači	Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku **	Povolené hodnoty	Poznámka
Typ záznamu	char(1)	1 / 1		"D"
Ekonomická jednotka (EJ)	number(2)	10/ 2	R0		Identifikace organizační součásti – obvykle číslice 1
Uzel	number(3)	3 / 3	R0		Identifikace organizačního uzlu (např. pracoviště v rámci EJ nebo skupina pracovišť v rámci EJ)
Úloha	number(3)	3 / 3	R0		Identifikace externího systému
Číslo dávky	number(10)	10 / 10	R0		Pořadové číslo dávky v rámci ekonomické jednotky a čísla úlohy na síti. Slouží pro hlídání posloupnosti importu jednotlivých souborů

Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami

Hlavička zúčtovací listiny

Název položky	Datový typ	Pevná délka / Max. délka při oddělovači	Způsob zarovnání hodnot při formátu pevná délka řádku **	Povolené hodnoty	Poznámka
Typ záznamu	char(1)	1 / 1		"H"
Ekonomická jednotka (EJ)	number(10)	10/ 2	R0		Musí být shodná s hodnotou uvedenou ve větě "dávka"
Uzel	number(3)	3 / 3	R0		Musí být shodné s hodnotou uvedenou ve větě "dávka"
Úloha	number(3)	3 / 3	R0		Musí být shodné s hodnotou uvedenou ve větě "dávka"
Číslo zúčtovací listiny	number(10)	10 / 10	R0		Pořadové číslo zúčt. listiny v rámci dávky (týká se i závěrkového dokladu)
Typ dokladu	char(1)	1 / 1		"E" nebo "B" nebo "Z"	E..externí úč. doklad, B..běžný úč. doklad, Z..závěrkový doklad pro uzavření účetního období přísl. úlohy
Měsíc zpracování	number(2)	2 / 2	R0		Účetní období MM
Rok zpracování	number(2)	2 / 2	R0		Účetní období RR
Celková částka MD	number	14 / 14	R0		Při pevném formátu neuvádět desetinnou tečku ani čárku, při oddělovači je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku, vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, znaménko mínus na první pozici v případě záporného čísla. U závěrkového dokladu je vždy rovna nule.
Celková částka DAL	number	14 / 14	R0		Při pevném formátu neuvádět desetinnou tečku ani čárku, při oddělovači je možné uvádět desetinnou čárku nebo tečku, vždy povinně uvádět 2 desetinná místa, znaménko mínus na první pozici v případě záporného čísla. U závěrkového dokladu je vždy rovna nule.
Textová poznámka	char(35)	35 / 35	LM		Libovolný text popisující hlavičku účetního dokladu
Číslo střediska	char(10)	10 / 10	LM		Dle číselníku středisek
Komentář	char(50)	50 / 2000	LM		Libovolný text komentující hlavičku účetního dokladu

Poznámka: ** První pozice – způsob zarovnání "L"..vlevo, "R"..vpravo, druhá pozice – doplnění do plné délky "0"..nulami, "M"..mezerami

Náhled na výsledný účetní doklad v iFIS*Účetnictví

Volitelné systémové parametry importního modulu na straně iFIS*Účetnictví

SEPARATOR - řetězec s oddělovačem jednotlivých údajů záznamu
MASKA - řetězec s maskou pro výběr datového souboru
KONTR_POSL - zapnuti kontroly posloupnosti davek, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'A'
BEZNY - vytvářet vždy jako běžný doklad, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
RELZAK - neuvedené NS a KP se automaticky doplní podle nastaveni zakázky, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
IGNORE - ignorovat chyby v datech, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
KUMULACE - provést kumulaci generovaných řádků účetního dokladu podle AU, NS, TA/A, KP, povolené hodnoty 'A' / 'N', default 'N'
CODE_PAGE - kódová stránka vstupního souboru, default EE8MSWIN1250