Man07206

07206 * Evidence malých zakázek

Formulář Evidence malých zakázek je určen pořizovatelům k operativní evidenci základních údajů o konkrétní veřejné zakázce malého rozsahu (VZM), k evidenci oslovených dodavatelů a k záznamu o výběru dodavatele, případně o uzavřené smlouvě. K písemné komunikaci s dodavateli může zadavatel vložit a následně využít vlastních předdefinovaných šablon písemností. Veškerou související dokumentaci je možno přiložit přímo k dané zakázce, současně lze využít vazby na aplikaci Spisové služby. Formulář umožňuje také vytvářet pro potřeby následných výběrových řízení vlastní Seznam kvalifikovaných dodavatelů. Pro přístup a hlavně pro potřeby případného dokončení VZM za osobu pořizovatele je možno určit náhradní osoby.

Obr.07206/1 - Evidence malých zakázek (záznam základních údajů k VZM)

Záložka Zakázky

Záložka slouží k zaevidování každé jednotlivé VZM a dodavatelů, kteří byli v souvislosti s ní osloveni. Ke každé předmětné VZM je možno určit zdroje financování a vkládat libovolné dokumenty.

Blok "Veřejné zakázky malého rozsahu" Pro záznam nové VZM se využívá obecné funkce ovládání v iFIS* (ikona "Vložit nový záznam" nebo klávesa [F6]).
Každá VZM je jednoznačně definována svým názvem a interním číslem (alfanumerické označení). Interní číslo je buďto generováno dle předem nastavené a definované "masky" nebo je možno ho zadat v libovolné podobě ručně. Způsob pořízení interního čísla je řízen parametricky (globální parametr VZM_MASK ve funkci 00301 ).
Interní čísla pořizovaná ručně lze dodatečně měnit a upravovat. Pokud uložené interní číslo předchozí VZM je zakončeno znaky číselné hodnoty, pak následující nový záznam v položce se přednastaví na stejné značení s číselnou hodnotou o 1 vyšší.
V případě generování čísla dle masky je počet znaků omezen na 20. Při vkládání nového záznamu není interní číslo viditelné (v poli se objeví text "dle masky" - obr.07206/2), zobrazí se až po uložení záznamu, přičemž poté již není měnitelné, aby nedošlo k narušení číselné řady. Pravidla pro definování masky jsou dána aktuálními možnostmi nastavení číselných řad ve funkci 00304 . Pokud je ve struktuře masky použito NS, pak je tento údaj vázán k osobě pořizovatele VZM a je potřeba dát pozor na jednoznačnost této vazby v číselníku osob - viz dále.

Obr.07206/2 - Evidence malých zakázek (generování interního čísla VZM)

Pro vyplnění předpokládané hodnoty VZM slouží položky Hodnota předpokládaná, Kód a Název měny.
Pomocí výběru v poli Druh je VZM zařazena dle předmětu plnění. Toto členění dle druhu vychází z příslušné legislativy.
Položka Stav slouží pořizovateli (případně jiným osobám) ke zjištění, v jakém stavu je konkrétní VZM. Stav položky je měněn ručním vstupem z předdefinovaných hodnot.
Pro jednotnou evidenci je předmět VZM klasifikován pomocí CPV kódů (výběr z číselníku dle kódu či názvu CPV). Předmět plnění je možno volným textem specifikovat v položce Vymezení předmětu plnění. Místo plnění se vyplňuje také volným textem, čímž je možno ho přesně určit.
Jako Interní zadavatel VZM je zaznamenán Iniciátor (osoba) a také NS, pro které je plnění VZM určeno. Pro pořízení záznamů je využíváno číselníku osob a číselníku středisek. Pokud existuje v číselníku osob jednoznačná vazba zapsaného iniciátora právě na jedno NS, pak je položka NS dotažena automaticky. V případě, že existuje k osobě v číselníku více vazeb nebo vazba není žádná, pak je nutno NS vybrat z příslušného číselníku středisek.
Pořizovatelem VZM je osoba, která je přihlášena do systému pod svým uživatelským jménem a heslem. K osobě pořizovatele se váže pole NS - pořiz. , které se v případě jednoznačnosti předvyplňuje hodnotou z číselníku osob. Využití tohoto pole je pouze v případě generování interních čísel VZM dle nastavené masky, jejichž struktura vyžaduje také NS pořizovatele, jinak má pouze informativní charakter. Pokud vazba osoby k NS není jednoznačná (nebo žádná), pak je třeba toto pole doplnit ručně výběrem z číselníku středisek. Pole Datum evidence udává termín uložení prvního záznamu o VZM, generuje se jako systémové.
V případě, že údaje o VZM jsou vhodným způsobem uveřejňovány, je možno tuto informaci (kde a kdy) také zaznamenat v bloku Zveřejnění VZM - Způsob a Datum. Pokud budou k VZM podávány nabídky, pak termín Ukončení příjmu nabídek lze také zaevidovat (včetně stanoveného času).

Obr.07206/3 - Evidence malých zakázek (blok Veřejné zakázky malého rozsahu)

Další pole v horním bloku jsou určena k vyplnění až na konci výběrového řízení, kdy dojde k výběru vhodného dodavatele (záznam datumu do položky Výběr dodavatele) a následně k plnění předmětu zakázky. Při smluvním plnění tak mohou být zaznamenány údaje k uzavřené smlouvě vztahující se k VZM (datum Uzavření smlouvy, Číslo smlouvy a Předmět smlouvy) - s vazbou na funkci 08202 v Registru smluv. Pole pro smlouvu VZM jsou přístupná za předpokladu, že alespoň u jednoho z evidovaných potenciálních dodavatelů je hodnota pole Byl dodavatel vybrán="Ano".
Také Sjednaná (konečná) hodnota zakázky je zadávána až jako cena dohodnutá a uvedená ve smlouvě (případně jako cena nákupu).

Volba Zdroje financování

K příslušné VZM lze zaznamenat její způsob financování. Zdroj financí může být vybrán jeden nebo několik z předdefinované nabídky možností dle konkrétní situace (pole Název finančního zdroje). Vybraný zdroj je možno blíže popsat v poli Specifikace. Tato pole mají pouze evidenční charakter, zatímco další pole záznamu mají vazbu na ekonomické agendy iFIS*, a to konkrétně na modul Zakázky-projekty. Položky zdrojů financování, tj. NS, TA, Akce a KP je možno vyplnit hodnotami z již existujících záznamů v aplikaci Zakázky-Projekty, a tím tyto moduly vzájemně propojit. Přes tlačítko [Detail] je možno si prohlédnout detail konkrétní akce v aplikaci Zakázky-Projekty.

Obr.07206/4 - Evidence malých zakázek (zdroje financování VZM)

Volba Dodavatelé

Pro zadání dodavatelů k dané VZM je možno si vybrat a využít 3 Druhy evidence:

1. Volným textem
2. Číselníková
3. Seznam kvalifikovaných dodavatelů

Obr.07206/5 - Evidence malých zakázek (zaevidování oslovených dodavatelů včetně výběru nejvhodnější nabídky)

Pro evidenci "Číselníkovou" je využíváno dat z číselníku organizací. Při evidenci ze "Seznamu kvalifikovaných dodavatelů" jsou dodavatelé vybíráni ze samostatného seznamu tvořeného pro účely zadávání VZM. Identifikační údaje dodavatelů (IČO, Adresa) jsou dotaženy z již uložených údajů k příslušnému subjektu. Při evidenci dodavatelů "Volným textem" jsou všechny údaje doplňovány ručně.
Položka Kontakt se buďto přetahuje ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů nebo je možno ji doplnit volným textem.

Další nepovinné položky k záznamům o dodavatelích:

• Zdroj informací o dodavateli - udává, z jakého zdroje byly čerpány informace pro oslovení dodavatele
• Způsob oslovení dodavatele - udává, jakým způsobem byli dodavatelé osloveni
• Byla podána nabídka? - udává, zda bylo požadováno podání nabídky (jakoukoliv formou) a zda byla skutečně podána
• Doručení nabídky - udává, zda byla nabídka doručena do stanoveného termínu
• Cena nabídky - udává se cenová nabídka v požadované měně
• Výsledek kontroly ZP - udává případný výsledek kontroly požadadovaných zadávacích podmínek
• Byl dodavatel vybrán? - udává, který dodavatel(é) byl vybrán pro plnění dané VZM
• Zdůvodnění výběru dodavatele - udává způsob a zdůvodnění výběru dodavatele
• Výběr dodavatele - udává datum, kdy byl vybrán vhodný dodavatel k realizaci VZM

Tlačítko [Přidat do seznamu] umožňuje rozšířit Seznam kvalifikovaných dodavatelů o firmu (organizaci), která dosud v tomto seznamu není uvedena (pro konkrétní osobu iniciátora).

Volba Dokumenty

V této záložce je umožněno zadavateli evidovat a případně uložit do databáze jakýkoliv dokument (v libovolném formátu) související s předmětnou VZM - viz obr.7206/6. Před vlastním vložením je třeba vkládaný soubor (dokument) vhodným způsobem nazvat (pole Název dokumentu) a označit, zda se jedná o dokumement doručený, odesílaný nebo interní (pole Směr).

Obr.07206/6 - Evidence malých zakázek (vložené dokumenty související s VZM)

Pro specifikaci a popis dokumentu slouží pole Bližší popis uloženého dokumentu.
Pokud je dokument určen konkrétní osobě, je možno ji vybrat z číselníku osob a zapsat do pole Popis. Jestliže se jedná o korespondenci s dodavateli, pak lze k odesílanému nebo přijatému dokumentu zaevidovat konkrétního možného dodavatele (výběrem z nabídky subjektů již zapsaných v záložce Dodavatelé) v bloku Dodavatel (adresát / odesílatel). Ke zvolenému Názvu či jménu jsou případně z databáze dotaženy další známé údaje (Adresa, IČ, Kontakt).
Pomocí tlačítka [Vlož] je dohledán dokument v příslušném adresáři a uložen pod skutečným Názvem souboru. Přes tlačítko [Ukaž] je možno uložené kopie souborů otevřít pro čtení (prohlížení). Tlačítko [Vyjmi] umožní vyjmout vložený dokument a uložit ho v adresáři PC.
U každého dokumentu existuje možnost jeho propojení se Spisovou službou. V případě, že pořizovatel využívá aplikace iFIS*/ Spisová služba, pak může přes tlačítko [SPS] zaevidovat dokument ve funkci 09142 (položky se předvyplní údaji z funkce 07206 - viz obr.07206/7) a vygenerovat PID, které se uloží do stejnojmenného pole.

Obr.07206/7 - Evidence malých zakázek (propojení se SPS - generování PID)

Obr.07206/8 - Evidence malých zakázek (propojení se SPS - náhled dokumentu)

U dokumentu, kde již je pole PID vyplněno, je možno přes ikonu "Detail/Volání číselníku" (CTRL+A) zavolat funkci 09122 s dohledáním daného dokumentu přímo v příslušné složce aplikace Spisová služba - viz obr.07206/8.
Tlačítko [Spis] umožňuje ke každé VZM vygenerovat v iFIS*/Spisová služba (pro příslušný spisový uzel) samostatný spis, do kterého by byly ukládány veškeré dokumenty vztahující se k dané VZM. Takto vytvořený spis ve svém názvu obsahuje interní číslo VZM. Horní pole Spis je možno také vyplnit ručně výběrem z již existujících spisů v iFIS*/Spisová služba (pro spisové uzly přístupné pořizovateli). Tato hodnota je následně přednastavena pro jednotlivé dokumenty, které jsou přes tlačítko [SPS] provazovány s iFIS*/Spisová služba - viz obr.07206/7.
V případě, že je dokument v aplikaci iFIS/Spisová služba součástí nějakého spisu, pak je tento údaj zobrazen v poli Spis.
Pole Číslo z PD je určeno a zpřístupněno uživatelům, kteří vedou dokumenty pouze ručně v Podacím deníku (nevyužívají aplikace iFIS*/ Spisová služba).

Záložka Seznam

Seznam kvalifikovaných dodavatelů je tvořen průběžně pro jednotlivé iniciátory VZM, kteří následně pro oslovení dodavatelů v dalších VZM mohou využít prověřené a osvědčené firmy zde uložené.

Obr.07206/8 - Evidence malých zakázek (vytvořený Seznam kvalifikovaných dodavatelů)

Vytváření seznamu kvalifikovaných dodavatelů Nový záznam do Seznamu je možno pořídit následujícími způsoby:

1. zápisem volným textem
2. zápisem přes číselník organizací
3. přidáním záznamu přes tlačítko [Přidat do seznamu] v záložce Zakázky/volba Dodavatelé

Popis polí seznamu kvalifikovaných dodavatelů

• P - Umožňuje dočasně zneplatnit záznam v seznamu, nezatržený záznam se nezobrazuje při výběru dodavatele ze seznamu kval.dod. (při evidenci dodavatelů VZM)
• Druh evidence - Udává, jakým způsobem byl (bude) pořízen záznam do seznamu
• Iniciátor - Udává osobu (z číselníku osob), pro kterou je udržován seznam
• Název, jméno - Název nebo jméno firmy (organizace), pořizováno volným textem nebo z číselníku organizací
• IČO - IČ organizace, dotaženo z číselníku organizací nebo doplněno volným textem
• Adresa - Adresa organizace, dotaženo z číselníku organizací nebo doplněno volným textem
• Kontakt - Kontakty a spojení na organizaci doplňované volným textem
• Obor podnikání - Specifikace zaměření organizace, čím se zabývá (volným textem)
• Poznámka - Jakékoliv další vlastní poznámky vztahující se k řádku subjektu (volným textem)

Obr.07206/9 - Evidence malých zakázek (vytvořený Seznam kvalifikovaných dodavatelů omezený pro určité iniciátory - další vyplňované položky)

Záložka Šablony

Tato záložka je určena pro uložení vlastních šablon písemností používaných dle zvyklostí zadavatele pro VZM. Vkládané soubory mohou být pořízeny v jakémkoliv formátu.

Obr.07206/10 - Evidence malých zakázek (vytvořený seznam šablon písemností používaných pro VZM)

Vkládání probíhá stejným způsobem jako u volby Zakázky/Dokumenty. Před vlastním vložením je třeba vkládaný soubor (šablonu) vhodným způsobem nazvat (pole Popis). Pomocí tlačítka [Vlož] je dohledán dokument v příslušném adresáři a uložen pod skutečným Názvem souboru.
Přes tlačítko [Ukaž] je možno uložené kopie souborů otevřít pro čtení (prohlížení). Pokud chceme šablonu použít, je nutno otevřený soubor uložit do vybraného adresáře uživatele a zde provést doplnění a úpravy dokumentu pro konkrétní účel. Písemnost v konečném znění je vhodné uložit k ostatním souvisejícím dokladům ve volbě Zakázky / Dokumenty.

Obr.07206/11 - Evidence malých zakázek (otevření a uložení šablony pro vytvoření konkrétní písemnosti VZM)

Záložka Univerzální náhradníci

V této záložce může pořizovatel VZM určit náhradní osoby, které tím při zaktivnění získají přístup pro editaci záznamů u všech pořízených VZM (doporučujeme využít pouze v případech, kdy zadávání je centralizováno na 1 nebo omezený počet pracovišť, případně ještě ošetřit vnitřními předpisy).
Do položky Univerzální náhradník je možno vybrat osoby z číselníku osob. Do pole Poznámka lze provést jakýkoliv související záznam volným textem. Položka Použít? (propojená se zatrhávátkem) slouží k aktivaci osoby pro přístup k editaci záznamů. Je možno zaevidovat i zaktivnit libovolný počet náhradních osob.

Obr.07206/12 - Evidence malých zakázek (univerzální náhradníci)

Volba Náhradníci

Tato volba má obdobný význam jako záložka Univerzální náhradníci, ale přístupy jsou pro editaci záznamů omezeny jen pro konkrétní VZM, ke které je náhradní osoba zaktivována.

Obr.07206/13 - Evidence malých zakázek (náhradníci k dokončení konkrétní VZM)

Využití náhradních osob je hlavně pro zajištění zastupitelnosti a pro možnost dokončení konkrétních VZM (včetně evidence do aplikace) v době dlouhodobé nepřítomnosti osoby pořizovatele.

Navazující a související funkce:

07207 - Evidence malých zakázek - prohlížení

01110 - Číselník organizací

01103 - Číselník středisek

01111 - Číselník osob