Man09136

09136 * Samoobslužný předávací formulář

Je určen na podatelny pro příjem a výdej dokumentů bez přítomnosti pracovníka podatelny a bez potřeby tisku předávacího protokolu. Příjem a výdej mohou provádět všichni uživatelé iFIS*. Ostatní osoby musí použít dosavadní systém pro příjem a výdej dokumentů. Formulář se obsluhuje v následujících krocích:

1. Správce podatelny spustí formulář. Pokud obsluhuje více spisových uzlů, je požádán o výběr spisového uzlu, pro který má být nastartováno samoobslužné předávání dokumentů, viz Obr.09136/1. Další činnosti (body 2. až 7.) již provádí osoba, která přišla na podatelnu, aby přijala nebo vydala dokumenty (dále jen doručovatel).
2. Na obrazovce se zobrazí žádost o uživatelské jméno a heslo, viz Obr.09136/2.
3. Doručovatel zadá správné jméno a heslo.
4. Doručovatel v případě:

a. Příjem dokumentů z podatelny:

1. Stiskne tlačítko Příjem v nástrojové liště SPS. Poté se vyplní pole Předávající a z uzlu jménem přihlášeného pracovníka podatelny a uzlem, pro který je samoobslužné předávání nastartováno (viz bod 1). Pole Příjemce je vyplněno jménem doručovatele (viz bod 3).
2. Vyplní pole pro uzel a stiskne tlačítko Filtruj.
3. Označí dokumenty, které přijímá.
4. Stiskne tlačítko Převzetí.

b. Výdej dokumentů na podatelnu:

1. Stiskne tlačítko Výdej v nástrojové liště SPS. Poté se vyplní pole Příjemce a pro uzel jménem přihlášeného pracovníka podatelny a uzlem, pro který je samoobslužné předávání nastartováno (viz bod 1). Pole Předávající je vyplněno jménem doručovatele (viz bod 3).
2. Vyplní pole z uzlu a stiskne tlačítko Filtruj.
3. Označí dokumenty, které předává na podatelnu.
4. Stiskne tlačítko Převzetí.
5. Bod 4 lze opakovat pro různé uzly, tj. jedna osoba může dělat doručovatele pro více spisových uzlů.
6. Po vyřízení všech příjmů a výdejů se doručovatel odhlásí tlačítkem Konec v nástrojové liště SPS.
7. Dále se pokračuje na bodu 2, tj. formulář očekává příchod a přihlášení nového doručovatele.
8. Správce podatelny ukončí formulář ikonou Exit. Pokus o ukončení formuláře osobou, která není správcem podatelny, je odmítnut.

Pozn.: doručovatel tím, že se na konci práce se Samoobslužným předávacím formulářem odhlásí, zabrání tomu, aby někdo jiný pod jeho jménem manipuloval s dokumenty.

Informace o tom, že dokument byl předán samoobslužně, je zapsána v historii dokumentu.
Funkce je určena pouze pro subjekty, u nichž organizace práce, pracovní postupy a technická připravenost umožní tuto funkčnost využívat. Možnost jejího použití by také mělo být ošetřeno vnitřními předpisy (např. spisovým řádem).

Obr.09136/1 Spuštění formuláře - výběr jednoho ze spravovaných uzlů.

Obr.09136/2 Přihlášení doručovatele.

Navazující funkce :

09126 - Číselník uzlů

09101 - Číselník osob