Man09144

09144 * Spisy

Číselník spisů obsahuje všechny spisy založené ve spisové službě. V detailu záznamu (v dolním bloku) je možno zobrazit všechny dokumenty vložené do příslušného spisu.
Založení záznamu o spisu je nezbytným předpokladem pro to, aby bylo možno dokumenty následně do příslušného spisu vkládat..
Dokument se do spisu zařadí tak, že se ve funkci 09122 - Podací deník při zápisu nového dokumentu nebo později u již zaevidovaného dokumentu na záložce "Základní údaje" vybere vhodný spis z nabídky již existujících spisů (pro daný spisový uzel).

Obr.09144 Číselník spisů s detailem dokumentů vybraného spisu.

• Název - Povinný údaj. Jednoznačný název spisu.
• Typ - Povinný údaj. Určuje přístupnost a viditelnost spisu:
  • V - veřejný. Spis je viditelný pro všechny uživatele SPS. Pokud není vyplněn vlastník spisu (jen ve výjimečných případech), mohou spis udržovat všichni uživatelé SPS, v opačném případě pouze vlastník spisu. Do veřejného spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS, každý však vidí ve spisu pouze své dokumenty.
  • U - pro uzel. Spis je viditelný pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu. Pokud není vyplněn vlastník spisu, mohou spis udržovat všichni uživatelé registrovaní k uzlu (správci SU), v opačném případě pouze vlastník spisu. Do uzlového spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS registrovaní k tomuto uzlu.
  • S - soukromý pro vlastníka. Spis je viditelný pouze pro vlastníka spisu, který jediný ho smí udržovat a jediný do něj může vkládat dokumenty. Spis lze v případě potřeby dodatečně zveřejnit pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu, resp. pro všechny uživatele. Ve výjimečných případech může být udržován také správcem aplikace.
• Vlastník - Povinný pro typ skupiny "S". Pro ostatní typy je nepovinný. Osoba určená pro údržbu spisu (konkrétního záznamu o spisu).
• Spis. uzel - Povinný údaj pro typ skupiny "U", u ostatních typů je nepřístupný.
• Stav - Povinný údaj. Stav vyřízení spisu Vyřizuje se / Vyřízeno. Stav "Vyřízeno" je možno nastavit pouze, je-li vyplněn spisový i skartační znak a skartační lhůta. Dále je hlídáno, aby všechny vložené dokumenty byly ve stavu "Vyřízeno" a aby skartační znak i lhůta spisu nebyly méně vážné, než skartační údaje vložených dokumentů.
• Dat.vyříz. - Datum vyřízení spisu se automaticky aktualizuje tak, aby bylo rovno nejmladšímu datumu vyřízení všech vložených dokumentů.
• Spis. znak - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Spisový znak spisu. Vybírá se ze spisového plánu a slouží pro uložení na spisovny a následné skartační řízení.
• Skart. znak - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační znak spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Zadává se podle skart. znaků dokumentů obsažených ve spisu v pořadí A, V, S.
• Skart. lhůta - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační lhůta spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Udává se minimálně nejvyšší skartační lhůta z dokumentů obsažených ve spisu.
• Platn. od - Povinný údaj. Udává počátek platnosti záznamu o spisu.
• Platn. do - Nepovinný údaj. Udává konec platnosti záznamu o spisu.
• Poznámka - Nepovinný údaj. Textová poznámka ke spisu.

Navazující funkce :

09122 - Podací deník