Man09162

09162 * e-Podatelny

Ve formuláři lze nadefinovat konkrétní e-mailovou adresu elektronické podatelny (položka E-mail). Dále je zde možno nastavit, na jaký spisový uzel mají být e-mailové zprávy evidovány (položka Spisový uzel OD), případně na jaký spisový uzel mají být nasměrovány (položka Spisový uzel DO). Dle tohoto nastavení je tedy určen evidenční spisový uzel a složka, do které jsou e-maily automaticky zaznamenány.

Obr. 09162/1 - e-Podatelny

Položka Adresa odesílatele a tlačítko Test nastavení jsou určeny pro možnost prověření, zda e-mailová adresa odesílatele je nebo není zařazena mezi povolené odesílatele. Součástí nastavení mohou být také omezující podmínky pro evidenci přijatých e-mailů (položky Whitelist a Blacklist) formou povolených/zakázaných e-mailových adres či domén odesílatelů. Seznamy povolených/zakázaných odesílatelů lze nadefinovat ve funkci 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres. Pro zlepšení funkcionality se ve formuláři nacházejí položky host, user, port v databázi pro přihlášení do e-mailové schránky a ochrana při změně hesla. Uživatel má možnost vložení/aktualizace hesla k záznamu poštovní schránky e-Podatelny přes tlačítko Změnit heslo. Tlačítkem Změnit client secret je určeno pro šifrování client_secret k poštovní schránce e-Podatelny.

Formulář obsahuje tyto položky:

• EJ - číslo ekonomické jednotky
• E-mail - e-mailová adresa e-Podatelny
• Popis - informativní popis e-Podatelny
• User - user pro přístup k poštovní schránce e-Podatelny
• Host - host pro přístup k poštovní schránce e-Podatelny
• Post - post pro přístup k poštovní schránce e-Podatelny
• ISDOC - příznak vytěžování obsahu ISDOC s možnostmi Ano/Ne
• Odes. - odesílat automatické odpovědi s možnostmi Ano/Ne
• Typ aut. - typ autentizace (BASIC/OAUTH)
• Typ dokumentu - typ dokumentu:
  • z položky lze použít klávesu pro Seznam hodnot
  • nabízejí se typy dokumentů zaevidované ve formuláři 09138 - Číselník typů dokumentu
• Spisový uzel OD - název spisového uzlu, na kterém se eviduje příjem došlých e-mailů
• Spisový uzel DO - název spisového uzlu, na který se odesílají došlé e-maily
• Whitelist - kód seznamu e-mailových adres a domén povolených pro e-Podatelnu
• Blackllist - kód seznamu zakázaných adres a domén
• Středisko - číslo střediska pro generování dokladu do zásobníku závazků
• Přeposílání - adresa pro přeposlání zprávy k ručnímu zpracování
• Poznámka - libovolná poznámka
• Složka pro zpracované zprávy
• Složka pro odmítnuté zprávy
• Složka pro důvěryhodné zprávy
• Složka pro odeslaná potvrzení
• Odesílatel automatické odp. - odesílatel automatické odpovědi
• SMTP - port pro SMTP server
• Authority - OAUTH2 authority
• Client_id - OAUTH2 client_id

Z položky Typ dokumentu lze pro výběr typu dokumentu použít klávesu pro Seznam hodnot (F3). Nabízejí se typy dokumentů zaevidované ve formuláři 09138 - Číselník typů dokumentu.

Obr. 09162/2 Položka "Typ dokumentu" ve formuláři

Obr. 09162/3 Výběr typu dokumentu z položky "Typ dokumentu" klávesou pro "Seznam hodnot"

Byly rozšířeny možnosti použití autentizace OAUTH 2.0 pro zaregistrované účty v MS Office 365 pro potřeby e-Podatelny.

E-maily obsahující přílohu PDF s vnořeným ISDOC

Je umožněno zpracování e-Podatelnou a zaevidování do zásobníku faktur také vnořených příloh ve formátu *.ISDOC, které se neshodují s názvem základního souboru *.PDF, ke kterému jsou připojené. Toto je ošetřeno také v potvrzujících e-mailech o zpracování, kde jsou uvedeny údaje jak o základním zpracovaném souboru XXX.PDF, tak také o vnořené příloze YYY.ISDOC.

Obr. 09162/4 E-mail obsahující přílohu *.PDF s vnořenou vrstvou ve formátu *.ISDOC

Provázání závazku ze zásobníku s dokumentem v iFIS/Spisová služba

E-mailové zprávy obsahující fakturu ve standardu ISDOC je e-Podatelna schopna sama rozpoznat a dále je předat do iFIS/Závazky. Tyto faktury jsou předávány do funkce 03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze snadným způsobem pořídit závazkovou fakturu. ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS/Závazky. Při pořízení závazku do systému iFIS ze zásobníku závazků pomocí formuláře 03207 – Převzetí externích závazků je zcela automaticky předvyplněna položka PID, pokud se jedná o závazek zpracovaný a zaevidovaný prostřednictvím e-mailové zprávy z e-Podatelny. Tím také dochází k navázání závazku převzatého prostřednictvím formuláře 03207 – Převzetí externích závazků na příslušný dokument v iFIS/Spisová služba ve formuláři 09122 - Podací deník zaevidovaný stejnou e-mailovou zprávou z e-Podatelny. U ostatních závazků (faktury ISDOC, pohledávky), které nejsou evidované prostřednictvím e-Podatelny, lze při pořízení z formuláře 03207 – Převzetí externích závazků ručně pomocí klávesy pro Seznam hodnot doplnit položku PID identifikačním číslem existujícího dokumentu zaevidovaného v iFIS/Spisová služba.

Obr. 09162/5 Pořízení závazku ze zásobníku ve formuláři 03228 – Převzetí externích závazků s automatickým zaevidováním PID dle záznamu v iFIS/Spisová služba evidovaného prostřednictvím e-Podatelny

Obr. 09162/6 Dokument s "PID" navázaným na fakturu převzatou z e-Podatelny

Položka ISDOC může obsahovat tyto hodnoty:

• Ano - umožní z přílohy ISDOC vytěžit data a vytvořit z nich nový záznam v zásobníku závazků
• Ne - záznam do zásobníku závazků se nezapíše

Možnost správcovské modifikace textu automatické odpovědi z iFIS/ePodatelna

Je zavedena možnost správcovské modifikace textu automatické odpovědi z iFIS/ePodatelna.

Navazující funkce:

• 09163 - Seznam povolených a zakázaných adres
• 09138 - Číselník typů dokumentu