Man09130

09130 * Přiřazení osob k uzlům spisové služby

V této funkci se provádí registrace pracovníků k uzlům spisové služby. Každý pracovník subjektu by měl být registrován alespoň u jednoho spisového uzlu jako adresát pro správné a rychlé doručení dokumentu. Pracovník může být registrován u více uzlů, má-li to z povahy jeho práce logický důvod.

Obr. 09130/1 Registrované osoby ke spisovému uzlu

S daty uzlu může manipulovat pouze uživatel, který je u uzlu registrován jako Správce uzlu (označen zatrhávátkem), typicky pracovníci na podatelnách, hospodáři útvarů apod. Každý spisový uzel musí mít alespoň jednoho správce uzlu.
Označení Fix zajistí, že registrace osoby ke spisovému uzlu zůstane nezměněna i po případném spuštění automatické registrace (např. ve formuláři 09126 - Spisové uzly). Správci spisových uzlů jsou zafixováni automaticky.

Uživatelé, kteří jsou registrování jako správci u více uzlů, musí mít označen navíc právě jeden uzel jako startovací (označit uživateli jeden uzel Start). Tento uzel se uživateli automaticky otevře při zahájení práce s funkcí 09122 - Podací deník.

Adresovat lze na spisovém uzlu jako odesílatele či příjemce dokumentu pouze pracovníky s označením Adr. Typicky, správce spisové služby je zaregistrovaný u všech spisových uzlů, ale veškeré dokumenty mu lze zasílat pouze na spisové uzly s označením Adr.

Uživatelé, kteří budou mít povoleno na příslušném spisovém uzlu prostřednictvím iFIS/Spisové služby odesílat datové zprávy do ISDS, musí mít přístup k této funkci definovanou zatrhávátkem v poli ISDS.

Ve formuláři jsou zobrazeny buď pouze spisové uzly aktuální ekonomické jednotky, nebo je možno pracovat i s uzly jiných ekonomických jednotek. Zobrazení je řízeno pomocí zatrhávátka pole Pracovat se všemi EJ v levé dolní části formuláře (aktuální stav je vyvolán přes režim dotazů). Pro registraci osob ke spisovým uzlům jiné ekonomické jednotky není tedy nutno se nejprve na tuto ekonomickou jednotku přehlásit.

Administrátor aplikace by měl být registrován jako správce u všech uzlů z důvodu případného dohledávání dokumentů přes celou organizaci.

Uživatelé s neplatnými registracemi jsou označeni červeně. Důvodem neplatné registrace je ukončená platnost uživatele v číselníku osob. Tyto osoby nelze v dokumentu zadat do adresy odesílatele ani příjemce.

Osoby, jejichž registrace by u příslušného spisového uzlu měla být ukončena, lze zneplatnit pomocí klávesy pro Zrušení záznamu. U jména osoby se objeví příznak neplatnosti záznamu *.

Registraci nové osoby k příslušnému spisovému uzlu lze provést pomocí klávesy pro Nový záznam v poli Jméno a následným výběrem z číselníku osob.

Aktualizovat registrované osoby je možno také poloautomaticky přes tlačítko Aktualizovat registraci osob, jehož spuštění je možno povolit prostřednictvím globálního parametru SPSAUTRG a zrealizovat ve formuláři 09126 - Spisové uzly.

Další možností pro automatickou aktualizaci je využití správcovské funkce 00501 - Plánování úloh jako záznam pro úlohu 091. Nastavení lze provádět ze strany správce iFIS, přičemž lze nadefinovat časový interval spouštění. Také je možno nastavit více záznamů pro jednotlivé ekonomické jednotky. Proces je žurnálován a je možno ho v případě zájmu nastavit ze strany dodavatele software tak, aby bylo záznam možno spustit jednorázově mimo nastavený interval (přes tlačítko Jednorázové spuštění).

Je také umožněno nadefinovat automatické generování e-mailů, které upozorní na provedení akce automatické registrace a informuje o počtu provedených změn.

	Uživatelské tipy
	Jak nastavit automatická e-mailová upozornění na nové nevyřízené písemnosti na spisových uzlech?

Obr. 09130/2 Plánování úloh - e-mailové upozornění na množství provedených změn

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS/Spisová služba naleznete zde.

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník
• 09126 - Spisové uzly
• 09131 - Přiřazení uzlů k osobám
• 09132 - Skupiny adresátů
• 09101 - Číselník osob

Volané sestavy:

• 09120 - Registrované osoby
• 19120 - Registrované osoby