Man02111

02111 * Účetní doklad

Formulář slouží k provádění různých operací s účetním dokladem jako jsou :

• prohlížení běžných, externích a generovaných dokladů
• pořízení běžných účetních dokladů
• opravy běžných a generovaných dokladů
• kopie běžných a generovaných dokladů
• storno běžných, externích a generovaných dokladů
• zaúčtování běžných, externích a generovaných dokladů
• odúčtování běžných, externích a generovaných dokladů

Obr. 02111/1 Běžný účetní doklad - přehled dokladů

Tyto operace se spouští pomocí tlačítek ve spodní části obrazovky.

Prohlížení účetních dokladů

Prohlížet jednotlivé účetní doklady je možné pomocí klávesy pro výběr na příslušném účetním dokladu. Lze prohlížet účetní doklady běžné, externí i generované.

Pořízení hlavičky účetního dokladu

Pořídit běžný účetní doklad je možné pomocí klávesy pro nový záznam.

V hlavičce musí být vyplněny tyto položky :

• Období - Měsíc
• Období - Rok

V hlavičce mohou být vyplněny tyto položky :

• Text

Účetní období musí být obsaženo v tabulce globálních parametrů.

Pořízení řádků účetního dokladu

Položky které musí být vyplněny :

• Číslo řádku
• Číslo účtu
• Kč Má dáti
• Kč Dal

Položky které mohou být vyplněny :

• Úloha prvotního dokladu
• Číslo prvotního dokladu
• Text

Úloha prvotního dokladu se vyplňuje pouze v případě, že se jedná o opravu účetní likvidace prvotního dokladu.

Položky které musí být vyplněny v případě nastavení kontrol :

• Středisko
• Typ akce
• Akce
• Komplexní položka

Číslo řádku se předvyplňuje automaticky. Pro zaúčtování je nutné vyplnění čísla účtu, dodržení pravidel pro zadání střediska, typu akce, akce a komplexní položky na základě hodnot parametrů z účtového rozvrhu a generační tabulky. Pokud účetní doklad tyto podmínky nesplňuje, může být uložen pouze ve stavu Chybový. V případě splnění podmínek je stav dokladu Nezaúčtovaný.

Obr. 02111/2 Běžný účetní doklad - pořízení

Pravidla pro správné vyplnění účetní věty:

• Analytický účet - povinná položka, musí být platná v daném období; nesmí se jednat o saldokontní účet.
• Středisko - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu; musí být platná v daném období. Pokud je taktéž nastavena kontrola proti generační tabulce, musí středisko splňovat i toto kritérium. Pokud je zakázáno uvádět středisko pro uvedený analytický účet, nesmí být středisko uvedeno.
• Typ akce - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu; musí být platná v daném období. Pokud je zakázáno uvádět Typ akce pro uvedený analytický účet, nesmí být Typ akce uveden.
• Akce - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu nebo pokud je uveden Typ akce; musí být platná v daném období. Pokud je zakázáno uvádět akci pro uvedený analytický účet, nesmí být akce uvedena. Pokud existuje kombinace středisko - akce v číselníku zakázek, a je uvedeno středisko, musí akce odpovídat této kombinaci. Pokud v číselníku zakázek existuje právě jedna taková kombinace a středisko není uvedeno, je automaticky doplněno systémem. Pokud je v číselníku zakázek uvedena u zakázky Komplexní položka, je Komplexní položka automaticky doplněna systémem.
• Komplexní pol. - povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu; musí být platná v daném období. Pokud je zakázáno uvádět komplexní položku pro uvedený analytický účet, nesmí být Komplexní položka uvedena. Komplexní položka musí vyhovovat kombinaci a akcí z číselníku zakázek, pokud taková kombinace existuje.
• Má dáti a Dal - položky pro částky pohybů na účtech mohou být uvedeny pouze v případě, že to povoluje nastavení parametrů u analytického účtu. Nesmí být současně obě strany nulové nebo naopak obě strany nenulové.

Rozúčtování nákladů (výnosů) podle rozdělovníku:

1. Kurzor se přesune na řádku, která má být rozúčtována.
2. Stiskem klávesy pro doplnění číselníku se spustí Rozúčtování.
3. Funkce Rozúčtování převezme podle aktuálního řádku rozkontace
   1. číslo účtu (je-li vyplněno),
   2. částku (je-li vyplněna),
   3. stranu (je-li vyplněna částka),
   4. text (je-li vyplněn) a
   5. prostřednictvím záznamu v Rozvrhu pro vybraný účet převezme z Rozdělovníku pravidlo (je-li v Rozvrhu vyplněno a je-li pro účtované období pravidlo platné)

Kde je povoleno/zakázáno:

• Účet - Lze změnit podle rozvrhu, ale s každou změnou účtu je provedeno nové převzetí pravidla z rozdělovníku podle rozvrhu. Povinná položka. Účet musí být platný pro účtované období.
• Pravidlo - Je-li vyplněno systémem podle rozvrhu, nelze změnit.

Není-li vyplněno systémem, lze doplnit libovolné platné pravidlo podle rozdělovníku a účtovaného období. Povinná položka.

• Částka - Lze změnit bez omezení. Povinná nenulová položka.
• Strana - Lze změnit (MD/DAL). Povinná položka.
• Text - Lze změnit. Nepovinná položka.

V případě, že pro Rozúčtování nejsou vyplněny správně všechny údaje, je možné ji odvolat volbou konec.

Vlastní rozúčtování bude provedeno v případě, že jsou všechny povinné položky správně vyplněny a je potvrzena volba Proveď. V tom případě se provede:

1. Zrušení aktuální řádky
2. Přečíslování řádek
3. Vygenerování příslušného počtu nových řádek podle pravidla
4. Likvidace případného haléřového zaokrouhlení připsáním na vygenerovaný řádek s nejvyšší částkou
5. Návrat do účetního dokladu

Opravy účetních dokladů

Tato možnost slouží pro opravy běžných a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Oprava se k dokladu, který zůstane beze změn, vytvoří opravný doklad se zápornými částkami obratů. Text v hlavičce dokladu je připraven pro doplnění a obraty na jednotlivých řádcích lze měnit dle potřeby. V této chvíli máme ještě možnost nově vytvořený doklad zrušit, pokud jsme nepoužili klávesu pro uložení.

Upozornění

Doklady z uzavřeného roku již nelze takto opravovat.

Kopie účetních dokladů

Tato možnost slouží pro vytvoření kopie běžného nebo generovaného účetního dokladu. Po stisku tlačítka Kopie se vytvoří nový doklad, který je připraven pro libovolné úpravy. V této chvíli máme ještě možnost nově vytvořený doklad zrušit, pokud jsme nepoužili klávesu pro uložení.

Storno účetních dokladů

Tato možnost slouží pro storno běžného, externího a generovaného účetního dokladu.
Po stisku tlačítka Storno u běžných a generovaných dokladů se vytvoří storno doklad (přičemž proběhne kontrola na platnost položek účetní věty), který je zařazen do otevřeného účetního období a má automaticky nastaven stav Zaúčtován. Takový storno doklad není možné měnit. Text v hlavičce vytvořeného storno dokladu uvádí, který doklad byl tímto dokladem stornován. Současně je ve stornovaném dokladu v textu hlavičky uvedeno číslo storno dokladu. Původní text hlavičky stornovaného dokladu je uschován v textu první řádky tohoto dokladu. V případě, že je stornován doklad, který ještě nebyl zaúčtován, nevytváří se storno doklad, ale tento doklad je pouze uveden do stavu Stornován. Tato skutečnost je opět uvedena v textu hlavičky stornovaného dokladu a v hlavičce dokladu dojde také k vynulování obratů.
Po stisku tlačítka Storno u externích dokladů se vynuluje hlavička a řádky dokladu a příslušným prvotním dokladům se opět nastaví Stav přenosu do účetnictví na Nepřeneseno.
Stornovat je možné pouze ty doklady, jejichž externí úlohy mají otevřené stejné účetní období jako úloha 021 - Účetnictví a jsou ve stavu Nezaúčtován.

Zaúčtování účetních dokladů

Tato možnost slouží pro zaúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Zaúčtovat proběhne kontrola platnosti položek účetní věty a pokud je vše v pořádku, proběhne zaúčtování dokladů. V případě výskytu chyby je možné zobrazit nebo vytisknout protokol o kontrole s výpisem jednotlivých neplatných položek.
Zaúčtovat lze pouze ty doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Nezaúčtován.

Odúčtování účetních dokladů

Tato možnost slouží pro odúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Odúčtovat proběhne odúčtování účetních dokladů.
Odúčtovat lze pouze ty doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Zaúčtován.

Navazující funkce:

• 01103 - Číselník středisek
• 01202 - Číselník komplexních položek
• 01203 - Číselník typů akcí
• 01305 - Účtový rozvrh

Volané sestavy:

• 10005 - Účetní doklad
• 10505 - Účetní doklad včetně PS a VP (na šířku)