Man40102

40102 * Přehledy MIS

Systém je určen pro prezentaci komplexních ekonomických informací o organizaci jako celku. Tok dat do modulu iFIS/Monitoring směřuje z celého informační systému. Rozsah a význam monitoringu je dán implementací systému. Základní dodávka obsahuje pouze ukázky možných výstupů. Jednotlivé komponenty informačního systému jsou v iFIS/Monitoring zastoupeny příslušnými oblastmi. V nich jsou poskytovány vrcholovému managementu informace o aktuálním stavu hospodaření organizace, o jednotlivých komponentách informačního systému a o aktuálním stavu aplikace. Hranice mezi oblastmi a tedy komponentami informačního systému jsou pro účely iFIS/Monitoringu potlačeny. Prezentovány jsou plošně informace vzniklé sběrem dat ze všech komponent informačního systému.

Obr. 40102/1 Přehledy MIS

Popis formuláře

Monitorovací informační systém může být využíván například pro sledování následujících oblastí ekonomiky podniku:

• Hlavní - aktuální otevřené období účetnictví
• Finance - přehledy stavů pokladních hotovostí, stavy na bankovních účtech, neuhrazené pohledávky a závazky, cash flow období, přehled daňové povinnosti nebo nároku na odpočet, ...
• Majetek - investiční činnost organizace, investice, odpisy, ...
• Účetnictví - aktuální zůstatky, obraty, ...
• Rozpočet - čerpání rozpočtů a jejich naplňování
• Zásoby - přehled prodeje, obrátkovost zboží, ...
• Poměrové ukazatele - přehled veřejných poměrových ukazatelů viz funkce 40101 - Poměrové ukazatele
• Evidence majetku - monitoring dlouhodobého majetku
• Operativní evidence majetku - monitoring drobného majetku
• Smlouvy - monitoring smluv
• Spisová služba - monitoring spisové služby
• Výkazy - monitoring výkazů
• Prodej zboží na prodejnách - monitoring prodeje zboží na prodejnách a e-Obchodu
• Aktuální stav aplikací iFIS - přehled přihlášených uživatelů včetně historie, aktuální otevřené období v jednotlivých úlohách, atd.

V levé části se nacházejí oblasti informačního systému. Aktuální umístění kurzoru určuje právě sledovanou oblast. V prostřední části obrazovky jsou zobrazovány kumulativní informace, které jsou charakterizovány svým názvem a barevnou identifikací svého stavu.

Uživateli se nemusí zobrazit žádné oblasti. Formulář je po otevření prázdný. Je to z toho důvodu, že uživateli nejsou přidělené žádné oblasti.

Obr. 40102/2 Nejsou přidělené žádné oblasti

Obr. 40102/3 Jsou přidělené oblasti

Záložka Podrobnosti

Podrobný popis a interpretace jednotlivých faktorů se nachází v textovém poli na záložce Podrobnosti. Zde je také uveden datum a přesný čas poslední aktualizace prezentovaných informací.

Obr. 40102/4 Monitorovací informační systém

Záložka Zvýraznění

Druh a způsob barevné identifikace stavu informace je uživatelsky definována na záložce Zvýraznění, kde je také určována dolní a horní mez hodnoty informace. Barevné rozlišení potom doprovází informační hodnotu prezentovaných faktorů. Lze tak okamžitě letmým pohledem zjistit kritické faktory ovlivňující ekonomiku organizace.

Změnit barevné zvýraznění lze právě na záložce Zvýraznění několikerým kliknutím myši či opakovaným stisknutím klávesy pro Výběr, dokud se neobjeví požadovaná barva, a to na barevný rámeček zobrazený pod položkou označenou Zvýraznění. Po nastavení barvy je nutné použít tlačítko Použít zvýraznění. Nastavení barevného zvýraznění lze provést pouze pro položku z MIS, na které je právě umístěn kurzor ve formuláři. Hodnota Od znamená, že pokud je vypočtené číslo v MIS menší nebo je rovno, v položce Od se použije barva, která je zde nastavena. Pokud je číslo z MIS větší než hodnota uvedená u položky Do, použije se barva nastavená u položky Do. Pokud je hodnota z MIS v intervalu mezi těmito dvěma položkami, pak se použije barva nastavená uprostřed.

Obr. 40102/5 Přehledy MIS - záložka "Zvýraznění"

Položky formuláře

• Oblast - oblast informací informačního systému
• Informace, faktor - název sledovaného faktoru a její hodnota včetně barevné identifikace
• Datum poslední aktualizace - datum poslední aktualizace
• Vysvětlení ukazatele - komentář k ukazateli

Tlačítka ve formuláři

Strukturu a obsah zobrazovaných informací je možno prozkoumávat tlačítkem Otevřít formulář s detailem (Drill Down) až na úroveň prvotních dokladů, účetních pohybů, rozpočtů, číselníků atd.

Informace v jednotlivých oblastech lze v kterémkoli okamžiku aktualizovat tlačítkem Přepočítat. Obecně platí, že data ve formuláři se automaticky aktualizují denně při prvním spuštění formuláře. Informace lze v reálném čase kdykoli aktualizovat.

Ve formuláři se nacházejí dále tato tlačítka:

• Nová oblast
• Upravit oblast
• Smazat oblast
• Odpovědnosti
• Nový ukazatel
• Úprava ukazatele
• Smazat ukazatel

Obr. 40102/6 Použití tlačítka "Úprava ukazatele"

Oblast Smlouvy

V oblasti Smlouvy je zaveden ukazatel Datum účinnosti a stav smlouvy. Kontrolují se smlouvy, ve kterých je konflikt data účinnosti a stavu smlouvy:

• neaktivní smlouvy nemají vyplněnu účinnost do
• aktivní smlouvy nemají vyplněnu účinnost od
• aktivní smlouvy mají účinnost do menší než je aktuální datum

Obr. 40102/7 Nový ukazatel "Datum účinnosti a stav smlouvy" pro oblast "Smlouvy"

Oblast Výkazy

V oblasti Výkazy → do podoblasti se nachází záznam Aktuálně platné základní výkazy → po stisku tlačítka Otevře formulář s detailem se otevirá příslušný formulář s detailem se otevře 06902 - Výkazy s předdefinovanou podmínkou na aktuálně platné výkazy.

Obr. 40102/8 Oblast "Výkazy"

Oblast Aktuální stav aplikací iFIS

Oblast Aktuální stav aplikací iFIS obsahuje tyto procesy:

• Počet uživatelů - ukazuje počet aktivních uživatelů
• Otevřené období účetnictví - zjistí se zde, jaké je aktuálně otevřené období v účetnictví
• Úspěšně ukončené procesy iFIS - přes tlačítko Otevře formulář s detailem se otevírá nové okno formuluáře se seznamem procesů, které byly úspěšně ukončeny a neskončily chybou, příznak důležitosti je zde označen zelenou barvou, lze odtud však zobrazit i procesy, které skončily chybou nebo procesy ukončené uživatelsky či s varováním (žluté označení), což lze ovlivnit změnou barevného zatržítka v dolní části formuláře
• Chybné procesy iFIS - tlačítkem Otevře formulář s detailem se otevírá nové okno formuluáře se seznamem procesů, které skončily chybou, i zde se jinou volbou pomocí zatržítka dají zobrazit buď procesy úspěšně ukončené (označené zelenou barvou) nebo procesy uživatelsky ukončené nebo ukončené s varováním (žluté)

Po stisku tlačítka Otevře formulář s detailem se otevirá příslušný formulář s detailem. Tlačítko Otevře formulář s detailem nemusí mít přístupné všechny podoblasti , ale jen některé, u kterých lze zjistit podrobnosti.

Obr. 40102/9 Použití tlačítka "Otevře formulář s detailem" v oblasti "Výkazy"

Obr. 40102/10 Úspěšně ukončené procesy

Obr. 40102/11 Chybné procesy

Obr. 40102/12 Proces ukončen uživatelsky, nebo s varováním

Podpora pro zavádění vlastních controllingových ukazatelů v iFIS/Monitoring

V iFIS/Monitoring:

• je možné zavést své vlastní controllingové ukazatele, a to do iFIS/Monitoring / Monitoring / Přehledy MIS
• lze zavádět své vlastní:
  • oblasti
  • uživatelské ukazatele pod jednotlivé oblasti
• je zavedeno řízení přístupů na jednotlivé oblasti přes iFIS/Odpovědnosti osob viz tlačítko Odpovědnosti
• připraveno pro budoucí možnost sledování jednotlivých oblastí či ukazatelů přes externí webové aplikace
• pro správce aplikace iFIS jsou dostupná funkční tlačítka pro zakládání / editaci nových oblastí a ukazatelů
• záložka MIS - procesy zrušena z důvodu převedení funkcionality pod novou oblast Aktuální stav aplikací iFIS
• v oblasti Výkazy se v podoblasti se nachází záznam Aktuálně platné základní výkazy → po otevření formuláře s detailem se otevře 06902 - Výkazy s předdefinovanou podmínkou na aktuálně platné výkazy

Obr. 40102/13 Podpora pro zavádění vlastních controllingových ukazatelů v iFIS/Monitoring

Obr. 40102/14 Podpora pro zavádění vlastních controllingových ukazatelů v iFIS/Monitoring

Obr. 40102/15 Přehledy MIS

Obr. 40102/16 Přehledy MIS - "Úprava ukazatele"

Navazující funkce:

• 40101 - Poměrové ukazatele
• 40103 - Finanční toky
• Vybrané formuláře informačního systému