Zobrazení zdroje stránky Převod výplatní a zúčtovací listiny do iFIS*

Dokument je určen pro potřeby uživatelů iFIS.

===Úvod===

Modul ''i''FIS/Výplaty provádí na pokyn obsluhy automatický převod výplatních listin z externích aplikací jako je např. mzdový nebo studijní systém. Zaměstnanci finančních účtáren tak mohou přímo z Finančního informačního systému ''i''FIS provádět výplaty mezd, platby odvodů za pojišťovnami, výplaty ubytovacích příspěvků nebo např. výplaty prospěchových nebo postgraduálních stipendií. Výplaty je možno provádět bezhotovostně na bankovní účet s využitím jednotného elektronického bankovnictví, hotově přes pokladnu a nebo např. složenkou přes Českou poštu. Konečný způsob výplaty přitom může  odpovědný uživatel ''i''FIS operativně měnit podle potřeb. Současně s převodem výplatní listiny přechází do ''i''FIS  podklady pro automatickou účetní likvidaci řádků bankovních výpisů a hotovostních pokladních dokladů. Do ''i''FIS/Účetnictví je dále převáděna tzv. zúčtovací listina, která je podkladem pro proúčtování finančních operací na hlavní knize. Celý proces věcné i účetní likvidace veškerých výplat tím je do značné míry automatizován.


====Postup převodu výplatní listiny z externí aplikace do iFIS====

Převod uzavřené výplatní listiny z externí aplikace do ''i''FIS provede odpovědný uživatel ''i''FIS pomocí příslušného formuláře v menu ''i''FIS/Finance/Saldo/Výplaty/Převod výplatní listiny. 

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny1.png]]<br>
'''Obr.''' ''Menu iFIS/Výplaty''


Po spuštěni formuláře Převod výplatní listiny se uživateli objeví formulářový dotaz, zda chce zpracovat data. Uživatel potvrdí tlačítkem ANO a sleduje průběh převodu výplatní listiny na obrazovce. Pokud se v protokolu o průběhu převodu objeví jakékoliv chybové hlášení, pak není umožněno převod výplatní listiny dokončit. Obvykle se může jednat např. o chybějící IČO v číselníku organizací (viz odvody za institucemi zdravotního a sociálního pojištění). Uživatelé musejí nejprve odstranit všechny příčiny nesrovnalostí v nastavení ''i''FIS nebo v nastavení externí aplikace a teprve potom převod výplatní listiny do ''i''FIS dokončit.<br>
Převod lze dokončit až v okamžiku, kdy systém ''i''FIS vyhodnotí výplatní listinu na vstupu jako platnou. Úspěšná kontrola je signalizována výpisem celkové částky za výplatní listinu v bloku tzv. závěrečné rekapitulace výplatní listiny.

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny7.png]]<br>
'''Obr.''' ''Protokol o průběhu převodu výplatní listiny s detailem závěrečné rekapitulace''


Uživatel ''i''FIS je  v tomto okamžiku  povinný zobrazenou celkovou částku výplatní listiny zkontrolovat proti celkové částce výplat vypočítané ve zdrojové externí aplikaci. Pokud celková částka z rekapitulace souhlasí, pak uživatel potvrdí hlášení "Chcete potvrdit změny?" tlačítkem '''ANO''' a následně použije tlačítko ''Zavřít''.<br>
V případě, že celková částka výplatní listiny nesouhlasí, pak je nutno převod výplatní listiny 
odvolat zobrazené hlášení ''Chcete potvrdit změny?'' tlačítkem '''NE'''. Uživatel ''i''FIS pak musí kontaktovat odpovědné uživatele zdrojové externí aplikace a musí vyčkat, než budou dohledány a opraveny platby, které způsobují rozdíl. Po odstranění příčin rozdílu na straně externí aplikace může být převod výplatní listiny do ''i''FIS zopakován.<br>
Pokud jsou výplaty prováděny ve více výplatních termínech v rámci jednoho účetního období, pak je možné tyto "dílčí" výplatní listiny převádět do ''i''FIS postupně vždy k výplatnímu termínu.


====Postup vytvoření platebního příkazu v iFIS/Banka====

Vytvoření platebního příkazu je zcela standardní záležitostí. Nový platební příkaz se vytvoří pomocí formuláře ''i''FIS/Banka/Příkazy/[[Man03261|03261]] - ''Sestavení příkazu k úhradě'' a jednotlivé řádky se nadefinují volbou ''Úhrada výplaty''.

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny2.png]]<br>
'''Obr.''' ''Způsob tvorby řádků platebního příkazu''


Uživatel označuje výplaty k proplacení (CTRL+N) a hromadně je vkládá do řádků platebního příkazu. Uživatel může provést také částečnou úhradu výplaty tak, že v řádcích příkazu ručně změní částku výplaty k proplacení. Vytvořený platební příkaz je uzavírán a následně posílán obvyklým způsobem do banky.

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny19.png]]<br>
'''Obr.''' ''Výběr výplat k hromadnému vložení do řádku platebního příkazu''


[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny20.png]]<br>
'''Obr.''' ''Připravený platební příkaz''


''i''FIS automaticky hlídá platební saldo každé jednotlivé výplaty, tzn. jedna výplata nemůže být proplacena dvakrát a nemůže být částečnými úhradami "přeplacena". Uživatel ''i''FIS musí dohlédnout na to, aby seznam neproplacených výplat byl po ukončení závěrky prázdný, tzn. nebyla opomenuta žádná úhrada výplaty.



====Souhrnná bezhotovostní platba - výplaty složenkou====

Pokud je zapotřebí výplaty vložit na platební příkaz jediným souhrnným řádkem (typicky souhrnná sumární platba České poště navýšená o poplatek za jednotlivé složenky), pak je zapotřebí nejprve ve formuláři ''i''FIS/Finance/Saldo/Výplaty/[[Man04506|04506]] - ''Výplaty - servisní funkce'' změnit způsob úhrady jednotlivých výplat na způsob ''Složenkou''.<br>
Uživatel pak v řádcích platebního příkazu volí volbu ''Výplaty složenkou''. Objevuje se formulář pro výběr výplat ('''CTRL + N''') se zvoleným způsobem úhrady "složenkou". V dolním bloku formuláře uživatel vyplňuje položky souhrnného řádku platebního příkazu. Standardní volbou ''Konec'' a volbou ''Vložení  výplat hromadně'' vkládá označené výplaty do jediného souhrnného řádku platebního příkazu.

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny3.png]]<br>
'''Obr.''' ''Souhrnné platba – výplaty poukázané složenkou přes Českou poštu''


[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny16.png]]<br>
'''Obr.''' ''Konečný platební příkaz připravený k uzavření a odeslání do banky''


====Hotovostní výplaty====

Výplaty je zapotřebí proplácet také v hotovosti přes pokladny. Pokladník volí typ úhrady ''Hotovostní výplata'' a dále volí jeden z připravených účelů plateb. Pokud se žádný účel platby nenabízí, pak se je zapotřebí obrátit na metodika, který založí nový účel platby do formuláře ''i''FIS/Pokladna/Číselníky/[[Man03563|03563]] - ''Účel platby'' (účel pro typ dokladu '''V''' bez vazby na DPH).

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny4.png]]<br>
'''Obr.''' ''Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – hotovostní výplata''


[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny5.png]]<br>
'''Obr.''' ''Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – hotovostní výplata''


[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny18.png]]<br>
'''Obr.''' ''Vytváření nového výdajového pokladního dokladu – výběr výplaty k úhradě pokladnou''


====Změna způsobu úhrady výplat====

Pro změnu způsobu úhrady uživatel ''i''FIS použije formulář ''i''FIS/Finance/Saldo/Výplaty/[[Man04506|04506]] - ''Výplaty - servisní funkce''. Na úvodním přehledovém formuláři je k dispozici přehled všech dosud věcně a účetně nezlikvidovaných výplat. Uživatel systémem dotazů vybere výplatu a klávesou ''Enter'' zobrazuje její detail. Na tomto formuláři může uživatel provést změnu způsobu úhrady a přesměrovat tak výplatu např. z účtu na pokladnu nebo na složenku. Lze zde také zcela vyřadit výplatu z nabídky neuhrazených výplat nebo z nabídky účetně nezlikvidovaných výplat tlačítky ''Vyřadit''. Jednotlivé operace s výplatou jsou zaznamenány v historii, kterou lze zobrazit tlačítkem ''Historie''.

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny6.png]]<br>
'''Obr.''' ''Formulář Výplaty – servisní funkce – využíván především  pro změnu způsobu úhrady''


====Účetní likvidace řádků výpisů====

Účetní likvidace řádků výpisů probíhá automaticky pomocí formulářů ''i''FIS/Finance/Saldo/Výplaty/Párování/[[Man04508|04508]] - Automatické párování výplat. Uživatel dále ve formuláři ''i''FIS/Finance/Saldo/Výplaty/Párovaní/[[Man04507|04507]] - ''Ruční párování výplat'' kontroluje, zda jsou spárovány všechny provedené výplaty proti řádkům výpisů (dolní blok formuláře [[Man04507|04507]] - ''Ruční párování výplat'' by měl být po dokončení uzávěrky aktuálního měsíce vždy prázdný). 

[[Image:PrevodVyplatniaZuctovaciListiny17.png]]<br>
'''Obr.''' ''Formulář [[Man04507|04507]] - Ruční párování výplat''

{{Pozor|Pokud byly některé výplaty hrazeny souhrnnou úhradou (viz souhrnná platba na složenky České pošty), je nutné tyto souhrnné platby spárovat pomocí formuláře ''i''FIS/Finance/Saldo/Závazky/[[Man03417|03417]] - ''Souhrnné párování závazků'' (viz také párování avíz).}}

{{Poznamka|Pro správnou funkci automatického párování řádků výpisů je nezbytně nutné zaevidovat všechny spojovací analytické účty použité jako předpis výplat v číselníku saldokontních účtů s příslušným párovacím kritériem a příznakem Typ salda „M“.}}


====Převod zúčtovací listiny do iFIS/Účetnictví====

Zúčtovací listina je připravována v rámci měsíčních závěrek v externí aplikaci a následně je na pokyn obsluhy převáděna do ''i''FIS/Účetnictví. Účtovací listina je podkladem pro vnitropodnikové proúčtování finančních operací na hlavní knize.
Oprávněný uživatel  spouští formulář ''i''FIS/Účetnictví/Účetní doklady/Převod zúčtovací listiny a volí volbu Zpracovat data ANO. Případné nesrovnalosti ve zúčtovací listině jsou vypisovány na obrazovku ve formě protokolu o převodu zúčtovací listiny. Uživatel si může výsledný protokol ULOŽIT ve formátu .TXT na disk svého počítače. Po dohledání a odstranění všech příčin nesrovnalostí může být převod zúčtovací listiny zopakován. Volbou Chcete potvrdit změny ANO je vytvářen účetní doklad v ''i''FIS/Účetnictví, který je připraven pro zaúčtování  na hlavní knihu.

<br>

[[Kategorie:Datová rozhraní iFIS]]