Zobrazení zdroje stránky Man09144

==09144 * Spisy==

Číselník spisů obsahuje všechny spisy založené ve spisové službě. V detailu záznamu (v dolním bloku) je možno zobrazit všechny dokumenty vložené do příslušného spisu.<br>
Založení záznamu o spisu je nezbytným předpokladem pro to, aby bylo možno dokumenty následně do příslušného spisu vkládat.<br>
Dokument se do spisu zařadí tak, že se při zápisu nového dokumentu [[Man09142|09142]] - ''Evidence nového dokumentu do spisové služby'' nebo později u již zaevidovaného dokumentu ve funkci [[Man09122|09122]] - ''Podací deník'' na záložce "Základní údaje" vybere vhodný spis z nabídky již existujících a přístupných spisů (pro daný spisový uzel či uživatele SPS).

[[Image:P_09144a.png]]<br>
'''Obr. 09144/1''' ''Číselník spisů s detailem dokumentů vybraného spisu''


Zatržené zatržítko ''Správce'' vybere spisy všech spravovaných uzlů, jinak jen adresovatelných uzlů.


===Tlačítka ve formuláři===

Ve formuláři se nacházejí tlačítka:
*''Platnost'' - umožní sestavit filtr pro výběr spisů podle jejich platnosti
*''Nový'' - vyvolá formulář [[Man09147|09147]] - ''Evidence spisu ve spisové službě'' pro založení [[Man09144|spisu]] ze záznamu o dokumentu v [[Man09122|podacím deníku]] v [[:Kategorie:Spisová služba|''i''FIS/Spisová služba]]
*''Upravit'' - je vyvolán formulář [[Man09147|09147]] - ''Evidence spisu ve spisové službě'' pro úpravu údajů zaevidovaného spisu v [[:Kategorie:Spisová služba|''i''FIS/Spisová služba]]
*''Kopie'' - je vyvolán formulář [[Man09147|09147]] - ''Evidence spisu ve spisové službě'' pro kopii údajů zaevidovaného spisu v [[:Kategorie:Spisová služba|''i''FIS/Spisová služba]]
*''Historie'':
**umožňuje zobrazit podrobnější historii změn spisu
**do historie spisu se zapisují například změny osoby, která spis vyřizuje (položka "Vyřizuje")


===Položky ve formuláři===

V horní části formuláře se nacházejí tyto položky:

* '''''+  / -''''' - Příznak ne/naplnění spisu dokumenty.

* '''''EJ''''' - ekonomická jednotka, které spis patří

* '''''Název''''' - Povinný údaj. Jednoznačný název spisu.

* '''''Spisová značka'''''

* '''''Typ''''' - Povinný údaj. Určuje přístupnost a viditelnost spisu:
**''V - veřejný''. Spis je viditelný pro všechny uživatele SPS. Pokud není vyplněn vlastník spisu (jen ve výjimečných případech), mohou spis udržovat všichni uživatelé SPS, v opačném případě pouze vlastník spisu. Do veřejného spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS.
**''U - pro uzel''. Spis je viditelný pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu. Pokud není vyplněn vlastník spisu, mohou spis udržovat všichni uživatelé registrovaní k uzlu (správci SU), v opačném případě pouze vlastník spisu. Do uzlového spisu mohou vkládat dokumenty všichni uživatelé SPS registrovaní k tomuto uzlu.
**''S - soukromý pro vlastníka''. Spis je viditelný pouze pro vlastníka spisu, který jediný ho smí udržovat a jediný do něj může vkládat dokumenty. Spis lze v případě potřeby dodatečně zveřejnit pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu, resp. pro všechny uživatele. Ve výjimečných případech může být udržován také správcem aplikace.

* '''Vlastník''' - Povinný pro typ skupiny "S". Pro ostatní typy je nepovinný. Osoba určená pro údržbu spisu (konkrétního záznamu o spisu).

* '''Spis. uzel''' - Povinný údaj pro typ skupiny "U", u ostatních typů je nepřístupný.

* '''Platn. od''' - Povinný údaj. Udává počátek platnosti záznamu o spisu.

* '''Platn. do''' - Nepovinný údaj. Udává konec platnosti záznamu o spisu.

* '''Stav vyřízení''' - Povinný údaj. Stav vyřízení spisu Vyřizuje se / Vyřízeno. Stav "Vyřízeno" je možno nastavit pouze, je-li vyplněn spisový i skartační znak a skartační lhůta. Dále je hlídáno, aby všechny vložené dokumenty byly ve stavu "Vyřízeno" a aby skartační znak i lhůta spisu nebyly méně vážné, než skartační údaje vložených dokumentů.

* '''Způsob vyřízení''':
** z číselníku [[Man09160|způsobů vyřízení]]
** údaj je '''povinný u vyřízených''' spisů v xml elementu
** je zavedena také možnost evidence hodnoty pro Způsob/Typ vyřízení = '''Záznamem na dokumentu''' ve formuláři [[Man09160|09160]] - ''Číselník způsobů vyřízení'' s následným využitím při evidenci Způsobu vyřízení dokumentu či spisu ve formuláři [[Man09122|09122]] - ''Podací deník'' nebo [[Man09144|09144]] - ''Spisy''; podrobnější informace ve formuláři [[Man09160|09160]] - ''Číselník způsobů vyřízení''

* '''Datum vyřízení''' - Datum vyřízení spisu se automaticky aktualizuje tak, aby bylo rovno nejmladšímu datumu vyřízení všech vložených dokumentů.

* '''Vyřizuje''' - nepovinný evidenční údaj pro označení osoby, která spis vyřizuje; umožní vyhledat spisy dané osoby

* '''Agenda''':
**položka obsahuje kód agendy a umožňuje ho doplnit do spisu
**kód agenedy lze vybrat pomocí klávesy pro ''Seznam hodnot'' z [[Man09123|číselníku agend]]
**k výběru se nabízí agendy zaevidované ve formuláři [[Man09123|09123]] - ''Číselník agend''

* '''Spisový znak''' - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Spisový znak spisu. Vybírá se ze spisového plánu a slouží pro uložení na spisovny a následné skartační řízení.

* '''Skartační znak''' - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační znak spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Zadává se podle skart. znaků dokumentů obsažených ve spisu v pořadí A, V, S.

* '''Skartační lhůta''' - Povinný údaj pro vyřízení spisu. Skartační lhůta spisu. Vyplňuje se až po uzavření spisu. Udává se minimálně nejvyšší skartační lhůta z dokumentů obsažených ve spisu.

* '''Stav spisu''' – je dán stavem dokumentů vložených do spisu, může obsahovat tyto hodnoty:
**Aktivní - přístupnost tlačítka se řídí podle vypočítávaného stavu spisu (na základě obsahu), nesmí být Skartační Návrh (G), Skartováno (B), Archivováno (A)
**Archivováno
**Chybná evidence
**Skartační návrh
**Skartováno
**Spisovna
**Zapůjčeno

* '''Protokol SŘ č.''' - pro označení čísla protokolu skartačního řízení, do kterého je spis zařazen

* '''Digitální archiv''' - údaje jsou předávány u spisů, které byly archivovány (vyhodnoceny a předány příslušnému archívu jako archiválie):
**Id spisu – identifikace spisu v digitálním archivu, do kterého byl spis předán
**Id archivu – identifikace digitálního archivu, do kterého byl spis předán

* '''Poznámka''' - Nepovinný údaj. Textová poznámka ke spisu.

*'''Typový spis''':
**''Název'' - název typového spis, do kterého je spis zařazen
**''Součást'' - součást typového spisu, do kterého je spis zařazen
**''Díl'' - díl součásti typového spisu, do kterého je spis zařazen


Ze seznamu dokumentů (z řádku konkrétního dokumentu v dolním bloku) je umožněno otevření funkce [[Man09122|09122]] - ''Podací deník'' pro případné zobrazení detailu dokumentu (přes klávesu ''Volání číselníku'').

Z dolního i horního bloku lze otevřít tiskovou sestavu [[09115 - Dokumenty zařazené do spisu|09115]] - Dokumenty zařazené do spisu.


Ve formuláři:
*nabídkový list [[Man09145|typových spisů]] obsahuje také položku ''Spisový uzel'', pro který je [[Man09145|typový spis]] evidován a je omezen na spisové uzly, kde je spis evidován
*pokud není spis v dílu [[Man09145|typového spisu]], je možné aktualizovat spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu
*pokud je spis v dílu [[Man09145|typového spisu]], není možné aktualizovat spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu; spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu lze pak změnit pouze výběrem jiného [[Man09145|typového spisu]], respektive jeho součásti, nebo ručně po vyjmutí z dílu [[Man09145|typového spisu]]
*pro uzlový spis se nabízejí pouze [[Man09145|typové spisy]] se shodným spisovým uzlem
*pro veřejný spis se nabízejí [[Man09145|typové spisy]] všech spisových uzlů
*soukromý spis nelze vložit do dílu [[Man09145|typového spisu]]
*pokud se typ spisu vloženého do dílu [[Man09145|typového spisu]] změní z hodnoty '''V''' na '''S''', nabídne se pouze spisový uzel [[Man09145|typového spisu]]


===Zakládání spisů VZ do iFIS/SPS===

Pro založení spisu v [[:Kategorie:Spisová služba|''i''FIS/Spisová služba]] ze systému e-GORDION je určen globální parametr [[Parametrizace#E_EG_SPS|E_EG_SPS]]. Pro jeho nastavení je nutné kontaktovat pracovníky BBM.


===Možnost sestavení spisové značky generováním podle masky===

Uživatelé si mohou sami ovlivnit, jakým způsobem se bude tvořit spisová značka. Pro nastavení tvorby spisové značky je určen nový globální parametr [[Parametrizace#SPSSZGEN|SPSSZGEN]] (= způsob generování spisové značky: '''R/A''' - '''Ručně (default) / Automaticky''' podle masky '''SPIS_ZNACKA'''), který nabízí tyto možnosti:
*'''R = ručně''' - defaultní nastavení, uživatel tak bude moci vložit spisovou značku ručním zadáním
*'''A = automaticky''' - spisová značka se bude generovat '''automaticky''' podle nastavené masky '''SPIS_ZNACKA'''


Automatické generování spisové značky se provede vždy až po potvrzení změn, a to proto, aby nedocházelo k zablokování generování spisové značky z jiných sezení. Pokud je parametr [[Parametrizace#SPSSZGEN|SPSSZGEN]] nastaven na hodnotu '''A = Automaticky''' podle masky '''SPIS_ZNACKA''', je položka ''Spisová značka'' ve formuláři spisů nepřístupná pro změny. V opačném případě při nastavení parametru na hodnotu '''R''' je položka přístupná a lze ji zadat '''ručně'''.

[[Image:P_09144b.png]]<br>
'''Obr. 09144/2''' ''Znepřístupněná položka "Spisová značka" při nastavení parametru [[Parametrizace#SPSSZGEN|SPSSZGEN]] na hodnotu A = automaticky''


Pokud není vyplněna spisová značka a je nastaveno automatické generování spisové značky, vygeneruje se pomocí funkce '''f_gen_spisznacka'''. Tím je zajištěno generování spisové značky i při založení spisu pomocí rozhraní [[:Kategorie:Spisová služba|''i''FIS/Spisová služba]].


Povinnost vyplnění spisové značky se řídí nastavením globálního parametru [[Parametrizace#SPSSET|SPSSET]], kterým lze určit povinné položky u konkrétního formuláře v [[:Kategorie:Spisová služba|''i''FIS/Spisová služba]]. Hodnota parametru má '''XML strukturu'''. Rozšířena je také kontrola vyplnění povinných položek uvedených v parametru [[Parametrizace#SPSSET|SPSSET]]. Nastavení povinné položky ''Spisová značka'' v globálním parametru [[Parametrizace#SPSSET|SPSSET]]:

<syntaxhighlight lang="plsql">
<Settings>
  <RequiredItems from="SPSCSPIS">
   <Item condition=":parameter.spsszgen='R'">:vsscspis.spisznacka</Item>
  </RequiredItems>
</Settings>
</syntaxhighlight>

{{Pozor|Pokud je požadováno, aby byla některá položka spisu nastavena v globálním parametru [[Parametrizace#SPSSET|SPSSET]] jako povinná, je nutné toto nastavení provést pro oba formuláře [[Man09144|09144]] - ''Spisy'' a [[Man09147|09147]] - ''Evidence spisu ve spisové službě''. To samé platí i pro formuláře [[Man09122|09122]] - ''Podací deník'' a [[Man09142|09142]] - ''Evidence nového dokumentu do spisové služby''.}}

{{Pozor|Pokud je požadováno, aby byla spisová značka generována (parametr [[Parametrizace#SPSSZGEN|SPSSZGEN]] <nowiki>=</nowiki> A), pak v globálním parametru [[Parametrizace#SPSSET|SPSSET]] nesmí být nastavena kontrola vyplnění položky ''Spisová značka'' u spisu (formuláře [[Man09144|09144]] - ''Spisy'' a [[Man09147|09147]] - ''Evidence spisu ve spisové službě'') <nowiki>=</nowiki> povinná.}}

===Kontrola na povinné vyplnění položky Agenda===

V číselníku spisů se kontroluje, zda má být povinná položka ''Agenda'':
*přičemž se kontroluje, zda číselná řada ''Spisové značky'' obsahuje zástupný znak '''A''' (''Agenda'')
*pokud ano, položka ''Agenda'' je nastavena jako povinná
*již není nutné vyplnit položku ''Agenda'' použitím '''F3 listu'''
*zároveň po výmazu hodnoty ''Agendy'' dojde k vyvolání hlášky, že musí být vyplněna položka ''Agenda''

[[Image:P2210_10.png]]<br>
'''Obr. 09144/3''' ''Kontrola na vyplnění povinné položky "Agenda"''


===Rozšíření rozhraní entity Spis o položku Agenda===

Rozšířeno rozhraní entity ''Spis'' o položku ''Agenda''. Změněno zpracování doplňujících dat na rozhraní pa091_iapi. S doplňujícími daty se nyní pracuje jako s XML (namísto uživatelského typu). Tím je umožněno na straně externího systému posílat neomezené množství doplňujících dat s libovolnými názvy. Přidáno zpracování nového doplňujícího data - Agenda.

<br><br>'''Navazující funkce :'''
*[[Man09122|09122]] - Podací deník
<br><br>'''Volané sestavy:'''
*[[09115 - Dokumenty zařazené do spisu|09115]] - Dokumenty zařazené do spisu
*[[19115 - Dokumenty zařazené do spisu|19115]] - Dokumenty zařazené do spisu
*[[19117 - Spisy|19117]] - Spisy

[[Kategorie:Spisová služba]]