Struktura a obsah souborů pro import dat do iFIS*Majetek
1.1. Obsah dokumentu
Tento materiál je podkladem pro vytvoření standardních souborů pro import dat ze stávajících systémů evidence majetku do informačního systému iFIS/Majetek. Cílem tohoto dokumentu je minimalizovat dobu potřebnou pro zprovoznění iFIS/Majetek a přitom současně převést maximální množství údajů, evidovaných o majetku v původních informačních systémech, do iFIS/Majetek.
- 1.2. Obsah
- 1.3. Principy převodu dat
- 2.1. Popis souborů
- 2.2. Způsob předání souborů
- 2.3. Upozornění na výpočet účetních odpisů v iFIS
- 2.4. Struktury souborů
- 2.5. Komentář k tabulkám
- 2.6. Přehled hodnot kódovaných položek
- 3.1. Závěr - upozornění na prováděné kontroly
1.2. Principy převodu dat
- do iFIS je převáděn stav evidence majetku (inventární karty) k datu zařazení do iFIS
- každý majetek v evidenci musí být identifikován jednoznačným inventárním číslem
- ke kódu uvedených číselníků (kromě číselníku středisek a osob) je možno uvést i názvy číselníkových položek, jejichž hodnoty budou použity pro naplnění číselníků majetku při importu dat (obvykle se jedná o číselník skupin, umístění, kategorií a oborů majetku).
Vlastní číselníky používané při evidenci majetku v iFIS:- investiční akce (min. jedna investiční zakázka, např. Majetek počáteční stav)
- číselník lokalit (s případnou vazbou na středisko) pro umístění majetku
- číselník skupin majetku
- číselník kategorií majetku
- číselník účetních typů (s vazbou na základní účetní typ)
- číselník pohybů (operací s majetkem)
- pravidla účetní likvidace účetních pohybů dlouhodobého majetku
- číselník účetních odpisových plánů
- číselník rozložení odpisů v roce
- číselník daňových (případně účetních) oborů s uvedením odpisových skupin
- musí být vytvořeny společné číselníky iFIS:
- číselník středisek - srovnává se číslo střediska (NS)
- číselník osob - srovnává se některý z údajů na číselník osob iFIS:
- rodné číslo
- osobní číslo
- příjmení jméno titul (v tomto pořadí)
2.1. Popis souborů
Pro předání dat bude použit jednotný textový (ASCII) soubor, případně soubor ve formátu XLS (XLSX) s pořadím údajů, jejichž struktura je popsána v následujících tabulkách, přičemž:
- každý řádek je ukončen oddělovačem řádku
- jednotlivé položky v řádku jsou řazené za sebou tak, jak je uvedeno v následujících tabulkách a jsou odděleny znakovým oddělovačem (například středníkem), který se nevyskytuje v žádné z textových položek
- údaje nemusí být doplňovány (mezerami, nulami) na předepsanou délku. V případě prázdné položky tedy mohou oddělovače následovat ihned za sebou.
2.2. Způsob předání souborů
Soubory mohou být předány dohodnutým způsobem s použitím média (disketa, páska) nebo prostřednictvím počítačové sítě (dohodnutý adresář na straně zákazníka, schránka na straně BBM spol. s r.o. nebo E-mail).
V případě, že se v datech vyskytují znaky s diakritikou, zákazník dodá data v takovém kódování češtiny, kterou používá pro provozování iFIS. Pokud k tomu nemá potřebné prostředky, uvede při předávání dat informaci o použitém kódování.
Spolu s datovými soubory zákazník dodá kontrolní součtovou sestavu vstupních cen, účetních a daňových oprávek, zůstatkových cen a počtu položek podle nákladových středisek. U operativní evidence DM navíc uvede ještě součet kusů (nemusí být totožný s počtem položek).
2.3. Výpočet účetních odpisů v iFIS
Výpočet účetních odpisů v modulu iFIS/Majetek probíhá dle účetního odpisového plánu následujícím způsobem:
a) výpočet se provádí pro dlouhodobý majetek s nenulovou zůstatkovou cenou a nenulovou dobou odpisování (dle odpisového plánu)
b) částka odpisu se vypočítá podle odpisového plánu tak, že ze vstupní ceny se vypočte odpovídající částka dle procent ročního a měsíčního odpisového plánu, porovná se se zůstatkovou cenou a použije se nižší částka.
c) účetní odpisové plány lze definovat procentně (konkrétní procento ze vstupní ceny ročně) nebo je použit zvláštní algoritmus pro specifické typy odpisových plánů. Rozložení v rámci roku odepisování je bráno kalendářně (kolik procent z ročního odpisu v lednu, únoru, ...)
d) odpisový rok (první, druhý….) je určen dle data zařazení, tj. při zařazení do evidence v únoru, začne další odpisový rok zase až v únoru nebo se může měnit se změnou kalendářního roku
e) při všech operacích je bráno v úvahu případné zpoždění odepisování. Např., nastaví-li se zpoždění na 1 měsíc, majetek zařazený v únoru se započne odepisovat v březnu
2.4. Struktury souborů
2.4.1. Účetní evidence dlouhodobého majetku
| Číslo | Položka | Typ | Formát | Rozsah | Podmínky | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | INVCISLO | C(15) | LM | D! P! | Inventární číslo | |
| 2 | NAZEV | C(50) | LM | P! | Název investice | |
| 3 | ZPPOR | C(1) | BDINOPV | P! | Způsob pořízení | |
| 4 | VLASTYP | C(1) | VSFOP | P! | Typ vlastnictví majetku | |
| 5 | MOVTYP | C(1) | MNOX | V! | Fyzický typ | |
| 6 | UCTYPZ | N(2) | R0 | Viz 2.5. | V! | Základní účetní typ (dle synt. účtů) |
| 7 | UCPODTYP | C(1) | BDHN | V! | Podtyp majetku | |
| 8 | UCTYP | N(10) | LM | Číslo účetního typu (dle analyt. účtů) | ||
| 9 | NAZUCTYP | C(50) | LM | Název účetního typu (dle analyt. účtů) | ||
| 10 | DATZAR | D(10) | D | P! | Datum zařazení do užívání | |
| 11 | DOKLZAR | C(12) | LM | Číslo dokladu o zařazení do evidence | ||
| 12 | FAKTURA | C(12) | LM | Číslo dokladu o pořízení investice | ||
| 13 | DPH | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Částka DPH k ceně pořízení investice | |
| 14 | DPHVSCE | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Část DPH zahrnutá do vstupní ceny | |
| 15 | VSTCENA | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | P! | Vstupní cena účetní |
| 16 | OPRAVKYO | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | P! | Účetní oprávky celkem |
| 17 | ZUSCENA | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Zůstatková cena účetní | |
| 18 | POCLETO | N(3) | R0 | 0-999 | Počet účetně odepsaných let | |
| 19 | ZBYHODU | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Zbytková hodnota účetní | |
| 20 | OBORU | C(8) | LM | Číselník | Kód oboru účetní | |
| 21 | NAZOBORU | C(250) | LM | Popis oboru pro doplnění číselníku | ||
| 22 | ODUSK | N(2) | R0 | Číselník | Odpisová skupina účetní | |
| 23 | DOBODP | N(3) | R0 | 0-999 | P! | Doba účetního odepisování v letech |
| 24 | TYPPL | N(2) | R0 | Viz 2.5. | P! | Typ účetního odpisového plánu |
| 25 | PLAN | N(10) | R0 | 1-1E10 | M! | Účetní odpisový plán – doplnitelný dle doby odpisu (DOBODPUS) a typu odpis. plánu (TYPPL) |
| 26 | NAZPLAN | C(50) | LM | Název účetního odpisového plánu | ||
| 27 | RPLAN | N(10) | R0 | 1-1E10 | M! | Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce – doplnitelný, je-li rovnoměrné |
| 28 | NAZRPLAN | C(50) | LM | Název rozložení odpisového plánu | ||
| 29 | VSTCEND | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | M! | Vstupní cena pro daňové odpisy |
| 30 | OPRAVKYD | N(14,2) | R0 | 0-1E14 | P! | Daňové oprávky celkem |
| 31 | ZUSCEND | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Zůstatková cena daňová | |
| 32 | POCLETA | N(2) | R0 | 0-45 | P! | Počet daňově odepsaných let (měsíců) |
| 33 | OBOR | C(8) | LM | Číselník | P! | Kód oboru daňový |
| 34 | NAZOBOR | C(250) | LM | Popis oboru | ||
| 35 | ODPSK | N(2) | R0 | Číselník | P! | Odpisová skupina daňová (0 pro neodepisovaný majetek) |
| 36 | ZPODP | C(1) | NRXZYLDSM | P! | Kód způsobu daňového odpisování | |
| 37 | STDOBUZ | N(10) | R0 | 0-1E14 | Použitá sazba / stanov. doba užívání | |
| 38 | POKRODP | C(1) | AN | 50% daňového odpisu pro 1. rok | ||
| 39 | ODP10 | C(1) | ANUV | Uplatněn 10% odpočet | ||
| 40 | ZASTAVA | C(1) | AN | Majetek v zástavě (A=ano) | ||
| 41 | NS | C(10) | LM | Číselník | P! | Číslo nákladového střediska |
| 42 | CISMIST | C(20) | LM | Číselník | Číslo umístění | |
| 43 | NAZMIST | C(40) | LM | Název umístění | ||
| 44 | ODPOSJM | C(120) | LM | Příjmení a jméno odpovědné osoby | ||
| 45 | DATVYR | D(10) | D | Datum vyřazení | ||
| 46 | DOKLVYR | C(12) | LM | Číslo dokladu o vyřazení majetku | ||
| 47 | CENAPRO | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Prodejní cena majetku | |
| 48 | SKUPINA | C(15) | LM | Číselník | Skupina majetku | |
| 49 | NAZSKUP | C(60) | LM | Název skupiny pro doplnění číselníku | ||
| 50 | KATEGORIE | C(15) | R0 | Číselník | Kód kategorie majetku | |
| 51 | NAZKAT | C(60) | LM | Název kategorie pro doplnění číselníku | ||
| 52 | VYRCIS | C(20) | LM | Výrobní číslo | ||
| 53 | ROKVYR | N(4) | 1800-2015 | Rok výroby majetku | ||
| 54 | VYROBCE | C(145) | LM | Název výrobce majetku | ||
| 55 | STATPUV | C(3) | LM | Číselník | Země původu majetku | |
| 56 | DODAVAT | C(145) | LM | Název dodavatele majetku | ||
| 57 | SERVIS | C(145) | LM | Název servisní organizace | ||
| 58 | INVCSOUB | C(15) | LM | Inv. číslo hlav. předm. souboru mov. věcí | ||
| 59 | INVAKCE | C(120) | LM | Číselník | P! | Investiční zakázka (akce) |
| 60 | NSUCT | C(10) | LM | Číselník | Číslo účtovacího střediska | |
| 61 | TA | N(3) | R0 | Číselník | Typ akce | |
| 62 | AKCE | C(120) | LM | Číselník | Název akce | |
| 63 | KP | C(46) | LM | Číselník | Komplexní položka | |
| 64 | ROZDEL | C(35) | LM | Číselník | Rozdělovník (pro kontace úč. odpisů) | |
| 65 | DATPIN | D(10) | D | Datum poslední inventury | ||
| 66 | STFO | C(1) | LM | ENOV | Fyzický stav majetku | |
| 67 | STFTEXT | C(2000) | LM | Popis fyzického stavu | ||
| 68 až 80 | POLOZKA1 až POLOZKA13 | C(2000) | LM | Volitelná položka | ||
| 81 | POZNAMKA | C(2000) | LM | Volný text k popisu investice | ||
| 82 | TYPSTUS | C(50) | LM | Název typu dle standardu | ||
| 83 | VSTCENUS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | P! | Vstupní cena účetní |
| 84 | OPRAVUS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | P! | Účetní oprávky celkem |
| 85 | ZUSCENUS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Zůstatková cena účetní | |
| 86 | ZBYHODUS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Zbytková hodnota účetní | |
| 87 | DOBODPUS | N(3) | R0 | 0-999 | P! | Doba odepisování v letech |
| 88 | TYPPLUS | N(2) | R0 | Viz 2.5. | P! | Typ odpisového plánu |
| 89 | PLANUS | N(10) | R0 | 1-1E10 | M! | Odpisový plán – doplnitelný dle doby odpisu (DOBODPUS) a typu odpis. plánu (TYPPLUS) |
| 90 | NAZPLANUS | C(50) | LM | Název odpisového plánu | ||
| 91 | RPLANUS | N(10) | R0 | 1-1E10 | Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce | |
| 92 | NAZRPLANUS | C(50) | LM | Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce – doplnitelný, je-li rovnoměrné | ||
| 93 | TYPSTIS | C(50) | LM | Název typu dle standardu | ||
| 94 | VSTCENUS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Vstupní cena účetní | |
| 95 | OPRAVIS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Účetní oprávky celkem | |
| 96 | ZUSCENIS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Zůstatková cena účetní | |
| 97 | ZBYHODIS | N(14,2) | R0 | 0.01-1E14 | Zbytková hodnota účetní | |
| 98 | DOBODPIS | N(3) | R0 | 0-999 | Doba odepisování v letech | |
| 99 | TYPPLIS | N(2) | R0 | Viz 2.5. | Typ odpisového plánu | |
| 100 | PLANIS | N(10) | R0 | 1-1E10 | Odpisový plán – doplnitelný dle doby odpisu (DOBODPIS) a typu odpis. plánu (TYPPLIS) | |
| 101 | NAZPLANIS | C(50) | LM | Název odpisového plánu | ||
| 102 | RPLANIS | N(10) | R0 | 1-1E10 | Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce | |
| 103 | NAZRPLANIS | C(50) | LM | Rozložení odpisů do jednotlivých období v roce – doplnitelný, je-li rovnoměrné |
2.4.2. Operativní evidence drobného majetku
| Číslo | Položka | Typ | Formát | Rozsah | Podmínky | Poznámka |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | INVCISLO | C(15) | LM | D! P! | Inventární číslo | |
| 2 | NAZEV | C(50) | LM | P! | Název investice | |
| 3 | ZPPOR | C(1) | BDINOPV | P! | Způsob pořízení | |
| 4 | VLASTYP | C(1) | VSFOP | P! | Typ vlastnictví majetku | |
| 5 | MOVTYP | C(1) | MNOX | V! | Fyzický typ | |
| 6 | DATZAR | D(10) | D | P! | Datum zařazení do evidence | |
| 7 | DOKLZAR | C(12) | Doklad o zařazení do evidence | |||
| 8 | FAKTURA | C(12) | Doklad o pořízení | |||
| 9 | MNOZ | N(9,3) | R0 | 0.00-1E5 | P! | Počet měrných jednotek (kusů) |
| 10 | CENAMJ | N(14,2) | R0 | 0.00-1E5 | P! | Cena za měrnou jednotku |
| 11 | CENA | N(14,2) | R0 | 0.00-1E5 | M! | Celková cena za uvedené množství |
| 12 | SKUPINA | C(15) | LM | Číselník | P! | Skupina drobného majetku |
| 13 | NAZSKUP | C(60) | LM | M! | Název skupiny položek DM | |
| 14 | NS | C(10) | LM | Číselník | P! | Číslo nákladového střediska |
| 15 | CISMIST | C(20) | LM | Číselník | Číslo umístění | |
| 16 | NAZMIST | C(40) | LM | Název umístění | ||
| 17 | ODPOSJM | C(120) | LM | Příjmení a jméno odpovědné osoby | ||
| 18 | OBOR | C(8) | LM | Číselník | P! | Kód daňového oboru majetku |
| 19 | NAZOBOR | C(250) | LM | Popis daňového oboru | ||
| 20 | VYRCIS | C(20) | LM | Výrobní číslo | ||
| 21 | ROKVYR | N(4) | 1800-2015 | Rok výroby majetku | ||
| 22 | VYROBCE | C(145) | LM | Název výrobce | ||
| 23 | STATPUV | C(3) | LM | Číselník | Země původu | |
| 24 | DODAVATEL | C(145) | LM | Název dodavatele | ||
| 25 | SERVIS | C(145) | LM | Název servisní firmy | ||
| 26 | DATVYR | D(10) | D | Datum vyřazení z evidence | ||
| 27 | DOKLVYR | C(12) | Doklad vyřazení z evidence | |||
| 28 | NSUCT | C(10) | LM | Číselník | Číslo účtovacího střediska | |
| 29 | TA | N(3) | R0 | Číselník | Typ akce | |
| 30 | AKCE | C(120) | LM | Číselník | Název akce | |
| 31 | KP | C(46) | LM | Číselník | Komplexní položka | |
| 32 | DATPIN | D(10) | D | Datum poslední inventury | ||
| 33 | STFO | C(1) | LM | ENOV | Fyzický stav majetku | |
| 34 | STFTEXT | C(2000) | LM | Popis fyzického stavu | ||
| 35 až 47 | POLOZKA1 až POLOZKA13 | C(2000) | LM | Volitelná položka | ||
| 48 | POZNAMKA | C(2000) | LM | Volná textová poznámka |
2.4. Komentář k tabulkám
2.5. Přehled hodnot kódovaných položek (číselníků)
3.1. Závěr
Do iFIS/Majetek jsou importována pouze data, která projdou všemi vstupními kontrolami.
To znamená, že:
- inventární číslo nesmí být duplicitní
- musí být známé hodnoty všech povinných položek
- operativní evidence musí být shodná s účetnictvím přísl. účetní jednotky
- čísla středisek musí být zavedena v Číselníku středisek v iFIS
- osoby musí existovat v Číselníku osob v iFIS
V případě, že soubory pro import dat do iFIS/Majetek splňují všechny výše uvedené náležitosti, představuje pracnost provedení vlastního importu 2 - 5 dnů pro jednu ekonomickou jednotku, v závislosti na objemu a kvalitě předávaných dat.
