Pořizování prvotních dokladů

ZÁVAZKY

Přijaté faktury

Položky dokladu

Položky hlavičky faktury:

Nákladové středisko - údaj pro určení příslušnosti faktury na fakulty, rektorát kontrola na číselník středisek,

Firma - název dodavatele (z číselníku po stisku klávesy pro Seznam hodnot) - musí být vyplněno, aby bylo možné zapsat fakturu do databáze,

DIČ dodavatele - automatické doplnění z číselníku firem, pokud je v číselníku firem naplněno,

Bankovní účet dodavatele. - automatické doplnění z číselníku cizích účtů - musí být vyplněno, aby bylo možné fakturu uzavřít,

Číslo fak. dodavatele - lze vyplnit libovolným textem, ale pro automatický přenos údaje do položky "Variabilní symbol" musí obsahovat pouze numerické hodnoty. Musí být vyplněno, aby bylo možné zapsat fakturu do databáze,

Bankovní účet vlastní - z číselníku vlastních účtů (po stisku klávesy pro Seznam hodnot) - může být předvyplněno pomocí deníku. Při způsobu úhrady Příkazem nebo Inkasem musí být bankovní účet vyplněn, aby bylo možné fakturu uzavřít. Jestliže je způsob úhrady Hotovostí, není nutné položku vyplňovat. Vlastní účet předurčuje, ze kterého účtu má být faktura proplacena, pokud není určena k úhradě Hotovostí. Údaj lze změnit i po uzavření dokladu,

Číslo objednávky - libovolný text dle dokladu,

Číslo dodacího listu - libovolný text dle dokladu,

DPH

Částka k úhradě - Daň z přidané hodnoty a částka k úhradě se kontroluje na součet hodnot uvedených v řádcích faktury,

Konstantní symbol - z číselníku konst. symbolů (po stisku klávesy pro Seznam hodnot) - může být předvyplněno pomocí deníku - povinné pro uzavření faktury,

Variabilní symbol - automat. se vyplní podle čísla faktury dodavatele, variabilní symbol slouží k párování - položka musí být povinně vyplněná pro uzavření faktury,

Specifický symbol - numerické hodnoty - předvyplněny z deníku nebo z dodav. účtu s možností změny,

Datum pořízení - nabízí se aktuální datum - povinné pro uzavření faktury,

Datum splatnosti - nabízí se datum podle nastavení počtu dní splatnosti v globálních parametrech nebo v číselníku firem - povinné pro uzavření faktury,

Datum zdaň. plnění - vyplňuje se datum uskutečněného daňového plnění,

Penále denně v % - číslo předvyplněné při vstupu na položku z číselníku firem nebo z lokálních parametrů, je možno změnit,

Popis dodávky - libovolný text,

Způsob úhrady - předvyplněno pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno, způsob úhrady je možné změnit (vybrat z nabídky způsobů úhrady po stisku klávesy pro Seznam hodnot), povinné pro uzavření faktury,

Proplatit fakturu - z nabídky přípustných hodnot (po stisku klávesy pro Seznam hodnot - Ano, Ne) - může být předvyplněno pomocí deníku,

Důvod neproplacení - volný text,

Referent - z číselníku uživatelů (po stisku klávesy pro Seznam hodnot),

Schvaluje - z číselníku uživatelů (po stisku klávesy pro Seznam hodnot),

Období - nabízí se otevřené období, lze jej změnit na kterékoli budoucí - povinné vyplnění pro zápis faktury do databáze,

Položky řádku faktury:

Text - libovolný text,

Akce - výběr z nabídky zobrazené po stisku klávesy pro Seznam hodnot - jsou nabízeny hodnoty z číselníku, který je nastaven v příslušném deníku závazků v položce "Typ akce",

Sazba DPH - výběr z nabídky zobrazené po stisku klávesy pro Seznam hodnot - povinné pole,

Množství

Cena za jedn.

Cena bez DPH - musí být vyplněné, aby bylo možné řádku uložit,

DPH Kč - musí být vyplněné, aby bylo možné řádku uložit,

Celkem Kč

Koeficient odpočtu DPH v % - určuje v % poměrnou část DPH, která bude započítána do odpočitatelné části zaplacené DPH na vstupu.

Postup při zavádění přijaté faktury do systému iFIS

Cesta v menu : Finance → Závazky → Faktury → Pořízení dodavatelské faktury

Zobrazí se nabídka deníků, ze které se klávesou Enter zvolí dle typu faktury příslušný deník a systém přejde do obrazovky pro pořízení dokladu.

1) "Nákladové středisko" - výběr z číselníku nákladových středisek

Obecný postup při výběru z číselníku: K omezení nabídky položek číselníku je možné zapsat do položky, na které stojí kurzor, počáteční znak nebo několik počátečních znaků podle typu položky (číslice nebo písmena). Po stisku klávesy pro Seznam hodnot se pak zobrazí nabídka začínající zadanými znaky. Jestliže nebylo zadáno žádné omezení, nabízí se po stisku klávesy pro Seznam hodnot celý obsah číselníku. V zobrazeném seznamu se lze pohybovat šipkami nahoru a dolů a stiskem Enter na příslušném záznamu se vybraná hodnota z číselníku přenese do formuláře dokladu, odkud byl číselník vyvolán.

Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

2) "Firma" - výběr z číselníku firem podle obecného postupu popsaného v bodě 1. Položka musí být povinně vyplněna, aby bylo možné zapsat fakturu do databáze. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

Obecný postup doplnění číselníku přímo z položky: - pokud požadovaná hodnota není zavedena v číselníku, lze číselník přímo doplnit. - kurzor musí být postaven na položce, kterou je třeba doplnit (např. Firma) - po stisku klávesy Esc 3 se zobrazí dosavadní obsah číselníku - nový záznam lze vložit po stisku klávesy pro Nový záznam - potvrdit vložení záznamu do číselníku klávesou pro Uložení změn nebo Konec + zápis změn

3) "DIČ Dodavatele" - je doplněno automaticky po výběru firmy. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

4) "Bankovní účet dodavatele" V případě, že dodavatel má v číselníku cizích účtů zaveden pouze jeden účet, systém tento účet automaticky doplní. Pokud systém žádné číslo účtu nedoplní, pak a) dodavatel má nadefinováno více účtů - vybrat z číselníku klávesou pro Seznam hodnot dle bodu 1, b) dodavatel nemá naveden žádný účet - doplnit číselník pomocí kláves Esc 3 dle bodu 2. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

Pozor

Jestliže, že systém automaticky číslo bankovního účtu dodavatele nedoplní (dodavatel má více účtů nebo nemá v číselníku naveden žádný účet), hodnota položky není vyplněna uživatelem při prvním průchodu dokladu a způsob úhrady je přednastaven z deníku (nebo z číselníku organizací) na Příkazem, systém po stisku klávesy PgDown pro přemístění do bloku řádků faktury nebo po přechodu přes položku Způsob úhrady upozorní, že je "Nutno zadat cizí i vlastní bankovní účet" a vymaže obsah položky Způsob úhrady. Doklad nelze v tomto případě uzavřít.

5) "Číslo faktury dodavatele" - lze vyplnit libovolným textem, ale pro požadavek automatického přenosu do položky variabilní symbol musí obsahovat pouze numerické hodnoty. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

6) "Bankovní účet vlastní" - předvyplněn z deníku. Pokud je třeba uvést jiný bankovní účet, vybere se z číselníku klávesou pro Seznam hodnot - dle bodu 1, případně doplnit číselník vlastních účtů - dle bodu 2. Při způsobu úhrady Příkazem nebo Inkasem musí být bankovní účet vyplněn, aby bylo možné fakturu uzavřít. Jestliže je způsob úhrady Hotovostí, není nutné položku vyplňovat. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

7) "Číslo objednávky" - vyplnit dle pořizovaného dokladu nebo nechat prázdné. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

8) "Číslo dodacího listu" - vyplnit dle pořizovaného dokladu nebo nechat prázdné. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

9) "DPH" - Hodnota = 0 ---( neuplatňuje odpočet.

10) "Částka k úhradě" - po vyplnění řádků faktury je součet hodnot v řádcích kontrolován na tuto částku k úhradě. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

11) "Variabilní symbol" - hodnota byla automaticky vyplněna podle čísla faktury dodavatele, lze ji přepsat. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

12) "Konstantní symbol" - obsah pole se přebírá z předvyplněných hodnot z deníku. Pokud předvyplněn není, vybere se z číselníku konstantních symbolů pomocí klávesy pro Seznam hodnot - dle bodu 1. V případě, že se požadovaný konstantní symbol v číselníku nenachází, je možné ho do číselníku konstantních symbolů doplnit pomocí kláves Esc 3 - dle bodu 2. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

13) "Specifický symbol" - položka může být již předvyplněna z deníku, možno ji změnit a naplnit numerickými hodnotami nebo nechat prázdnou. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

14) "Došlo dne" - systém nabízí aktuální datum, které je možné přepsat libovolným datem. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

15) "Datum splatnosti" - systém nabízí datum podle nastavení počtu dní splatnosti v globálních parametrech nebo v číselníku firem. Nabízené datum je možné přepsat libovolným datem. Při zpětném zadání data splatnosti systém na tuto skutečnost upozorní. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

16) "Datum zdanitelného plnění" - Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

17) "Penále denně v %" - při vstupu na položku je předvyplněna hodnota z číselníku firem nebo z lokálních parametrů, hodnotu je možné změnit. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

18) "Popis dodávky" - je možné vyplnit libovolným textem nebo nechat prázdnou - podle dohody s ek. vedením fakulty. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

19) "Způsob úhrady" - položka může být předvyplněna pomocí deníku. Pokud není způsob úhrady předvyplněn, je možné vybrat způsob úhrady z číselníku na stisk klávesy pro Seznam hodnot - dle bodu 1. (Přípustné způsoby úhrady jsou: Hotovosti, Příkazem, Inkasem, Šekem). Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

20) "Proplatit fakturu" - položka se přebírá z deníku, nebo se vybírá z číselníku na stisk klávesy pro Seznam hodnot (A - ano, N - ne). Způsob vyplnění stanoví ekonomické vedení fakulty. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

21) " Důvod neproplacení" - libovolný text, který určuje, proč není faktura schválena k proplacení (pokud Proplatit fakturu=N), nebo je možné nechat položku prázdnou. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

22) "Referent" - může být předvyplněno z deníku nebo se přebírá podle přihlášení. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

23) "Schvaluje" - Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

24) "Období" - zobrazuje se ve tvaru MM/RR. Pokud je v úloze ZÁVAZKY otevřeno jen jedno období, nabízí systém toto účetní období. Pokud jsou v úloze ZÁVAZKY otevřeny dvě účetní období, nabízí systém druhé účetní období. Nabízené účetní období lze přepsat libovolným obdobím, které ještě není uzavřené, tzn. i prvním otevřeným obdobím, jestliže jsou otevřeny dvě období.

25) Stisknout klávesu PgDown pro přechod do druhé části obrazovky, kde se vyplňují řádky faktury.

Způsob vyplnění řádků přijaté faktury

26) "Text" - protože v okénku jsou vidět pouze první 4 znaky textu, je možné stiskem klávesy Esc F7 vyvolat editovací okno, napsat text řádku faktury a potvrdit klávesou pro Uložení změn pro přenos do řádku faktury. Stisknutím klávesy Enter lze přejít na další položku.

Poznámka

Klávesu Esc F7 lze použít v celém systému iFIS pro prohlížení položek, které jsou příliš dlouhé a nelze je celé zobrazit na formuláři. Kurzorem uživatel najede na příslušnou položku a po stisku Esc F7 se objeví okno, ve kterém se zobrazí celý obsah položky. Pokud jsou v tomto okně provedeny opravy (nelze opravovat v prohlížení nebo v tiskových sestavách), je třeba k potvrzení změn použít klávesu pro Uložení změn. Jinak se okno uzavře stiskem klávesy pro Konec.

27) "Akce" - výběr z nabídky na klávesu pro Seznam hodnot - jsou nabízeny hodnoty z číselníku, který je nastaven v příslušném deníku závazků v položce "Typ akce"

28) "Sazba DPH" - automaticky = 0.

29) Částky na řádku faktury je možné vyplnit následujícími způsoby:

a) Vyplnit položky "Množství" a "Cena za jednotku". Ostatní položky ("Cena bez DPH", "DPH Kč" a "Celkem Kč") se vypočítají automaticky.

b) Vyplnit položku "Cena bez DPH". Ostatní položky ("DPH Kč" a Celkem Kč") se vypočítají automaticky.

c) Vyplnit položku "Celkem Kč".Ostatní položky ("Cena bez DPH" a "DPH Kč") se vypočítají automaticky. Mezi jednotlivými položkami se lze pohybovat pomocí kláves Enter nebo Tab (následující pole) a F9 nebo Esc Tab (předcházející pole). Vždy je třeba po vyplnění částek zkontrolovat, zda je v položce "K.%" uvedena správná hodnota odpočtu DPH (v případě nulové Sazby DPH musí být "K.%" = 0).

30) Jestliže má faktura obsahovat více řádků, vloží uživatel nový řádek tak, že stiskne klávesu pro Nový záznam a volbu Nový řádek a opakuje postup pořízení řádku.

Záloha

Pokud se jedná o fakturu s odúčtovanou zálohou (systém nás při přechodu z hlavičky na řádky faktury upozornil, že "Této firmě byla poskytnuta záloha"), pořizují se nejprve řádky faktury. Klávesou pro Uložení změn je nutno potvrdit řádky, stiskem klávesy pro Nový záznam a na volbu Záloha se zobrazí seznam zaplacených záloh konkrétnímu dodavateli. V tomto seznamu se lze pohybovat šipkami nahoru a dolů, klávesou Enter se zobrazí doklad, na kterém je kurzor. V seznamu záloh uživatel označí vybranou zálohu pomocí kláves Ctrl+F (úplně vlevo se objeví znak (), stiskne klávesa pro Konec a volbu spárování s fakturou. Tímto postupem vloží do faktury další řádek, kterým je vložena poskytnutá záloha do daného dokladu.

Součet hodnot "DPH Kč" a "Celkem Kč" za všechny řádky faktury musí být stejný s hodnotami uvedenými v hlavičce faktury v položkách "DPH" a "Částka vč. DPH", jinak systém dovolí uložit doklad pouze v chybovém stavu.

Pokud je faktura pořízena správně, stiskne uživatel klávesu pro Konec a volbu Uzavření.

Význam jednotlivých voleb po stisku klávesy pro Konec

Zpět - návrat zpátky do dokladu

Zápis změn + konec - doklad se uloží jako chybový nebo doplněn, ukončení funkce

Uzavření - v případě, že se doklad nachází ve stavu doplněn, je touto volbou uzavřen

Kontovat - již uzavřený doklad je možné kontovat

Tisk likvidačního listu

Tisk opisu dokladu

Konec - doklad se neuloží vůbec, ukončení funkce

Důvody blokace uzavření dokladu

V případě, že faktura stále zůstává ve stavu chybový a nelze ji uzavřít, je třeba zkontrolovat, zda :

jsou vyrovnány částky v hlavičce a řádcích faktury,

jsou vyplněny všechny položky povinné pro uzavření: - Firma - Bankovní účet dodavatele - Číslo faktury dodavatele - Bankovní účet vlastní - Konstantní symbol - Variabilní symbol - Datum pořízení - Datum splatnosti - Způsob úhrady - Období - Sazba DPH (v řádcích) - Cena bez DPH (v řádcích) - DPH Kč (v řádcích)

Vystavené dobropisy

Položky dokladu

Položky dobropisu vystaveného odběrateli:

Nákladové středisko - údaj pro určení příslušnosti faktury na fakulty, rektorát

Firma - název odběratele z číselníku firem, automatické doplnění, není možné měnit

DIČ - automatické doplnění, není možné měnit

Bankovní účet cizí - bankovní účet odběratele - z číselníku cizích účtů zobrazeném po stisku klávesy pro Seznam hodnot povinné vyplnění pro uzavření "dobropisu k úhradě"

Bankovní účet vlastní - z číselníku vlastních účtů zobrazeném po stisku klávesy pro Seznam hodnot povinné vyplnění pro uzavření "dobropisu k úhradě", jestliže je způsob úhrady Příkazem nebo Inkasem. Pokud je způsob úhrady Hotovostí, není nutné položku vyplňovat.

Způsob úhrady - u "snížení pohledávky dobropisem" se automaticky vyplní textem "Původní fakturou" , který není možné měnit - u "dobropisu k úhradě" se předvyplní podle deníku, z nabídky způsobů úhrady, povinné vyplnění pro uzavření

Číslo objednávky - libovolný text

DPH - nepřístupné, automaticky se vyplňuje podle řádků dobropisu

Celkem - nepřístupné, automaticky se vyplňuje podle řádků dobropisu

Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů zobrazeném po stisku klávesy pro Seznam hodnot povinné vyplnění pro uzavření "dobropisu k úhradě"

Variabilní symbol - u "dobropisu k úhradě" se předvyplní podle čísla dobropisu při prvním uložení - u "snížení pohledávky dobropisem" není možné měnit povinné vyplnění pro uzavření "dobropisu k úhradě"

Specifický symbol - numerická hodnota

Datum pořízení - nabízí se aktuální datum, musí být povinně vyplněno pro uzavření dobropisu

Datum splatnosti - u "snížení pohledávky dobropisem" není možné měnit - u "dobropisu k úhradě" se nabízí datum podle nastavení počtu dní splatnosti v globálních parametrech

Datum zdaň. plnění

Popis dodávky - libovolný text

Proplatit dobropis - u "dobropisu k úhradě" z nabídky přípustných hodnot zobrazené po stisku klávesy pro Seznam hodnot - u "snížení pohledávky dobropisem" = N, není možné měnit

Důvod neproplacení - u "dobropisu k úhradě" libovolný text

u "snížení pohledávky dobropisem" je automat. doplněn text "Dobropis spárován s pův. fakturou", který nelze měnit

Referent - z číselníku uživatelů zobrazeném klávesou pro Seznam hodnot

Schvaluje - z číselníku uživatelů zobrazeném klávesou pro Seznam hodnot

Období - nabízí se otevřené období, lze jej změnit na kterékoli budoucí - musí být povinně vyplněno pro zápis dobropisu do databáze

Číslo původní faktury - automaticky se přenese číslo původní faktury

Položky řádku dobropisu:

Text - popis řádku dobropisu, libovolný text

Akce - výběr z nabídky zobrazené po stisku klávesy pro Seznam hodnot, jsou nabízeny hodnoty z číselníku, který je nastaven v deníku pohledávek k původní faktuře

Množství

Cena za jedn.

Celkem Kč - celkem bez DPH, musí být vyplněné, aby bylo možné řádku uložit

Sazba DPH - musí být vyplněné, výběr z číselníku zobrazeném klávesou pro Seznam hodnot

DPH Kč - vypočteno automaticky po zadání Sazby DPH a hodnoty Celkem.

Postup při vystavování dobropisu v systému iFIS

V systému iFIS lze vystavit jen dobropis, který se vztahuje k jedné odběratelské faktuře, a to maximálně do výše částky původní faktury.

Cesta v menu : Finance → Závazky → Dobropis → Vystavení dobropisu odběrateli

Zobrazí se nabídka deníků, ze které se klávesou Enter zvolí příslušný deník. Z nabídky :

Zpět

Výběr faktury

se stiskne volba Výběr faktury a na obrazovce se objeví nabídka všech odběratelských faktur ve stavu kontován nebo uzavřen.

Šipkami nahoru a dolů umístí uživatel kurzor na vybrané faktuře, kde: 1) Klávesou ENTER si doklad lze prohlédnout (klávesa pro Konec a volba Konec znamená návrat do nabídky odběratelských faktur) 2) Klávesami Ctrl+F vybraný doklad označí (vlevo se objeví znaménko () 3) Po stisku klávesy pro Konec

není-li žádná faktura označena, pořizování dokladu je ukončeno a znamená návrat do volby deníku dobropisů

je-li jedna z faktur označena, nabízí se možnosti dalšího postupu:

Zpět - návrat do volby deníku dobropisů

Snížení pohledávky dobropisem - dobropisovat lze jen do výše neuhrazené částky z původní faktury. Na původní faktuře se závazek zmenší o dobropisovanou částku. Není možné měnit způsob úhrady (automaticky nastaven na "Původní fakturou"), variabilní symbol, konstantní symbol, specifický symbol, bankovní účet odběratele, vlastní bankovní účet, datum splatnosti.

Vytvoření dobropisu k úhradě - dobropisovat lze do výše částky původní faktury. Z původní faktury je převzata měna, název odběratele a jeho daňové identifikační číslo. Z deníku jsou převzaty položky Způsob úhrady, Číslo vlastního účtu, Variabilní, Konstantní a Specifický symbol, Proplatit dobropis a Referent, pokud jsou v deníku vyplněny.

Stiskem Enter na volbě "Snížení pohledávky dobropisem" nebo "Vytvoření dobropisu k úhradě" přejde systém do obrazovky pro vystavení dobropisu.

Snížení pohledávky dobropisem

1) "Nákladové středisko" - výběr z číselníku nákladových středisek

Obecný postup při výběru z číselníku: K omezení nabídky položek číselníku je možné zapsat do položky, na které stojí kurzor, počáteční znak nebo několik počátečních znaků podle typu položky (číslice nebo písmena). Po stisku klávesy pro Seznam hodnot se pak zobrazí nabídka začínající zadanými znaky. Jestliže nebylo zadáno žádné omezení, nabízí se po stisku klávesy pro Seznam hodnot celý obsah číselníku. V zobrazeném seznamu se lze pohybovat šipkami nahoru a dolů a stiskem Enter na příslušném záznamu se vybraná hodnota z číselníku přenese do formuláře dokladu, odkud byl číselník vyvolán.

Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

Obecný postup doplnění číselníku přímo z položky: Pokud požadovaná hodnota není zavedena v číselníku, lze číselník přímo doplnit. - kurzor musí být postaven na položce, kterou je třeba doplnit (např. Bankovní účet), - po stisku klávesy Esc 3 se zobrazí požadovaný číselník s aktuálními daty, - nový záznam lze vložit po stisku klávesy pro Nový záznam (obecné ovládání číselníků), - potvrdit vložení záznamu do číselníku klávesou pro Uložení změn nebo Konec + zápis změn, - po potvrzení vložení záznamu odcházím z číselníku klávesou pro Konec, - následně vyberu z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot požadovaný záznam.

2) "Číslo objednávky" - libovolný text Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

3) "Datum pořízení" - systém nabízí aktuální datum, které je možné přepsat libovolným datem. Položka musí být povinně vyplněna pro uzavření dobropisu Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

4) "Datum zdanitelného plnění" Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

5) "Popis" - je možné vyplnit libovolným textem nebo nechat prázdné Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

6) "Referent" - může být předvyplněno z deníku nebo se přebírá podle přihlášení Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

7) "Schvaluje" Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

8) "Období" - zobrazuje se ve tvaru MM/RR. Pokud je v úloze ZÁVAZKY otevřeno jen jedno období, nabízí systém toto účetní období. Pokud jsou v úloze ZÁVAZKY otevřeny dvě účetní období, nabízí systém druhé otevřené účetní období. Nabízené účetní období lze přepsat libovolným obdobím, které ještě není uzavřené, tzn. i prvním otevřeným obdobím, jestliže jsou otevřeny dvě účetní období.

9) Stisknout klávesu PgDown pro přechod do druhé části obrazovky, kde se vyplňují řádky dobropisu.

Způsob vyplnění řádků dobropisu

10) "Text" - libovolný text popisující řádek dobropisu Klávesou Enter přejde kurzor na další položku.

11) "Akce" - výběr z nabídky na klávesu pro Seznam hodnot - jsou nabízeny hodnoty z číselníku, který je nastaven v deníku pohledávek k původní faktuře.

12) Řádek dobropisu je možné vyplnit následujícími způsoby:

a) Vyplnit položky "Množství", "Cena za jedn." a "Sazba DPH" (vybrat z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot). Ostatní položky, tj. "Celkem Kč" (bez DPH) a "DPH Kč" se vypočítají automaticky.

b) Vyplnit položky "Celkem Kč" (bez DPH) a "Sazba DPH" (vybrat z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot). Položka "DPH Kč" se vypočítá automaticky. Mezi jednotlivými položkami se lze pohybovat pomocí kláves Enter nebo Tab (následující pole) a F9 nebo Esc Tab (předcházející pole).

13) Jestliže má dobropis obsahovat více řádků, vloží uživatel nový řádek tak, že stiskne klávesu pro Nový záznam a volbu Nový řádek a opakuje postup pořízení řádku.

14) Součet částek Celkem Kč v řádcích dobropisu nesmí překročit částku, na kterou lze dobropis nejvýše vystavit a která se zobrazuje vlevo pod řádky dobropisu.

15) Pokud je dobropis pořízen správně, stiskne uživatel klávesu pro Konec a volbu Uzavření.

Význam jednotlivých voleb po stisku klávesy pro Konec

Zpět - návrat zpět do dokladu,

Původní faktura - prohlížení faktury, ke které se dobropis vztahuje,

Zápis + zpět - zapsání do databáze a návrat do dokladu,

Zápis + konec - zapsání do databáze a ukončení práce s dokladem,

Uzavření - uzavření dobropisu,

Kontovat - možnost kontace dobropisu, jestliže je ve stavu "Uzavřen",

Tisk - tisk dokladu na nastavené tiskárně,

Konec - ukončení práce s dokladem bez uložení změn.

Vytvoření dobropisu k úhradě

1) "Nákladové středisko" - vybrat z číselníku nákladových středisek Obecný postup při výběru z číselníku: K omezení nabídky položek číselníku je možné zapsat do položky, na které stojí kurzor, počáteční znak nebo několik počátečních znaků podle typu položky (číslice nebo písmena). Po stisku klávesy pro Seznam hodnot se pak zobrazí nabídka začínající zadanými znaky. Jestliže nebylo zadáno žádné omezení, nabízí se po stisku klávesy pro Seznam hodnot celý obsah číselníku. V zobrazeném seznamu se lze pohybovat šipkami nahoru a dolů a stiskem Enter na příslušném záznamu se vybraná hodnota z číselníku přenese do formuláře dokladu, odkud byl číselník vyvolán.

Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

2) "Bankovní účet" - vybrat z číselníku cizích účtů pomocí klávesy pro Seznam hodnot - dle bodu 1, povinné vyplnění pro uzavření dobropisu. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku. Obecný postup doplnění číselníku přímo z položky: Pokud požadovaná hodnota není zavedena v číselníku, lze číselník přímo doplnit. - kurzor musí být postaven na položce, kterou je třeba doplnit (např. Bankovní účet), - po stisku klávesy Esc 3 se zobrazí požadovaný číselník s aktuálními daty, - nový záznam lze vložit po stisku klávesy pro Nový záznam (obecné ovládání číselníků), - potvrdit vložení záznamu do číselníku klávesou pro Uložení změn nebo Konec + zápis změn, - po potvrzení vložení záznamu odcházím z číselníku klávesou pro Konec, - následně vyberu z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot požadovaný záznam.

3) "Bankovní účet vlastní" - položka může být předvyplněna pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno. Pokud vlastní bankovní účet není předvyplněn nebo je třeba ho změnit - vybrat z číselníku vlastních účtů pomocí klávesy pro Seznam hodnot dle bodu 1. Jestliže vlastní bankovní účet není v číselníku zaveden, je možné doplnit číselník vlastních účtů dle bodu 2. Povinné vyplnění pro uzavření dobropisu, jestliže je způsob úhrady Příkazem nebo Inkasem. Jestliže je způsob úhrady Hotovostí, není nutné položku vyplňovat. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

4) "Způsob úhrady" - položka může být předvyplněna pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno. Pokud způsob úhrady není předvyplněn nebo je třeba ho změnit - vybrat z číselníku způsobů úhrady pomocí klávesy pro Seznam hodnot dle bodu 1. Povinné vyplnění pro uzavření dobropisu. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

5) "Číslo objednávky" - libovolný text Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

6) "Konstantní symbol" - položka může být předvyplněna pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno. Pokud konstantní symbol není předvyplněn nebo je třeba ho změnit - vybrat z číselníku konstantních symbolů pomocí klávesy pro Seznam hodnot dle bodu 1. Jestliže konstantní symbol není v číselníku zaveden, je možné doplnit číselník konstantních symbolů dle bodu 2. Povinné vyplnění pro uzavření dobropisu. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

7) "Variabilní symbol" - položka může být předvyplněna pomocí deníku, je-li v deníku tato položka předvyplněna, je možno ji změnit. Povinné vyplnění pro uzavření dobropisu. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

8) "Specifický symbol" - položka může být předvyplněna pomocí deníku, je-li v deníku tato položka předvyplněna, je možno ji změnit. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

9) "Datum pořízení" - systém nabízí aktuální datum, které je možné přepsat libovolným datem. Povinné vyplnění pro uzavření dobropisu. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

10) "Datum splatnosti" - systém nabízí datum podle nastavení počtu dní splatnosti v globálních parametrech nebo v číselníku firem. Nabízené datum je možné přepsat libovolným datem. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

11) "Datum zdanitelného plnění" Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

12) "Popis" - je možné vyplnit libovolným textem nebo nechat prázdné. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

13) "Proplatit" - položka může být předvyplněna pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno Pokud je třeba nabízenou hodnotu změnit - vybrat z nabídky na klávesu pro Seznam hodnot, lze zadat buď A (ano) nebo N (ne). Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

14) "Důvod neproplacení" - je možné vyplnit libovolným textem. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

15) "Referent" - může být předvyplněno z deníku nebo se přebírá podle přihlášení Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

16) "Schvaluje" Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

17) "Období" - zobrazuje se ve tvaru MM/RR. Pokud je v úloze ZÁVAZKY otevřeno jen jedno období, nabízí systém toto účetní období. Pokud jsou v úloze ZÁVAZKY otevřeny dvě účetní období, nabízí systém druhé otevřené účetní období. Nabízené účetní období lze přepsat libovolným obdobím, které ještě není uzavřené, tzn. i prvním otevřeným obdobím, jestliže jsou otevřeny dvě období.

Stisknout klávesu PgDown pro přechod do druhé části obrazovky, kde se vyplňují řádky dobropisu.

Způsob vyplnění řádků dobropisu

18) "Text" - libovolný text popisující řádek dobropisu Klávesou Enter přejde kurzor na další položku.

19) "Akce" - výběr z nabídky pomocí klávesy pro Seznam hodnot - jsou nabízeny hodnoty z číselníku, který je nastaven v deníku pohledávek k původně faktuře.

20) Řádek dobropisu je možné vyplnit následujícími způsoby:

a) Vyplnit položky "Množství", "Cena za jedn." a "Sazba DPH" (vybrat z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot). Ostatní položky, tj. "Celkem Kč" (bez DPH) a "DPH Kč" se vypočítají automaticky.

b) Vyplnit položky "Celkem Kč" (bez DPH) a "Sazba DPH" (vybrat z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot). Položka "DPH Kč" se vypočítá automaticky.

Mezi jednotlivými položkami se lze pohybovat pomocí kláves Enter nebo Tab (následující pole) a F9 nebo Esc Tab (předcházející pole).

21) Jestliže má dobropis obsahovat více řádků, vloží uživatel nový řádek tak, že stiskne klávesu pro Nový záznam a volbu Nový řádek a opakuje postup pořízení řádku.

22) Součet částek Celkem Kč v řádcích dobropisu nesmí překročit částku, na kterou lze dobropis nejvýše vystavit a která se zobrazuje vlevo pod řádky dobropisu.

23) Pokud je dobropis pořízen správně, stiskne uživatel klávesu pro Konec a volbu Uzavření.

Význam jednotlivých voleb po stisku klávesy pro Konec

Zpět - návrat zpět do dokladu,

Původní faktura - prohlížení faktury, ke které se dobropis vztahuje,

Zápis + zpět - zapsání do databáze a návrat do dokladu,

Zápis + konec - zapsání do databáze a ukončení práce s dokladem,

Uzavření - uzavření dobropisu,

Kontovat - možnost kontace dobropisu, jestliže je ve stavu "Uzavřen",

Tisk - tisk dokladu na nastavené tiskárně,

Konec - ukončení práce s dokladem bez uložení změn.

Důvody blokace uzavření dokladu

V případě, že dobropis nelze uzavřít, je třeba zkontrolovat, zda jsou vyplněny všechny položky povinné pro uzavření:

u snížení závazku dobropisem: - Datum pořízení, - Období, - Sazba DPH (v řádcích), - Celkem Kč (v řádcích), - DPH Kč (v řádcích),

u zapsání dobropisu k úhradě: - Období, - Bankovní účet odběratele, - Vlastní účet, - Konstantní symbol, - Variabilní symbol, - Datum pořízení, - Datum zdanit. Plnění, - Způsob úhrady, - Sazba DPH (v řádcích), - Celkem Kč (v řádcích), - DPH Kč (v řádcích).

Přijaté zálohové listy

Položky dokladu

Položky hlavičky zálohového listu:

Nákladové středisko - údaj pro určení příslušnosti zálohového listu na hospodářské středisko. Kontrola na číselník středisek

Firma - název dodavatele, kterému firma poskytuje zálohu (z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot), musí být vyplněno, aby bylo možné zapsat zálohový list do databáze. Pokud firma poskytuje zálohu vlastnímu zaměstnanci, vyplní se v poli Firma vlastní název.

Daňové IČ - automat. doplnění z číselníku firem, pokud je v číselníku firem naplněno

Osoba - výběr z číselníku osob pomocí klávesy pro Seznam hodnot. V případě, že jde o zálohu dodavateli, položka "Osoba" se nevyplňuje - viz Postup při zavádění přijatého záloh. listu

Číslo dokladu partnera - musí být vyplněno, aby bylo možné zapsat zálohový list do databáze údaj se přebírá jako variabilní symbol

Bankovní účet cizí - automatické doplnění z číselníku cizích účtů. Jestliže jde o zálohu s jiným způsobem úhrady než "Hotovostí", musí být bankovní účet vyplněn, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. Při způsobu úhrady "Hotovostí" nemusí být vyplněno.

Bankovní účet vlastní - z číselníku vlastních účtů zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot - může být předvyplněno pomocí deníku. Jestliže jde o zálohu se způsobem úhrady "Příkazem" nebo "Inkasem", musí být bankovní účet vyplněn, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. Jestliže je způsob úhrady "Hotovostí", není nutné položku vyplňovat. Vlastní účet předurčuje, ze kterého účtu má být přijatý zálohový list proplacen, pokud není určen k úhradě "Hotovostí". Údaj lze změnit i po uzavření dokladu.

Číslo objednávky - libovolný text dle dokladu

Způsob úhrady - předvyplněno pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno, způsob úhrady je možné změnit (vybrat z nabídky způsobů úhrady pomocí klávesy pro Seznam hodnot) - povinné pro uzavření zálohového listu

Celková záloha - nepřístupné, automaticky se doplňuje podle řádků zálohového listu

Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot - může být předvyplněno pomocí deníku. Jestliže jde o zálohu se způsobem úhrady "Příkazem" nebo "Inkasem", musí být konstantní symbol vyplněn, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. Jestliže je způsob úhrady "Hotovostí", není nutné položku vyplňovat.

Variabilní symbol - automaticky se vyplní podle čísla dokladu partnera, variabilní symbol slouží k párování. Položka musí být povinně vyplněna pro uzavření zálohového listu

Specifický symbol - numerická hodnota předvyplněná z deníku, možnost změny

Datum pořízení - nabízí se aktuální datum - povinné vyplnění pro uzavření záloh. listu

Datum splatnosti - nepovinný údaj

Popis dodávky - libovolný text dle dokladu

Proplatit - z nabídky přípustných hodnot (klávesa pro Seznam hodnot - Ano, Ne) - může být předvyplněno pomocí deníku

Důvod neproplacení - libovolný text

Referent - z číselníku uživatelů (klávesa pro Seznam hodnot)

Schvaluje - z číselníku uživatelů (klávesa pro Seznam hodnot)

Období - nabízí se otevřené období, lze jej změnit na kterékoli budoucí - povinné vyplnění pro zápis zálohového listu do databáze

Položky řádku zálohového listu:

Text - libovolný text

Částka v Kč - částka poskytované zálohy

Postup při zavádění přijatého zálohového listu

Cesta v menu : Finance → Závazky → Zálohy → Zapsání zálohového listu

Zobrazí se nabídka deníků, ze které se klávesou Enter zvolí příslušný deník a systém přejde do obrazovky pro pořízení dokladu.

1) "Nákladové středisko" - vybrat z číselníku nákladových středisek Obecný postup při výběru z číselníku: K omezení nabídky položek číselníku je možné zapsat do položky, na které stojí kurzor, počáteční znak nebo několik počátečních znaků podle typu položky (číslice nebo písmena). Po stisku klávesy pro Seznam hodnot se pak zobrazí nabídka začínající zadanými znaky. Jestliže nebylo zadáno žádné omezení, nabízí se po stisku klávesy pro Seznam hodnot celý obsah číselníku. V zobrazeném seznamu se lze pohybovat šipkami nahoru a dolů a stiskem Enter na příslušném záznamu se vybraná hodnota z číselníku přenese do formuláře dokladu, odkud byl číselník vyvolán.

Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

2) "Firma" a) Název dodavatele, kterému je poskytována záloha - vybrat z číselníku firem dle bodu 1 b) Název vlastní firmy, pokud firma poskytuje zálohu svému zaměstnanci - vybrat z číselníku firem dle bodu 1. Vybraný název firmy se přenese do formuláře zálohového listu a zároveň se v položce "Daňové IČ" automaticky doplní DIČ vybrané firmy. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

Obecný postup doplnění číselníku přímo z položky: Pokud požadovaná hodnota není zavedena v číselníku, lze číselník přímo doplnit. - kurzor musí být postaven na položce, kterou je třeba doplnit (např. Bankovní účet), - po stisku klávesy Esc 3 se zobrazí požadovaný číselník s aktuálními daty, - nový záznam lze vložit po stisku klávesy pro Nový záznam (obecné ovládání číselníků), - potvrdit vložení záznamu do číselníku klávesou pro Uložení změn nebo Konec + zápis změn, - po potvrzení vložení záznamu odcházím z číselníku klávesou pro Konec, - následně vyberu z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot požadovaný záznam.

3) "Daňové IČ" - je doplněno automaticky po výběru firmy. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

4) "Osoba" a) Při zavádění zálohového listu od dodavatele se položka "Osoba" NEVYPLŇUJE (Osobu lze vybrat jen z číselníku osob, kde se neudržuje seznam zaměstnanců obchodních partnerů). Identifikace osoby, které byla záloha skutečně vyplacena, se provádí až při vystavení výdajového pokladního dokladu. Ve výdajovém pokladním dokladu je možné zadat jméno libovolné osoby (není kontrola na číselník osob). b)Pokud firma poskytuje zálohu vlastnímu zaměstnanci, vyplní se jméno zaměstnance - vybrat z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot dle bodu 1. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

5) "Číslo dokladu partnera" - lze vyplnit libovolným textem, ale pro požadavek automatického přenosu do položky variabilní symbol musí obsahovat pouze numerické hodnoty - povinný údaj. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

6) "Bankovní účet cizí" a) V případě, že způsob úhrady je "Příkazem" nebo "Inkasem", musí být položka "Bankovní účet cizí" vyplněna, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. Jestliže má dodavatel v číselníku cizích účtů zaveden pouze jeden účet, systém tento účet automaticky nabízí. Pokud systém žádné číslo účtu nenabízí, pak ( dodavatel má nadefinováno více účtů - vybrat z číselníku zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot dle bodu 1, ( dodavatel nemá naveden žádný účet - doplnit číselník pomocí kláves Esc 3 dle bodu 2. b) Jestliže je způsob úhrady "Hotovostí", položka se nevyplňuje. Při změně způsoby úhrady na "Příkazem" nebo "Inkasem" je však nutno bankovní účet doplnit. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

7) "Bankovní účet vlastní" - předvyplněn z deníku. a) Pokud je způsob úhrady "Příkazem" nebo "Inkasem" a je třeba uvést jiný bankovní účet než předvyplněný, vybere se z číselníku zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot - dle bodu 1, případně doplnit číselník vlastních účtů - dle bodu 2. Jestliže má být zálohový list uhrazen jinak než hotovostí, musí být položka "Bankovní účet vlastní" vyplněna, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. b) V případě, že je způsob úhrady "Hotovostí", položka se nevyplňuje. Při změně způsobu úhrady na "Příkazem" nebo "Inkasem" je však nutno bankovní účet doplnit. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

8) "Číslo objednávky" - vyplnit dle pořizovaného dokladu nebo nechat prázdné. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

9) "Způsob úhrady" - položka může být předvyplněna pomocí deníku. Pokud není způsob úhrady předvyplněn, je možné vybrat způsob úhrady z číselníku zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot - dle bodu 1 (Přípustné způsoby úhrady jsou: Hotovostí, Příkazem, Inkasem, Šekem). Položka musí být vyplněna, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

10) "Konstantní symbol" - obsah pole se přebírá z předvyplněných hodnot z deníku. a) Pokud je způsob úhrady "Příkazem" nebo "Inkasem" a konstantní symbol není předvyplněn nebo je třeba ho změnit - vybrat z číselníku konstantních symbolů pomocí klávesy pro Seznam hodnot - dle bodu 1. V případě, že se požadovaný konstantní symbol v číselníku nenachází, je možné ho do číselníku konstantních symbolů doplnit pomocí kláves Esc 3 - dle bodu 2.Jestliže je způsob úhrady "Příkazem" nebo "Inkasem", musí být položka vyplněna, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. b) V případě, že způsob úhrady je "Hotovosti", položka se nevyplňuje. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

11) "Variabilní symbol" - hodnota může být automaticky vyplněna podle Čísla dokladu partnera, lze ji přepsat.Položka musí být vyplněna, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

12) "Specifický symbol" - položka může být již předvyplněna z deníku, je možno ji změnit a naplnit numerickými hodnotami nebo nechat prázdnou. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

13) "Datum pořízení" - systém nabízí aktuální datum, které je možné přepsat libovolným datem. Položka musí být vyplněna, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

14) "Datum splatnosti" - možno vyplnit nebo nechat prázdné - nepovinné pole pro uzavření záloh. listu. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

15) "Popis dodávky" - je možné vyplnit libovolným textem nebo nechat prázdné. V případě úhrady "Hotovostí" se text v položce "Popis dodávky" přebírá do pole "Poznámka" ve výdajovém pokladním dokladu. Zároveň je tento text zobrazován pro snadnější identifikaci v nabídce zálohových listů při proplácení záloh. listu výdajovým pokladním dokladem. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku. 16) "Proplatit" - položka se přebírá z deníku nebo se vybírá z číselníku na stisk klávesy pro Seznam hodnot (A - ano, N - ne). Vyplňuje se podle dohody s ekonomickým vedením fakulty. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

17) "Důvod neproplacení" - libovolný text, který určuje, proč není zálohový list schválen k proplacení (pokud Proplatit = N), nebo je možné nechat položku prázdnou. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

18) "Referent" - může být předvyplněno z deníku nebo se přebírá podle přihlášení. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

19) "Schvaluje" Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

20) "Období" - zobrazuje se ve tvaru MM/RR. Pokud je v úloze ZÁVAZKY otevřeno jen jedno období, nabízí systém toto účetní období, pokud jsou v úloze ZÁVAZKY otevřeny dvě účetní období, nabízí systém druhé účetní období. Nabízené účetní období lze přepsat libovolným obdobím, které ještě není uzavřené, tzn. i prvním otevřeným obdobím, jestliže jsou otevřeny dvě období.Položka musí být vyplněna, aby bylo možné přijatý zálohový list uzavřít.

Stisknout klávesu PgDown pro přechod do druhé části obrazovky, kde se vyplňují řádky zálohového listu.

Způsob vyplnění řádků přijatého zálohového listu

21) "Text" - libovolný text Do položky se doporučuje napsat text, který určuje, na základě čeho se záloha poskytuje (např. číslo smlouvy). Stisknutím klávesy Enter přejde kurzor na další položku.

22) "Částka Kč" - částka poskytované zálohy

23) Pokud je zálohový list pořízen správně, stiskne uživatel klávesu pro Konec a volbu Uzavření.

Význam jednotlivých voleb po stisku klávesy pro Konec

Zpět - návrat zpátky do dokladu,

Zápis změn + zpět - doklad se uloží a dále ho lze upravovat,

Uzavření - v případě, že se doklad nachází ve stavu doplněn, je touto volbou - uzavřen,

Pohledávka - v okamžiku pořizování dokladu je tato volba nepřístupná, slouží - k prohlížení vygenerované pohledávky za dodavatelem - (automaticky se generuje po provedení úhrady zálohy pokladnou - nebo při úhradě z bankovního účtu po spárování v saldu),

Tisk - tisk dokladu na nastavené tiskárně,

Konec - ukončení práce s dokladem bez uložení změn.

Důvody blokace uzavření dokladu

V případě, že zálohový list stále zůstává ve stavu chybový a nelze ho uzavřít, je třeba zkontrolovat, zda :

zálohový list obsahuje alespoň jeden řádek,

jsou v hlavičce vyplněny všechny položky povinné pro uzavření :

a) u zálohového listu se způsobem úhrady "Příkazem" nebo "Inkasem": - Firma - Číslo dokladu partnera - Bankovní účet cizí - Bankovní účet vlastní - Způsob úhrady - Konstantní symbol - Variabilní symbol - Datum pořízení - Období

b) u zálohového listu se způsobem úhrady "Hotovostí": - Firma - Číslo dokladu partnera - Způsob úhrady - Variabilní symbol - Datum pořízení - Období

Po uzavření zálohového listu pokračuje zpracování v závislosti na zvoleném způsobu úhrady:

Pokud je způsob úhrady "Hotovostí", bude se závazek nabízet k proplacení v pokladně.

Jestliže způsob úhrady je "Příkazem", lze závazek zařadit na příkaz k úhradě.

Závazky k zaměstnancům

Položky dokladu

Položky hlavičky závazku k zaměstnanci:

Nákladové středisko - údaj pro určení příslušnosti závazku k zaměstnanci na hospodářské středisko - kontrola na číselník středisek,

Osoba - výběr z číselníku osob zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot, obsahuje příjmení, jméno, titul, osobní číslo, rodné číslo musí být vyplněno,

Osobní účet - z nabídky zobrazené pomocí klávesy pro Seznam hodnot, je-li v číselníku cizích účtů u zvolené osoby zapsán pouze jeden účet, je jeho číslo vyplněno současně s volbou osoby pokud je způsob úhrady hotovostí, nevyplňuje se,

Popis dokladu - libovolný text,

Bankovní účet vlastní - z číselníku vlastních účtů zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot, pokud je způsob úhrady "Hotovostí", nevyplňuje se,

Způsob úhrady - předvyplněno pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno, způsob úhrady je možné změnit (vybrat z nabídky způsobů úhrady zobrazené pomocí klávesy pro Seznam hodnot),

DPH - nepřístupné, doplňuje se automaticky podle částek v řádcích,

Částka k úhradě - nepřístupné, doplňuje se automaticky podle částek v řádcích,

Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot,

Variabilní symbol - numerické hodnoty,

Specifický symbol - vyplní se výběrem osobního účtu z číselníku cizích účtů, možnost změny,

Datum pořízení - nabízí se aktuální datum - povinné vyplnění pro uzavření,

Datum splatnosti - nabízí se datum podle nastavení počtu dní splatnosti v globálních parametrech - povinné vyplnění pro uzavření,

Proplatit - z nabídky přípustných hodnot (pomocí klávesy pro Seznam hodnot - Ano, Ne) - může být předvyplněno pomocí deníku

Důvod neproplacení - libovolný text - důvod pozastavení platby,

Referent - z číselníku uživatelů (pomocí klávesy pro Seznam hodnot),

Schvaluje - z číselníku uživatelů (pomocí klávesy pro Seznam hodnot),

Období - nabízí se otevřené období, lze jej změnit na kterékoli budoucí - povinné vyplnění pro zápis závazku k zaměstnanci,

Položky řádku závazku k zaměstnanci:

Firma - z číselníku firem zobrazeném pomocí klávesy pro Seznam hodnot, položka musí být vyplněna

Text - text řádku

Sazba DPH - výběr z nabídky (pomocí klávesy pro Seznam hodnot) - povinné pole

Celkem Kč

DPH Kč - povinné pole

Daňový základ - povinné pole

Datum - datum uskut. zd. plnění

Číslo dokladu

Odpočet - poměrná část DPH v %, která bude započítána do odpočitatelné části zaplacené DPH na vstupu (u neplátců DPH = 0)

Postup při vyúčtování závazku k zaměstnanci

Cesta v menu : Finance → Závazky → Zaměstnanci → Pořízení závazku k zaměstnanci

Zobrazí se nabídka deníků, ze které se klávesou Enter zvolí příslušný deník. Při volbě deníku je nutno pečlivě zvážit, o jaký typ vyúčtování se jedná.

1) "Nákladové středisko" - vybrat z číselníku nákladových středisek Obecný postup při výběru z číselníku: K omezení nabídky položek číselníku je možné zapsat do položky, na které stojí kurzor, počáteční znak nebo několik počátečních znaků podle typu položky (číslice nebo písmena). Po stisku klávesy pro Seznam hodnot se pak zobrazí nabídka začínající zadanými znaky. Jestliže nebylo zadáno žádné omezení, nabízí se po stisku klávesy pro Seznam hodnot celý obsah číselníku. V zobrazeném seznamu se lze pohybovat šipkami nahoru a dolů a stiskem Enter na příslušném záznamu se vybraná hodnota z číselníku přenese do formuláře dokladu, odkud byl číselník vyvolán.

Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

2) "Osoba" - jméno zaměstnance, který provádí vyúčtování - výběr z číselníku na klávesu pro Seznam hodnot dle bodu 1 (Do položky "Osoba" se pro urychlení výběru zapíše počáteční písmeno příjmení, pak se stiskne klávesa pro Seznam hodnot , pomocí šipek nahoru a dolů se kurzor umístí na požadovaného zaměstnance a stiskem klávesy Enter se vybrané jméno přenese do formuláře). Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku. Obecný postup doplnění číselníku přímo z položky - neplatí pro položku "Osoba": Pokud požadovaná hodnota není zavedena v číselníku, lze číselník přímo doplnit. - kurzor musí být postaven na položce, kterou je třeba doplnit (např. Bankovní účet), - po stisku klávesy Esc 3 se zobrazí požadovaný číselník s aktuálními daty, - nový záznam lze vložit po stisku klávesy pro Nový záznam (obecné ovládání číselníků), - potvrdit vložení záznamu do číselníku klávesou pro Uložení změn nebo Konec + zápis změn,

po potvrzení vložení záznamu odcházím z číselníku klávesou pro Konec,

následně vyberu z číselníku pomocí klávesy pro Seznam hodnot požadovaný záznam.

3) "Osobní účet" - při způsobu úhrady "Hotovostí" se nevyplňuje. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

4) "Popis dokladu" - libovolný text Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

5) "Bankovní účet vlastní" - při způsobu úhrady hotovostí se nevyplňuje Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

6) "Způsob úhrady" - předvyplněno pomocí deníku, je-li v deníku uvedeno, způsob úhrady je možné změnit (vybrat z nabídky způsobů úhrady zobrazené pomocí klávesy pro Seznam hodnot) - povinné pole pro uzavření. U závazků k zaměstnancům se způsob úhrady uvádí "Hotovostí". Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

7) "Konstantní symbol" - z číselníku konstantních symbolů (pomocí klávesy pro Seznam hodnot) - může být předvyplněno pomocí deníku. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

8) "Variabilní symbol" - možno vyplnit jen numerickými hodnotami Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

9) "Specifický symbol" - při způsobu úhrady hotovostí se nevyplňuje Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

10) "Datum pořízení" - systém nabízí aktuální datum, které je možno přepsat libovolným datem. Položka musí být vyplněna, aby bylo možné doklad uzavřít. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

11) "Datum splatnosti" - systém nabízí datum podle nastavení počtu dní splatnosti v globálních parametrech. Nabízené datum je možné přepsat libovolným datem. Pokud datum splatnosti předchází aktuálnímu dni, systém upozorní, že "zadáváte splatnost zpětně!"Položka musí být vyplněna, aby bylo možné doklad uzavřít. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

12) "Proplatit" - položka se přebírá z deníku, lze vybrat z číselníku na stisk klávesy pro Seznam hodnot - dle bodu 1. Doporučuje se vyplnit podle dohody s ekonomickým vedením organizace. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

13) "Důvod neproplacení" - libovolný text, který určuje, proč není závazek schválen k proplacení (pokud Proplatit = N), nebo položku nechat prázdnou. Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

14) "Referent" - může být předvyplněno z deníku nebo se přebírá podle přihlášení Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

15) "Schvaluje" Klávesou Enter nebo šipkami nahoru a dolů přejde kurzor na další položku.

16) "Období" - zobrazuje se ve tvaru MM/RR. Pokud je v úloze ZÁVAZKY otevřeno jen jedno období, nabízí systém toto účetní období, pokud jsou v úloze ZÁVAZKY otevřeny dvě účetní období, nabízí systém druhé otevřené účetní období. Nabízené účetní období lze přepsat libovolným obdobím, které ještě není uzavřené, tzn. i prvním otevřeným obdobím, jestliže jsou otevřeny dvě období.

Stisknout klávesu PgDown pro přechod do druhé části obrazovky, kde se vyplňují řádky faktury.

Jestliže byla zaměstnanci uvedenému v hlavičce dokladu poskytnuta záloha, pak systém po stisku klávesy PgDown upozorní na tento fakt hláškou "Této osobě byla poskytnuta záloha!". Klávesou Enter se potvrdí přečtení zprávy a systém umožní přechod do dolní části obrazovky, kde se zadávají jednotlivé řádky vyúčtování závazku k zaměstnanci.

Způsob vyplnění řádků závazku k zaměstnanci

Při vyúčtování s poskytnutou zálohou se nejprve pořizují vyúčtovací řádky a teprve potom se pořizuje řádek, ve kterém je poskytnutá záloha odečtena.

17) "Firma" - název firmy, vybrat z číselníku firem zobrazeném po stisku klávesy pro Seznam hodnot, položka musí být vyplněna Klávesou Enter přejde kurzor na další položku.

18) "Text" - text řádku - účel vyúčtování Protože v okénku je vidět jen část textu, je možné stiskem klávesy Esc F7 vyvolat editovací okno, napsat text řádku faktury a potvrdit klávesou pro Uložení změn pro přenos do řádku faktury. Stisknutím klávesy Enter přejde kurzor na další položku.

Poznámka: Klávesu Esc F7 lze použít v celém systému iFIS pro prohlížení položek, které jsou příliš dlouhé a nelze je celé zobrazit na formuláři. Kurzorem uživatel najede na příslušnou položku a po stisku Esc F7 se objeví okno, ve kterém se zobrazí celý obsah položky. Pokud jsou v tomto okně provedeny opravy (nelze opravovat v prohlížení nebo v tiskových sestavách, je třeba k potvrzení změn použít klávesu pro Uložení změn. Jinak se okno uzavře stiskem klávesy pro Konec.

19) "Sazba DPH" - výběr z nabídky zobrazené pomocí klávesy pro Seznam hodnot, dle bodu 1.

20) Částky na řádku závazku k zaměstnanci je možné vyplnit následujícími způsoby:

a) Vyplnit položku "Celkem Kč". Ostatní položky, tj. "DPH Kč" a "Daňový základ" se vypočítají automaticky.

b) Vyplnit položku "Daňový základ". Ostatní položky, tj. "Celkem Kč" a "DPH Kč" se vypočítají automaticky. Mezi jednotlivými položkami se lze pohybovat pomocí kláves Enter nebo Tab (následující pole) a F9 nebo Esc Tab (předcházející pole).

21) "Datum" - datum zdanitelného plnění Klávesou Enter přejde kurzor na další položku.

22) "Číslo dokladu" - není nutné vyplňovat Klávesou Enter přejde kurzor na další položku.

23) Vždy je třeba po vyplnění částek zkontrolovat, zda je v položce "O%" uvedena správná hodnota odpočtu DPH (v případě nulové Sazby DPH musí být "O%" = 0)

24) Jestliže vyúčtování zaměstnance obsahuje více řádků, vloží uživatel nový řádek tak, že stiskne klávesu pro Nový záznam a volbu Nový řádek a opakuje postup pořízení řádku.

Při vyúčtování závazku s poskytnutou zálohou se dále postupuje podle následujícího bodu:

Vyúčtování poskytnuté zálohy 25) Po vyplnění obyčejných řádků potvrdí uživatel správnost navedení klávesou pro Uložení změn, poté stiskne klávesu pro Nový záznam a vybere volbu Záloha. Na obrazovce se objeví seznam všech neuhrazených pohledávek z poskytnutých záloh dané osobě. Příslušnou pohledávku z poskytnuté zálohy označí uživatel pomocí klávesy Ctrl+F, poté stiskne klávesu pro Konec a volbu Spárování + konec a na dokladu se tak vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování poskytnuté zálohy. Na tomto řádku lze měnit pouze položku Datum.

26) Pokud je závazek k zaměstnanci pořízen správně a všechny navedené i automaticky vypočítané částky odpovídají vyúčtovacímu dokladu, stiskne uživatel klávesu pro Konec a volbu Uzavření. V případě, že se částky liší od vyúčtovacího dokladu, je možné je ještě před uzavřením dokladu přepsat.

Význam jednotlivých voleb po stisku klávesy pro Konec

Zpět - návrat zpátky do dokladu,

Zápis změn + konec - doklad se uloží jako chybový nebo doplněn, ukončení funkce,

Uzavření - v případě, že se doklad nachází ve stavu doplněn, je touto volbou - uzavřen,

Kontovat - již uzavřený doklad je možné kontovat,

Tisk likvidačního listu

Tisk opisu dokladu

Konec - doklad se neuloží vůbec, ukončení funkce.

Důvody blokace uzavření dokladu

V případě, že závazek k zaměstnanci stále zůstává ve stavu chybový a nelze ho uzavřít, je třeba zkontrolovat, zda jsou vyplněny všechny položky povinné pro uzavření:

Osoba

Způsob úhrady

Datum pořízení

Datum splatnosti

Období

Sazba DPH (v řádcích)

Cena bez DPH (v řádcích)

DPH Kč (v řádcích)

Po uzavření závazku k zaměstnanci může následovat zpracování v úloze POKLADNA, a to vystavení výdajového pokladního dokladu, kterým je vyúčtovaný závazek k zaměstnanci uhrazen (případně příjmového pokladního dokladu, jestliže byla poskytnutá záloha vyšší než vyúčtovaná částka a v důsledku toho vznikla při vyúčtování pohledávka).