Importy dat do modulu Obchod - Sklady

Popis struktury datového rozhraní pro import počátečních stavů

Úvod

Tento materiál slouží jako pomůcka při importu dat do modulu Obchod - Sklady v rámci finančního informačního systému iFIS. Kompletní postup pro implementaci modulu není předmětem tohoto dokumentu.

Přípravná fáze

Naplnění číselníků

V rámci implementace modulu je třeba nejdříve připravit a naplnit číselníky používané modulem Obchod - Sklady a nastavit globální a lokální parametry ovlivňující chování jednotlivých funkcí v závislosti na potřebách organizace.

• centrální číselníky iFIS
  • účtový rozvrh (analytické účty)
  • číselník středisek
  • číselník osob
  • číselník organizací
  • zdroje financování
• číselníky modulu Obchod - Sklady
  • číselník skladů
  • číselník druhů položek
  • číselník skupin položek
  • číselník skladových pohybů
  • číselník Oprávnění pracovníci
  • číselník Volitelné položky
  • číselník Měrné jednotky
  • číselník Sklady a vyjmenované druhy

Rozbor jednotlivých číselníků a jeho implementace není předmětem tohoto dokumentu.

Nastavení parametrů

Popis nastavení parametrů není předmětem tohoto dokumentu. Nastavení parametrů je věcí implementace modulu.
Importy zásob do skladové evidence lze provést i bez předchozího nastavení parametrů. Další zpracování dat aplikací iFIS je však již vázáno na správné nastavení parametrů modulu.

Převod dat skladů z původního systému evidence do iFIS

Principy převodu dat

• Zásoby do iFIS jsou převáděny dvoufázově: nejdříve je převáděn katalog skladových položek a následně stavy zásob po jednotlivých skladech
• Každá položka katalogu položek musí být jednoznačně identifikována buď svým jednoznačným číslem a nebo názvem.
• Stavy zásob jsou nastavovány pomocí skladových příjemek podle jednotlivých skladů. O těchto příjemkách se obvykle neúčtuje.

Popis souborů

Pro předání dat bude použit jednotný textový (ASCII) soubor s pořadím údajů, jejichž struktura je popsána v následujících tabulkách, přičemž:

• každý řádek je ukončen oddělovačem řádku,
• jednotlivé položky v řádku jsou řazené za sebou tak, jak je uvedeno v následujících tabulkách a jsou odděleny znakovým oddělovačem (například středníkem), který se nevyskytuje v žádné z textových položek,
• údaje nemusí být doplňovány (mezerami, nulami) na předepsanou délku. V případě prázdné položky tedy mohou oddělovače následovat ihned za sebou.

Způsob předání souborů

Soubory mohou být předány dohodnutým způsobem s použitím média (disketa, páska) nebo prostřednictvím počítačové sítě (dohodnutý adresář na straně zákazníka, schránka na straně BBM spol. s r.o. nebo E-mail).
V případě, že se v datech vyskytují znaky s diakritikou, zákazník převede data do takové češtiny, kterou používá pro provozování iFIS. Pokud k tomu nemá potřebné prostředky, uvede při předávání dat informaci o použité češtině.
Spolu s datovými soubory zákazník dodá kontrolní součtovou sestavu cen zásob podle skladů, která odpovídá počátečním stavům zásob na hlavní knize. položek).

Struktura souboru pro import katalogu položek

Pořadí	Položka	Typ	Formát	Rozsah	Podmínky	Poznámka
1	RADEK	NU(10)			V! D!	Číslo řádku, resp. ID skladové položky *)
2	KARTIDNO	NU(20)	LM		D!	Číslo položky (kód karty) *)
3	NAZEV	CH(255)	LM		P!	Název položky
4	DRUH	CH(30)		Číselník		Druh položky
5	SKUPINA	CH(30)		Číselník		Skupina položky
6	MJ	CH(10)	LM	Číselník	P!	Měrná jednotka
7	DAN	NU(5,2)	%	Číselník	P!	Sazba DPH-výstup
8	PRCENA	NU(14,2)				Prodejní cena základní
9	SKLCENA	NU(16,4)				Jednotková skladová cena Kč = CENAZASOB/SKLADEM na 4 des **)
10	SKLADEM	NU(10,3)				Počet MJ na všech skladech **)
11	MINIMUM	NU(10,3)				Minimum MJ na skladech
12	MAXIMUM	NU(10,3)				Maximum MJ na skladech
13	POLSKL	CH(1)		AN	P!	Skladovatelnost (Ne=služby, energie, apod.)
14	CENAZASOB	NU(16,4)	LM			Celková cena zásob položky na všech skladech v Kč **)
15	VYROBCE	CH(51)	LM	Číselník		Firmy
16	POPIS	CH(255)	LM			Popis položky, vlastnosti, komentáře, apod.
17 až 26	POL01 až POL10	CH(2000)	LM			10 textových položek, jejichž význam (i datový typ) je upřesněn před implementací
27	ZARUKA	CH(30)	LM	Doména		Záruka
28	NS	CH(15)	LM	Číselník		Středisko zdroje financování
29	TYPAKCE	CH(2)	LM	Číselník		Typ akce zdroje financování
30	AKCE	CH(255)	LM	Číselník		Akce zdroje financování
31	KP	CH(15)	LM	Číselník		Komplexní položka zdroje financování

Struktura souboru pro import stavů zásob

Pořadí	Položka	Typ	Formát	Rozsah	Podmínky	Poznámka
1	RADEK	NU(10)			P!	Číslo řádku *)
2	KARTIDNO	NU(20)	LM		P!	Číslo položky (karty) *)
3	SKLAD	CH(30)	LM	Číselník	P!	Název skladu
4	POCETMJ	NU(10,3)				Počet MJ na skladu ***)

*) Poznámka: Položky RADEK a KARTIDNO jsou referenčním prvkem mezi souborem pro import katalogu položek a souborem pro import stavů zásob. Musí být vždy uvedena alespoň jedna z položek.

**) Doporučení: Nemá-li dojít při importu dat k zaokrouhlovacím chybám, doporučujeme naplnit vstupní data tak, že CENAZASOB=SKLCENA * SKLADEM (na 4 des. místa)

***) Poznámka: iFIS používá pro vedení skladové evidence metodu váženého aritmetického průměru viz. dokumentace k modulu.

Komentář k tabulkám

Závěr

Do iFIS jsou importována pouze data, která projdou všemi vstupními kontrolami, což znamená, že:

• číslo nebo název položky nesmí být duplicitní,
• musí být uvedeny hodnoty pro všechny povinné položky,
• operativní evidence musí být shodná s účetnictvím účetní jednotky,
• odkazy na číselníky musí odpovídat nastavení iFIS*Sklady.