Kategorie:Zakázky malého rozsahu

Subsystém iFIS/Zakázky malého rozsahu

Popis subsystému

Subsystém Zakázky malého rozsahu je tvořen jako pomocný nástroj pro možnost operativní evidence veřejných zakázek malého rozsahu (VZM). Tyto zakázky jsou zákonem přesně specifikovány, ale pro jejich zadávání nejsou stanoveny žádné závazné postupy ani přísně strukturovaná legislativní pravidla. Vytvořený subsystém je určen pouze pro potřeby zadavatelů VZM, kterým umožňuje jednoduchou formou zaznamenat průběh výběrového řízení konkrétní zakázky malého rozsahu.

Subsystém VZM je koncipován jako nadstavbová součást komplexního informačního systému, ze kterého je využíváno jednotné správy uživatelských přístupů a dat z některých číselníků.

Seznam formulářů

Stručný popis funkcí – formulářů aplikace

07206 - Evidence malých zakázek

• evidence základních údajů o VZM a jejím zadavateli

• evidence oslovených dodavatelů v souvislosti s výběrovým řízením na danou VZM

• záznam o výběru dodavatele (včetně zápisu zdůvodnění) a o uzavřené smlouvě (s možnou vazbou na Registr smluv)

• využití vlastních předdefinovaných šablon pro tvorbu písemností

• vložení všech dokumentů souvisejících s příslušnou VZM do databáze (včetně možnosti jejich propojení s aplikací SPS)

• vytváření a využití vlastního Seznamu kvalifikovaných dodavatelů pro jejich oslovení

• evidence náhradních osob pro přidělení přístupu na evidované VZM

Proces vlastní realizace zadávání veřejné zakázky malého rozsahu

Pro zaevidování veřejné zakázky malého rozsahu a průběhu procesu výběru dodavatele doporučujeme tento základní postup:

1. Přípravná fáze zahrnuje všechny činnosti zadavatele, které je nutno udělat před vlastní realizací výběrového řízení na danou zakázku. Před zaevidováním VZM do systému je třeba přesně vymezit předmět plnění a rozsah zakázky, určit její předpokládanou hodnotu a na základě toho stanovit způsob a postup výběrového řízení. Dále je potřeba zmapovat okruh možných dodavatelů a případně vyřídit povinné záležitosti uložené legislativou. V případě, že výběr dodavatele bude realizován na základě přijatých nabídek, je nutno specifikovat požadavky na nabídku a na dodavatele, případně další zadávací podmínky. Tyto činnosti nejsou v aplikaci podporovány.
   
   
2. Zaevidováním VZM se do databáze modulu dostanou základní data pro identifikaci VZM a konkrétního zadavatele (funkce 07206 - Evidence malých zakázek). Z možného okruhu dodavatelů jsou vybráni ti, kteří byli nebo budou zvoleným způsobem osloveni, a údaje o nich jsou zaznamenány. Průběh výběru není v aplikaci evidován, vybraného dodavatele (vítěze výběrového řízení) je poté možno ve formuláři označit. K případnému uzavření smlouvy je umožněno také pořídit záznam.
   
   
3. Do samostatné záložky lze vložit všechny dokumenty, které budou mít jakoukoliv souvislost s danou VZM. Pro dokumenty je možno nastavit a využít vazbu na aplikaci Spisové služby v iFIS. Pro informování dodavatelů či pro interní dokumenty umožňuje aplikace využít vlastních předdefinovaných šablon písemností.
   
   
4. přístup a hlavně pro potřeby případného dokončení VZM za osobu pořizovatele je možno určit náhradní osoby.
   
   
5. Vlastní plnění VZM již není součástí aplikace. Na základě zkušeností s výběrovými řízeními a s konkrétními dodavateli je možno průběžně vytvářet v rámci systému vlastní Seznam kvalifikovaných dodavatelů.
   
   

	Poznámka
	Podrobnější pokyny k pořizovacímu formuláři (07206 - Evidence malých zakázek) a k jeho funkčnostem jsou popsány v samostatné kapitole.