Převod seznamu vystavených faktur do iFIS*Pohledávky (textový ASCII soubor)
Z BBM Dokumentace iFIS
Jednosměrný přenos dat z externího systému do iFIS pomocí textového ASCII souboru
Externí systém exportuje řádky a hlavičky vydaných faktur – pohledávek v předepsaném formátu do ASCII textového souboru. Tento soubor je pak následně importován do iFIS/Finance/Pohledávky/Faktury, a to bez návaznosti na přijaté zálohy.
V tomto případě se předpokládá, že externí systém není s iFIS propojen ani na úrovni základních číselníků. Při importu pohledávek probíhá nejdříve kontrola vstupních dat na číselníky iFIS (zejména na číselník organizací), vytištění chybového protokolu a následuje ruční doplnění číselníků iFIS. Po odstranění všech datových nekonzistencí je možné vstupní soubor do iFIS nahrát.
Importované doklady jsou do iFIS ukládány ve stavu Doplněn nebo Chybový, doklady je možné ručně propojit s přijatými zálohami, uzavřít je a nakonec účetně zlikvidovat. Synchronizace uzavírání účetního období dotčených systémů není řešena.
Přínosem je zcela jistě odstranění opisování dokladů do iFIS, není však odstraněna nutnost duplicitní údržby číselníku organizací, zdrojů financování a evidence záloh.
Princip a omezující podmínky řešení
- Importní ASCII soubor je přizpůsoben pro potřeby importu do iFIS. Datovým rozhraním je textový ASCII soubor s oddělovačem (středník) ve struktuře viz níže. Importován je soubor – dávka. Každá dávka je ve svém záhlaví označena pořadovým číslem a datumem vzniku dávky (lze využít pro zamezení opakovaného importu a zajištění posloupnosti importu jednotlivých souborů viz parametr IMPPODAV).
- Vstupní soubor bude po vstupní kontrole iFIS celý přijat, nebo celý odmítnut se soupisem vstupních chyb.
- Identifikace organizace (odběratele) ve vstupním souboru proběhne na straně iFIS podle jedné z následujících variant:
- Podle interního identifikátoru části organizace v iFIS (seznam organizací a jejïch částí s interními ID lze exportovat v elektronické podobě z iFIS do externího systému)
- Podle IČO - doklad je naimportovaný s vazbou na tzv. hlavní část organizace (v iFIS/Organizace je obsažena informace o tom, která z částí je hlavní). Pokud tato informace o hlavní části není evidována, je doklad navázán na náhodně vybranou první uvedenou část organizace.
- Podle plného názvu organizace a názvu části organizace
- Podle IČO organizace a podle Názvu části organizace
- Podle interního zkráceného názvu organizace a názvu části organizace
- Import se řídí pomocí povinných řídících znaků, které jsou součástí každého importovacího souboru - dávky. Jeden importní soubor může obsahovat i více dávek.
- Data budou importována do otevřeného měsíce nebo následujících období iFIS/Pohledávky – faktury
- Vlastní účet organizace bude v importním souboru uváděn ve tvaru "999999-9999999999/9999", přičemž před pomlčkou může být max. 6 znaků a mezi pomlčkou a lomítkem maximálně 10 znaků. Za povinným lomítkem budou 4 znaky obsahující informaci o kódu banky. V praxi se vyskytují případy, kdy číslo bankovního účtu obsahuje 2 pomlčky. První pomlčka bude v čísle účtu uváděna, druhá pomlčka nikoliv, nevýznamné úvodní nuly jsou vypuštěny.
Struktura univerzálního vstupního souboru .TXT
Oddělovačem polí textového souboru je středník. Oddělovačem desetinných míst u číselných hodnot je tečka '.'
Struktura importovacího souboru:
- Záhlaví dávky
- Hlavička
- Řádek
- Ukončení souboru
Importovací soubor se skládá z jednotlivých importovacích dávek.
Soubor je řízen povinnými řídícími znaky pro volání importovacích konektorů.
Záhlaví dávky
Z;CISLO_DAVKY;TEXT;SOUCET;EJ;DATUM;
| Pozice | Pole textového souboru | Popis | Datový typ | Povinný/Nepovinný | Rozsah hodnot |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Z | Řídící znak (konstanta Z) - uvozuje záhlaví souboru - dávku | VARCHAR2 (1) | P | uvozující řídící znak – konstanta „Z“ |
| 2 | CISLO_DAVKY | pořadové číslo dávky | NUMBER (10) | P | pokud má být na vstupu do iFIS kontrolována návaznost zpracování jednotlivých souborů v čase (viz nastavení parametru IMPPODAV), pak je nutné, aby toto pořadové číslo bylo generováno pro všechny soubory jedné ekonomické jednotky z jedné souvislé číselné řady (sequence), pokud kontrola nemá být prováděna pak je zde uváděna např. konstanta 0. |
| 3 | TEXT | Poznámka | VARCHAR2 (100) | N | textová poznámka k dávce |
| 4 | SOUCET | Kontrolní součet částek včetně DPH | NUMBER(14,2) | P | součet částek z hlaviček všech importovaných pohledávek v dávce |
| 5 | EJ | ekonomická jednotka | NUMBER (2) | N | číselné označení účetní ekonomické jednotky (konstanta v rozsahu 1 až 99) |
| 6 | DATUM | datum sestavení dávky | DATE | N | ve formátu DD.MM.YYYY, využívá se pro kontrolu posloupnosti importu jednotlivých souborů (dávek) do iFIS/Pohledávky, nepovinné |
Hlavička
H;CISLO;DENIK;MESIC;ROK;CTFF;UCET;FIRMA_ID;ICO;DIC;PLNY_NAZEV;INTERNI_NAZEV;CAST_NAZEV;PRIJEMCE_ID;REFERENT;ZPRAVA;
VSMB;KSMB;SSMB;POPIS;CISDODL;DODP;CELK;ZCM;PENALE;SLEVY;MENA;ZPPL;CDAN;DATS;DATV;DATP;DATD;NS;TA;AKCE;KP;DATK;
| Pozice | Pole textového souboru | Popis | Datový typ | Povinný/Nepovinný | Rozsah hodnot |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | H | Řídící znak (konstanta H) - uvozuje hlavičku pohledávky | VARCHAR2 (1) | P | uvozující řídící znak – konstanta „R“ |
| 2 | CISLO | Číslo dokladu | NUMBER (10) | N | |
| 3 | DENIK | Číslo deníku | NUMBER (10) | P | |
| 4 | MESIC | Účetní a daňový měsíc dokladu | NUMBER (2) | P | |
| 5 | ROK | Účetní a daňový rok dokladu | NUMBER (2) | P | Rok ve formátu RR (např. 17) |
| 6 | CTFF | Typ řádek odběratelské faktury | NUMBER (2) | P | Typ generovaných řádků v iFIS/Pohledávky - uvádějte konstantu 2 → TEXT + MNOŽSTVÍ v CZK |
| 7 | UCET | Vlastní účet ve tvaru 999999-9999999999/9999 (viz bod 6) | VARCHAR2 (15) | N | včetně pomlčky, lomítka a kódu banky |
| 8 | FIRMA_ID | ID identifikátor odběratele | NUMBER (10) | N | |
| 9 | ICO | IČO Identifikační číslo organizace | VARCHAR2 (10) | N | |
| 10 | DIC | DIČ Daňové identifikační číslo organizace | VARCHAR2 (20) | N | včetně pomlčky |
| 11 | PLNY_NAZEV | Plný název organizace | VARCHAR2 (80) | N | |
| 12 | INTERNI_NAZEV | Zkrácený interní název organizace | VARCHAR2 (20) | N | |
| 13 | CAST_NAZEV | Název části (adresy) organizace | VARCHAR2 (80) | N | |
| 14 | PRIJEMCE_ID | ID identifikátor odběratele - konečného příjemce | NUMBER (10) | N | |
| 15 | REFERENT | Referent příjmení + jméno | VARCHAR2 (15) | N | |
| 16 | ZPRAVA | Zpráva pro odběratele | VARCHAR2 (255) | N | |
| 17 | VSMB | Variabilní symbol | VARCHAR2 (10) | N | |
| 18 | KSMB | Konstantní symbol | VARCHAR2 (10) | N | |
| 19 | SSMB | Specifický symbol | VARCHAR2 (10) | N | |
| 20 | POPIS | Popis dokladu | VARCHAR2 (255) | N | |
| 21 | PRIL | Volný text | VARCHAR2 (20) | N | |
| 22 | CISDODL | Číslo dodacího listu | NUMBER (10) | N | |
| 23 | DODP | Dodávkový příkaz | VARCHAR2 (10) | N | |
| 24 | CELK | Celková částka pohledávky včetně DPH | NUMBER (14,2) | P | |
| 25 | ZCM | Celková částka v zahraniční měně | NUMBER (14,2) | N | |
| 26 | PENALE | Denní penále v % | NUMBER (5,3) | N | |
| 27 | SLEVY | Sleva v % | NUMBER (4,1) | N | |
| 28 | MENA | Měna | VARCHAR2 (3) | P | |
| 29 | ZPPL | Způsob platby (Příkazem, Hotově, Inkasem, Splátky) | VARCHAR2 (1) | P | P - Příkazem, H - Hotovostí, I - Inkasem, S - Splátky |
| 30 | CDAN | Částka daně celkem | NUMBER (14,2) | P | |
| 31 | DATS | Datum splatnosti | DATE | P | ve formátu DD-MM-YY |
| 32 | DATV | Datum vystavení | DATE | N | ve formátu DD-MM-YY |
| 33 | DATP | Datum platby | DATE | N | ve formátu DD-MM-YY |
| 34 | DATD | Datum uskutečnění zdanitelného plnění | DATE | P | ve formátu DD-MM-YY |
| 35 | NS | Číslo nákladového střediska | VARCHAR2 (10) | N | |
| 36 | TA | Číslo typu akce | NUMBER (2) | N | |
| 37 | AKCE | Plný název akce | VARCHAR2 (30) | N | |
| 38 | KP | Číslo komplexní položky | NUMBER (2) | N | |
| 39 | DATK | Datum kurzu | DATE | N |
Řádek
R;RADEK;TA;TEXT;AKCE;MJ;CENAMJ;POCET;SDAN;CENC;HDAN;DATD;ZCM;ZDCM;DCM;KDAN;
| Pozice | Pole textového souboru | Popis | Datový typ | Povinný/Nepovinný | Rozsah hodnot |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | R | Řídící znak (konstanta R) - uvozuje řádek pohledávky | VARCHAR2 (1) | P | uvozující řídící znak – konstanta „R“ |
| 2 | RADEK | Číslo řádku | NUMBER (4) | P | |
| 3 | TA | Číslo typu akce | VARCHAR2 (35) | N | |
| 4 | TEXT | Text na řádku | VARCHAR2 (255) | N | |
| 5 | AKCE | Název akce | VARCHAR2 (30) | N | |
| 6 | MJ | Měrná jednotka | VARCHAR2 (10) | N | |
| 7 | CENAMJ | Cena za MJ bez DPH | NUMBER (16,4) | P | |
| 8 | POCET | Počet měrných jednotek | NUMBER (10,3) | N | |
| 9 | SDAN | Sazba daně → číslo odpovídajícího řádku daňového přiznání | VARCHAR2 (5) | P | číslo řádku daňového přiznání odpovídající na sazbu daně na řádku 0 ... Není daňový dokl. 01k ... 21% Tuzemsko výstup plný 02k ... 15% Tuzemsko výstup koef. 02k ... 10% tuzemsko výstup koefic. atd. |
| 10 | CENC | Cena celkem včetně DPH | NUMBER (14,2) | P | |
| 11 | HDAN | Částka daně | NUMBER (14,2) | N | |
| 12 | DATD | Datum uskutečnění zdanitelného plnění | DATE | N | ve formátu DD-MM-YY |
| 13 | ZCM | Částka v zahraniční měně | NUMBER (16,4) | N | |
| 14 | ZDCM | Částka základu daně v zahraniční měně | NUMBER (16,4) | N | |
| 15 | DCM | Částka DPH v cizí měně | NUMBER (16,4) | N | |
| 16 | KDAN | Koeficient odpočtu DPH | NUMBER (3) | N |
Příklad souboru pro import do iFIS/Finance/Pohledávky/Faktury
Z;1;Import pohledávek z ubytovacího systému do iFIS*;22700.00;1;01.12.2001;
H;1011010111;99;10;1;2;107-888888/100;12345;;;;;;12345;Bláhová Jiřina;Fakturujeme Vám za týdenní pobyt na K1;1011010111;7; ;ubytovací
služby;; ;10500;;0.01;;CZK;H;500;16.11.01;12.10.01;;10.10.01;100;1;01-123;9;;
R;1;1;2 lůžkový pokoj;01-123;;2500;2;444;5250;250;10.10.01;;;;100;
R;2;1;1 lůžkový pokoj;01-123;;5000;1;444;5250;250;10.10.01;;;;100;
H;1011010112;1;11;1;2;8888888888/100;158158;;;;;;158158;Bláhová Jiřina;Fakturujeme Vám za stravovací služby;1011010112;7; ;stravovací
služby;; ;12200;;0.01;;CZK;P;2200;22.11.01;12.11.01;;12.11.01;0;1;01-124;9;;
R;1;1;závodní stravování;01-124;;1000;10;445;12200;2200;12.11.01;;;;100;
Parametry ovlivňující režim importu pohledávkových faktur z TXT souboru
R_SQL-parametr ID_SAZBY_033_IMP_TXT - definuje převodový můstek mezi sazbami DPH v libovolném externím systému a sazbami v sazebníku iFIS.
Parametr IMPPODAV - určuje způsob kontroly posloupnosti dávek při importu pohledávek (1 - kontrola přes číslo dávky na pozici D v Z-záhlaví, 2 - kontrola přes datum vygenerování dávky na pozici DD.MM.YYYY v Z-záhlaví, null - nekontrolovat posloupnost importovaných souborů)
