Převod seznamu vystavených faktur do iFIS*Pohledávky (textový ASCII soubor)
Z BBM Dokumentace iFIS
Jednosměrný přenos dat z externího systému do iFIS* pomocí textového ASCII souboru
Externí systém exportuje řádky a hlavičky vydaných faktur – pohledávek v předepsaném formátu do ASCII textového souboru. Tento soubor je pak následně importován do iFIS*Finance/Pohledávky/Faktury a to bez návaznosti na přijaté zálohy.
V tomto případě se předpokládá, že externí systém není s iFIS* propojen ani na úrovni základních číselníků. Při importu pohledávek probíhá nejdříve kontrola vstupních dat na číselníky iFIS* (zejména na číselník organizací), vytištění chybového protokolu a následuje ruční doplnění číselníků iFIS*. Po odstranění všech datových nekonzistencí je možné vstupní soubor do iFIS* nahrát.
Importované doklady jsou do iFIS* ukládánz ve stavu „Doplněn“ nebo „Chybový“, doklady je možné ručně propojit s přijatými zálohami, uzavřít je a nakonec účetně zlikvidovat. Synchronizace uzavírání účetního období dotčených systémů není řešena.
Přínosem je zcela jistě odstranění opisování dokladů do iFIS, není však odstraněna nutnost duplicitní údržby číselníku organizací, zdrojů financování a evidence záloh.
Princip a omezující podmínky řešení
- Importní ASCII soubor je přizpůsoben pro potřeby importu do iFIS*. Datovým rozhraním je textový ASCII soubor s oddělovačem (středník) ve struktuře viz níže. Importován je soubor – dávka. Každá dávka je ve svém záhlaví označena pořadovým číslem a datumem vzniku dávky (lze využít pro zamezení opakovaného importu a zajištění posloupnosti importu jednotlivých souborů viz. parametr IMPPODAV).
- Vstupní soubor bude po vstupní kontrole iFIS* celý přijat, nebo celý odmítnut se soupisem vstupních chyb.
- Identifikace organizace (odběratele) ve vstupním souboru proběhne na straně iFIS* podle jedné z následujících variant:
- Podle interního identifikátoru části organizace v iFIS* (seznam organizací a jejïch částí s interními ID lze exportovat v elektronické podobě z iFIS* do externího systému)
- Podle IČO - doklad je naimportovaný s vazbou na tzv. hlavní část organizace (v iFIS*Organizace je obsažena informace o tom, která z částí je hlavní). Pokud tato informace o hlavní části není evidována, je doklad navázán na náhodně vybranou první uvedenou část organizace.
- Podle plného názvu organizace a názvu části organizace
- Podle IČO organizace a podle Názvu části organizace
- Podle interního zkráceného názvu organizace a názvu části organizace
- Import se řídí pomocí povinných řídících znaků, které jsou součástí každého importovacího souboru - dávky. Jeden importní soubor může obsahovat i více dávek.
- Data budou importována do otevřeného měsíce nebo následujících období iFIS*Pohledávky – faktury
- Vlastní účet organizace bude v importním souboru uváděn ve tvaru "999999-9999999999/9999", přičemž před pomlčkou může být max. 6 znaků a mezi pomlčkou a lomítkem maximálně 10 znaků. Za povinným lomítkem budou 4 znaky obsahující informaci o kódu banky. V praxi se vyskytují případy, kdy číslo bankovního účtu obsahuje 2 pomlčky. První pomlčka bude v čísle účtu uváděna, druhá pomlčka nikoliv, nevýznamné úvodní nuly jsou vypuštěny.
Struktura univerzálního vstupního souboru .TXT
Oddělovačem polí textového souboru je středník. Oddělovačem desetinných míst u číselných hodnot je tečka '.'
Struktura importovacího souboru:
- Záhlaví dávky
- Hlavička
- Řádek
- Ukončení souboru
Importovací soubor se skládá z jednotlivých importovacích dávek.
Soubor je řízen povinnými řídícími znaky pro volání importovacích konektorů.
Záhlaví dávky
Z;CISLO_DAVKY;TEXT;SOUCET;EJ;DATUM;
| Pozice | Pole textového souboru | Popis | Datový typ | Povinný/Nepovinný | Rozsah hodnot |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Z | Řídící znak (konstanta Z) - uvozuje záhlaví souboru - dávku | VARCHAR2 (1) | P | uvozující řídící znak – konstanta „Z“ |
| 2 | CISLO_DAVKY | pořadové číslo dávky | NUMBER (10) | P | pokud má být na vstupu do iFIS kontrolována návaznost zpracování jednotlivých souborů v čase (viz. nastavení parametru IMPPODAV), pak je nutné, aby toto pořadové číslo bylo generováno pro všechny soubory jedné ekonomické jednotky z jedné souvislé číselné řady (sequence), pokud kontrola nemá být prováděna pak je zde uváděna např. konstanta 0. |
| 3 | TEXT | Poznámka | VARCHAR2 (100) | N | textová poznámka k dávce |
| 4 | SOUCET | Kontrolní součet částek včetně DPH | NUMBER(14,2) | P | součet částek z hlaviček všech importovaných pohledávek v dávce |
| 5 | EJ | ekonomická jednotka | NUMBER (2) | N | číselné označení účetní ekonomické jednotky (konstanta v rozsahu 1 až 99) |
| 6 | DATUM | datum sestavení dávky | DATE | N | ve formátu DD.MM.YYYY, využívá se pro kontrolu posloupnosti importu jednotlivých souborů (dávek) do iFIS*Pohledávky, nepovinné |
Hlavička
H;CISLO;DENIK;MESIC;ROK;CTFF;UCET;FIRMA_ID;ICO;DIC;PLNY_NAZEV;INTERNI_NAZEV;CAST_NAZEV;PRIJEMCE_ID;REFERENT;ZPRAVA;
VSMB;KSMB;SSMB;POPIS;CISDODL;DODP;CELK;ZCM;PENALE;SLEVY;MENA;ZPPL;CDAN;DATS;DATV;DATP;DATD;NS;TA;AKCE;KP;DATK;
| Pozice | Pole textového souboru | Popis | Datový typ | Povinný/Nepovinný | Rozsah hodnot |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | H | Řídící znak (konstanta H) - uvozuje hlavičku pohledávky | VARCHAR2 (1) | P | uvozující řídící znak – konstanta „R“ |
| 2 | CISLO | Číslo dokladu | NUMBER (10) | N | |
| 3 | DENIK | Číslo deníku | NUMBER (10) | P | |
| 4 | MESIC | Účetní a daňový měsíc dokladu | NUMBER (2) | P | |
| 5 | ROK | Účetní a daňový rok dokladu | NUMBER (2) | P | Rok ve formátu RR (např. 17) |
| 6 | CTFF | Typ řádek odběratelské faktury | NUMBER (2) | P | Typ generovaných řádků v iFIS*Pohledávky - uvádějte konstantu 2 → TEXT + MNOŽSTVÍ v CZK |
| 7 | UCET | Vlastní účet ve tvaru 999999-9999999999/9999 (viz. bod 6) | VARCHAR2 (15) | N | včetně pomlčky, lomítka a kódu banky |
| 8 | FIRMA_ID | ID identifikátor odběratele | NUMBER (10) | N | |
| 9 | ICO | IČO Identifikační číslo organizace | VARCHAR2 (10) | N | |
| 10 | DIC | DIČ Daňové identifikační číslo organizace | VARCHAR2 (20) | N | včetně pomlčky |
| 11 | PLNY_NAZEV | Plný název organizace | VARCHAR2 (80) | N | |
| 12 | INTERNI_NAZEV | Zkrácený interní název organizace | VARCHAR2 (20) | N | |
| 13 | CAST_NAZEV | Název části (adresy) organizace | VARCHAR2 (80) | N | |
| 14 | PRIJEMCE_ID | ID identifikátor odběratele - konečného příjemce | NUMBER (10) | N | |
| 15 | REFERENT | Referent příjmení + jméno | VARCHAR2 (15) | N | |
| 16 | ZPRAVA | Zpráva pro odběratele | VARCHAR2 (255) | N | |
| 17 | VSMB | Variabilní symbol | VARCHAR2 (10) | N | |
| 18 | KSMB | Konstantní symbol | VARCHAR2 (10) | N | |
| 19 | SSMB | Specifický symbol | VARCHAR2 (10) | N | |
| 20 | POPIS | Popis dokladu | VARCHAR2 (255) | N | |
| 21 | PRIL | Volný text | VARCHAR2 (20) | N | |
| 22 | CISDODL | Číslo dodacího listu | NUMBER (10) | N | |
| 23 | DODP | Dodávkový příkaz | VARCHAR2 (10) | N | |
| 24 | CELK | Celková částka pohledávky včetně DPH | NUMBER (14,2) | P | |
| 25 | ZCM | Celková částka v zahraniční měně | NUMBER (14,2) | N | |
| 26 | PENALE | Denní penále v % | NUMBER (5,3) | N | |
| 27 | SLEVY | Sleva v % | NUMBER (4,1) | N | |
| 28 | MENA | Měna | VARCHAR2 (3) | P | |
| 29 | ZPPL | Způsob platby (Příkazem, Hotově, Inkasem, Splátky) | VARCHAR2 (1) | P | P - Příkazem, H - Hotovostí, I - Inkasem, S - Splátky |
| 30 | CDAN | Částka daně celkem | NUMBER (14,2) | P | |
| 31 | DATS | Datum splatnosti | DATE | P | ve formátu DD-MM-YY |
| 32 | DATV | Datum vystavení | DATE | N | ve formátu DD-MM-YY |
| 33 | DATP | Datum platby | DATE | N | ve formátu DD-MM-YY |
| 34 | DATD | Datum uskutečnění zdanitelného plnění | DATE | P | ve formátu DD-MM-YY |
| 35 | NS | Číslo nákladového střediska | VARCHAR2 (10) | N | |
| 36 | TA | Číslo typu akce | NUMBER (2) | N | |
| 37 | AKCE | Plný název akce | VARCHAR2 (30) | N | |
| 38 | KP | Číslo komplexní položky | NUMBER (2) | N | |
| 39 | DATK | Datum kurzu | DATE | N |
Řádek
R;RADEK;TA;TEXT;AKCE;MJ;CENAMJ;POCET;SDAN;CENC;HDAN;DATD;ZCM;ZDCM;DCM;KDAN;
| Pozice | Pole textového souboru | Popis | Datový typ | Povinný/Nepovinný | Rozsah hodnot |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | R | Řídící znak (konstanta R) - uvozuje řádek pohledávky | VARCHAR2 (1) | P | uvozující řídící znak – konstanta „R“ |
| 2 | RADEK | Číslo řádku | NUMBER (4) | P | |
| 3 | TA | Číslo typu akce | VARCHAR2 (35) | N | |
| 4 | TEXT | Text na řádku | VARCHAR2 (255) | N | |
| 5 | AKCE | Název akce | VARCHAR2 (30) | N | |
| 6 | MJ | Měrná jednotka | VARCHAR2 (10) | N | |
| 7 | CENAMJ | Cena za MJ bez DPH | NUMBER (16,4) | P | |
| 8 | POCET | Počet měrných jednotek | NUMBER (10,3) | N | |
| 9 | SDAN | Sazba daně → číslo odpovídajícího řádku daňového přiznání | VARCHAR2 (5) | P | číslo řádku daňového přiznání odpovídající na sazbu daně na řádku 0 ... Není daňový dokl. 01k ... 21% Tuzemsko výstup plný 02k ... 15% Tuzemsko výstup koef. 02k ... 10% tuzemsko výstup koefic. atd. |
| 10 | CENC | Cena celkem včetně DPH | NUMBER (14,2) | P | |
| 11 | HDAN | Částka daně | NUMBER (14,2) | N | |
| 12 | DATD | Datum uskutečnění zdanitelného plnění | DATE | N | ve formátu DD-MM-YY |
| 13 | ZCM | Částka v zahraniční měně | NUMBER (16,4) | N | |
| 14 | ZDCM | Částka základu daně v zahraniční měně | NUMBER (16,4) | N | |
| 15 | DCM | Částka DPH v cizí měně | NUMBER (16,4) | N | |
| 16 | KDAN | Koeficient odpočtu DPH | NUMBER (3) | N |
Příklad souboru pro import do iFIS*Finance/Pohledávky/Faktury
Z;1;Import pohledávek z ubytovacího systému do iFIS*;22700.00;1;01.12.2001;
H;1011010111;99;10;1;2;107-888888/100;12345;;;;;;12345;Bláhová Jiřina;Fakturujeme Vám za týdenní pobyt na K1;1011010111;7; ;ubytovací
služby;; ;10500;;0.01;;CZK;H;500;16.11.01;12.10.01;;10.10.01;100;1;01-123;9;;
R;1;1;2 lůžkový pokoj;01-123;;2500;2;444;5250;250;10.10.01;;;;100;
R;2;1;1 lůžkový pokoj;01-123;;5000;1;444;5250;250;10.10.01;;;;100;
H;1011010112;1;11;1;2;8888888888/100;158158;;;;;;158158;Bláhová Jiřina;Fakturujeme Vám za stravovací služby;1011010112;7; ;stravovací
služby;; ;12200;;0.01;;CZK;P;2200;22.11.01;12.11.01;;12.11.01;0;1;01-124;9;;
R;1;1;závodní stravování;01-124;;1000;10;445;12200;2200;12.11.01;;;;100;
Parametry ovlivňující režim importu pohledávkových faktur z TXT souboru
R_SQL-parametr ID_SAZBY_033_IMP_TXT - definuje převodový můstek mezi sazbami DPH v libovolném externím systému a sazbami v sazebníku iFIS.
Parametr IMPPODAV - určuje způsob kontroly posloupnosti dávek při importu pohledávek (1 - kontrola přes číslo dávky na pozici D v Z-záhlaví, 2 - kontrola přes datum vygenerování dávky na pozici DD.MM.YYYY v Z-záhlaví, null - nekontrolovat posloupnost importovaných souborů)
