Man03271
03271 * Zapsání zálohového listu
Přijatý zálohový list lze zapsat do deníku závazků, který je pro to určen. Lokál- ní parametr DENPRINS pro úlohu 032 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli pří- stupným (hodnota A). V deníku je pouze jediná předkontace na místě saldokontního účtu a položka Typ dokladu má hodnotu Přijaté zálohové listy. Klávesou pro Výběr vybereme zápis do jednoho z nabídnutých deníků. Objeví se předvyplněný zálohový list, který je nutno doplnit.
Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby. Buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů. V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku jsme upozorněni na to, proč deník nemůžeme použít, a nový doklad do tohoto deníku nepořídíme.
Obr.03271/1 Zapsání zálohového listu - výběr deníku
Položky v hlavičce zálohového listu :
- PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby)
- Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vy- plněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů; v tom případě je předvyplněno číslem ná- kladového střediska z tabulky lokálních parametrů
- Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
- Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
- Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
- Firma - - z nabídky, musí být vyplněno
- Osoba - - z nabídky, možnost předvyplnění jména, - - osobního čísla nebo rodného čísla
- DIČ - - automaticky doplněno podle vybraného - - dodavatele
- Bankovní účet dodavatele - z nabídky, musí být vyplněno, je-li způsob - úhrady Příkazem
- Číslo dokladu dodavatele - volný text
- Bankovní účet vlastní - z nabídky, nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
- Číslo objednávky - volný text
- Variabilní symbol - nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
- Konstantní symbol - nemusí být vyplněno, je-li způsob úhrady Hotovostí
- Specifický symbol
- Datum pořízení - musí být vyplněno
- Datum splatnosti
- Popis - volný text
- Způsob úhrady - z nabídky, musí být vyplněno
- Proplatit - z nabídky Ano/Ne
- Důvod - volný text, důvod neuhrazení zálohového listu
- Referent - z nabídky
- Schvaluje - z nabídky
Položky v řádce zálohového listu :
- Text - text řádky
- Částka v Kč - musí být vyplněno
Obr.03271/2 Zapsání zálohového listu
Celková částka zálohy je součtem částek v řádkách dopočtena do hlavičky zá- lohového listu. Pokud je doklad ve stavu Doplněn, je možno jej ihned uzavřít. Je však vhodnější uzavřít doklad až tehdy, když máme jistotu, že jej chceme uhradit. Ponechá- me si tím možnost upravit doklad podle případných změn. Po uzavření dokladu je možno připravit jeho věcnou likvidaci, ke které se dostaneme po stisku tlačítka Konec.
Je-li v příslušném deníku (viz 03260 - Doda- vatelský deník) nastavena položka Rozkontace H/Ř na hodnotu rovnou 'R', vznikne tolik řádek věcné likvidace, kolik řádek má zálohový list, s částkami stejnými, jako jsou v řádcích dokladu. Má-li položka Rozkontace H/Ř hodnotu rovnou 'H', je při- praven jeden řádek věcné likvidace s částkou rovnou částce uvedené v hlavičce zálo- hového listu. V obou případech lze ještě věcnou likvidaci upravit dle nutnosti, třeba i změnit počet řádek věcné likvidace, avšak za podmínky, že součet částek věcné likvi- dace bude roven částce v hlavičce dokladu. Po uložení věcné likvidace se provede kon- trola, zda číslo nákladového střediska, Typ akce, akce i Komplexní položka vyhovují nastavení v účetním rozvrhu pro saldokontní analytický účet uvedený v příslušném deníku zálohového listu. Je-li výsledek kontroly bezchybný, změní se stav zálohového listu na Kontován. V opačném případě zůstane Uzavřen. Věcná likvidace se použije při účetní likvidaci úhrady zálohového listu a závisí na ní i účetní likvidace budoucího vyúčtování zálohy. V ní se však nesmí kombinovat vyúčtování věcně likvidovaných záloh se zálohami bez věcné likvidace.
Všechny uzavřené i kontované zálohové listy se nabízejí k vystavení bankovní- ho příkazu, jestliže je způsob úhrady zvolen Příkazem. Po vystavení příkazu k úhradě se zálohový list objeví v ručním saldu závazků. Pokud je způsob úhrady Hotovostí, nabízí se zálohový list k úhradě v úloze Pokladna. Poskytnutím zálohy dodavateli vzniká u něho pohledávka, která v budoucnu bude vyúčtována buď dodávkou zboží, služeb apod., nebo vrácením zálohy nebo kombinací těchto možností. Proto při spáro- vání zálohového listu s příslušným řádkem bankovního výpisu nebo úhradou záloho- vého listu pokladním dokladem se automaticky vygeneruje pohledávka z poskytnuté zálohy. K jedné záloze se tedy vztahují dva doklady :
- Zálohový list - slouží jako doklad k úhradě zálohy dodavateli, vytváří se touto funkcí
- Generovaný doklad - pohledávka z poskytnuté zálohy, vytváří se při spáro- vání zálohového listu s řádkem bankovního výpisu pomocí funkce 03421 nebo vystave- ním pokladního dokladu, slouží pro vyúčtování zálohy při po- řízení nebo opravě dodavatelské faktury (funkce 03211, 03212). Je zapsána v deníku pohledávek, který má položku Typ dokladu s hodnotou Poskytnuté zálohy a položku Měna s hodnotou rovnou měně, v které byl zálohový list pořízen. Takový deník smí být v číselníku Deníky pohledávek (03360) zapsán pouze jeden.
Po spárování zálohového listu s řádkem výpisu nebo po vystavení pokladního dokladu je zálohový list saldokontně vyrovnán, vygenerovaná pohledávka z poskytnuté zálohy nikoli. Tuto pohledávku je možno vyřadit ze salda buď vrácením zálohy nebo pořízením závazku, který se bude v jednom ze svých řádků odkazovat na poskytnutou zálohu (viz 03211, 03212, 03241, 03242, 03291, 03292), nebo kombinací obou způso- bů. Zálohový list i generovanou pohledávku z poskytnuté zálohy lze upravovat pomocí formuláře 03272 a 03279.
Navazující funkce:
03272 - Opravy přijatých zálohových lis- tů
03279 - Schvalování přijatých záloh. Lis- tů
03412 - Ruční párování závazků
03512 - Úhrada závazků hotovostí
03376 - Výběr zálohy pro vyúčtování zá- vazku
03377 - Prohlížení pohledávky vzniklé ze zálohy
03378 - Oprava pohledávky vzniklé ze zá- lohy
03211 - Pořízení dodavatelské faktury
03212 - Opravy dodavatelských faktur
03241 - Pořízení závazku k zaměstnanci
03242 - Opravy závazků k zaměstnancům
03513 - Úhrada pohledávek hotovostí
