Man03211

03211 * Pořízení dodavatelské faktury

Formulář slouží k pořízení dodavatelské faktury a umožňuje též její účetní likvidaci. Faktura se pořizuje do fakturačního deníku, který předurčuje její pozdější rozkontaci. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 032 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). Měna v deníku určuje, zda faktura bude domácí nebo zahraniční. Po výběru deníku je zobrazen předvyplněný nový doklad - faktura. Pokud je v deníku zapsána jiná měna než domácí (domácí měna je určena parametrem MENA v tabulce globálních parametrů), je doklad svázán s touto měnou a nelze ji změnit. Vznikne tak zahraniční faktura. Výběru správného deníku podle druhu faktury je třeba věnovat pozornost. V případě, že faktura byla pořízena do nesprávného deníku, je možno ji přesunout do jiného se stejnou měnou ve formuláři 03212 Opravy dodavatelských faktur (pokud je ve stavu Chybový nebo Doplněn) nebo ji lze stornovat a pořídit znovu. Správu fakturačních deníků a předkontace řeší formulář 03260 - Dodavatelské deníky. Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby. Buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů. V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku jsme upozorněni na to, proč deník nemůžeme použít, a nový doklad do tohoto deníku nepořídíme.

Obr.03211/1 Pořízení dodavatelské faktury - výběr deníku

Domácí faktura

Pořízení hlavičky Některé položky v hlavičce jsou předvyplněny podle toho, jak jsou definovány v deníku. Zde je možné je ještě opravit. Interní číslo faktury bude přiřazeno až při zápisu údajů do databáze a nelze jej nikdy změnit. Je vhodné toto interní číslo poznamenat na prvotní papírový doklad. Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a podle výsledků kontroly mění stav dokladu.

Aby bylo možno zapsat fakturu do databáze, musí být vyplněné tyto položky :

• Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
• Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Firma - z číselníku firem, spolu s firmou se předvyplní ty z položek Způsob úhrady, Datum splatnosti, Proplatit, které u vybrané firmy mají nastavenu hodnotu v doplňku číselníku firem. Na místě názvu firmy lze předvyplnit buď část názvu nebo část IČO, po stisku klávesy nabídky se přepíše na název, existuje-li jednoznačná shoda s číselníkem
• Číslo fak. dodavatele - volný text
• Období - lze změnit na některé budoucí. Je-li však mladší než aktuální nebo následující, je na to uživatel upozorněn

Aby bylo možno uzavřít fakturu, musí být v hlavičce vyplněny tyto položky :

• Účet dodavatele - z číselníku cizích účtů, je-li způsob úhrady příkazem
• Vlastní účet - z číselníku vlastních účtů
• Konstantní symbol - pomocí číselníku konstantních symbolů
• Variabilní symbol - předvyplněný z deníku, pokud v deníku není uveden, předvyplní se podle čísla faktury dodavatele
• Došlo dne - předvyplní se aktuálním datem
• Datum splatnosti - předvyplní se podle údaje "SPLAT" vázaného k úloze 032 v tabulce lokálních parametrů
• Způsob úhrady - z nabídky způsobů úhrady
• DPH
• K úhradě

V hlavičce faktury mohou být vyplněny tyto položky :

• PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby)
• Číslo objednávky - libovolný text nebo č. objednávky z modulu FIS*MTZ. Je-li nastaven lokální parametr DOSALOBJ, je s touto položkou spojena další funkčnost popsaná níže v odstavci Saldo objednávky
• DIČ dodavatele - z číselníku firem
• Číslo dodacího listu - libovolný text
• Specifický symbol - libovolný text předvyplněný z deníku nebo z dodavatelského účtu s možností změny
• Datum zdaň. plnění - nepodaří se zapsat doklad s datem uskutečnění zdanitelného plnění mladším, než je účetní období
• Penále denně v % - číslo předvyplněné při vstupu na položku z číselníku firem nebo z lokálních parametrů, je možno změnit
• Popis dodávky - libovolný text
• Proplatit fakturu - z nabídky přípustných hodnot
• Důvod neproplacení - libovolný text
• Referent - z číselníku osob, předvyplní se jménem uživatele, který je zapsán v deníku, není-li v deníku, pak jménem uživatele, který právě pořizuje doklad
• Schvaluje - z číselníku osob
• Číslo smlouvy - z nabídky. Je-li vyplněno a existují-li řádky faktury, je přístupné tlačítko Saldo smlouvy. Po jeho užití lze vytvořit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet

Vlastní účet předurčuje, ze kterého účtu má být faktura proplacena. Údaj lze změnit i po uzavření dokladu. Částky Daň z přidané hodnoty a K úhradě se kontrolují na součet hodnot uvedených v řádcích faktury.

Saldo objednávky

Má-li formulář spolupracovat s doklady z modulu FIS*MTZ, musí být nastaven lokální parametr DOSALOBJ na hodnotu A. Pak je přístupná položka Plnění z objednávky Kč i tlačítko Saldo objednávky. Položka Číslo objednávky se stane první vstupní položkou dokladu. Zná-li uživatel číslo objednávky, pak jeho vyplněním se z objednávky přitáhnou hodnoty položek zdroje financování, název firmy a do položky Plnění z objednávky Kč i částka dosud nevyřazená ze salda objednávek. Současně se založí záznam do tabulky salda objednávek s předvyplněnou částkou. Změnou položky Plnění z objednávky Kč se změní i částka záznamu salda. Pokud uživatel dopředu nezná číslo objednávky, může použít tlačítko Saldo objednávky, avšak nejprve musí být vyplněny povinné položky hlavičky faktury. Uživatel pak může vybrat objednávku ve formuláři 30333 Objednávky - vstup. V případě, že uživatel zapíše do čísla objednávky souhrnnou objednávku a jsou vyplněny povinné položky hlavičky závazku, zobrazí se formulář 30329 Saldo objednávek k faktuře s rozpisem složeným z dílčích objednávek. V tomto rozpisu je možno upravit jednotlivé částky. Po návratu do závazku je původní číslo souhrnné objednávky přepsáno na číslo některé použité dílčí objednávky. Jestliže nejsou vyplněny všechny povinné položky hlavičky závazku, musí uživatel po jejich vyplnění sám stisknout tlačítko Saldo objednávky, aby se zobrazil formulář 30329.

Vyplnění řádků

Řádky faktury lze pořizovat i v případě, že nejsou správně doplněny všechny údaje v hlavičce. Aby bylo možno řádek uložit, nesmí být prázdné tyto položky :

• Sazba DPH - z nabídky přípustných hodnot, existuje-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro přijatá zdanitelná plnění, je tato vybrána automaticky a položka Sazba DPH je nepřístupná
• Cena bez DPH
• DPH v Kč

Řádek je možno vyplnit postupně, jak jdou položky za sebou. Vyplníme-li množství a pak cenu bez DPH, jsou ostatní částky dopočteny samočinně. Pokud zapisujeme zjednodušený daňový doklad, při vyplňování přeskočíme položky Cena/jedn, Cena bez DPH, DPH Kč a vyplněním položky Celkem Kč se samočinně dopočtou zbývající hodnoty. Způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHDOZAO. Výsledky výpočtů jsou dodatečně opravitelné. Jestliže opravíme položku Celkem Kč, opraví se sama i položka Cena bez DPH, aby součet ceny bez DPH a DPH byl shodný s částkou v opravené položce. Opravíme-li Cenu bez DPH, je opravena i položka Celkem Kč, opět aby byl součet zachován. Opravíme-li DPH Kč, je opravena i položka Celkem Kč. Při těchto opravách zůstává zachována pouze rovnost součtu položky DPH Kč a položky Cena bez DPH položce Celkem Kč, procentuální část však neodpovídá uvedené sazbě DPH. Lokální parametr DOBEZNAR obsahuje číslo znamenající počet roků, po kterém je možno k řádkům závazku přiřadit pouze sazbu označující nedaňový doklad. To znamená, že když zapíšeme závazek s datem uskutečnění zdanitelného plnění starším, než je určeno v lokálním parametru, podaří se nám do řádků závazku uložit pouze sazbu nula-není daňový doklad. Při uložení dokladu se z hlavičky i řádků závazku generuje doklad do úlohy DPH - tzv. UDD. Řádky UDD mají daňové období stejné, jako má závazek účetní období. Výjimkou je závazek s datem uskutečněného zdanitelného plnění z minulých let, ale ne starším, než určuje lokální parametr DOBEZNAR. UDD takovéhoto závazku má daňové období dle data uskutečněného zdanitelného plnění a slouží pro dodatečné daňové přiznání. Položku Akce je možno vyplnit z nabídky přípustných hodnot. Ty jsou nabízeny z číselníku, který je nastaven v příslušném deníku závazků v položce Typ akce. Položka K% určuje v % poměrnou část DPH, která bude započítána do odpočitatelné části zaplacené DPH na vstupu. Koeficient se uplatní i při vytváření řádků účetní likvidace, avšak pouze za předpokladu, že v deníku je nastavena rozkontace z řádků dokladu.

Vyúčtování poskytnuté zálohy v dodavatelské faktuře

Jestliže byla poskytnuta záloha firmě uvedené v hlavičce faktury, pak jsme na tento fakt upozorněni při vstupu do bloku řádků faktury. Nejprve pořídíme řádky vyjadřující náš závazek dodavateli. Pokud existuje alespoň jedna nevyrovnaná pohledávka z poskytnuté zálohy, potom je možné stiskem tlačítka Záloha vyvolat seznam všech nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh dodavateli uvedenému v hlavičce dokladu. V tomto seznamu vybereme zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušnou pohledávku. Můžeme měnit částku určenou ke spárování s fakturou, avšak tato částka nemůže být větší než částka na faktuře vyjadřující závazek ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu pohledávek z poskytnutých záloh. Potřebujeme-li vybrat pohledávku z poskytnuté zálohy jinému dodavateli, můžeme tak učinit po opětovném dotazu v seznamu nevyrovnaných pohledávek z poskytnutých záloh. Máme-li označenou příslušnou pohledávku, odchodem ze seznamu se na faktuře vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování poskytnuté zálohy. Současně se pod řádky faktury objeví tlačítko pro prohlížení UDD přivázaného k zálohovému listu. Pokud takové UDD existuje, zjistíme z něho sazbu DPH a na řádku vyúčtování můžeme změnit sazbu DPH na odpovídající. Hradí-li záloha plně fakturu, je faktura zapsána s celkovou částkou K úhradě rovnou nule, je ihned vyřazena ze salda a nelze na ni vystavit bankovní příkaz. Je-li částka zálohy menší než částka fakturovaná dodavatelem, je faktura zapsána na částku rovnající se jejich rozdílu. Na tento rozdíl je zapotřebí běžným způsobem podle druhu úhrady buď vystavit bankovní příkaz k úhradě nebo vytvořit pokladní doklad.

Účetní likvidace faktury vyúčtovávající poskytnutou zálohu

Nebyl-li zálohový list věcně likvidován, v účetní likvidaci faktury spárované s pohledávkou ze zálohy se objeví řádek, jehož analytický účet je převzat z deníku, do kterého je zapsán zálohový list, na jehož podkladě vznikla příslušná pohledávka ze zálohy. V případě, že u zálohového listu byla uskutečněna věcná likvidace, použije se při tvorbě účetní likvidace. Jestliže vyúčtovaná částka je menší než celková částka zálohy, před zobrazením účetní likvidace se objeví obrazovka s věcnou likvidací zálohy. Je rozdělena na dva bloky. V levém je seznam čísel generovaných pohledávek svázaných se zpracovávanou fakturou spolu s částkami uvedenými na faktuře. V pravém je věcná likvidace vybrané zálohy z levého bloku. Je nutno upravit částky ve věcné likvidaci v pravém bloku tak, aby se jejich součet rovnal částce v levém bloku, a to je třeba vykonat pro všechny generované pohledávky uvedené v levém bloku. Teprve pak po stisku klávesy Konec se vypíše účetní likvidace faktury. Nesmí se však kombinovat vyúčtování věcně likvidovaných záloh se zálohami bez věcné likvidace.

Obr.03211/2 Pořízení dodavatelské faktury - detail

Likvidační list

Jsou-li v dokladu doplněny základní údaje, je možno vytisknout předvyplněný likvidační list faktury. Po doplnění tohoto listu kompetentní osobou lze uzavřený doklad podle tohoto listu účetně likvidovat ve funkci 03219 - Schvalování dodavatelských faktur nebo 03214 - Účetní likvidace závazků. Forma tisku likvidačního listu může být změněna správcem databáze, pokud správce vytvoří novou tiskovou sestavu "na míru" a jeho název zapíše do číselníku lokálních parametrů k položce s názvem "KOSILKA". Když takový záznam v tabulce lokálních parametrů chybí, je použita defaultní tisková sestava. Povolení tisku likvidačního listu od určitého stavu dokladu je řízeno lokálním parametrem "STKOSILE". Parametr může nabývat stavů "E"- Chybový, "D"- Doplněný, "U"- Uzavřený a "K"- Kontovaný.

Zahraniční faktura

Kurz pro přepočet cizí měny na Kč je určen hodnotou položky Datum kurzu a odpovídajícím záznamem v kurzovním lístku. Pokud tento neexistuje, nejsou přístupny řádky závazku. Do formuláře pro kursovní lístek se můžeme dostat tlačítkem pro doplnění číselníku z položky Datum kurzu. Částka k úhradě v domácí měně je samočinně dopočítávána podle kurzu. Lokální parametr DOZALDPH určuje způsob generování řádku obsahujícího vyúčtování poskytnuté zálohy. Hodnota 1 parametru způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem faktury (do účetní likvidace faktury jde však částka podle kurzu úhrady zálohového listu). Tento způsob má tu nevýhodu, že při rozdílných kurzech a při nenulové DPH na vyúčtování vzniká a zůstává kurzový rozdíl na účtu DPH. Hodnota 2 parametru způsobí, že v řádku vyúčtování zálohy je částka v domácí měně vypočtena z částky v cizí měně vynásobením kurzem úhrady zálohového listu. Aby zůstal zachován kurz faktury, je vygenerován ještě další řádek, a to pro kurzový rozdíl zálohy. Tento řádek obsahuje nulovou částku v cizí měně a nenulovou v domácí měně.

Uzavření faktury Uzavření dokladu je možné pouze za předpokladu správného a úplného vyplnění hlavičky a řádků faktury. Před uzavřením není faktura zahrnuta do saldokonta a nelze ji proplácet. Jestliže existuje neuhrazená pohledávka u stejné firmy, jako je dodavatel na faktuře, pak při uzavření dokladu je uživatel upozorněn na možnost zápočtu. Po uzavření faktury nelze již většinu údajů měnit. Měnit bude možné na jiném místě položky :

• Bankovní účet vlastní
• Datum splatnosti
• Datum zdaň. plnění
• Variabilní symbol
• Konstantní symbol
• Specifický symbol
• Způsob úhrady
• Proplatit fakturu
• Důvod neproplacení
• Období

Pokud je v příslušném deníku dodavatelských faktur nastavena automatická účetní likvidace a současně v Číselníku funkcí je u funkce 03211 Pořízení dodavatelské faktury nastaven automatický průchod (viz administrace), proběhne při uzavření automatická účetní likvidace a změní se stav dokladu na Kontován tehdy, když to dovolí kontrola nově vzniklých účetních řádků. V opačném případě se stav změní na Uzavřen a je nabídnuta volba Kontace a dále postupujeme podle kapitoly Účetní likvidace. Jestliže je v číselníku sazeb DPH vyplněn analytický účet a v odpovídajícím deníku nastavena rozkontace z řádků, pak účetní likvidace dokladu bude mít z každého řádku s nenulovou sazbou DPH účetní řádek o DPH s analytickým účtem z číselníku sazeb DPH. Pokud v číselníku sazeb DPH analytický účet vyplněn není a v odpovídajícím deníku je nastavena rozkontace z řádků, pak o DPH nebude účtováno, i když úloha DPH bude evidovat DPH. O tom, zda se zdroj financování (položky nákladové středisko, Typ akce, akce Komplexní položka ) z hlavičky dokladu přenese do řádků účetní likvidace, rozhoduje nastavení lokálních parametrů a vlastnosti analytických účtů. Jestliže je za způsob úhrady zvolena možnost Splátky, pak ve funkci 03219 - Schvalování dodavatelské faktury vyplníme splátkový kalendář.

Dodatkové údaje Jestliže jsou nastaveny položky pro úlohu 032 a pro aktuální deník ve formuláři 01426 Dodatkové údaje - administrace, je po prvním zápisu dokladu zobrazeno tlačítko Dodatky. Po jeho použití se pořizují dodatkové údaje k dokladu. Tyto údaje je možno prohlížet a aktualizovat i po uzavření dokladu rovněž v dalších formulářích pro práci se závazkem. Při aktualizaci dodatkových údajů postupujeme, jak je uvedeno u funkce 01425 Dodatkové údaje. Pokud pro aktuální deník neexistuje platný záznam v administraci dodatkových údajů, tlačítko Dodatky se nezobrazí.

Navazující funkce:

08102 - Číselník organizací

03461 - Saldokontní účty

01305 - Pořízení účtového rozvrhu

01103 - Číselník středisek

01203 - Typy akcí

01202 - Číselník komplexních položek

03260 - Dodavatelský deník

03212 - Opravy dodavatelských faktur

03219 - Schvalování dodavatelské faktury

03214 - Účetní likvidace závazků

03230 - Přehled dodavatelských faktur

03271 - Zapsání zálohového listu

03376 - Výběr zálohy pro vyúčtování závazku

03412 - Ruční párování závazků

03512 - Úhrada závazků hotovostí